Aufgabenerinnerungen mit Nintex

Ein Thema, das immer wieder für Diskussionen sorgt, ist die Erstellung von Aufgabenerinnerungen mit Nintex. In diesem Beitrag werden 3 Möglichkeiten erläutert, wobei es bestimmt noch dutzende andere Wege gibt, die zur Lösung führen.

Nutzen der Standardmöglichkeiten:
Erinnerungsfunktion in den jeweiligen Nintex-Actions nutzen

Die Nintex Workflow-Actions zur Erstellung von Aufgaben in SharePoint bieten bereits eine gute Möglichkeit, auf deren Fälligkeit hinzuweisen. Im Konfigurationsmenü der Action ist der Punkt «Erinnerungen» zu finden.

Geben Sie bei «Number of reminders» an, wieviele Erinnerungsnachrichten versendet werden. Weiter ist zu definieren, in welchem Zeitabstand diese verschickt werden sollen.

Vorteil:
– Eignet sich ideal für Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum von kleiner einem Monat.

Nachteil:
– Es kann kein explizites Erinnerungsdatum angegeben werden.

Schnell und einfach:
«Anhalten bis»-Workflow auf der Aufgabenliste

Mit der Action «Pausieren bis» besteht die Möglichkeit, einen Workflow bis zum Erreichen eines bestimmten Erinnerungsdatums (separate Listenspalte) anzuhalten. Ist dieses eingetroffen, setzt sich der Workflow fort und versendet eine Erinnerungsnachricht. Typischerweise wird solch ein Workflow direkt auf der Aufgabenliste erstellt und beim Anlegen eines neuen Listenelements gestartet.

Gut zu wissen: Der Workflow wird auch fortgesetzt, wenn das Erinnerungsdatum kleiner als das zu prüfende Datum (z.B. heutiges Datum) ist.

Vorteile:
– Einfache Implementierung
– Neustart z.B. nach Datenmigration möglich

Nachteile:
– Offene Workflowinstanzen über längeren Zeitraum möglich
– Mehrere Erinnerungsdaten umständlich umzusetzen

Robust und ressourcenschonend:
Komplexe Anforderungen meistern

Reichen die beiden genannten Möglichkeiten nicht, auf nächstens fällige / überfällige Aufgaben Aufmerksam zu machen, gibt es noch eine umfangreichere Variante.
Mittels eines Site-Workflows, der z.B. immer morgens um 5 Uhr laufen kann, werden alle Elemente einer Aufgabenliste geprüft. Sind diese nicht im Status «Abgeschlossen» und ist das Erinnerungsdatum kleiner oder gleich dem heutigen Datum, wird die ID, der Aufgabentitel sowie die Person, der die Aufgabe zugewiesen ist, ausgelesen.

Vorteile:
– Beliebig erweiterbar bei weiteren Anforderungen
– Zeitgesteuert ausführbar
– Minimierung der Serverlast an offenen Workflowinstanzen
– Im Bedarfsfall muss nur 1 Workflow neugestartet werden

Nachteile
– Aufwändig in der Konfiguration
– Sämtliche Metadaten eines Elements müssen aus einer Collection-Variable extrahiert werden