6 Tipps für die Realisierung eines Intranets mit SharePoint

Jährlich werden diverse Auszeichnung an die besten Intranet-Lösungen vergeben. Doch was macht eigentlich ein gutes Intranet aus?

Was mit Sicherheit bereits vorab gesagt werden kann: Indem Sie ein prämiertes Intranet für Ihr Unternehmen kopieren, stellen Sie nicht automatisch ein perfektes Intranet zur Verfügung. Jede Unternehmung ist mit ihren Mitarbeitenden, der Philosophie, dem Aufgabengebiet und den im Intranet benötigten Informationen so unterschiedlich, dass jedes noch so gute bestehende Konzept zwingend individuell angepasst werden muss.

Mit diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen auf, welche zentralen Fragen in einem Intranet-Projekt basierend auf SharePoint beantwortet werden müssen, um ein auf Ihr Unternehmen ausgerichtetes Konzept erarbeiten zu können. Die darin enthaltenen Informationen basieren auf dem Workshop von Susan Hanley (MVP) zum Thema «Organise your intranet for amazing user experiences», welchen wir an der ESPC 2018 in Kopenhagen besucht haben. Die darin vermittelten Informationen wurden mit Erfahrungen der IOZ ergänzt.

Tipp 1: Erstellen eines Governance-Plans

Die Ausarbeitung des Governance-Plans ist eine der meist unterschätzten Arbeiten in einem Intranet-Projekt mit SharePoint. Dabei geht es nicht darum, ein riesen Regelwerk aufzustellen, sondern für das Unternehmen wichtige Fragestellungen für den Nutzer übersichtlich darzustellen. Wird die Erstellung eines solchen Plans vernachlässigt oder gar weggelassen, kann dies in der heute sehr schnell wechselnden Umgebung zu einem ungewollten «Wildwuchs» führen.

Dieser Wildwuchs birgt das Risiko, dass die Akzeptanz der Plattform sinken kann, da durch den Wildwuchs Chaos entstehen kann. Daher ist es wichtig, dass gewisse «Regeln» im Umgang mit einem SharePoint-Intranet aufgestellt werden:

• Strategie / Vision der Intranetplattform
• Rollen & Verantwortlichkeiten
• Berechtigungskonzept
• Schulungskonzept
• Richtlinien & Standards
• Regelung des Betriebs
• Architektur (bei SharePoint On-Premises)

Mit dem Governance-Plan soll schlussendlich eine Harmonisierung mit der Unternehmens- und der IT-Strategie gewährleistet werden. So wird dazu beigetragen, dass die Plattform langfristig genutzt und kontinuierlich verbessert werden kann.

Weitere Informationen zum Thema Governance finden Sie im Beitrag «Modern Governance für SharePoint Team Sites: 8 Punkte gilt es zu beachten».

Update vom Juni 2022: Sandro Ineichen – IOZ Projektleiter im Bereich Collaboration – hat an der Microsoft 365 und SharePoint Community vom 8. Juni 2022 das Thema Wildwuchs in Microsoft Teams im Detail beleuchtet. In seinem rund halbstündigen Referat geht er darauf ein, was es beim Erstellen einer Microsoft Teams Governance zu beachten gilt und wie diese mithilfe des Tools ProvisionPoint wirksam im Unternehmen durchgesetzt werden kann.

• Zum Youube-Video «Microsoft Teams in den Griff kriegen mit ProvisionPoint | Governance und Lifecycle Management»
• Zum Angebot «Governance und Ordnung in Microsoft Teams etablieren: Wildwuchs beseitigen»

Tipp 2: Wer sind die Nutzer?

Die Kenntnis über die Nutzer des künftigen Intranets ist das kostbarste Gut in einem Intranet-Projekt. Nur wenn man weiss, wer das Intranet nutzen wird und was die Absichten, Wünsche und Arbeitsweisen der User sind, kann man das Intranet optimal gestalten. Dabei soll auch beachtet werden, dass möglichst Begriffe verwendet werden, die allen Nutzern geläufig und kein technisches «Gefasel» sind. Der Nutzer muss sich im Hierarchiedesign wiederfinden können.

Weiter zu beachten ist, dass wir unterschiedliche Suchtypen in einem Unternehmen haben. Wir können sie in folgende drei Hauptgruppen aufteilen:

• Navigator: Sie wissen, dass die Informationen vorhanden sind und auch wo sich diese befinden.
• Navigator ohne Ergebnis: Sie wissen, dass die Informationen vorhanden sind, wissen aber nicht wo.
• Sucher: Sie wissen nicht, ob die Informationen vorhanden sind.

