67 Fragen zum digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft Teams und SharePoint Online

Im Mai 2020 führten wir ein Microsoft Teams advanced-Webinar durch. Über 500 Personen registrierten sich für die Online-Session, in welcher ich auf vier Teilbereiche des digitalen Arbeitsplatzes einging und aufzeigte, mit welchen fortgeschrittenen Funktionen das volle Potential aus dem modernen Arbeitsplatz mit SharePoint Online und Microsoft Teams ausgeschöpft werden kann. Im Verlauf der einstündigen Ausführung riss der Strom an konstant eingehenden Fragen nicht ab. In diesem Blogpost beantworte ich alle diese Fragen.

Folgende Themen und Funktionalitäten habe ich im Webinar angeschnitten:

1. Kommunikation
   • @-Funktionalität in Teams-Chats
   • E-Mails aus Chats versenden
   • News und Informationen aus SharePoint in Teams aggregieren
2. Kollaboration
   • Task-Management mit Planner
   • Kollaboration mit Microsoft OneNote
3. Prozesse
   • Automatisierung von Abläufen (anhand von zwei Beispielen aus dem Bereich Qualitätsmanagement)
4. Wissen
   • Unternehmenswissen sichern
   • Informationen und Dokumente wiederfinden
   • Personen und deren Kontaktdaten finden

Aufzeichnung des Webinars vom 6. Mai 2020

Die Fragen zum Themenbereich Kommunikation

Wie kommt das Outlook-Icon in die linke Menuspalte von Teams?

Man muss sich dazu das App Studio im Teams installieren. Damit kann man selber Apps erstellen und auf der linken Seite einbinden. Dies ist recht einfach, die App beinhaltet nicht viel mehr als den Link zu Outlook 365.

Sind mit @ erwähnte Personen in Chats private Nachrichten, die nur diese Person sieht oder sehen das alle im Chat?

Mit dem @ kann man steuern, an wen die Nachricht gerichtet ist. Diese Person bekommt dann auch eine Benachrichtigung im Aktivitätsfeed. Sehen und somit auch lesen können diese Nachricht jedoch alle, welche im entsprechenden Team bzw. Kanal berechtigt sind.

Wenn ich aus Teams E-Mails verschicke, finde ich die dann auch wieder in meinem Outlook/Exchange oder sind diese dann nur in Micorosoft Teams vorhanden?

Wenn die E-Mail an Ihr persönliches Postfach, also an Ihre normale vorname.nachname@firma.ch Adresse, dann finden Sie diese Nachricht in Ihren persönlichen Nachrichten wieder.

Geht das anders herum auch, also dass man an alle Mitglieder eines Kanals ein E-Mail senden kann?

Ja das geht, man sendet eine Nachricht an einen Kanal, sodass alle Mitglieder des Kanals eine Benachrichtigung bekommen. Die Mitglieder des Kanals könnten aber die E-Mail-Benachrichtigung ausschalten, sodass sie es nur im Teams sehen würden.

Obige Frage noch etwas ausformuliert: Eine Lehrperson möchte sichergehen, dass alle Schülerinnen und Schüler die Info bekommen. Kann man aus Teams-Chats gesendete E-Mails in die Inbox von Empfängerinnen und Empfängern zwingen?

Dann sollten alle Personen bei sich die persönlichen Benachrichtigungen prüfen. Rechts oben auf das Profilbild klicken, dann auf Einstellungen und Benachrichtigungen. Die Benachrichtigung per E-Mail wird jedoch nur ausgelöst, wenn der Benutzer aktuell Teams geschlossen hat bzw. nicht am Rechner sitzt.

Kann ich Content aus einem Teams-Chat in einer E-Mail versenden?

Ja das geht. Man kann bei der Unterhaltung rechts auf die drei Punkte klicken, da auf «Mit Outlook teilen» klicken und dann den Inhalt inkl. Verlinkung per E-Mail versenden.

Werden aus Chats versendete Mails von den Leuten in Outlook oder in Teams gelesen?

Ich persönliche lese diese Nachrichten im Normalfall in Teams und nur sehr selten im Outlook. 

Kann ich die verschiedenen Teams auch in der Form von Kacheln darstellen?

