Approval-Prozesse mit der Power Platform abbilden: so gelingt es

Genehmigungsanträge gehören zu den häufigsten Geschäftsfällen, die wir in unserem Team Apps & Services umsetzen. In diesem Blog zeige ich auf, welche Fragen man sich bei der Konzeption einer solchen Lösung stellen muss, in welchen 3 Schritten der Aufbau stattfindet und habe zum Schluss 4 konkrete Tipps aus der Praxis bereit.

Schauen wir es uns mal anhand eines einfachen Beispiels an: Der Spesen-Prozess

Wie der Prozess dokumentiert ist:

Ihr Antrag muss zu Ihrem Vorgesetzten zur Visierung und geht anschliessend in die Buchhaltung zur Kontierung und Verarbeitung.

Wie der Prozess in der Realität abläuft:

Sie essen mit einem Kunden auswärts und übernehmen die Rechnung. Zurück im Office müssen Sie mühsam das Antragsformular (Word) in den Tiefen Ihrer Dokumentenablage suchen und ausfüllen. Im besten Fall finden Sie bei den angehefteten Dokumenten eine alte Version des Formulars, die sich überschreiben lässt – das sollte ja reichen, oder?

Mit Ihrem Handy machen Sie ein Foto vom Beleg und senden es manuell an ihre geschäftliche Mailadresse. Das Bild fügen Sie ins Word-Dokument ein und speichern das Ganze temporär in Ihrem Download-Ordner. Das Dokument drucken Sie aus und legen es zur Visierung Ihrem Chef aufs Pult. Aus den Augen aus dem Sinn.

Nach ein paar Wochen fragen Sie sich womöglich, wo die Überweisung bleibt und nun startet die Suche. Auch wenn nur 2 Stufen involviert sind, ist es sehr aufwendig, den aktuellen Status Ihres Antrags nachzuverfolgen. Liegt das Blatt zu unterst im Pendenzenstapel Ihres Vorgesetzten? Ist es bereits in der Buchhaltung, hängt aber dort noch aus unerklärlichen Gründen?

Und nun stellen Sie sich vor, es gäbe Rückfragen!

Der gleiche Prozess könnte aber auch so aussehen:

• Sie erstellen einen Antrag und senden diesen an Ihren Vorgesetzten – alles in nur 5 Klicks
• Sie können jederzeit einsehen, an welcher Stelle der Antrag steht und wenn nötig direkt einen Reminder aus der App senden
• Es ist klar definiert, welches die nächste Person im Prozess ist
• Jede involvierte Person kann Kommentare hinterlegen, die generell einsehbar sind – das bedeutet maximale Transparenz
• Rückfragen können unkompliziert an den Antragsteller gestellt werden, ohne dass das ganze Rösslispiel von vorne startet
• Wenn Ihr Antrag abgeschlossen wird, werden Sie automatisch benachrichtigt

Wie kann ein solcher Approval-Prozess umgesetzt werden?

Bevor Sie aber nun mit der Implementierung eines solchen Genehmigungsprozesses starten, ist es wichtig, den kompletten Prozessablauf zu zeichnen und zu konzipieren. Nur so kann eine erfolgreiche App garantiert werden.

Folgende Leitfragen helfen bei der Konzeption

• Welche Rollen/Personen sind involviert?
• Handelt es sich um eine Person, mehrere Personen, eine Gruppe oder unterschiedlich pro Stufe?
• Wie erhalte ich die Userinformationen pro Stufe?
• Wie wird das Stellvertretungs-Management gehandhabt?
• Wie viele Stufen sind involviert?
• Ist die Anzahl der Stufen dynamisch? (z.B. abhängig vom Betrag des Antrags)
• Muss der Prozess um eine Stufe zurückspringen oder gar komplett neu gestartet werden können?
• Welche Informationen werden in welcher Stufe erfasst?
• Sollen zuvor erfasste Daten von nachfolgenden Stufen bearbeitet werden können?

Schritt 1: Datenmodell aufbauen

Das Datenmodell spielt eine essenzielle Rolle für eine saubere Abbildung Ihres Genehmigungsprozesses. Es könnte beispielsweise folgendermassen aussehen:

• Liste für Anträge
• Dokumentenbibliothek mit einem Dateiordner pro Antrag (optional)
• Verantwortlichkeitsliste (wenn Sie beispielsweise mit Kostenstellen mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten arbeiten o.Ä.)
• Genehmigungs-Schritte mit einem Eintrag pro Genehmigungsstufe pro Antrag
• Konfigurationsliste mit weiteren Einstellungen wie Admin-User etc. (optional)

Das Datenmodell ist das Fundament dieses digitalen Geschäftsfalles. In den «10 Power Platform Fettnäpfchen» geht mein Kollege Martin Achermann auf das Datenmodell ein und zeigt auf, worauf es zu achten gilt.

Schritt 2: App designen

Überlegen Sie sich, welche Informationen wie in der App dargestellt werden sollen.

• Welche Ansichten brauchen Sie in der App?
• Welche Informationen müssen abgefüllt werden? Wird ein Formular benötigt und muss dieses möglicherweise für die Übersichtlichkeit aufgesplittet werden?
• Wie soll der Genehmigungsscreen dargestellt werden, sodass er dem User einen Mehrwert bietet?

In diesem Video mache ich den Direktvergleich zwischen einer hässlichen und einer schönen Power App. Ein userfreundliches Design ist enorm wichtig, da es die Akzeptanz und die Erfolgschancen der App erhöht.

Schritt 3: Workflows erstellen

Der zentrale Workflow ist ganz klar die Genehmigung an sich. Aber auch hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten, dies umzusetzen:

• Bilden Sie den kompletten Workflow mit Power Automate ab?
• Arbeiten Sie mit Approvals oder werden Links auf die App via Teams-Chats versendet?
• Arbeiten Sie mit einem (numerischen) Status pro Antrag und greifen Sie diesen in der App ab, um den nächsten Schritt zu eruieren?

Vier konkrete Tipps, die ich Ihnen für die Umsetzung von Genehmigungsworkflows mit auf den Weg geben kann

• Arbeiten Sie mit einem numerischen Status anstelle von Wörtern (0 = Antragsteller, 10 = Vorgesetzter, 20 = Buchhaltung, 100 = Abgeschlossen)
• Erstellen Sie einen Super User in Ihrer App, der in der App Rechte auf alles hat (alles sehen, alles bewilligen etc.). Damit können Sie das Stv.-Management eventuell auch gleich abhaken.
• Falls Sie mit Approvals arbeiten möchten: Beenden Sie nach jeder Genehmigungsstufe den Workflow und starten Sie diesen anschliessend neu. So müssen Sie die gleichen Actions nicht x-Mal wiederholen und laufen viel weniger Gefahr, die 30-Tage-Limite von Power Automate zu erreichen.
• Erstellen Sie eine Hilfsliste mit einem Eintrag für jeden Genehmigungsschritt. Es wird Ihnen viel einfacher fallen, mögliche Fehler in Ihrem Workflow zu finden und beheben.

Im E-Book «Was Sie mit der Power Platform tun sollten» haben wir 14 konkret umgesetzte Power Platform Beispiele bereit.