Diese 3 Suchtypen müssen in einem Intranetkonzept alle beachtet werden. Nur so ist gewährleistet, dass jeder Nutzer seine benötigten Informationen finden kann. Und obwohl wir alle mit Google und Co. vertraut sind, sind wir es immer noch nicht gewohnt, in einem Intranet zu suchen, sondern navigieren lieber selbst zum Ziel. Was bedeutet dies nun für unsere Konzeption der Informationsarchitektur? Wir müssen das Bewusstsein schaffen, dass es immer mehrere Türen für die Informationsfindung gibt. Das heisst, dass sowohl die Navigation durch die einzelnen Sites wie auch die Suche auf die Nutzer-Bedürfnisse abgestimmt sein müssen. Dabei ist aber zu beachten, dass die Navigation stehts übersichtlich und nicht verwirrend ist.

Tipp 3: Informationsarchitektur als Big Picture

Wird in einem Projekt über die Informationsarchitektur gesprochen, sind meistens «nur» die zu erstellenden Sites – und wie diese verlinkt werden sollen – gemeint. Die Informationsarchitektur ist aber viel mehr als das. Sie ist ein Big Picture über die vier Bereiche: Navigations-, Metadaten- und Page-Layout-Konzept sowie die Suche. Alle vier Bereiche sind voneinander abhängig und beeinflussen einander.

Navigationskonzept

Wie im vorangegangenen Kapitel beschrieben, gibt es verschiedene Suchtypen in einem Unternehmen. Es ist erwiesen, dass 80-90% der Nutzer zuerst navigieren und nicht suchen. Daher ist das Navigationskonzept in einem Intranet-Projekt ein sehr wichtiger Bestandteil der Informationsarchitektur. Weiter ist auch die sogenannte 3-Klick-Regel eher ein Mythos. Nutzer sind gerne bereit, auch mehrmals zu klicken, wenn ihnen jeder Klick einen Mehrwert bringt.

Gerne werden im Projekt auch die Nutzertests vergessen. Ein Navigationskonzept sollte immer durch einige Test User überprüft werden, damit es auch erfolgreich eingesetzt werden kann. Die grössten Fehlerquellen, weshalb die Nutzer mit der Navigation nicht zurechtkommen, ist eine nicht verständliche oder irreführende Namensgebung. Weitere zu beachtende Punkte bei der Definition des Navigationskonzept sind:

• Keine Vermischung von Menüpunkten mit und ohne DropDown, das verwirrt die Nutzer.
• Vermeiden von Namen, die mit einem Leerschlag getrennt sind, da sonst nicht klar ist, ob es ein oder zwei Menüpunkte sind.
• Links führen immer auf eine Site, nie auf ein Dokument.
• Externe Links immer in einem neuen Fenster öffnen lassen.
• 5-7 Menüpunkte sind empfehlenswert, da so die Navigation auch auf mobilen Endgeräten noch einigermassen dargestellt werden kann.

Der Ansatz von Microsoft, dass Subsites vermieden werden sollen und alles in einer flachen Hierarchie aufgestellt werden soll, stellt uns beim Navigationskonzept vor sehr grosse Herausforderungen. Es ist nicht einfach, eine flache Hierarchie in eine sinnvolle Navigation zu bringen. Helfen können hier zusätzliche Navigationssites, die nur dazu da sind, eine weitere Navigationsebene zur Verfügung zu stellen. Ein Vorteil der flachen Hierarchie ist, dass im Falle von Umstrukturierungen die bereits vorhandenen Sites einfacher in die neue Struktur integriert werden können und nicht immer gleich migrieren werden müssen.

Im Bereich von Office 365 haben wir die Möglichkeit, so genannte Hub-Sites zu verwenden. Diese schliessen mehrere Sites zu einem „Themen-Bereich“ zusammen. Dieser Zusammenschluss bringt einen grossen Mehrwert bei der Ausgestaltung der Navigation, da dieser auch suchgesteuert aufgebaut werden kann. So findet der User den für ihn bestimmten Inhalt effizienter. Eine weitere nützliche Neuerung ist das Megamenu. Dies erlaubt es, eine mehrstufige Navigation darzustellen und hilft ebenfalls die Navigationsseiten zu eliminieren.