Nein das wäre mir so nicht bekannt. Man könnte sicherlich etwas mit einer SharePoint Page machen, da Kacheln einfügen, die Teams verlinken und die Page wiederum in Teams einbinden. Diese wäre aber eher unpraktikabel.

Ist es möglich, eine Nachricht zu verschieben – wenn diese beispielsweise von einem Gast im falschen Channel gepostet wurde?

Nein, man könnte die Nachricht löschen und am richtigen Ort posten. Verschieben geht jedoch nicht. Die Löschfunktion ist aber nur möglich, wenn dies nicht vom Administrator ausgeschaltet wurde.

Warum soll ich eine adaptive Card für das Verteilen einer Information aus SharePoint in Teams einsetzen, anstatt dass ich einfach den SharePoint-Link im organisationsweiten Team poste?

Mit der adaptive Card kann ich die Information nach Wunsch im Chat formatieren und automatisiert auslösen. Man könnte so bspw. direkt den Titel, den Autor und das Thema hervorheben. Mit dem Link kann man lediglich den Link posten, was je nach Anwendungsfall auch nicht falsch ist.

Mehr Infos zu adaptive Cards in Microsoft 365 finden Sie hier: https://www.youtube.com/watch?v=n6NQJPQi5Wk&t=28s

Wenn alle News aus SharePoint schlussendlich sowieso in Teams aggregiert werden, ist dann Sharepoint nur noch ein Erfassungstool?

Das wäre in diesem Anwendungsfall ein denkbares Konzept. Mitarbeitende müssten dann nur noch ins Teams schauen. Der News-Autor würde dann die Nachricht im SharePoint erstellen. Für den normalen Anwender bringt dies den Vorteil, dass er nur noch in einem Tool arbeiten muss.

Wie erhalte ich das New Register oben auch auf der linken Seite?

Man muss sich dazu das App Studio im Teams installieren. Mit dem App Studio kann man eigene Apps entwickeln. In diesem Anwendungsfall ist dies recht einfach, da die App quasi nur den Link zur Newsablage beinhaltet.

Wir setzen eine eigene Telefonielösung ein. Kann das Teams-eigene Modul «Anrufe» ausgeblendet werden?

Ich hab’s jetzt nicht ausprobiert, aber man kann diesen Button sicherlich ausblenden, würde es aber nicht empfehlen. Auch wenn man eine andere Telefonielösung hat, ist die Teams to Teams Telefonie ganz praktisch, weil man nebst dem Telefonieren auch ganz einfach bspw. den Bildschirm oder Dateien teilen kann. Ich erlebe es immer seltener, dass die angerufene Person kein Teams zur Verfügung hat.

Die Fragen zum Themenbereich Kollaboration

Wie kann ich den Planner zu einem Team hinzufügen?

Im entsprechenden Team den gewünschten Kanal (bspw. Allgemein) wählen. Danach in den Tabs rechts oben auf’s «+» klicken, bei Registerkarte hinzufügen Planner auswählen und einen neuen oder bestehenden Planner einfügen.

Gibt es im Planner auch die Möglichkeit, ein «Backlog» zu führen?

Ja das geht. Man könnte bspw. einfach im Planner einen weiteren Bucket mit der Bezeichnung Backlog erstellen, da die Aufgaben sammeln und dann zum gegebenen Zeitpunkt verteilen.

Warum wird dieses Webinar nicht mit Teams durchgeführt?

Weil Teams dafür noch nicht die nötigen Funktionalitäten aufweist.

Wann sollte ich Microsoft OneNote brauchen und wann ein WIKI?

Richtig oder falsch gibt es da vermutlich nicht. Microsoft OneNote ist flexibler und man kann einfacher und schneller Informationen erfassen. Zudem kann man alle OneNotes aus allen Teams oder von allen SharePoint Sites in einem lokal installierten OneNote aggregieren.

Das in Microsoft Teams integrierte Wiki ist bei den Anwenderinnen und Anwendern nicht so geläufig, meistens tut man sich ein wenig schwerer, im Wiki etwas zu erfassen. Wenn es nur wenige Erfasser sind und viele Leser, ist vermutlich Wiki eine praktikable Lösung, da man dann strukturiert ähnlich einem Handbuch den Usern Informationen zur Verfügung stellen kann. 

