6 Ideen, um QM- und Managementsysteme weiterzuentwickeln

Das Managementsystem ist eingeführt, die Prozesse abgebildet – was nun? Dieser Blog stellt 6 Ideen vor, wie Qualitätsmanagementsysteme weiterentwickelt und sinnvoll ausgebaut werden können.

QM-Erweiterungs-Idee 1: Qualitätschecks und Abnahme-Prozesse integrieren

In vielen Betrieben werden Qualitätschecks und Abnahmen durchgeführt, um die Qualität von produzierten Gütern systematisch sicherstellen zu können. Diese kontinuierlich stattfindenden Prüfungen eignen sich hervorragend, um sie digital abzubilden und in Management- und Intranet-Plattformen zu integrieren. Nachfolgend am Beispiel eines Maschinenherstellers.

Für jede neue Abnahme wird ein Abnahmeprotokoll angelegt. Alle involvierten Abteilungen durchlaufen das Protokoll und nehmen die nötigen Prüfungen vor.

App-geführte Abnahme: Mitarbeitende der Montage können mit einem Tablet auf Abnahmeprotokolle zugreifen und die standardisierten Fragekataloge zur Qualität und zur Vollständigkeit der fertig produzierten Teile abarbeiten. Das Formular enthält unterschiedliche Sets an Fragen – abgestimmt auf den jeweiligen Maschinentypen oder Gerätetypen. Ist die Maschine vollständig, weist sie keine sichtbaren Mängel auf, etc.

Berücksichtigung Spezialanforderungen: Das Formular filtert automatisch die verbleibenden offenen Fragen heraus. Jene Punkte, die gemäss Vorgabe ein Vier-Augen-Prinzip verlangen, sind speziell gekennzeichnet und enthalten ein zusätzliches Feld für die Signatur einer Zweitperson. Entdeckte Mängel können via Foto direkt auf dem Protokoll dokumentiert werden.

Protokollabschluss: Wenn die Fragen alle beantwortet sind und Protokoll abgeschlossen ist, wird der Auftrag an die nächste Abteilung weitergeleitet, beispielsweise an die Verpackerei und anschliessend an die Logistik.

Auf der zentralen Maske sind sämtliche Abnahmen stets einsehbar. Es kann nach Status gefiltert werden oder auch nach unterschiedlichen Abteilungen.

Im Videobeispiel handelt es sich um einen eher komplexen Prozess, da er unterschiedlichste Variabeln wie Abteilungen, Maschinentypen, Einzelteile, Fragenkataloge, Dokumentationsfotos, etc. beinhaltet und mehrere IT-Anwendungen berührt.

Der konkrete Nutzen:

• Keine ellenlangen Papierprotokolle mehr, die in der Montage herumliegen, schmutzig und unlesbar werden oder gar verloren gehen
• Entdeckung von allfälligen Fehlern und Qualitätsmängeln vor der Auslieferung
• Einsehbarkeit des Kontrollfortschrittes ist jederzeit und zu jedem Auftrag sofort möglich
• Automatisiertes Erstellen von standardisierten Abnahme- und Qualitätsprotokollen
• Individuelle Anpassbarkeit und Erweiterung des Prozesses gemäss neuer Anforderungen möglich

QM-Erweiterungs-Idee 2: Prüf- und Messmittel abbilden und managen

Ein simples «QMS Add-On», um das Management von Prüf- und Messmitteln im SharePoint-IMS zu integrieren. In vielen Unternehmen wird dies noch immer von Hand und mithilfe von Excel, Outlook-Serienterminen und der klassischen Fileablage gelöst. Bedenklich, wenn man sich die geschäftskritische Wichtigkeit der Prüf- und Messmittel vor Augen führt.

Klassisches Vorgehen: Konkret werden die Prüf- und Messmittel in Excel-Listen geführt: Name, Nummer, Art des Prüfmittels und natürlich der nächste Überprüfungstermin. Diese Daten werden von Hand geführt und das Terminmanagement wird oftmals via Outlook abgewickelt. Das bedeutet, für die Überprüfungstermine werden Serien-Kalendereinträge angelegt. Nach erfolgreicher Prüfung und Kalibrierung werden die Berichte und Zertifikate auf dem Fileshare oder einem Netzlaufwerk abgelegt.

Modernes Vorgehen: Die alte Excel-Liste wird in eine SharePoint-Liste überführt. Die Prüf- und Messmittelliste hat auf den verschiedenen Spalten bedingte Formatierungen hinterlegt. Wenn ein Prüfdatum überfällig ist, wird dieses nicht mehr grün, sondern rot dargestellt. Das moderne Vorgehen bietet aber noch eine ganze Reihe weiterer Vorteile:

• Automatische E-Mail-Benachrichtigungen; bspw. bei fälligen Review- oder Prüfungsdaten
• Zertifizierungen und Prüfbescheinigungen können direkt auf dem Prüfmittel abgelegt werden
• Sämtliche Informationen aus der Prüfmittelliste können flexibel in weitere Prozesse integriert werden
• Das Prüfmittelmanagement ist in die Informationsarchitektur des SharePoint-IMS integriert
• Die Lösung lässt sich erweitern, wenn dies gewünscht ist

QM-Erweiterungs-Idee 3: Risiken in einer dynamischen Heatmap visualisieren

Risikoanalysen sind im Qualitätsmanagement weit verbreitet und die Darstellung in der Form einer Heatmap gehört zum Standard. Mit unserem «Heatmap-Plugin» kann die Visualisierung mit überschaubarem Aufwand direkt in SharePoint-QM-Systeme integriert werden.

