Sind Sie auf der Suche nach Stabilität? Sind Sie es leid, dauernd Updates installieren zu müssen? Ärgern Sie sich darüber, dass Ihr Lieblingstool in einem neuen Gewand erscheint? Falls Sie diese Fragen mit ja beantworten können, dann habe ich drei konkrete Tipps für Sie, wie Sie Fortschritt verhindern können.
Ich gestehe offen und ehrlich ein, dass ich ein Fan von disruptivem Change-Management bin: Alles auf einen Schlag ändern. Keinen Stein auf dem anderen lassen. Alte Zöpfe abschneiden. Neustarten durch Stecker ziehen. Auf Migrationen pfeifen und «Legacy Applikationen» ohne ein Backup abschalten. So ticke ich, so ist mir die Welt am liebsten. Ich blicke auf zwei äusserst veränderungsreiche Jahre zurück. Die Karten wurden in ganz vielen Bereichen neu gemischt. Entsprechend lässt mich nichts stärker erschaudern, als wenn sich Organisationen den «alten» Zustand zurückwünschen.
E-Mail – das asynchrone Kommunikationsmittel
In einer idealen Welt laufen alle Geschäftsprozesse synchronisiert zueinander ab. Alle Teilschritte kommunizieren miteinander und stimmen die Arbeitslast untereinander ab. Am Beispiel einer Fabrik heisst das, dass die langsamsten Arbeitsschritte am Anfang der Wertschöpfungskette platziert werden. So staut sich zum Ende des Produktionsprozesses hin keine Arbeit (Lager) auf. Übertragen auf die Büroarbeit müssen alle am Wertschöpfungsprozess beteiligten Stellen regelmässig miteinander kommunizieren und so die Weitergabe eines Arbeitspaketes zur nächsten «Station» abstimmen. Seit zwei Jahren macht man dies mit täglichen Kurzmeetings via Microsoft Teams, sogenannten «Dailys». Da sich die produzierenden Stellen nicht mehr physisch im Büro treffen, vereinbart man ein Zeitfenster von täglich 15-30 Minuten und tauscht sich dabei zur aktuellen Arbeitslast und den anstehenden Arbeiten aus. Man arbeitet synchron.
Um eine maximale Entschleunigung dieser «Hand in Hand» arbeitenden Arbeitsweise zu erreichen, eignen sich E-Mails als asynchrones Kommunikationsmittel hervorragend. Am besten schreibt und beantwortet man E-Mails frühmorgens, spätabends, an Wochenenden oder Feiertagen. Ich wünsche Ihnen, dass Sie sich darauf verlassen können, keine postwendende Antwort zu erhalten. Dies würde bedeuten, dass jemand anders ebenfalls die asynchrone Arbeitsweise praktiziert und man ja quasi wieder synchron arbeitet. Verhindern lässt sich dieser Umstand übrigens mit möglichst langen E-Mails, welche in Abschnitte unterteilt sind, mehrere Anliegen enthalten und viel Interpretationsspielraum zulassen, sodass die Beantwortung im Konjunktiv 1 und 2 die notwendige Ungenauigkeit und Unverbindlichkeit garantieren. Die Konversation kann als beendet betrachtet werden, sobald auf den Imperativ umgeschwenkt wird.
In der vierten Folge des IOZ-Podcasts «Sir Share-a-lot» befragt mich Podcast-Host Reto Stadelmann, wie mir die Halbierung der Anzahl eingehender E-Mails gelungen ist. Jetzt reinhören: https://open.spotify.com/episode/2MdgtaX2i5j4s6Byr8aWw2?si=52714ff557794366
Excel – Der Tool-Dinosaurier, welcher die Bevölkerung des Mars noch miterleben wird
Quasi über Nacht wurden für ein modernes Taskmanagement (persönlich, im Team oder teamübergreifend) Microsoft To-Do respektive Planner eingeführt. Wer anspruchsvollere Anforderungen hat, nutzt die Technologien Power Apps sowie Power Automate (zu diesem Thema habe ich mit meinem Kollegen Thomas Widmer ein ganzes E-Book verfasst: modernes Taskmanagement). Die Vorteile liegen auf der Hand: Checklisten (einmalig oder wiederkehrend), Arbeitsanweisungen sowie periodische Prüfungen lassen sich transparent verwalten. (Ferien-)Abwesenheiten sind sichergestellt und es lässt sich via Mobilgeräte von überall darauf zugreifen. «Flaschenhälse» lassen sich auf einen Blick feststellen. Aufgaben können zentral zusammengezogen werden. Die Wichtigkeit von Microsoft Teams als zentraler Dreh- und Angelpunkt meines digitalen Arbeitsplatzes wird nochmals fett unterstrichen.
Wer allerdings den Kontrollverlust scheut, nutzt weiterhin Excel. Mehrere Versionen einer Datei wahren die zentrale Informationshoheit. Wie sonst sollen nur gewisse Daten mit gewissen Abteilungen geteilt werden? Arbeiten mehrere Personen an einem Auftrag, limitiert der File-Server den Zugriff auf die Datei, sodass maximal ein User diese geöffnet halten kann. Im Umkehrschluss lässt sich ohne Versionierung verhindern, die Fehlermeldung bezüglich Zirkelbezug auf eine Person zurückzuführen. Ganz schön praktisch!
Ausdrucke – Die Subventionswährung der Füllfederindustrie
An eine E-Signatur-Lösung stelle ich vier Anforderungen:
- Konformität mit ZertES
- Verarbeitung und Speicherung der Daten in Schweizer Datenzentren
- Unterstützung von QES (qualifizierte elektronische Signatur)
- Einfache Integration in SharePoint Online
Skribble deckt diese vier Anforderungen zu einem erschwinglichen Preis ab. Skribble ist für mich zweifellos DIE Entdeckung der letzten zwei Jahre. (Danke Dani Thalmann an dieser Stelle, dass du mich auf den Dienst aufmerksam gemacht hast!)
Auch hier besteht die Möglichkeit, Veränderung abzulehnen. Nichts ist einfacher, als etwas auszudrucken und von Hand unterschreiben zu lassen. Das Beste daran ist, dass es so oder so rechtsgültig sein wird. Ich muss mir keine Gedanken bezüglich Formvorschriften und der damit verbundenen Wahl des Signaturstandards (EES, FES, QES) machen. Die Archivierung funktioniert auch bei Stromausfall und schliesslich kostet mich meine eigene Unterschrift nichts. Abgesehen davon gibt es mittlerweile so viele Anbieter von E-Signatur-Lösungen, dass nur schon die Evaluation des «richtigen» Anbieters tagelang dauern kann.
Schauen Sie sich das Video-Fachreferat zur elektronischen Signatur von Skribble, wie auch das Follow-up Interview mit Senior Account Executive Katina Strimer.
Fazit
Sie haben es bemerkt? Zwischen den Zeilen gelesen? Wie ich mit spitzer Zunge den Zeitgeist geissele? Nein? Dann fasse ich das wichtigste nochmals zusammen:
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