Microsoft hat vor einiger Zeit mitgeteilt, dass das alte Outlook-Plugin in einer neuen Version von Dynamics 365 nicht mehr unterstützt wird. Erfreulich ist, dass Microsoft mit der «Dynamics 365 App für Outlook» unlängst eine passable Alternative bereitstellt.
Die «Dynamics 365 App für Outlook» erlaubt es, die Verbindung zum CRM direkt in Outlook herzustellen, um so neue Datensätze anzulegen, E-Mails zu tracken und Informationen aus Dynamics 365 abzurufen. Alles was es dazu braucht, ist eine aktuelle Version von Dynamics 365 (online oder on-prem), serverseitige Synchronisierung und die abrufbare «Dynamics 365 App für Outlook».
Voraussetzung für die Nutzung der App ist zudem die Freischaltung des Nutzers durch den Dynamics 365 Administrator sowie die entsprechende Zuweisung der Web-App für Outlook.
Mit der neuen App ist der Zugriff auf Dynamics 365 über Outlook für die Anwender sehr einfach und intuitiv geworden. Der Zugriff erfolgt entweder über die grosse Schaltfläche im Desktop-Client oder über das kleine Symbol in Outlook Online:
Gerne bringen wir Ihnen die App anhand von drei Features näher.
Feature 1: Auf die Dynamics 365 Aktivitäten zugreifen und Aktivitäten anlegen
Wenn das Dynamics 365 Panel eingeblendet ist, werden zum Kontakt zugehörige Informationen wie etwa die letzten Aktivitäten, Job-Position, Arbeitgeber und Rufnummern direkt angezeigt. Das Matching der richtigen Person erfolgt dabei über die E-Mail-Adresse, welche als Empfänger resp. Absender vermerkt ist.
Beim Klick auf das Plus-Zeichen lassen sich direkt aus der App heraus neue Tasks, Termine oder Telefonanrufe in Dynamics 365 anlegen und wichtige Informationen dazu abspeichern.
Feature 2: Einfaches Tracken von E-Mails
E-Mails lassen sich mit einem einfachen Klick auf das blaute Ketten-Icon nachverfolgen / tracken. Dies setzt natürlich voraus, dass die «Dynamics 365 App für Outlook» bereits den richtigen CRM-Datensatz vorgeschlagen hat. Alternativ kann man den «Track»-Button drücken und erhält eine Suchmöglichkeit nach weiteren Dynamics 365 Datensätzen.
Die E-Mails lassen sich so bspw. an eine Verkaufschance, an einen Kontakt oder aber auch an eigene Erweiterungen (wie im unserem Beispiel an einen Event) anfügen. Häufig gebrauchte Datensätze lassen sich zudem «oben anpinnen».
Feature 3: Neue Kontakte und Leads zu Dynamics 365 aus Outlook hinzufügen
In anderen Fällen kann es vorkommen, dass der Datensatz in Dynamics 365 noch gar nicht vorhanden ist. So ermöglicht die «Dynamics 365 App für Outlook» das Erstellen neuer Kontakte und Leads direkt aus dem Panel in Outlook heraus.
Nach dem entsprechenden Klick lassen sich alle Felder direkt befüllen – sogar eigene Erweiterungsfelder. Kontrollieren, speichern und weiterarbeiten – selten ging das so einfach und schnell.
One more thing
Zusammenfassend gibt es viel Lob für die neue «Dynamics 365 App für Outlook». Diese ermöglicht auch in Zukunft vielen Business-Usern, die einfache Bedienung von Outlook und Dynamics 365. Zum Abschluss gibt es noch eine Zugabe: Immer häufiger wird von unterwegs aus gearbeitet. Outlook steht natürlich auch seit längerem für mobile Geräte zur Verfügung und auch für Dynamics 365 gibt es eine eigene App. Doch nun ist es dank der modernen «Dynamics 365 App für Outlook» auch möglich, direkt aus der Outlook-Mobile-App auf Dynamics 365 zuzugreifen.
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