Microsoft Teams – Governance, Ordnung und Provisionierung
Gemeinsames Erarbeiten von strukturierten Prozessen in Microsoft Teams (abgestützt auf unseren etablierten Best Practices), Abbilden der neuen Governance in einer Provisionierungslösung und Roll-out des neuen Vorgehens in Ihrer Unternehmung.
Das Problem: unkontrollierter Wildwuchs in Microsoft Teams
Die notgedrungene Einführung oder Ausweitung von Microsoft Teams und M365 im Unternehmen liegt schon eine Weile zurück. Gedanken zur Governance (Strukturen, Regeln, Management und Lifecycle) hat sich bis jetzt jedoch noch niemand gemacht. Nun liegt das Folgeproblem auf dem Tisch: Wildwuchs.
- Mitarbeitende aus allen Stufen und Abteilungen legen Teams und Kanäle nach eigenem Gutdünken an
- Keine Prüfungs- und Freigabeprozesse vorhanden
- Völlig unterschiedliche Namenskonventionen grassieren
- Übersicht über Berechtigungen und Zugriffe hat niemand
- Alte und verwaiste Teams werden nicht entfernt
Das Vorgehen: Governance erarbeiten, einführen und durchsetzen
In einem vierstufigen Vorgehen setzen wir dem Wildwuchs ein Ende:
- Schritt 1 - Governance Workshop: In einem gemeinsamen Workshop identifizieren wir mit Ihnen die Problemfelder und definieren die neuen Richtlinien und Leitplanken. Die neue Governance umfasst unter anderem die Arten von Teams, Namenskonventionen, Verantwortlichkeiten, Freigabeprozesse und das Lifecycle-Management.
- Schritt 2 - Erstellung Provisionierung: Die neu erarbeitete Governance wird in der Provisionierungslösung ProvisionPoint abgebildet. Somit wird sichergestellt, dass der Teams-Lifecycle und die Governance in der Unternehmung durchgesetzt und der Wildwuchs beendet werden kann.
Die Konfiguration umfasst: Einrichtung von maximal 5 Team-Templates anhand der vorhandenen Standardeinstellungen (wie bspw. Projekt-Team, Org-wide-Team, Gremien, Arbeitsgruppen, «ad hoc-Team»). Ausstatten der Teams mit Standard- oder Private-Kanälen, Einreichten der Teams- und Groups-Einstellungen, Vornehmen der URL-Einstellungen, Einrichten der Genehmigungen in ProvisionPoint, Ablaufrichtlinien, sowie Konfiguration der benötigten Actions gemäss Governance und Konfiguration einer Integrationsliste in SharePoint.
- Schritt 3 - Einführung und Schulung: Die neuen Tool-gestützten Prozesse für das Anlegen und Managen von Teams wird eingeführt und die Power-User werden geschult.
- Schritt 4 - Bereinigung (nach Aufwand verrechnet): Die bestehenden Teams werden aufgeräumt und dem Wildwuchs ein Ende gesetzt. Da wir hier auf sehr unterschiedliche Situationen in den verschiedenen KMU treffen, können wir das Aufräumen nicht als Teil des Pauschalofferings anbieten.
Ab jetzt ist der Wildwuchs Geschichte und es herrscht Ordnung und Klarheit in Ihrem Microsoft Teams.
Der Nutzen: Vereinheitlichung und Entlastung
Sie halten ein klares Governance-Konzept für Ihre Organisation in den Händen und können dieses mit der einsatzbereiten Provisionierungslösung im Unternehmen durchsetzen. Ihre Mitarbeitende können Teams im Self-Service beantragen und bekommen diese mittels Vorlagen ausgerollt.
- Kontrolle und Übersicht über das Geschehen in Microsoft Teams
- Einheitlichkeit in der Namensgebung und dem Aufbau von Teams
- Erhöhte Sicherheit dank sauberem Berechtigungskonzept
- Regelkonformes Anlegen neuer UND entfernen alter Teams
- Entlastung der IT dank Self-Service
- Bessere Akzeptanz dank Klarheit und Einfachheit
- Professionalisierung Ihrer modern work Umgebung
Wie lange dauert ein Teams Governance- und Provisionierungsprojekt?
Die Durchlaufzeit beträgt 4 - 6 Wochen. Wichtig ist, dass die Entscheidungsträger Ihrer Organisation direkt im Projektteam dabei sind. Dadurch werden träge Bewilligungsschlaufen vermieden.
