14 Erfolgsfaktoren beim Aufbau eines Intranets

Was ist denn eigentlich ein Intranet?

Unter Intranet versteht man eine firmeninterne Collaborationsplattform. Einerseits um Informationen und Daten zu konsumieren, andererseits auch um Informationen, News, Richtlinien, Dokumentationen oder Checklisten bereitzustellen und zu verteilen.

Der Informationsfluss erfolgt in der Praxis oft per E-Mail, Telefon oder im persönlichen Gespräch, was auch seine Richtigkeit hat. Will man jedoch die Informationen für grössere Personenkreise, sei es teamintern, abteilungsübergreifend oder zwischen verschiedenen Firmenstandorten, Filialen etc. verteilen oder diese auch bearbeiten können, so braucht man eine zentrale Plattform. Ein Intranet sowie Kollaborationsplattformen eigenen sich diesbezüglich ideal, egal ob für kleine oder grosse Unternehmen.

Möglichkeiten eines Intranets

Die nachfolgenden Themenbereiche lassen sich alle im Rahmen eines Intranets realisieren:

• Intranet und Extranet Portallösungen
• News-Publikation
• Dokumentenmanagement, Vorlagenverwaltung, Vertragsmanagement
• Teamseiten / Teamräume, Arbeitsgruppen und Gremien
• Projektportale / Projektmanagement, Produktportal / Produktmanagement
• Qualitätsmanagement, Risikomanagement, KVP
• Wissensmanagement
• Personalmanagement / Mitarbeiterdossiers
• Workflow-Lösungen
• Telefonbuch / Personensuche
• Marktplatz / Anschlagbrett
• Cockpits / Dashboards für Führende, Mitarbeiter, Projektleiter, Prozessverantwortliche
• Und vieles mehr…

14 Erfolgsfaktoren bei der Realisierung eines Intranets

Aufgrund unserer mehrjährigen Erfahrung wissen wir, worauf es bei der Realisierung eines Intranets mit SharePoint ankommt. Wir haben verschiedenste Punkte zusammengetragen, die Ihnen bei der Implementierung eines Intranets als Hilfestellung und Leitplanken dienen. Nachfolgend finden Sie eine Liste mit Aussagen und Details in Form von Bullet Points, welchen Sie in Ihrem Projekt Beachtung schenken sollten.

Wenn Sie all diese Punkte im Griff haben, so wird Ihr Intranet-Projekt ein Erfolg.

1: Anforderungen definieren und in Sprints verpacken

Intranet Projekte werden oft überladen. So will man beim ersten Go-Live möglichst alle nur erdenklichen Anforderungen umsetzen. Dies führt häufig zu teuren Never-Ending-Projekten. Definieren Sie als Ziele, was Sie mit der neuen Plattform erreichen wollen.

Sehr gute Erfahrungen haben wir gemacht, indem wir die Projekte in mehrere Sprints mit Zieldefinitionen gesplittet haben. Das Vorgehen dazu wird hier kurz aufgezeigt:

• Anforderungen sammeln und definieren, Umfragen machen, Endanwender miteinbeziehen
• Bewerten Sie die Anforderungen nach «muss» und «kann».
• Priorisieren Sie die Anforderungen mit den Werten «Sprint 1» bis «Sprint 5». So bekommt beispielsweise die News-Publikation «Sprint 1» und das Vertragsmanagement «Sprint 3». Die Idee ist, dass nur die Anforderungen «Sprint 1» mit dem ersten Go-Live umgesetzt werden.
• Bedenken Sie auch, dass Anforderungen wie Marktplatz, Anschlagbrett, Wetterprognosen, etc. ja eigentlich keine sehr hohe Priorität haben. Dennoch sollten Sie solche oder ähnliche Goodies in den «Sprint 1» nehmen. Sie erreichen damit, dass die Benutzer öfter mal in das Portal reinschauen.

2: SharePoint braucht ein gutes Fundament

Stellen Sie keinen Wolkenkratzer auf ein Einfamilienhaus drauf 😊.

• Definieren Sie in der Anfangsphase eine durchdachte Informationsarchitektur.
• Schauen Sie beim Start ein paar Jahre in die Zukunft und planen Sie entsprechend die Informationsarchitektur sowie die Logische Architektur.
• Das Ziel eines gesunden Fundaments ist die Ausbaufähigkeit und Belastbarkeit in der Zukunft.

Weitere Informationen dazu finden Sie im Fachartikel von David Mehr, erschienen in der Computerworld: «Vorausschauend planen», Absatz «Vorausschauendes Lösungsdesign»

3: Mockups und Prototyp

Die Anforderungen können perfekt konzipiert sein, dennoch ist es oft nicht greifbar. Man kann sich entweder die endgültige Lösung nicht richtig vorstellen oder der Empfänger versteht es nicht so, wie es vom Sender gemeint wurde. Um dem vorzubeugen, empfehlen wir, die Lösung in Mockups aufzumalen oder in einem Prototyp ansatzweise zu bauen.

