5 Tipps für die Kommunikation und das interne Lobbying, um neue Businesssoftware erfolgreich im Unternehmen zu etablieren

Dieser Blog führt 5 konkrete Tipps auf, mit welchem die interne Kommunikation und das interne Lobbying gestärkt werden können, um erfolgreich neue Businesssoftware im Unternehmen zu etablieren. Bestechung gehört selbstverständlich nicht dazu 😉

Die 5 Tipps in Kürze:

• Den Nutzen kommunizieren
• Stakeholder, Interessensgruppen und Meinungsführer früh einbeziehen
• Klare Ziele definieren und Fortschritt zeigen
• Die Anwenderinnnen und Anwender schulen
• Anreize für die Adoption schaffen

1. Den Nutzen kommunizieren

Kommunizieren Sie die Vorteile und den Wert der neuen Software für das Unternehmen und seine Mitarbeitenden. Dazu können Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen, verbesserte Zusammenarbeit und erhöhte Datensicherheit gehören.

• Ermitteln Sie die spezifischen Vorteile der neuen Software und wie diese mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Wenn die Software beispielsweise die Zusammenarbeit verbessern soll, erklären Sie, wie dies zu einer besseren Kommunikation und effizienteren Arbeitsabläufen führen wird.
• Verwenden Sie Beispiele aus der Praxis und Fallstudien, um die Vorteile der neuen Software zu veranschaulichen und zu untermauern. So können die Mitarbeitende besser verstehen, wie die Software in ihrer täglichen Arbeit nützlich sein wird.
• Beziehen Sie die Mitarbeitenden in den Entscheidungsprozess ein und bitten Sie sie um ihr Feedback und ihre Vorschläge. Dies kann dazu beitragen, die Akzeptanz und Unterstützung für die neue Software zu erhöhen und mögliche Herausforderungen oder Bedenken zu erkennen, die es zu lösen gilt.
• Machen Sie die Kosten und Ressourcen, die für die Einführung der neuen Software erforderlich sind, transparent und erläutern Sie, wie diese durch die Vorteile, die sie bringt, ausgeglichen werden.
• Kommunizieren Sie während des gesamten Einführungsprozesses kontinuierlich mit den Mitarbeitern, um sie auf dem Laufenden zu halten, sie einzubinden und auf ihre Fragen und Bedenken einzugehen.

2. Stakeholder, Interessensgruppen und Meinungsführer früh einbeziehen

Beziehen Sie wichtige Mitarbeitende und Interessengruppen in den Entscheidungsprozess ein und bitten Sie sie um Feedback und Beiträge zum Implementierungsplan.

Stakeholder definieren

Definieren Sie zunächst, welches die Schlüsselpersonen und die wichtigen Interessensgruppen sind. Eine Schlüsselperson kann jemand sein, der oder die ein Experte oder Expertin in dem Bereich ist, in dem die neue Software eingesetzt werden soll, oder jemand, der innerhalb des Unternehmens einen großen Einfluss hat.

Projektgruppe formen

Sobald Sie festgelegt haben, wer die wichtigen Personen oder Gruppen sind, sollten Sie diese frühzeitig und häufig in den Planungs- und Implementierungsprozess einbeziehen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass ihre Bedürfnisse und Anliegen berücksichtigt werden und die neue Software ihren spezifischen Anforderungen gerecht wird. Dazu formen Sie am besten eine Projektgruppe, in deren Rahmen die Kommunikation und die Arbeiten stattfinden.

Expertenmeinung der Projektgruppe erheben

Beziehen Sie die Hauptnutzer in die Prüfung und Bewertung der neuen Software ein. So können sie wertvolle Rückmeldungen und Einblicke geben und sicherstellen, dass die Software benutzerfreundlich ist und den Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Die Schlüsseluser in der Projektgruppe up to date halten

Kommunizieren Sie während des gesamten Einführungs- und Implementierungsprozesses regelmässig mit den Hauptnutzern. Auf diese Weise bleiben sie auf dem Laufenden und werden einbezogen, und es wird sichergestellt, dass alle Probleme oder Bedenken zeitnah behandelt werden.

Die Schlüsseluser in der Anwendung schulen und mit Know-how ausrüsten

Bieten Sie den Hauptnutzern bereits früh Schulungen und Unterstützung an, damit sie mit der neuen Software zurechtkommen. Dadurch werden diese zu Powerusern geformt und sie werden zu Befürwortern der Software innerhalb der Organisation werden.

Alles in allem liegt der Schlüssel zur Einbeziehung der Hauptbenutzer in der Einführung und Implementierung einer neuen Unternehmenssoftware darin, sie frühzeitig zu involvieren, sie während des gesamten Prozesses zu beteiligen und ihnen die Unterstützung und Schulung zukommen zu lassen, die sie für einen erfolgreichen Einsatz benötigen.

Wie umgehen mit Projektverhinderern und Brunnenvergiftern?

Der Worst Case tritt ein, wenn sich Personen aktiv um die Verhinderung von Projekten bemühen. Wie man solchen Projektverhinderern und Brunnenvergiftern umgeht, dazu hat Christian Zimmerli der transgourmet Schweiz im Sir Share-a-lot Podcast gesprochen. Christian verfügt über jahrelange interdisziplinäre Erfahrung im Bereich Projektmanagement und Kommunikation.