Metadatenkonzept

Obwohl die Vergabe von Metadaten für den Nutzer etwas lästig sein kann, sollte in einer Schulung unbedingt auf deren positive Eigenschaften – gerade bei der Verwendung der Suche – hingewiesen werden. Es ist möglich, eine Vielzahl von Taxonomie-Feldern zu definieren, jedoch ist hier weniger mehr. Eine sinnvolle Anzahl sind maximal 3-4 Taxonomy-Felder. Sind es mehr, laufen wir Gefahr, dass der Nutzer diese nicht korrekt oder gar nicht abfüllt. Zudem sollte darauf geachtet werden, dass man nur da wo auch wirklich notwendig Taxanomien verwendet werden, da sie dem User helfen und nicht zur Qual werden sollen.

Es gibt in SharePoint die Möglichkeit, in Dokumenten und Listen gewisse Metadaten automatisiert zu vergeben. Durch diese Möglichkeit kann die Anzahl Metadaten erhöht werden, ohne dass der Nutzer davon etwas merkt.

Page-Layout-Konzept

Im Page-Layout-Konzept wird definiert, wie die einzelnen Sites aufgebaut werden sollen. Das heisst, es wird festgehalten, wo sich welcher Content auf der Site befinden muss, um eine einheitliche Darstellung über das ganze Intranet hinweg zu erhalten. Es ist aber nicht die Meinung, dass nur ein Layout definiert werden kann. Wir empfehlen sogar, für unterschiedliche «Themensites» je ein Layout zu definieren, z.B. für Teamsites, Projektsites oder Newssites. Dabei geht es aber nicht um gestalterische Elemente, sondern wirklich um die Positionierung des Contents auf der Site.

Neben der Struktur der Sites wird in diesem Konzept auch die Strukturierung des eigentlichen Inhalts definiert. Was bei der Strukturierung des Textes beachtet werden sollte, finden Sie etwas später im Tipp 4.

Suche

Die SharePoint-Suche ist eine Volltextsuche, was bedeutet, dass auch der Dokumenteninhalt von allen Office-Dokumenten und PDF durchsucht und indexiert wird. Wie man sich so vorstellen kann, gibt es bei sehr allgemeinen Suchbegriffen unzählige Resultate. Um diese Resultate einschränken zu können, benötigen wir Metadaten, welche wir dann als Refiners nutzen können.
Weiter können auch diverse vordefinierte Scopes erstellt werden, damit die Anzahl der Refiners reduziert werden kann. So kann zum Beispiel ein Suchscope definiert werden, dass nur auf Projektsites gesucht werden soll. Wichtig ist hier, zu wissen, nach was die Nutzer suchen werden, um die optimalen Scopes und Refiners zu definieren.

Das Search-Konzept ist eines der am schwierigsten zu erstellenden Dokumente, da oftmals von Beginn an noch nicht gesagt werden kann, was wirklich benötigt wird. Um dem entgegenzuwirken, können während des Projekts diverse Such-Cases erstellt werden, anhand derer die Bedürfnisse an die Suche definiert werden können. Die Erfahrung hat gezeigt, dass das Search-Konzept meist nach Beendigung des Projektes nochmals überarbeitet werden sollte. Der Erstellungsaufwand sowie der Überarbeitungsaufwand dürfen nicht unterschätzt und vernachlässigt werden.

Tipp 4: Jede Site schreibt eine Geschichte

Um auf jeder Site eine Geschichte schreiben zu können, sollten einige Hinweise beachtet werden. Studien haben gezeigt, dass Nutzer meist nur die ersten paar Sätze einer Site oder eines Beitrages lesen. Sind diese spannend und der Nutzer erkennt darin einen Mehrwert für sich, liest er den Artikel wahrscheinlich noch zu Ende. Darum sollten auch in einem Intranet die wichtigsten Informationen einer Site zuoberst stehen.