Kann man OneNote-Notizbücher sichern und wiederherstellen?

Ja das geht, kann aber manchmal ein wenig herausfordern sein, da ein Notizbuch aus mehreren Teilen besteht.

Wie würde eine Integration des Planners in einem Dynamics D365 Projekt aussehen?

Das ist wohl abhängig von der Projektstruktur. Der Planner kann da flexibel daran angepasst werden. Er ist eher einfach gestrickt und in vielen Projekten gut anwendbar. Bei grossen Projekten ist dann wohl ein Tool wie MS Project unabdingbar.

Lässt sich auch das Microsoft-Tool «Schicht» in Teams einbinden?

Die Schicht App ist bereits Teil von Teams und kann links über die drei Punkte eingebunden werden.

Wo verwalten Sie ihre Aufgaben? Es gibt ja verschiedene Möglichkeiten wie Planner, ToDo oder auch die Outlook-Aufgaben.

Ich persönlich verwalte meine Aufgaben möglichst mit dem Planner. Wir haben für jeden Kunden ein eigenes Team und entsprechend einen eigenen Planner. Im Planner Hub hat man dann einen guten Überblick über alle wie die persönlichen Aufgaben. Dies macht eigentlich auch die ganze IOZ so. Als Kundenticket-Tool verwenden wir zusätzlich Dynamics CRM. Die meisten Störungsmeldungen werden per E-Mail gemeldet. Mit Dynamics kann man einfacher E-Mails an einen Kontakt verknüpfen und auch wieder per E-Mail weiterleiten oder zurückmelden. Kurz zusammengefasst, in Projekten arbeiten wir vorwiegend mit dem Planner, im Support vorwiegend mit Dynamics CRM. Mit ToDo habe ich mich persönlich nie ganz anfreunden können. Outlook-Tasks bietet gute Funktionalitäten, sodass man bspw. direkt aus dem OneNote oder eher bekannt aus den E-Mails Aufgaben generieren kann.

Mehr Informationen zum Task Management in Microsoft 365: https://www.ioz.ch/blog/task-management-mit-office-365/

Zu OneNote: Es geht anscheinend das Gerücht um, dass OneNote End-of-Life sei und bald von Microsoft «eingestampft» werde. Persönlich kann ich mir das nicht vorstellen. Haben Sie da mehr Informationen?

Die Notizbuch-App wird standardmässig in der sogenannten UWP Version mit jedem Windows 10 Betriebssystem ausgeliefert. Diese bleibt auch weiterhin und ist die zukünftige App von Microsoft.

Die meisten OneNote-User verwenden jedoch die OneNote 2016 Version, welche mit dem Office-Paket ausgeliefert wird und einiges mehr an Funktionalität bietet. Diese 2016er Version wird jedoch aktuell nicht mehr weiterentwickelt, sodass diese im Office 2019 Paket nicht mehr verfügbar ist. Dies ist jedoch unproblematisch, da für die nächsten fünf Jahre die Funktionalität der 2016er Version gewährleistet ist. Bis dahin will Microsoft die Standard OneNote App soweit vorantreiben, dass sie die 2016er Version ablösen kann.

Viele User fragen immer noch «Wann soll ich SP Team-Sites, wann OneDrive und wann Teams verwenden? » Was antwortet ihr da?

Das kann man leider nicht pauschal beantworten. Hilfreich ist hier sicherlich ein Informationskonzept, in welchem definiert wird, wo welche Informationen abgelegt werden. Wichtig ist dann auch, dass dies möglichst einheitlich für die ganze Firma befolgt wird. Generell kann man jedoch sagen, dass da, wo man zusammen Inhalte erarbeitet, sei es in einem Projekt, einer Abteilung, einer Fachgruppe, … diese wohl eher in Microsoft Teams am richtigen Ort beheimatet sind. Brauchen die Dateien mehr Struktur und sind speziell auch dafür gedacht, dass viele Nutzerinnen und Nutzer Informationen abholen können, dann ist eine SharePoint Team-Site geeigneter. Oft ist aber auch das Entscheidungsmerkmal, dass man im SharePoint die Informationsverteilung bewerkstelligt und deshalb auch die Daten da ablegt, sodass der Benutzer nicht zwischen mehreren Tools switchen muss. Eine gute Faustregel ist, dass zeitlich eher befristete Dateien wie eben in einem Projekt eher ins Teams gehören. Dagegen bspw. die Betriebsdokumentation mit allen fertig gestellten und zeitlich eher unbefristeten Unterlagen aus dem Projekt in die SharePoint Ablage gehören. Da hinter jedem Team von Haus aus eine SharePoint Seite liegt, kann man die beiden Apps auch hervorragend verbinden, was dann auch meine bevorzugte Wahl wäre. OneDrive ist die persönliche Ablage, in welcher meine eigenen Dateien abgelegt und gelegentlich mal mit anderen Personen geteilt werden. Wenn man sehr oft Dateien aus dem OneDrive mit anderen teilt, wäre vermutlich eine gemeinsame Ablage in Teams die bessere Wahl.