3. Klare Ziele definieren und Fortschritt zeigen

Die Festlegung klarer Ziele und Vorgaben für die Einführung einer neuen Software ist aus mehreren Gründen wichtig:

1. Es trägt dazu bei, dass alle am Projekt Beteiligten ein gemeinsames Verständnis davon haben, was erreicht werden muss und wie der Erfolg gemessen werden soll. Dies kann dazu beitragen, Verwirrung, Unstimmigkeiten und Missverständnisse zu vermeiden, die zu Verzögerungen und anderen Problemen führen können.
2. Es ermöglicht die Festlegung von Zielen dem Projektteam, den Fortschritt zu verfolgen und notwendige Anpassungen vorzunehmen. Auf diese Weise können potenzielle Hindernisse erkannt und Korrekturmassnahmen ergriffen werden, bevor sie zu grösseren Problemen werden.
3. Klare Ziele und Vorgaben bieten einen Rahmen für die Bewertung des Erfolgs der Software-Implementierung, sobald diese abgeschlossen ist. Auf diese Weise kann das Unternehmen feststellen, ob die Software die angestrebten Ziele erreicht und ob sie dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern den erwarteten Nutzen bringt.

Konkrete Tipps für das Festlegen von klaren und messbaren Zielen:

• Ermitteln Sie die spezifischen geschäftlichen Anforderungen und Herausforderungen, die mit der neuen Software gelöst werden sollen. So kann sichergestellt werden, dass die Ziele auf diese Bedürfnisse ausgerichtet sind und einen echten Nutzen für das Unternehmen darstellen.
• Definieren Sie die Ziele spezifisch und messbar. Ziele und Vorgaben sollten klar und konkret formuliert sein und spezifische Massstäbe für die Erfolgsmessung enthalten. Anstelle des Ziels «Verbesserung der Zusammenarbeit» könnte ein spezifischeres und messbares Ziel beispielsweise lauten: «Reduzierung der Zeit, die für die Durchführung von Gruppenprojekten benötigt wird, um 25 % innerhalb der ersten sechs Monate nach Einsatz der neuen Software».
• Beziehen Sie wichtige Interessengruppen in den Zielsetzungsprozess ein. Dies kann dazu beitragen, dass die Ziele mit der Gesamtstrategie des Unternehmens übereinstimmen und von den wichtigsten Entscheidungsträgern unterstützt werden.
• Überprüfen und aktualisieren Sie die Ziele und Vorgaben regelmässig. Der Prozess der Softwareeinführung kann komplex und dynamisch sein, und es ist wichtig, flexibel zu sein und sich an veränderte Umstände anzupassen. Eine regelmässige Überprüfung und Aktualisierung der Ziele kann dazu beitragen, dass das Projekt auf dem richtigen Weg bleibt und weiterhin einen Mehrwert für das Unternehmen darstellt.

4. Die Anwenderinnnen und Anwender schulen

In der Kerngruppe waren die Poweruser bereits seit einiger Zeit im Projekt involviert. Diese werden in den Abteilungen draussen als Multiplikatoren wirken und die Adoption des Know-hows beschleunigen.

• Geben Sie zunächst einen Überblick über die neue Software und ihre Funktionen. Auf diese Weise können die zukünftigen Nutzerinnen und Nutzer verstehen, was die Software ist und welchen Nutzen sie dem Unternehmen bringen kann.
• Bieten Sie den Hauptnutzern eine praktische Schulung für die neue Software an. Auf diese Weise können sie sich mit der Software vertraut machen und ihre Funktionen und Merkmale verstehen. Diese Trainings sollten nicht einfach allgemeiner Natur sein, sondern sich auf konkrete Prozesse und Abläufe fokussieren.
• Zeichnen Sie wichtige Abläufe auf und stellen Sie diese Ressourcen on-demand zur Verfügung
• Bieten Sie Fragestunden und walk-in Sessions an, an welchen sich die Anwenderinnen und Anwender mit ihren offenen Fragen melden können.

Alles in allem besteht der Schlüssel zur Schulung von Schlüsselanwendern in einer neuen Unternehmenssoftware darin, ihnen das Wissen, die Fähigkeiten und die Unterstützung zu geben, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass die Benutzer die neue Software effektiv nutzen können und in der Lage sind, einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.

5. Anreize für die Adoption schaffen

Bieten Sie Anreize oder Belohnungen für Mitarbeitende an, die die neue Software erfolgreich einführen und nachweisen können, dass sie sie beherrschen. Hier sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt:

• Nutzen Sie das Konzept der Gamificaton. Beispielsweise könnte einige Zeit nach der Einführung der neuen Lösung ein internes Quiz durchgeführt werden. Die Gewinnerin oder der Gewinner mit der grössten Punktzahl wird mit einer kleinen Aufmerksamkeit belohnt.
• Zeichnen Sie Hero-Userinnen oder Hero-User aus: beispielsweise mit einem praktischen kleinen Geschenkgutschein, einem witzigen Präsent oder ähnlichem. Solche Userinnen und User können jene Personen sein, welche besonders schnell mit der neuen Lösung aktiv geworden sind und deren Adoption fördern.
• Zeigen Sie Ihre Dankbarkeit für Kerngruppe und honorieren Sie deren Mitarbeit im Projekt.