Weiter gibt es dann die Nutzer, welche die Texte nur überlesen. Für diesen Nutzertypen gibt es gestalterische Texteffekte, die ihn zum Lesen animieren:

• Stichwörter hervorheben
• Bulletpoints verwenden
• Kurz und prägnant schreiben
• Erster Satz ist die Zusammenfassung
• Überschriften setzen
• Mehrere Abschnitte verwenden (Abschnitte können neu mit einer Hintergrundfarbe versehen werden)
• Links nicht mit «hier klicken» benennen

Nebst einer spannenden Geschichte muss es bei jeder Site auch einen Verantwortlichen für den Inhalt geben. Dieser ist dazu verpflichtet, den Inhalt stets aktuell zu halten. So verliert die Site auch nicht an Aufmerksamkeit. Sites, auf denen nie neue Informationen zur Verfügung gestellt werden, werden von den Nutzern auch nicht mehr besucht und verlieren an Bedeutung.

Tipp 5: Gestaltung der Startseite

In den meisten Projekten erleben wir, dass bereits zu Beginn des Projekts über das Aussehen der Startseite diskutiert wird. Diese Diskussion sollte eher am Ende geführt werden, da man in einem frühen Stadium des Projekts noch gar nicht weiss, was es für Inhalte im Intranet geben wird und wie man diese auf den Nutzer abgestimmt auf der Startseite präsentieren kann.

Um die Startseite für den Nutzer interessant zu gestalten, sollte sie darauf Informationen zur Verfügung stellen, welche der Nutzer für seine tägliche Arbeit benötigt. Solche benutzerspezifischen Inhalte können beispielsweise folgende sein:

• Meine zuletzt bearbeiteten Dokumente
• Meine offenen Aufgaben
• Meine Projekte
• Etc…

Obwohl die Aussage, dass man den Nutzern alle relevanten Informationen zur Verfügung stellen soll, dazu verleiten kann, zu viele Informationen bereitzustellen, muss darauf geachtet werden, dass die Startseite nicht überladen wird. So können zum Beispiel mit grafischen Elementen, wie das Einfügen eines Tabbed-Webparts, mehr Informationen auf kleinerem Raum zur Verfügung gestellt werden.

Tipp 6: Verwendung von SharePoint Home

Ein oft als Nebenprodukt wahrgenommene Tool ist die SharePoint Home Site. Diese ist nicht zu verwechseln mit der Startseite des Intranets. SharePoint Home ist ein gutes Instrument für den Nutzer, sich die wichtigsten Informationen zusammenzustellen. So sieht man Neuigkeiten aus den Websites, denen man folgt oder dem User werden weitere spannende Sites vorgeschlagen.

Weiter können den Nutzern auch vom Unternehmen vorgegebene Links zur Verfügung gestellt werden. Die Online-Version von SharePoint Home liefert noch mehr Möglichkeiten. So werden zum Beispiel auch Nachrichten von gefolgten Sites oder empfohlene Nachrichten, welche von Microsoft Graph zusammengestellt werden, angezeigt.

Es gibt Unternehmen, die verwenden SharePoint Home als Startseite, was jedoch überhaupt nicht Pflicht ist. Wir empfehlen, die Nutzer zu schulen und zu informieren, dass es diese Site überhaupt gibt und wie diese persönlich gestaltet werden kann. Ob die User dann die Site nutzen möchten, kann dann jeder für sich selbst entscheiden.

Weitere Informationen zum Thema «Intranet»

Im Januar 2018 haben wir bereits einen Blogbeitrag veröffentlicht, in dem wir uns insbesondere dem Projektablauf des Intranet-Aufbaus gewidmet haben. In diesem Artikel finden Sie zahlreiche weitere Tipps, die bei der Realisierung eines Intranets zu beachten sind:

Zum Blogbeitrag: 14 Erfolgsfaktoren beim Aufbau eines Intranets

Wie sich SharePoint-basierte Intranets individualisieren lassen und das Design sowie die Navigation anpassen lassen, finden Sie im Productivity News Blogbeitrag vom Oktober 2021 heraus:

Zum Blogbeitrag: SharePoint Intranet Design gestalten und Navigation anpassen

Welches sind die 7 Fehler, die wir bei Intranet-Projekten am häufigsten beobachten und die Sie unbedingt vermeiden sollten? Im Januar 2021 hat David Mehr darüber gebloggt:

Zum Blogbeitrag: Intranet aufbauen – das sind die 7 häufigsten Fehler

Der Aufbau eines Intranets mit Microsoft 365 dauert in der Regel 3 – 5 Monate. Die Kosten sind stark von den Anforderungen abhängig und bewegen sich typischerweise zwischen 20’000 und 70’000 Franken:

Zum Angebot Intranet Lösung mit Microsoft 365