Zusammenfassung:

• SharePoint Team- oder Collaboration-Site à strukturierte Ablage und zeitlich eher längerfristig gültigen Dateien wie Qualitätsmanagement QM, Reglemente, Richtlinien, Vorlagen, Abteilungen, etc.
• Teams à  Eher dann, wenn Informationen zusammen erarbeitet werden wie bspw. in Projekten, Gremien, Gruppen, etc., aber auch in Abteilungen. Oft haben Teams ein Start- und Enddatum
• OneDrive à persönliche Ablage

Wie macht man die farbigen Felder in der Aufgabe beim Planner (bspw. «Umsetzung schwierig»)?

Wenn man eine Aufgabe öffnet und in der Aufgabe rechts oben auf die farbigen Felder klickt, kann man darin direkt die Bezeichnungen anpassen. Die Umsetzung ist entsprechend sehr einfach.

Wie intergriert man das OneNote in Micorsoft Teams?

Genau wie den Planner – im entsprechenden Team den gewünschten Kanal (bspw. Allgemein) wählen. Danach in den Tabs rechts oben auf’s «+» klicken, bei Registerkarte hinzufügen OneNote auswählen und ein neues oder bestehendes OneNote einfügen.

Gibt es im Planner eine History der Änderungen – wenn beispielsweise ein Fälligkeitsdatum eines Tasks geändert wurde?

Nein derzeit noch nicht. Ich könnte mir vorstellen, dass Microsoft dies noch liefert, bekannt dazu ist mir jedoch noch nichts. Einzig das Kommentar Feld unten in der Aufgabe hat quasi eine Art Versionierung, da jeder Kommentar mit Autor und Zeitstempel eingetragen wird. Über die Benachrichtigung hätte man ein kleines Controlling, was aber die Frage auch nicht löst.

Gibt es eine Möglichkeit ein E-Mail direkt zu einem Planner-Tasks zu machen?

Nein das ist mir so nicht bekannt, wäre aber eine durchaus nützliche Funktion.

Herr Burtolf! Kann man Confuence mit SharePoint verbinden? So dass ich mir Infos via Hyperlink in Microsoft Teams anzeigen lassen kann?

Erfahrung damit habe ich nicht. Es gibt aber Schnittstellen von Confluence in SharePoint, sodass man die Informationen entsprechend im SharePoint integrieren kann. Einfach Links in SharePoint einbinden funktioniert gut. Beim Klick auf den Confluence Link würde dann wohl in einem neuen Tab die Confluence Anzeige aufgehen. In Teams ginge dies noch ein wenig eleganter, da man ganze https-Seiten als Registerkarte in einem Team oder im organisationsweiten Team einbinden kann.

Ich habe für die Weiterbildung und für das Unternehmen je einen eigenen Teams-Benutzer (mit verschiedenen Mailadressen dahinter). Wie kann ich am einfachsten zwischen den Accounts swichten, ohne dass ich mich andauern ab- und anmelden muss?

Ich persönlich arbeite mit dem neuen Edge oder auch Chromium Edge Browser genannt. Damit kann man rechts oben verschiedene Profile erstellen, in welchen man dann auch mit unterschiedlichen Usern oder auch unterschiedlichen Webseiten sich einwählen kann. Dies funktioniert auch sehr gut mit dem Google Chrome. Alternativ könnte man auch mit verschiedenen Browsern arbeiten. Also bspw. den Firefox für den User1 und den Edge für den User2.