Die SharePoint-basierte Risikomatrix zeigt auf einen Blick, wie die Risikosituation im Unternehmen ist. Sämtliche Risiken werden ebenfalls in Listenform angezeigt, welche nach Belieben gefiltert und sortiert werden kann.

Über eine Erfassungsmaske können neue Risiken erfasst werden. Dazu gehören neben dem Titel die bekannten Datenfelder wie bspw. die Risikonummer, Eintrittswahrscheinlichkeit, Gruppenzuteilung (bspw. Arbeitssicherheit), das zu erwartende Schadenmass und natürlich die nötigen Massnahmen und deren Umsetzungsstatus.

Die Risiken können mit Review-Daten versehen werden, um eine regelmässige Überprüfung und Aktualisierung der Risikosituation sicherstellen zu können. Werden an bereits erfassten Risiken Änderungen vorgenommen, werden diese auf der dynamischen Heatmap berücksichtigt.

Diese schlanke Heatmap-Lösung kann mit den Tools aus Power Automate erweitert werden, beispielsweise:

• Benachrichtigungsworkflows aller Art
• Automatisiertes Generieren von Berichten
• Anknüpfung an bestehende Apps und Prozesse aus Power Automate

QM-Erweiterungs-Idee 4: Einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess KVP implementieren

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess KVP ist ein fix definierter und allen Mitarbeitenden bekannter Mechanismus für das Einbringen, Bewerten und Umsetzen von Verbesserungen. Aus Sicht der IOZ ist es entscheidend, dass Unternehmen den Willen zur kontinuierlichen Verbesserung haben – stehen bleiben ist heute keine Option mehr. Mit SharePoint und Power Automate lässt sich mit überschaubarem Aufwand ein leaner KVP umsetzen.

Im nachfolgenden Video zeigt IOZ Projektleiter Philippe Fries einen SharePoint-basierten KVP auf.

Meldung erfassen: Über ein Meldeformular können Mitarbeitende einen Vorschlag eingeben und diesen mit einer Beschreibung anreichern. Die Meldung wird in einer Liste gespeichert. Eine automatische Infomail geht an jene Person, welche die Meldung erfasst hat und bestätigt den Eingang des Vorschlages. Eine zweite Info wird an die für die Bearbeitung zuständige Person gesendet.

Meldung zuweisen: Die KVP-Managerin oder der KVP-Manager kann auf die verschiedenen Meldungen zugreifen und den Vorschlag weitergeben. Wenn die erfasste Meldung beispielsweise den Arbeitsbereich der Administration betrifft, kann die Meldung der Bereichsleiterin oder dem Bereichsleiter Administration zur Prüfung zugewiesen werden.

Meldung beurteilen und Massnahmen festlegen: Wenn der Entschluss gefasst wird, dass es sich um einen guten und umsetzungswürdigen Vorschlag handelt, können die nötigen Massnahmen definiert werden. Diese werden ebenfalls direkt auf der Meldung dokumentiert und mit einem Kontrolltermin versehen.

Vorschlag umsetzen und abschliessen: Wurde die KVP-Meldung umgesetzt, setzt die KVP-Managerin oder der KVP-Manager den Status des Eintrages auf «abgeschlossen». Im Hintergrund zieht wieder ein Informationsworkflow los, welcher die involvierten Personen über den Abschluss informiert.

Die Vorteile dieses Beispielsvorgehens:

• Ein klar definierter Prozess für Verbesserungen
• Klar zugewiesene Verantwortlichkeiten für die Bearbeitung
• Konstante Übersicht über alle Fälle und deren Status
• Reduktion von Aufwand durch automatisierte Benachrichtigungen
• Vollständige Integration in SharePoint-basierte Intranets oder Managementsysteme

Philippe hat zudem einen dedizierten Blogbeitrag zum KVP geschrieben. Darin führt er unter anderem auch aus, was über den Erfolg oder Misserfolg eines KVPs entscheidet: https://www.ioz.ch/blog/kontinuierlicher-verbesserungsprozess-kvp-geheimwaffe-im-digitalen-hyperwettbewerb/

Zum Angebot IOZ Improve – Einführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses KVP.