Lagerhäuser Aarau: Vom Wildwuchs zu einer sauberen Microsoft Teams Governance
In Workshops wurde die Governance für Microsoft Teams erarbeitet und dank Selfservice-Provisionierung wirkungsvoll im ganzen Unternehmen umgesetzt
Preise für Microsoft Teams Governance Lösung mit IOZ
Die Durchlaufzeit beträgt 4 - 6 Wochen. Wichtig ist, dass die Entscheidungsträger Ihrer Organisation direkt im Projektteam dabei sind. Dadurch werden träge Bewilligungsschlaufen vermieden.
Erarbeiten der Governance im gemeinsamen Workshop (Schritt 1), Konfiguration der Vorlagen in Provisionpoint (Schritt 2), Implementierung und Schulung (Schritt 3).
Der bis zu diesem Zeitpunkt bestehende Teams-Wildwuchs wird bereinigt (Schritt 4).
Dynamische Ordnerstrukturen in öffentlichen Kanälen, Erstellung von Teams via API, Compliance Richtlinien, Custom Mail-Templates, Custom Actions, Allgemeine Post-Webhooks
Weitere Bestandteile der Governance von Microsoft Teams
Verwalten von Teams & Teams Räumen
Das Verwalten von Teams beinhaltet die Governance, die sicherstellt, dass die Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar definiert sind und effektiv ausgeführt werden. In unserem Workshop werden die Teammitglieder die Möglichkeit haben, ihre Funktionen und Rollen zu klären und zu reflektieren. Dieser Workshop ermöglicht es den Teams, ihre Arbeitsweise zu optimieren und eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit sicherzustellen. Durch regelmässige Workshops können Teams zudem ihre Ziele und Strategien anpassen, um den sich verändernden Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. Insgesamt ist das Verwalten von Teams eine entscheidende Aufgabe zur Sicherstellung des Erfolgs und der Leistungsfähigkeit des Unternehmens.
Teams Administratoren und Benutzer
Als Teams-Administrator ist es wichtig, die Bedürfnisse der Benutzer zu verstehen und ihnen bei der Einrichtung ihrer Team-Arbeitsumgebung zu helfen. Dabei helfen Team-Templates, da sie vorkonfigurierte Einstellungen und Kanäle enthalten, die den Benutzern Zeit und Mühe sparen. Zusätzlich ist es wichtig, PowerUser zu identifizieren, die das volle Potenzial von Teams nutzen können und als Ansprechpartner für andere Benutzer fungieren können. Als Administrator besteht die Aufgabe darin, diese PowerUser zu unterstützen und zu ermutigen, ihr Wissen an andere Benutzer weiterzugeben. Durch eine enge Zusammenarbeit zwischen Administrator und Benutzern kann die Effizienz und Produktivität in der Team-Arbeitsumgebung maximiert werden. Diese Zusammenarbeit wird ebenfalls durch das Angebot von IOZ gefördert. Die neuen Strukturen können schnell und einfach umgesetzt werden, was zu mehr Akzeptanz dank Klarheit und Einfachheit führt.
Freigabeprozesse
Freigabeprozesse sind entscheidend für die effektive Zusammenarbeit von Teams und die reibungslose Governance in Unternehmen. Durch klare Abläufe und definierte Zuständigkeiten können Genehmigungsprozesse effizient durchgeführt werden. Dies ermöglicht eine transparente und strukturierte Freigabe von wichtigen Dokumenten, Entscheidungen oder Massnahmen. Gleichzeitig sorgt es für eine klare Verantwortlichkeit innerhalb des Unternehmens und minimiert das Risiko von Fehlern oder Missverständnissen.
Provisionierungslösung für das Management von neuen Microsoft Teams
Die Provisionierungslösung ist ein entscheidendes Instrument zur effektiven Verwaltung von Ressourcen und Diensten in einer Organisation. Unternehmen können mit Hilfe dieser Lösung Teams dabei unterstützen, ihre IT-Ressourcen effizient zu nutzen und unnötige Kosten zu vermeiden. Gleichzeitig bietet sie einen Rahmen für das Governance-Modell, um sicherzustellen, dass alle Aktivitäten im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien und -best Practices stehen, und schafft Transparenz und Kontrolle über die Teams-Infrastruktur.
Teams Admin Center & Microsoft 365 Admin Center
Das Teams Admin Center ist ein zentrales Instrument für die Verwaltung von Teams in einer Organisation. Es ermöglicht Administratoren, Richtlinien und Einstellungen für Teams zu konfigurieren, um Sicherheit und Governance zu gewährleisten. Mit dem Admin Center können Benutzerzugriffsrechte festgelegt, Einblicke in die Nutzung von Teams gewonnen und Probleme behoben werden. Es ist ein unverzichtbares Tool für Organisationen, um die effektive Nutzung von Teams sicherzustellen und die Einhaltung von Richtlinien zu überwachen.
