Business Process Flows: Geschäftsabläufe in model driven Power Apps darstellen, standardisieren und optimieren

Mit Business Process Flows (BPFs) können Geschäftsabläufe in model driven Power Apps dargestellt und standardisiert werden. Dadurch wird die einheitliche und vollständige Erledigung von Abläufen sichergestellt. Dieser Blog zeigt das Wichtigste zu Business Process Flows auf und hält zwei konkrete Beispiele aus der Praxis bereit.

Was ist ein Business Process Flow BPF?

Business Process Flows (Geschäftsprozessflüsse) sind strukturierte Abläufe, die Mitarbeitende durch einen definierten Prozess führen. Dabei werden von jeder Person die gleichen Prozessschritte durchlaufen, um eine konsistente Umsetzung sicherzustellen. Ein BPF ist ein integraler Bestandteil modellgesteuerter Apps oder Dynamics 365 Apps.

Ein BPF besteht aus einer eigenen Datentabelle, in der relevante Informationen wie der Start des Prozesses, der Status und das Ende des Prozesses gespeichert werden. Durch verschiedene Phasen und die Interaktion mit verschiedenen Tabellen können komplexe Geschäftsprozesse abgebildet werden.

Woraus besteht ein Business Process Flow?

1. Phasen: Grosse Abschnitte eines Prozesses, die logisch zusammengehörende Schritte gruppieren. Jede Phase repräsentiert einen bestimmten Teil des Prozesses, den ein Datensatz durchlaufen muss.
2. Schritte: Spezifische Aktionen oder Aufgaben, die in jeder Phase ausgeführt werden müssen. Schritte können die Eingabe oder Überprüfung von Daten beinhalten und sind mit bestimmten Feldern oder Datenelementen in einer Datenbank oder Anwendung verknüpft.
3. Bedingungen: Logik, die bestimmt, wie und wann ein Prozess von einer Phase zur nächsten fortschreitet, basierend auf den Daten oder Aktionen der Benutzer.
4. Aktionen: Automatisierte Aufgaben, die als Teil des Prozesses ausgeführt werden können, wie das Senden von E-Mails, das Aktualisieren von Datensätzen oder das Aufrufen anderer Flows.
5. Datentabellen: Jeder BPF besteht aus einer eigenen Datentabelle und kann bis zu 10 Tabellen umfassen.

Beispiel Business Process Flow «Abwesenheitsantrag» (model driven App)

Um die Anwendung eines BPF zu verdeutlichen, betrachten wir zuerst das Beispiel eines Abwesenheitsantrags. Hierbei möchten wir mithilfe einer modellgesteuerten App standardisierte Abwesenheitsanträge, wie beispielsweise für Ferien, erstellen und genehmigen lassen. Der Prozess wird einfach gehalten, ohne unterschiedliche Rollen für die Mitarbeitenden, sodass jeder denselben Ablauf durchläuft.

Der Ablauf des Prozesses gestaltet sich wie folgt

• Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin füllt Informationen zum Abwesenheitsantrag aus und leitet diesen zur Genehmigung weiter.
• Die Genehmigung erfolgt mithilfe von Power Automate und Approvals. Der Status des Flows wird im Geschäftsprozessfluss angezeigt, sodass der nächste Schritt erst erfolgen kann, wenn der vorherige erfolgreich abgeschlossen wurde.

Der BPF könnte nach der Genehmigung noch mit weiteren Schritten erweitert werden. Beispielsweise könnten automatische Benachrichtigungen an relevante Stakeholder versendet werden, um über den genehmigten Abwesenheitsantrag zu informieren. Darüber hinaus könnten weitere Prozessschritte implementiert werden, um beispielsweise die Ressourcenplanung anzupassen oder zusätzliche Genehmigungen für bestimmte Aktivitäten innerhalb des Abwesenheitszeitraums einzuholen.

