AIIM Conference 2017: Was beschäftigt die Information Management Community aktuell?

An der diesjährigen AIIM Konferenz traf sich in Orlando (Florida) ein 600-köpfiges Teilnehmerfeld zusammengesetzt aus Business-Verantwortlichen, Meinungsführern, Experten, Beratern und Lieferanten. Über die Konferenz durfte ich bereits für die Netzwoche berichten, meinen Artikel mit dem Fokus auf den Keynotes der Konferenz finden Sie hier.

AIIM Conference 2017: Was bedeutet AIIM?

• AIIM (Association for Information and Image Management) ist eine non-profit Membership Organisation, welche sich seit der Gründung im Jahr 1943 mit Themen rund um Informationsmanagement auseinandersetzt und mittlerweile mehr als 150‘000 Mitglieder zählt.
• AIIM orientiert sich am Schnittpunkt zwischen Menschen, Prozessen und Informationen. AIIM hat sich zum Ziel gesetzt Unternehmen dabei zu helfen, Informationen in Organisationen wirkungsvoll und optimiert zu organisieren.
• AIIM führt regelmässig Marktforschungen durch, veröffentlicht verschiedenste Papers, bietet Expertenrat und Weiterbildungsangebote an. Durch die langjährige globale Tätigkeit wirkt AIIM sehr prägend im Information Management Umfeld. AIIM identifiziert so massgeblich neue Trends und definiert dementsprechende Begriffe mit. So hat AIIM beispielsweise den Begriff ECM (Enterprise Content Management) ins Leben gerufen.
• Zudem führt die Organisation diverse Events wie beispielsweise die jährliche AIIM Conference oder aber auch diverse kleinere lokale Events oder Webinare durch.
• Im Gegensatz zu vielen anderen Konferenzen präsentiert sich die AIIM Conference grundsätzlich als produkt- resp. herstellerneutral und zeigt somit ein sehr unverfälschtes Bild der aktuellsten Trends und Aktivitäten im Information Management.

Die AIIM Conference im März 2017 in Orlando bot den Teilnehmern intensive Austauschmöglichkeiten zu aktuellem Wissen, Erfahrungen und Trends in der Information Management Welt. Dabei gab es neben diversen Präsentationen auch 3 Podiumsdiskussionen zu «Project Success Factors», in welchen verschiedene Hersteller von verschiedenen Lösungen (wie zum Beispiel Microsoft, IBM, OpenText oder Box) teilnahmen und teilweise recht kontroverse Diskussionen über Change Management, Cross Vendor Solutions (also Lösungen mit Beteiligung von Produkten verschiedener Hersteller – siehe auch Content Services), Management Commitment und Extensibility geführt hatten.

Zudem fanden duzende sogenannte Round-Table-Diskussionen statt, an welchen die Teilnehmer die Möglichkeit erhielten, ihre eigenen Erfahrungen und Fragen zu bestimmten Themen in einer moderierten Diskussionsrunde selbst einzubringen.

Die Bedürfnisse vom Business setzen sich durch

Schon von Beginn weg war klar, dass der Schwerpunkt der Themen auf Veränderungen lag. Eingangs präsentierte John Mancini (Chef Evangelist von AIIM) sehr anschaulich, wie sich die Information Management Welt auf den Ebenen von Menschen, Prozessen und Technologien in den letzten 20 Jahren verändert hatte.

Diverse weitere Referate thematisierten zudem, mit welchen Methoden wir diesen Veränderungen heute begegnen können – technologisch, wie auch organisatorisch und methodisch.

Diese Themen und Trends erklären meiner Meinung nach sehr gut, weshalb Microsoft auf die aktuelle Produktstrategie mit den vielen einfachen End/Power-User orientierten Tools setzt. OneDrive, Teams, PowerApps und Flow passen da perfekt ins aktuelle Bild.

Etwas schwieriger wurde es dann, sobald Antworten auf die organisatorischen und methodischen Herausforderungen gesucht wurden.

