Antrags- und Freigabeprozesse digitalisieren (Power Platform Praxisbeispiel)

In diesem Blog wird aufgezeigt, wie man Antrags- und Freigabeprozesse vollständig digitalisieren (und in Teams einbinden) kann. Nie mehr Antragsformulare ausdrucken, ausfüllen, einscannen und per Mail versenden. Vorbei sind die Zeiten des Werweisens, wo der eigene Antrag wohl gerade steckt.

Prozesse wie zu Napoleons Zeiten

Handhaben Sie ihre Antrags- und Freigabeprozesse noch wie zu Napoleons Zeiten?

• Ein Antragssteller/in druckt das Formular auf Papier aus
• Es wird von Hand ausgefüllt
• Das Formular wird wieder eingescannt und per Mail weitergeleitet
• Die erste Genehmigungsstelle druckt es wieder aus und unterschreibt es
• Zurück auf das Scanner-Glas und dann über die klapperigen Knöpfe am Drucker die Mailadresse des nächsten Empfängers heraussuchen
• Mit einer kryptischen Bezeichnung in der E-Mail Betreff-Zeile weiter an die nächste Stelle
• etc…

Genau wie Napoleon und seine Heerscharen damals, begeben sich Antragsformulare noch heute in vielen Unternehmen auf eine lange, abenteuerliche und gefährliche Reise durch die ganze Organisation.

Sind wir mal ehrlich: Es ist doch einfach lästig!

Das darf und soll gesagt werden: Der Prozess ist langwierig und lästig. Er ist überhaupt nicht mehr zeitgemäss und ineffizient. Und das gleich aus mehreren Gründen:

• Intransparenz: Antragsstellende wissen nie, wo ihr Antrag gerade ist und welchen Status er hat
• Inkonsequenz: Ständige Medienbrüche (Drucken, Scannen, Drucken, Scannen…)
• Qualitätsverlust: Stetig abnehmende visuelle Qualität aufgrund der Medienbrüche und der manuellen, physischen Handhabung
• Zeit- und Ressourcenintensität: Im Falle von Änderungen und Korrekturen wird von Hand gekritzelt oder alles neu gemacht
• Fehleranfälligkeit und fehlende Nachvollziehbarkeit: Was wurde wann von wem falsch ausgefüllt, falsch weitergeleitet, etc?
• Keine datenbasierten Insights: Aus dem Prozess lassen sich keine Meta- und Telemetriedaten erhaben, welche Auskunft über die Wirksamkeit des Prozesses und Hinweise auf Verbesserungen geben. Oder

Nachfolgend zeigen wir Ihnen auf, wie sich dieser Prozess digital abbilden lässt. Anträge können elektronisch erfasst werden, sie durchlaufen die definierten Genehmigungsinstanzen automatisiert, der Status lässt sich lückenlos nachverfolgen und der Prozess ist nahtlos in die Intranet- und digitale Arbeitsplatzumgebung von Microsoft 365 integriert.

Das Hin- und herlaufen zwischen Arbeitsplatz und Drucker entfällt, Sie müssen nie mehr Mailadressen auf dem kleinen, vergilbten Screen des Multifunktions-Printers heraussuchen und auch die Zeiten des Werweisens, wo der Antrag wohl liegt und ob er schon bewilligt ist oder nicht, sind vorbei!

Prozessdigitalisierung mit Power Apps, Power Automate und SharePoint

Die in diesem Blog beschriebene Lösung basiert auf SharePoint, Microsoft Power Automate und Microsoft Power Apps. Die Daten werden auf einer SharePoint Liste gespeichert. Das Papierformular wird mit Power Apps digitalisiert und im Hintergrund wir mit Power Automate der Antrag an die korrekten Instanzen weitergeleitet.

Wie bereits angesprochen, wird das Formular mithilfe von Power Apps digitalisiert (Abbildung 1). Die Felder werden von einer SharePoint Liste angezogen und visualisiert. Es können Pflichtfelder und Standardwerte definiert werden. Im oberen Bereich befindet sich die Navigation, welche die Antragstellenden durch das Formular führt. Das Formular wird automatisch auf der die SharePoint Liste gespeichert. Weiter besteht die Möglichkeit, Dokumente hochzuladen.

Berechnungen können automatisch nach der Eingabe ausgeführt werden. Dies führt zur Reduktion von Fehlern. Weiter kann mit Farben gearbeitet werden. Beispielsweise wenn der budgetierte Betrag kleiner ist als das Total, kann das «Total» rot eingefärbt werden.

Die User werden über die Navigation im oberen Bereich durch das Formular geführt. Sobald alle Felder ausgefüllt wurden, gelangt er oder sie am Schluss zur Genehmigungsseite. Hier können die antragstellenden Personen aus einer vordefinieren Liste Personen pro Stufe auswählen. Sobald man auf den Button «Start Genehmigung» klickt, werden alle Felder gesperrt und der Genehmigungsworkflow wurde gestartet.

Sobald der Prozess gestartet ist, wird der ersten Person via Teams Benachrichtigung oder E-Mail eine Nachricht mit der Aufforderung zum Genehmigen des Antrages versendet:

Über den Link gelangt man direkt zum richtigen Auftrag in der App und kann sich den Antrag ansehen. Die Buttons für das Genehmigen, Ablehnen oder Abbrechen sind nur aktiv, wenn der angemeldete User dem User der aktuellen Instanz entspricht. Im Beispiel auf der nachfolgenden Abbildung wäre das der CEO. So ist gewährleistet, dass nur die ausgewählten Personen genehmigen können. Zusätzlich werden auf einem versteckten Feld alle Aktionen im App mit Kommentar, Person und Zeit dokumentiert. Die Nachverfolgbarkeit ist somit jederzeit gewährleistet.

In diesem Case kann die aktuelle Genehmigungsinstanz die nächste Instanz ändern, das ist von Vorteil, wenn Person z.B. in den Ferien sind.

Der Genehmiger oder die Genehmigerin kann jederzeit auf der App die Anträge betrachten und den Status einsehen. Wenn ein Antrag abgelehnt wurde, werden die Felder wieder freigeschalten und die Antragsteller können den Antrag überarbeiten und den Prozess wieder neu starten. Wird der Button «Abbrechen» ausgewählt, ist der Antrag definitiv abgelehnt.

Aufbau des Workflows

Der Flow wird über einen Status gesteuert, das heisst sobald der Prozess gestartet oder eine Genehmigung erfolgt wird der Status aktualisiert und der Flow startet. Über den Flow werden die Benachrichtigungen versendet und Updates am Element vorgenommen.

Möglichkeiten und Erweiterungen des Prozesses

Der hier vorgestellte Prozess ist bei mehreren Unternehmen im Einsatz. Die Power Platform in Kombination mit SharePoint lässt es zu, dass der Ablauf an die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen angespasst werden kann. Einige Beispiele für Anpassungen können sein:

• Nach Abschluss des Prozesses ein Dokument mit allen relevanten Daten erstellen und in einer SharePoint Bibliothek archivieren
• Benachrichtigungen über Microsoft Teams
• Es besteht auch die Möglichkeit dynamische Genehmigungsprozesse mit unterschiedlichen Genehmigungsstufen zu bauen.
• Mehrere Personen hinterlegen

Fazit: Mit Power Apps, Power Automate und SharePoint lassen sich individuelle Lösungen für das Digitalisieren von Formularen und Genehmigungen erstellen, welche Napoleon Freudentränen beschert hätten.