Beispiel Business Process Flow «Ansiedelungsprozess» bei der Volkswirtschaftsdirektion des Kantons Zug

Die Volkswirtschaftsdirektion des Kantons Zug durften wir bei der Einführung des Dynamics 365 CRM begleiten. Ein spezielles Augenmerk galt dem Ansiedelungsprozess, welchen wir in der Form eines Business Process Flows im CRM visualisiert haben.

Alberto Diaz ist stellvertretender Leiter der Kontaktstelle Wirtschaft, welche der Volkswirtschaftsdirektion angegliedert ist. Er und sein Team legen viel Gewicht auf Kundenorientierung: Die bereits im Kanton ansässigen Firmen werden wie Bestandeskunden gepflegt, die Ansiedlung von neuen Firmen wird als Business Development betrachtet.

Wie Alberto Diaz im Video selber erklärt, ist der Ansiedelungsprozess schlank gehalten. Er besteht aus der Erfassung der Anfrage und dem Erfassen des Ansiedelungsprojektes. Wenn das Projekt erfolgreich ist, wird die zuziehende Firma mit allen Stammdaten erfasst.

Alberto Diaz und Daniela Casu geben in diesem Video einen detaillierten Einblick in die CRM-Einführung mit Fokus auf den Ansiedelungsprozess:

Prozesssicherheit und Datenprotokollierung

Ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Geschäftsprozessflusses liegt in der Gewährleistung von Sicherheit und der akkuraten Protokollierung sämtlicher Prozessschritte. Dies ist besonders wichtig, um die Integrität der Daten zu bewahren und potenzielle Risiken oder Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Die Sicherheit des Prozesses wird durch die Festlegung von Pflichtfeldern sichergestellt. Diese Pflichtfelder stellen sicher, dass alle notwendigen Informationen vorliegen, bevor der Prozess fortgesetzt werden kann. Dadurch wird gewährleistet, dass keine wichtigen Details übersehen werden und der Prozess reibungslos und effizient abläuft.

Des Weiteren bietet die Möglichkeit zur Definition von Zugriffsrechten und Rollen innerhalb des BPFs zusätzliche Sicherheit. Durch die Zuweisung von Berechtigungen wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Prozessschritte zugreifen können. Dies ist besonders wichtig in sensiblen Bereichen oder bei Prozessen, die vertrauliche Informationen enthalten.

Die Protokollierung der Prozessdaten spielt eine ebenso wichtige Rolle für die Sicherheit und Effizienz des BPFs. Durch die Aufzeichnung sämtlicher Prozessschritte und -informationen können potenzielle Engpässe oder ineffiziente Abläufe identifiziert werden. Darüber hinaus ermöglicht die Protokollierung eine lückenlose Nachverfolgung des Prozessverlaufs, was besonders in regulierten Branchen oder bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften von großer Bedeutung ist.

Insgesamt trägt die Kombination aus Sicherheitsmassnahmen und Datenprotokollierung dazu bei, die Qualität und Zuverlässigkeit der Geschäftsprozesse zu verbessern. Durch die konsequente Einhaltung von Sicherheitsstandards und die genaue Dokumentation sämtlicher Prozessschritte können Unternehmen ihre Prozesssicherheit erhöhen und gleichzeitig die Effizienz ihrer Abläufe steigern.

Darüber hinaus können durch Integration mit Power Automate weitere Automatisierungen und Subprozesse angestossen werden, um die Effizienz weiter zu steigern.

Fazit zu Business Process Flows

Business Process Flows bieten eine effektive Möglichkeit, Geschäftsprozesse innerhalb einer Organisation zu strukturieren und zu optimieren. Durch die Einhaltung der Prozesssicherheit und die Protokollierung von Prozessdaten können Organisationen ihre Abläufe verbessern und ineffiziente Bereiche identifizieren. Für Organisationen, die neu mit BPFs arbeiten möchten, empfiehlt es sich, mit einfachen Prozessen zu beginnen und diese schrittweise zu erweitern und zu optimieren.