Ich möchte ein Webinar durchführen mit Teams, möchte aber, dass sich die Teilnehmenden gegenseitig nicht sehen und anonym bleiben. Wie kann ich das machen?

Das geht mit normalen Besprechungen in Teams nur bedingt. Sie könnten einen Termin erstellen, dabei nur sich selbst einladen und dann den Teilnahme Link per E-Mail an die Teilnehmer versenden. Die Teilnehmer können dann als Gast über den Internet Browser teilnehmen und bei der Anmeldung ein Pseudonym verwenden. Dazu müssten auch die Einstellungen in Ihrem Admin Center entsprechend frei gegeben sein. Für Ihren Anwendungsfall ist dies keine wirklich gute Lösung. Diese Funktion ist aber ganz praktisch, wenn man mit Leuten über Teams kommunizieren will, welche kein Teams und auch kein Microsoft Login haben.

Vielleicht wäre für Ihren Fall das Teams Liveereignis eine Lösung. Möglicherweise ist dies bei Ihnen nicht oder noch nicht aufgeschaltet. Wenn Sie in Teams à Kalender à rechts oben bei neue Besprechung auf das Drop Down klicken, können Sie da Liveereignis auswählen. Diese neue Funktion kann für alle mit Link öffentlich zugänglich eingestellt werden. Eine Anmeldung ist dann für die Teilnehmenden nicht erforderlich.

Mehr Informationen zu Teams-Live-Events: https://www.ioz.ch/blog/microsoft-teams-live-events/

Ich habe ein Team eingerichtet und in dieses externe Gäste eingeladen. Wenn ich eine Einladung für ein Teams-Meeting versende, sehe ich den Kalendereintrag im Kalender. Der Kalender ist im Teams meiner Gäste aber nicht sichtbar. Was machen wir falsch?

Dann haben die Gäste möglicherweise kein Microsoft 365 Outlook Lizenzen oder verwenden den Exchange nicht in der Wolke. Im normalen Outlook Kalender müssten die Gäste jedoch die Einladung sehen.

Wie können wir den Chatverlauf löschen?

Im Chatverlauf kann man geschriebene Nachrichten bearbeiten oder löschen. Nachrichten anderer Benutzer kann der Besitzer eines Teams ebenfalls löschen, jedoch nur, wenn dies entsprechend im Admin Center frei geschaltet ist. Man findet die Lösch- oder Bearbeiten Funktion rechts von der Nachricht über die drei Punkte.

Die Fragen zum Themenbereich Prozesse

Wie wurde das Qualitäts-Management-System erstellt und in Teams integriert?

Dahinter steckt SharePoint. In SharePoint wurde das ganze QMS mit Pages, Bibliotheksablagen, Workflows (Power Automate), usw. erstellt. Die Hauptseite des QMS wurde dann in Teams via [Registerkarte hinzufügen] [SharePoint App] [QMS Page], eingebunden.

Mir wurde gesagt, Teams sei keine Ablage. QMS ist aber darin und auch andere Dateien. Sind diese nur in Teams oder woanders abgelegt?

Teams ist nebst anderen Funktionen sehr wohl eine Ablage. Technisch steckt hinter Teams SharePoint und damit kann man komfortable Dokumenten-Management Systeme bauen. In unserem QMS-Beispiel sind die QM-Dokumente in SharePoint abgelegt und werden in Teams visualisiert.

QMS: ist es auch möglich, die Prozesse detaillierter darzustellen?

Ja das ist gut möglich.

Wie liesse sich ein internationaler Auftritt mit mehreren Sprachen realisieren und gestalten?

Da müsste ich jetzt etwas mehr Informationen haben. Innerhalb eines Teams hat man vermutlich eine vereinbarte Sprache, sodass die Mehrsprachigkeit weniger ein Thema ist. Für die News- und Informationsverteilung kann man die neuen Mehrsprachigkeitsfunktionen von Microsoft verwenden. Auf der Startseite würde dann der Benutzer nur die Beiträge in seiner Sprache sehen. In den Unterseiten könnte man dies genauso machen. Oft ist es dann eher eine organisatorische Herausforderung.