Besonders interessant fand ich die Aussage «die nächste Stufe von ECM ist BPM» während einer Podiumsdiskussion. Damit wollte wohl eine ähnliche Aussage gemacht werden, wie der bereits für viel Aufregung sorgende Blog Post von Gartner mit dem Titel «The Death of ECM and Birth of Content Services». Content Service ist wohl ein Begriff, den man künftig öfters hören wird. Gemeint ist damit “ein strategisches Konzept, das die drei Aspekte Content Service Application, Platforms und Components abdeckt» (Zitat aus dem Blogbeitrag von Gartner). Was genau damit gemeint ist wird im Webinar von Gartner erklärt.
Kurz gesagt: Über die Jahre hat sich herausgestellt, dass zentralisierte ECM-Plattformen nicht den erwarteten Erfolg gebracht haben. Besonders schwerwiegend hat sich die fehlende Benutzerakzeptanz ausgewirkt.

Da in der Realität der «Content» (Inhalt: also Informationen in Form von Dokumenten, Listen, Tabellen, usw.) meist oft über viele Systeme gestreut ist, muss eine Strategie angewendet werden, mit welcher systemübergreifende Lösungen schnell, einfach und kostengünstig realisiert werden können. Letztendlich werden diese Lösungen immer aus der Perspektive von einzelnen Anwendungsfällen respektive von Geschäftsprozessen im Ganzen betrachtet. Es braucht also sehr agile Formen von BPM, damit all diesen Ansprüchen gerecht werden kann.

Sicherheit, Richtlinien & Gesetze

Eine grosse Erwartungshaltung war auch von den für die Einhaltung von Sicherheit, Richtlinien und Gesetzen verantwortlichen Stellen zu spüren. Immer wieder wurden Fragen gestellt, wie man denn diese neue Toolflut und die damit generierten Informationen in den Griff bekommen kann.

Antworten dazu wurden in verschiedenen Referaten und Diskussionsrunden geliefert. Im Fokus standen dabei vor allem die Themen Analytics und künstliche Intelligenz. Neue technische Möglichkeiten sollen dabei helfen, Daten automatisch zu klassifizieren oder die relevanten Informationen zu entdecken.

Methodik & Strategie

Zudem gab es eine weitere Gruppe von Interessenten, welche sich intensiv über die Methoden zu einer erfolgsversprechenden Einführung dieser Tools resp. die Realisierung von finalen Lösungen austauschten und informierten.

Sessionübergreifend wurden eigentlich fast immer Empfehlungen zur Anwendung von möglichst einfachen agilen Methoden gemacht. Nachfolgend habe ich eine kleine Auflistung von konkret genannten Ansätzen zusammengestellt:

• Lean Management und KAIZEN: sehr stark auf Kunden, Ergebnisse, Effizienz und Verbesserung getrimmte Vorgehensmethodik
• Holacracy: eine sehr agile Organisationsform
• Extensibility: in kleinen Schritten planen und auf Erweiterbarkeit achten
• Cross Vendor Solutions: Diese sollen dabei helfen, die vielen trendigen Tools am Ende wieder in einem durchgängigen Business Prozess zu integrieren. Hierzu bieten die Hersteller bereits diverse business- oder powerusertaugliche Tools für eine einfache Integration: z.B. PowerApps, Flow, LogicApps, Nintex Platform
• Content Services Strategie: einzelne Business Services oder «Single Purpose Solutions» anstelle von globalen Lösungen planen

Neben den Methoden zur Lösungskonzeption und Implementation wurden auch die kulturellen Veränderungen heiss diskutiert.

Erfrischend abwechslungsreich fand ich die Keynote von Dan Lyons (Autor der New York Times) welcher in seiner Keynote «Disrupted: My Misadventure in the Startup Bubble» schonungslos über seine eigenen, teils recht ernüchternden Erfahrungen im Umfeld von Startup-Unternehmen berichtete. Die oft gehypten «agilen» Kulturen sind aus seiner Sicht meist ein Ergebnis von knallharter Diktatur, welche keineswegs einfach so entstehen.

Fazit

An der Konferenz wurde in erster Linie thematisiert, was das Business aktuell beschäftigt und welche Antworten darauf gegeben werden können. Und nicht, was die Hersteller gerade auf den Markt gebracht haben. Das fand ich nach einigen Besuchen von technologie- und anbietergetriebenen Konferenzen sehr bereichernd.
Insgesamt spürt man, dass der Druck in den meisten Unternehmen auf höchste Effizienz getrimmt zu sein, immer grösser wird. Allerdings ist der Grat zwischen Effizienzsteigerung dank Einsatz von neuen agilen Methoden und einfachen Tools, sowie dem Verfehlen dieses Ziels sehr schmal. Dies vor allem dann, wenn die Methoden falsch verstanden werden oder die Tools ohne Konzept zum Einsatz gelangen.