QM-Erweiterungs-Idee 5: Schulung von Prozessdokumenten sicherstellen

Über eine Dokumentenschulungs-App lassen sich Prozessdokumente in SharePoint-Managementsysteme hochladen und (neben den Stammdaten) die nötigen Schulungsinformationen erfassen. Ein Workflow informiert die Schulungsverantwortlichen, welche die Inhalte aus den Dokumenten anschliessend an die entsprechenden Zielgruppen vermitteln. Ein wirksamer Steuerungsmechanismus für den Wissenstransfer innerhalb des Unternehmens.

Auf der Startseite der App sind die verschiedenen Dokumente aufgelistet. Es ist sofort ersichtlich, ob das Dokument freigegeben oder sich noch im Genehmigungsprozess befindet. Die Dokumente können nach Prozess, nach Dokumenttyp oder nach Geltungsbereich gefiltert werden.

Bei jedem Dokument wird zu dem das Datum der letzten und der nächsten anstehenden Schulung gezeigt.

Beim Erfassen eines neuen Dokumentes werden neben den Grundinformationen eben auch die Schulungsinformationen erfasst. Dazu zählen die Zielgruppen, welche hier festgelegt werden und für welche es Schulungsverantwortliche gibt. Weiter wird eine Schulungsperiode festgelegt. Diese definiert, in welchem Rhythmus das Dokument den jeweiligen Schulungsverantwortlichen vorgelegt wird. Diese Informationen werden automatisch durch einen Power Automate Workflow im Hintergrund der App versendet.

Auf einem einzelnen Dokument können die Schulungen verwaltet werden. In dieser Ansicht sehen die Schulungsverantwortlichen alle offenen Schulungsaufträge auf diesem spezifischen Dokument. Sobald eine Zielgruppe geschult wurde, quittieren die Verantwortlichen den Task – dies kann anschliessend als Schulungsnachweise verwendet werden.

Live-Demonstration der Dokumentschulungs-App

QM-Erweiterungs-Idee 6: Verträge zentral und wirkungsvoll managen

Jedes Unternehmen hat diverse Verträge, welche von Personen aus verschiedenen Abteilungen unterzeichnet wurden. Jeder dieser Verträge stellt eine Verpflichtung dar – doch wie können Unternehmen diesen Fundus an Verträgen zentral managen, damit den Verpflichtungen nachgekommen werden kann, alles in einer Übersicht zusammengeführt ist und keine alten Verträge im Dunkeln umhergeistern?

Genau dieses Problem wird von der hier vorgestellten Vertragsmanagement-Lösung auf Basis von SharePoint Online angegangen. Sie bietet eine zentrale, saubere Plattform, auf welcher alle Verträge erfasst und mit den wichtigen Daten hinterlegt sind. Es werden automatisch Aufgaben für das Review der Verträge angelegt, die Verantwortlichkeiten sind klar ersichtlich und der gesamte Vertragsbestand kann effizient gemanaged werden.

Auf der Startseite dieses SharePoint-basierten Vertragsmanagements sind auf einen Blick die verantwortlichen Personen sichtbar und man hat Zugriff auf die verschiedenen Vertragsdossiers und die darin erfassten Verträge. Solche Dossiers können zum Beispiel sein:

• Rahmenverträge
• Werkverträge
• Lieferantenverträge
• Geheimhaltungsverträge

Weiter zeigt die Startseite auch gleich all jene Verträge, die im Kontext des eingeloggten Users relevant sind, weil er oder sie die für den Vertrag verantwortliche Person ist. In einem weiteren Abschnitt sind die offenen Aufgaben ersichtlich, auch hier kontext-sensitiv gefiltert anhand der eingeloggten Person. Mit nur einem Klick landet man auf der jeweiligen Aufgabe (Tasks aus Microsoft Planner).

Das Vertragsmanagement ist strukturiert aufgebaut:

• Vertragspartner – hier können selbsterklärend Vertragspartner erfasst werden. Beim Anlegen neuer Verträge können diese Partner aus der Bestandsliste angezogen und hinterlegt werden.
• Verträge – Das Herzstück des Vertragsmanagements. Hier können die Verträge erfasst werden. Dazu gehört der Vertragsname, Vertragspartner, die Vergabe einer internen Nummer, das Erfassen von wichtigen Daten (Abschluss, Review, Kündigung), Kündigungsfristen und das Hinterlegen der zuständigen Person. Die Vertragsdokumente können direkt auf diesem Vertrag via Drag-and-Drop abgelegt werden.
• Vertragshistory – Das System monitort und loggt alle Änderungen an den Vertragsdossiers. Dadurch ist eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleistet.
• Konfigurationsliste – Die Stammdaten und Objekte des Vertragsmanagements können hier angepasst und auf die eigenen Ansprüche individualisiert werden.
• Vertragssuche – Den gesamten Vertragsbestand wird durchsucht.
• Planner – Alle im Rahmen des Vertragsmanagements angelegten Aufgaben sind hier zusammengefasst. Durch das klare Zuweisen von Aufgaben an einzelne Personen erscheint diese Aufgabe auch direkt im persönlichen Planner der Person. Wichtige To-Dos gehen nicht mehr vergessen.