Mehr Informationen zur Mehrsprachigkeit in SharePoint Online: https://www.ioz.ch/blog/multilingual-publishing-mlp-mehrsprachige-sites-news-und-seiten-in-sharepoint-online-spo/

Gibt es einen Teams-spezifischen Development Path von Microsoft, in welchem man konkret sehen kann, welche Features wann in Teams ausgerollt werden?

Nein das wäre mir nicht bekannt.

Die Fragen zum Themenbereich Wissen

Wie ist die Dokumentensuche technisch realisiert?

Hinter der Dokumentensuche steckt eine SharePoint Page mit den drei Suchwebparts Search Box, Search Filters und Search Navigation von GitHub. Die GitHub Webparts kann man sich auf https://github.com/ herunterladen und auf dem eigenen Tenant aktivieren. Danach erstellt man eine SharePoint Page und fügt die Webparts entsprechend ein. Nach der Konfiguration von Page und Webparts gemäss den firmeneigenen Bedürfnissen kann man diese im Teams über [Registerkarte hinzufügen] [SharePoint App] in einem Team als Tab hinzufügen. In unserem Beispiel hatten wir dazu ein OrgWide Team verwendet, sodass automatisch jeder Mitarbeitende darauf Zugriff hat.

Warum eine eigene Suche bauen und nicht diejenige von Teams oder office.com nutzen?

Weil der Funktionsumfang mit der Microsoft-eigenen Suche momentan noch nicht ausreicht. Die moderne Search ist nur gering konfigurierbar und entsprechend nicht anpassbar auf die Anforderungen der Firma. So kann man bspw. keine Refinements bzw. Filter bauen, um die Suchergebnisse nach frei definierbaren Metadaten einzuschränken. Mit der alten, klassischen Suche war dies noch möglich, mit der neuen, modernen Suche noch nicht. Microsoft hat hier jedoch Besserung angekündigt. Zwischenzeitlich helfen uns die GitHub Webparts.

Werden in dieser Suche auch Planner Tasks durchsucht? Gibt es eine Möglichkeit, nach Planner Inhalten zu suchen oder im Planner nach Fälligkeits-Datum von – bis zu filtern?

Nein hier in der Suche wird nicht nach Planner Tasks gesucht, jedoch hat man den besten Überblick via Planner Hub. Im Planner selbst hat man rechts oben die Ansicht «Gruppieren nach Fälligkeitsdatum», was einen recht guten Überblick verschafft.

Ist die gezeigte (Volltext-)Suche eine Eigenentwicklung von IOZ?

Nein, wir verwenden hier GitHub Webparts angepasst auf unsere Bedürfnisse.

Kann eine Dokumentsuche mit SharePoint erweitert werden? Unsere Dokumente befinden sich alle auf SharePoint und nicht in Teams.

Ja das ist problemlos möglich. In der Dokumentensuche kann definiert werden, wo gesucht werden soll. Also Beispielsweise nur in den Teams, nur im SharePoint oder an beiden Orten über alle Ablagen.

Geht die Suche nur über meine berechtigten Teams oder sucht sie auch auf SharePoint Seiten, welche nicht im Teams integriert sind?

Die Suchfunktionen sind immer berechtigungsgesteuert. Ich sehe entsprechend nur die Inhalte, auf welche ich auch berechtigt bin. Ob nur in Teams oder/und auch im SharePoint gesucht werden soll, kann man in der Suchabfrage einstellen.

Grundsätzlich ist es ja nur eine Search-Funktion, die auf die SharePoint Adresse zurückgreift. Richtig?

Ja das ist richtig

Was ist der Unterschied zwischen der Suche über die Registrkarte (bspw. Dokumentensuche) und der Suche bei «Suchen oder Befehl eingeben»?

Bei der Suche über «Suchen oder Befehl eingeben» wird die Standard Suche von Microsoft verwendet. Bei der gezeigten Suche haben wir diese mit GitHub Webparts erweitert, sodass die Suche mehr Funktionalität und vor allem gute Filtermöglichkeiten bietet. Mit der Standard Suche ist dies derzeit nur bedingt möglich, ist jedoch von Microsoft angekündigt.

Wie integriere ich News Search mit Bordmitteln?