4: Projektphasen / Projektvorgehen definieren

Das folgende Projektvorgehen bewährt sich bei den meisten Intranet Projekten:

• Kickoff
• Anforderungsaufnahme
• Priorisieren und Phasen bzw. Sprints definieren
• Konzeption
• Prototyp und Mockups erstellen
• Implementierung
• Qualitätssicherung / Testing
• Go-Live Version 1.0
• Übergabe an Betrieb

Dieses Vorgehen kann beliebig oft durchgespielt werden.

5: Drei-Wege-Navigation

Die Benutzer einer Intranet Plattform «ticken» unterschiedlich und suchen den Inhalt im Intranet auf verschiedene Weisen. Die einen finden über die Navigation zum Ziel, die anderen navigieren via Suchbegriffe und Filterfunktionen.

Die Idee einer guten Navigation ist, allen Benutzern gerecht zu werden. Jeder Benutzer soll auf seinem persönlichen Weg schnell seine Inhalte finden. Weiter ist es der Anspruch, dass sich die 3-Wege-Navigation automatisch anpasst, wenn Themen in SharePoint angepasst oder ergänzt werden. Damit dies funktioniert, ist eine durchdachte Informationsarchitektur notwendig.

Weg 1: Navigation via herkömmlicher Navigation

• Herkömmliche Navigation über die Topnavigation
• Der User klickt sich über die Topnavigation in die Subseiten bis zu seinem Ziel.
• Beispiel: Topnavigationspunkt «Teams» – «HR» – «HR interne Dokumente» – «Arbeitszeugnisse» – «Hans Muster»

Weg 2: Navigation über Suchbox

• Navigation über Suchbox und Suchbegriffe
• Analog Bing.com, Google.ch oder Webshops, welche suchbasiert aufgebaut sind.
• Zusätzlich können die Suchergebnisse durch entsprechende Filter eingegrenzt werden.
• Beispiel: Der User tippt in die Suchbox «Arbeitszeugnisse» und wählt in den gefundenen Ergebnissen das Zeugnis von Hans Muster.

Weg 3: Persönliche Cockpits

• Im persönlichen Cockpit sollen alle Inhalte aggregiert werden, welche für den aktuell angemeldeten Anwender relevant sind.
• Dies ermöglicht, direkt auf die persönlich relevanten Inhalte zuzugreifen, ohne sich über die Navigation oder via Suche durchzuklicken.
• So werden in dem Cockpit die Teams, Projekte, Gremien etc. angezeigt, was einen direkten Einstieg in den entsprechenden Bereich ermöglicht.
• Anzeige derjenigen Dokumente, welche vom angemeldeten Benutzer zuletzt bearbeitet oder erstellt wurden.
• Anzeige der dem User zugeteilten Aufgaben, der durch den User erstellten Aufgaben, der dem Team oder dem Projekt zugeteilten Aufgaben, usw.
• Aggregieren von Inhalten, Seiten, Dokumenten etc., denen der aktuell angemeldete Benutzer folgt.
• Des Weiteren sind Cockpits für Führungspersonen, Projektleiter, Prozessverantwortliche usw. praktische und effizienzsteigernde Hilfsmittel.
• Beispiel: Die HR-Mitarbeiterin hat gestern am Arbeitszeugnis von Hans Muster gearbeitet und findet so das entsprechende Dokument direkt in ihrem Cockpit zur weiteren Bearbeitung.

6: Usability

• Stellen Sie den Endanwender ins Zentrum.
• Überfordern Sie diesen nicht, manchmal ist weniger mehr.
• Definieren Sie auf die Benutzer ausgerichtete Cases.
• Der Anwender soll sich selbsterklärend zurechtfinden.
• Hinterlassen Sie unterstützende Kommentare auf den einzelnen Seiten.
• Erstellen Sie Hilfsdokumente, welche den Benutzer beispielsweise auch mit Visualisierungen unterstützen.
• Setzen Sie Testuser ein und beobachten Sie, ob der Benutzer selbsterklärend zurechtkommt – dies allenfalls auch mit auswertbaren Aufgaben.

7: Schulung

• Definieren Sie pro Abteilung oder über die gesamte Organisation hinweg entsprechende Power User.
• Schulen Sie diese Power User.
• Geben Sie den Power Usern entsprechende Berechtigungen in deren Bereichen.
• Diese Power User sind Fahnenträger in den Abteilungen und geben ihr Wissen weiter.
• Erstellen Sie unterstützende Dokumentationen.
• Bestimmen Sie mindestens eine hauptverantwortliche Person über das ganze Intranet, an welche sich die Benutzer wenden können.
• Diese Person braucht entsprechend Ressourcen, auch nach dem Projektabschluss.

