Anwendungsfälle mit Power Platform: Dataverse, Model Driven Apps, Custom Pages und Power Automate | Productivity News vom 01.10.2024

In vielen Unternehmen fallen tagtäglich wiederkehrende Prozesse an, die eine Vielzahl an manuellen Schritten und Abstimmungen erfordern. Besonders stark betroffen sind dabei Prozesse wie der Eintritt von neuen Mitarbeitenden, der Austritt von Mitarbeitenden, die Bestellung von IT-Hardware und die Vergabe von Berechtigungen für verschiedene IT-Systeme. Diese Prozesse beinhalten häufig mehrere Genehmigungsstufen, verschiedene Abteilungen und eine zentrale Dokumentation.

Wir stellen in diesem Blogbeitrag einen Lösungsvorschlag für diese Herausforderungen vor. Im Vorschlag setzen wir auf Dataverse, modellgesteuerte Apps, Custom Pages sowie Power Automate. So können wir die Prozesse nahtlos und automatisiert in ein übersichtliches System integrieren.

Das Ziel ist es, unterschiedliche Standardprozesse mit den gleichen technischen Lösungen umzusetzen. Dazu müssen so weit wie möglich wiederverwendbare Komponenten geschaffen werden, damit man schnell und einfach weitere Standardprozesse implementieren kann. Man kann sich das vielleicht so vorstellen wie bei SpaceX: Da werden Raketen ins All geschossen, die dann wieder landen und erneut verwendet werden können! 🚀

Verwendete Tools der Microsoft Power Platform

Bei uns soll es in diesem Beitrag nicht gleich um Raketenwissenschaft gehen, jedoch besteht auch unsere „Rakete“ aus leistungsfähigen und unterschiedlichen Komponenten der Power Platform.

Um die beschriebenen Geschäftsprozesse effizient und automatisiert abzubilden, setzen wir verschiedene Tools der Microsoft Power Platform ein. Jedes dieser Tools spielt eine wichtige Rolle im Gesamtprozess und ergänzt sich optimal mit den anderen.

• Dataverse: Als zentrale Datenbank fungiert Dataverse als Herzstück der Lösung. Hier werden alle relevanten Daten zu Mitarbeitenden, Genehmigungen und Aufträgen gespeichert. Dataverse bietet eine sichere und strukturierte Umgebung für die Verwaltung und den Zugriff auf Daten.
• Model Driven Apps: Modellgesteuerte Apps ermöglichen eine strukturierte Benutzeroberfläche für die Verwaltung der Aufträge. Diese Apps sind besonders für komplexe Geschäftsprozesse geeignet, da sie es ermöglichen, verschiedene Abteilungen und Rollen in einer zentralen Anwendung zusammenzuführen.
• Custom Pages: Um eine benutzerdefinierte Oberfläche zu schaffen, kommen Custom Pages zum Einsatz. Diese ermöglichen eine individuelle Gestaltung bestimmter Prozessschritte, sodass die Benutzerführung an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden kann.
• Power Automate: Mit Power Automate werden wiederkehrende Aufgaben automatisiert. Genehmigungsprozesse, Benachrichtigungen und Datenübertragungen zwischen verschiedenen Systemen laufen hierüber automatisch ab, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt.

Die Kombination dieser Tools schafft eine leistungsstarke und flexible Plattform. Diese ist in der Lage, unterschiedlichste Geschäftsprozesse nahtlos zu integrieren und zu optimieren.

Eintritt von neuen Mitarbeitenden

Beim Eintritt eines neuen Mitarbeitenden beginnt der Prozess mit einer Custom Page. Die Custom Page wird aufgrund der flexiblen Darstellungsmöglichkeiten gewählt. Konkret wird ein Formular ausgefüllt und die Informationen werden in Dataverse gespeichert und stehen für weitere Schritte zur Verfügung. Veränderungen an den Daten können über den Überwachungsverlauf jederzeit nachvollzogen werden.

Nun kommt Power Automate zum Einsatz: Ein Flow wird ausgelöst, der automatisch eine Genehmigungsanfrage an die zuständigen Genehmiger sendet. Nachdem der Antrag genehmigt wurde, wird ein weiterer Flow gestartet. Dieser sendet eine Anfrage an den Umsetzer. Alle Informationen werden in der modellgesteuerten App zentral verwaltet, sodass der gesamte Prozess transparent und entsprechend nachvollziehbar ist. Schlussendlich schliesst der Umsetzer den Auftrag direkt in der App ab. Dadurch wird der Auftrag archiviert. Optionale Benachrichtigungen an betroffene Personen werden über weitere Flows ausgelöst. Der Prozess ist abgeschlossen.

Austritt von Mitarbeitenden

Ähnlich wie beim Eintritt wird auch der Austrittsprozess automatisiert. Hierbei geht es vor allem darum, sicherzustellen, dass auszutretende Mitarbeitende sämtliche Hardware zurückgeben und Zugänge zu IT-Systemen deaktiviert werden. Ein Power Automate Flow sorgt dafür, dass diese Aufgaben automatisch an die verantwortlichen Stellen weitergeleitet werden und die notwendigen Schritte ohne Verzögerungen erfolgen.

IT-Hardware-Bestellung und Berechtigungsvergabe

Auch Bestellprozesse und die Vergabe von IT-Berechtigungen laufen automatisiert ab. Mitarbeitende können über eine Custom Page die benötigte Hardware bestellen, der entsprechende Genehmigungsprozess wird automatisch angestossen. Nach der Genehmigung wird die Bestellung durch IT-Services abgewickelt. Der Fortschritt kann über die modellgesteuerte App nachverfolgt werden.

Ergebnisse und Learnings

Die Prozesse sind vom Inhalt her unterschiedlich, von der Abfolge jedoch gleich. Daher können in das einmalig gebaute Gerüst weitere Prozesse eingegliedert werden. Durch die Implementierung der Microsoft Power Platform können die zuvor manuell durchgeführten Geschäftsprozesse effizient automatisiert und optimiert werden. Das bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich:

• Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung mit Power Automate können repetitive Aufgaben und Genehmigungsprozesse erheblich beschleunigt werden. Dies führt zu einer deutlichen Zeitersparnis, insbesondere bei aufwendigen Prozessen wie der Bestellung von IT-Hardware oder der Vergabe von IT-Berechtigungen.
• Transparenz und Rückverfolgbarkeit: Alle Schritte innerhalb der Geschäftsprozesse sind nun klar nachvollziehbar und in der modellgesteuerten App einsehbar. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle und Dokumentation, sodass alle Beteiligten jederzeit den Status eines Antrags oder Prozesses einsehen können.
• Fehlerreduktion: Durch die Zentralisierung der Daten in Dataverse und die Automatisierung über Power Automate werden manuelle Eingabefehler weitgehend eliminiert. Das Ergebnis sind konsistente und verlässliche Daten, die in den verschiedenen Geschäftsprozessen verwendet werden.

Fazit

Die Power Platform bringt viel Flexibilität mit sich. Wichtig zu erwähnen ist, dass dieser Lösungsvorschlag selbstverständlich so umgesetzt werden kann. Man kann auch andere Ansätze verfolgen. Das Besondere bei dieser Lösung ist, dass sie sich ohne grossen Entwicklungsaufwand an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anpassen lässt. Die Custom Page ist sicherlich jener Teil der Lösung, welcher am meisten Entwicklungsaufwand verursacht. Je nach Darstellungswunsch und Komplexität fliesst da mehr oder weniger Aufwand rein. Dieser Lösungsvorschlag bietet eine hohe Automatisierung und lässt sich durch ihre modularen Tools leicht erweitern und skalieren.