Die Newssearch mit Boardmitteln ist bereits im Standard integriert. Wenn man oben in der Suchbox nach einer News sucht, gelangt man zuerst auf «Alle» Suchergebnisse. Diese Suchergebnisse kann man dann oben nach Neuigkeiten eingrenzen.

Müsste für Sharepoint/Teams Unternehmensweit definiert werden, wie man Dateien korrekt speichert? Dateiname, Ordnerstruktur, etc.

Ja das kann Sinn machen, dass man definiert, wo Dateien abgelegt werden, wie diese benannt werden sollen, wie man mit Versionen umgeht, usw. In einem QMS ist es vermutlich zwingend notwendig, in einem Arbeitsraum darf es auch flexibler sein.

Wird SharePoint nur noch als Backgroundsystem (Dokumentenablage) für Teams verwendet? So, wie es aussieht, braucht es fast keine Frontend für SharePoint mehr…

Ja das wäre ein mögliches Konzept. In der Praxis trifft man es eher selten an, wäre aber durchaus denkbar, dass SharePoint quasi nur noch als Background und Dokumentenablage System verwendet wird. Als Frontapplikation Teams, dahinter steckt Groups mit Outlook, Planner, Kalender usw. sowie eben SharePoint für die Datenhaltung inkl. OneDrive, etc.

Kann ich eine Lesebestätigung von wichtigen Dokumenten oder Informationen erhalten? So dass ich auswerten kann, wer es gelesen hat und auch gleich sehe, wer noch nicht?

Nein in dieser Form nicht oder noch nicht. Aktuell wird die Funktion ausgerollt, dass ich sehe, wenn meine Nachricht gelesen wurde. Da müsste man dann später auch sehen, wer die Nachricht gelesen hat. Bei mir ist diese erweiterte Funktion noch nicht verfügbar, ist aber für die nächsten Monate angekündigt. Dass man auch gleichsieht, wer die Nachricht noch nicht gelesen hat, ist meines Wissens aktuell noch nicht auf der Roadmap von Microsoft.  

News und QMS mit Suche sind ja typische Intranet-Inhalte. Haben Sie noch ein Intranet?

Ja wir haben noch ein Intranet. Das gezeigte Beispiel ist eine Möglichkeit, wie man ein Intranet ins Teams integrieren könnte. Unabhängig davon könnte man auch die gezeigten Funktionen in einem normalen Intranet oder als SharePoint betreiben.

Wo liegt der Unterschied zwischen Teams und Sharepoint?

Hinter Teams steckt kurz gesagt SharePoint und Groups. SharePoint ist eher für die Datenablage, Groups eher für die E-Mail, Kalender und Planner Funktionalitäten. Darüber hat man dann quasi Teams gelegt und mit weiteren Funktionalitäten bzw. zusätzlichen Apps ergänzt.

Wann erzeugt man ein neues Team, wann macht ein Tab mehr Sinn? Gibt es Tipps oder Regeln für die Strukturierung?

Das ist Themen-, Personenkreis- und Berechtigungs-abhängig. Bei einem neuen Thema wird oft ein neues Team erstellt. Vor allem auch dann, wenn andere Personen mitwirken oder die Inhalte berechtigungstechnisch getrennt werden müssen.

Als Beispiel bei uns haben wir für jeden Kunden ein Team angelegt. Für jedes Projekt, welches wir mit dem Kunden durchführen, erstellen wir im selben Team einen Kanal.

Bei der Strukturierung machen Namenskonventionen Sinn, sodass bspw. Teams für Projekte mit einem P oder Fachgruppen mit FG voranstehend benannt werden.

Wie wurde das Telefonbuch erstellt?

Das Telefonbuch wurde mit einer PowerApp erstellt. Wir haben die Lösung People Picker getauft.

Mehr Informationen zum People Picker von IOZ: www.mspowerapps.ch

Die Telefonapp habt ihr selber entwickelt? Wie viel Zeit hat dies in Anspruch genommen? War es aufwändig?

Ja die Telefonapp haben wir selber mit PowerApps entwickelt. Oft kann es noch ein wenig herausfordernd sein, die Informationen bspw. aus dem AD anzuzapfen. Wie viel Zeit wir dafür aufgewendet haben kann ich nicht sagen, hält sich aber sicher im Rahmen. Der Teufel liegt meist im Detail.