8: Projektteam / Ressourcen

• Das Projektteam braucht Entscheidungskompetenz.
• Nicht jeder Entscheid soll von der Geschäftsleitung abgesegnet werden müssen.
• Für die Prüfung ist das «Project Steering» zuständig, in welchem zumindest eine Person der Geschäftsleitung vertreten sein sollte.
• Planen Sie genügend Ressourcen ein. Intranet Projekte brauchen meist mehr interne Ressourcen als ursprünglich gedacht.
• Neben dem Tagesgeschäft noch rasch ein Intranet aufzubauen, scheitert meist oder die Projektphasen dauern schier eine Ewigkeit.
• Die Projekteinführung soll in einem vernünftigen Zeitrahmen eingeplant werden.

9: Projektmarketing

• Gelegentlich gibt es beim einen oder anderen Mitarbeitenden aufgrund schlecht gemachter Portale bei früheren Arbeitgebern negative Vorurteile gegenüber SharePoint.
• Leider gehören Intranet Projekte auch zu den beliebtesten Streichprojekten, wenn es um kurzfristige Einsparpotenziale geht.
• Machen Sie Werbung für das Projekt!
• Berichten Sie regelmässig über Fortschritte und Teilerfolge.
• Holen Sie die Endbenutzer ab.
• Geben Sie den Endbenutzern die Möglichkeit, ihre Ideen einzubringen.
• Gehen Sie mit der Version 1.0 online und bieten Sie den Benutzern Goodies.
• Erst mit der Version 5.0 online zu gehen, sind meist Projekte, welche sich über ein bis zwei Jahre ziehen, was sich oft negativ auf das Projektmarketing auswirkt…

10: Die Verpackung macht den Unterschied

• Zugegeben: Out of the box ist SharePoint nicht immer schön.
• Verpacken Sie Ihr Intranet in ein ansprechendes Design.
• Das Design soll ansprechend und modern, jedoch nicht überladen sein.
• Drittanbieter-Frameworks sehen auf den ersten Blick toll aus, greifen jedoch tief in den SharePoint ein, verursachen des öfteren Komplikationen und ziehen hohe Kosten nach sich.
• Die IOZ empfiehlt die CSS-Designs der Firma Bindtuning. Bindtuning verwendet die Standard SharePoint MasterPage und legt darüber CSS Files. Die SharePoint Basis Struktur bleibt somit unangetastet, was bezüglich Support, Update-Fähigkeit und Kosten kaum Risiken birgt.

11: Projektunterstützende Mittel

Für eine erfolgreiche Umsetzung des Intranets sind projektunterstützende Mittel sehr hilfreich.

• Erstellen Sie eine Kollaborationsplattform für die Projektumsetzung.
• Eine Plattform, in der sämtliche Dokumente, Tasks, E-Mails, Notizen, etc. verwaltet werden.
• Alle Projektbeteiligten haben Zugang zu dieser Plattform und können Informationen abholen oder Inhalte abspeichern und bearbeiten.
• SharePoint ist dafür prädestiniert, aber auch die neuen Tools aus der Office 365 Welt wie Groups und Teams eigenen sich sehr gut. So können zugleich die neuen Instrumente erprobt und angewendet werden.
• Planen Sie regelmässige «Jours Fixes», je nach Projektstatus sind wöchentlich 2h eine gute Grösse.
• Schreiben Sie monatliche Status Reports und informieren Sie damit Projektinvolvierte.

12: Bleiben Sie nahe am SharePoint Standard

• Wenn nicht zwingend notwendig, vermeiden Sie Eigenentwicklungen.
• Von einem Framework raten wir ab.
• Ihr System bleibt so updatefähig, die Kosten bleiben in einem gesunden Rahmen.
• Wir empfehlen, die Best Practices einzuhalten.
• 80% ist oft mehr als 100%, speziell bei SharePoint 😊
• Verlieren Sie sich nicht im Detail.
• Prozesse überlegt modellieren, ein schlecht modellierter Prozess kostet sehr viel Zeit, Geld, Nerven, Haare etc.

13: Projektabschluss definieren

• Mit dem Essen kommt der Appetit. Intranet oder SharePoint Projekte sind gelegentlich Never-Ending-Projekte, die Ideen für die Umsetzung weiterer Module / Anforderungen kommen oft bei der Einführung.
• Definieren Sie im Voraus, wann bzw. bei welchem Intranet Inhalt das Projekt abgeschlossen wird.
• Sammeln Sie weitere Ideen / Umsetzungswünsche für weitere Phasen.

14: Definition des Betriebs nach Projektabschluss

• Definieren Sie den Betrieb nach dem Projektabschluss.
• Das Intranet muss unterhalten und bewirtschaftet werden.
• Es braucht zuständige Personen mit dafür budgetierten Ressourcen.
• Definieren Sie die Governance.

Wenn Sie diesen 14 Themen Aufmerksamkeit schenken, so wird Ihr Projekt erfolgreich sein. Na dann, viel Erfolg!