Wie schnell ist eine Telefonbuch Suche realisiert?

Das kann schnell umgesetzt werden, ist aber abhängig von den Quelldaten, wahrscheinlich aus Ihrem AD.

Kann Teams mit einem Sharepointserver on premise einbinden?

Nein Teams gibt es nur in der Wolke. Es gäbe aber sicherlich Hybrid-Szenarien, mit denen man Teile, insbesondere die Suchindexen miteinander verbindet. Auch Verlinkungen auf den lokalen on premise wären möglich. Aber Teams selber und die Datenhaltung davon wäre in der Wolke.

Können die Chat-Nachrichten gelöscht werden?

Ja die eigens geschriebenen Chat-Nachrichten kann man löschen oder bearbeiten, ausser es ist von der Organisation über die Einstellungen im Admin Center eingeschränkt.

Können Kanäle archiviert werden?

Kanäle nicht, jedoch ein komplettes Team kann via Teams Admin Center archiviert werden.

Kann Microsoft ToDo in Teams eingebunden werden?

Nicht so richtig. Man könnte über die Tabs [Registerkarte hinzufügen] [Webseite], den Link der Todo einbinden.

Können die Aufgaben aus dem Planner in die Aufgaben von Outlook integriert/synchronisiert werden (automatisch)?

Die Planner Tasks kann man direkt in den Outlook Kalender, jedoch nicht in die Outlook Aufgaben integrieren. Eine Lösungsansatz wäre, die Planner Tasks mittels PowerAutomate (ehemals Flow) in die Outlook Aufgaben Liste zu übernehmen.

Wie ist es möglich, externe User in einem Team einzubinden, ohne Sie in der AD zu erfassen?

Ja das ist möglich. Dazu muss Ihr Microsoft 365 bzw. die Einstellungen Ihres Teams entsprechend freigegeben sein. Danach können Sie jede beliebige E-Mail-Adresse, egal ob bluewin, gmx, gmail oder irgendeine Firmen-E-Mail auf Ihr Projekt bzw. Ihr Team berechtigen.

Was ist Eure Empfehlung bezüglich Renaming von Teams und Channels?

Falls möglich, also bspw. bei einem neuen Team, ist es besser, das Teams zu löschen und neu zu erstellen. Falls dies nicht mehr möglich ist, kann man mittlerweile nicht nur den Namen, sondern auch die URL im Admincenter anpassen. Kanäle sollte man, wenn immer möglich nicht umbenennen. Das Unschöne daran ist, dass sich beim Renamen des Kanals der Ablageort nicht angepasst wird.

Welche App ist hinter dem News-Tab?

Dahinter steckt eine SharePoint Page mit der App «News» und dem Layout «Liste»

Warum kann ich Who is Who nicht als App zu einem Kanal hinzufügen?

Das ist wie auch viele andere Apps so als Registerkarte in einem Kanal von Microsoft nicht vorgesehen.

Wieso kann man in privaten Channels keinen Planner integrieren? Wird dies bald möglich sein?

Planner, Stream und Forms sind derzeit in privaten Kanälen noch nicht möglich. Die letzte Meldung Mitte Mai dazu von Microsoft ist, dass man daran arbeitet und diese Funktionalität kommen werde. Aktuell kann man dies umgehen, indem man zwei Teams erstellt und so die Berechtigungsabgrenzung hinbekommt.

Kann ich einem Benutzer den Zugang nur in einen Channel geben und nicht zum ganzen Team?

Nein, das geht nicht.

Wir haben Teams eingeführt. Leider funktioniert die Funktion «Meeting recording» nicht. Gemäss Microsoft ist es so, dass die Aufzeichnungsfunktion zurzeit nicht verfügbar ist, da unsere Datenhaltung in der Schweiz ist. Wissen Sie etwas, wann diese Funktionalität freigeschaltet wird?

Nein das ist mir nicht bekannt. Man könnte vermutlich Stream nutzen, aber dann würden die Daten nicht in der Schweiz gespeichert.

Welches sind die Voraussetzungen, um eine Person als Gast in ein Team einzubinden zu können?

Der Gast braucht irgendeine E-Mail-Adresse und Ihr Teams bzw. Ihr Microsoft 365 muss entsprechend berechtigt sein.