Collaboration Manager: Part I – Szenario

Ausgangslage/Szenario

„Hilfe!!! Ich muss 138 Projekträume anpassen!“
Dies ist nur eine von vielen Situation, in denen Ihnen der Collaboration Manager weiterhelfen kann.

Ein entscheidender Erfolgsfaktor in Unternehmen ist, auf die ständig wechselnden Anforderungen des Marktes reagieren zu können. Dies hat häufig Auswirkungen auf interne Abläufe und Strukturen zur Folge. Leider lassen sich solche Anpassungen oft nicht schnell genug implementieren, da die entsprechenden Hilfsmittel nicht in der nötigen Zeit aktualisiert bzw. zur Verfügung gestellt werden können.

Insbesondere arbeitsintensive Routinearbeiten bei der Anpassung von bestehenden Arbeitsräumen im Intranet, stellen SharePoint-Verantwortliche vor grosse Herausforderungen. Mit dem IOZ Collaboration Manager erhalten Sie die perfekte Lösung für solche Aufgabenstellungen. Nachfolgende Anfragen werden Ihnen zukünftig ein „Yes I can!“ entlocken:

„Kannst du mir noch schnell das Projekt „Smile“ eröffnen?“

„Wir haben festgestellt, dass wir bei allen Projekträumen eine andere Standardansicht brauchen. Kannst du das bis zur Projektsitzung am Nachmittag erledigen?“

„Kann ich die Rechte auf dem Projekt A3 als Projektleiter auch selber verwalten?

„Wir brauchen nun doch eine geschützte Dokumentenbibliothek bei sämtlichen Entwicklungsprojekten.“

Problemstellung

Mit SharePoint können beispielsweise Projekt-Websites als Vorlage abgespeichert werden. Beim Erstellen von neuen Websites können dann die angelegten Vorlagen verwendet werden. Alle neu angelegten Projekt-Websites basieren dann auf der Vorlage. Änderungen an Vorlagen werden allerdings nicht auf bestehende Projekt-Websites vererbt, deshalb sind dann innerhalb kürzester Zeit verschiedene Versionen von Projekt-Websites im Umlauf.

Die nachfolgende Grafik verdeutlicht dies:

Lösung

Mit dem Collaboration Manager werden die Zusammenarbeitsfunktionen von SharePoint um wichtige Funktionen erweitert. Er ermöglicht die einfache Erstellung und Verwaltung von Website-Vorlagen durch Poweruser.
Durch den Einsatz des Collaboration Managers können ältere Arbeitsbereiche jederzeit mit der aktuellen Vorlage synchronisiert werden. So sind auch Arbeitsbereiche, die über mehrere Jahre benutzt werden, immer auf dem technologisch neusten Stand.
Durch Einbindung von Drittanbieteranwendungen (z.B. Nintex) oder mittels Zugriff via Webservice lassen sich komplexe Einsatzszenarien mit einem Minimum an Aufwand realisieren.
In der nachfolgenden Skizze wird die Synchronisation einer geänderten Vorlage auf die Arbeitsbereiche veranschaulicht:

Nachfolgend finden Sie einen Feature-Vergleich zwischen dem Collaboration Manager und SharePoint:

Quelle: http://www.solutions2share.net/de-de/SitePages/Products/CollaborationManager.aspx

Weitere Blogbeiträge zum Thema Collaboration Manager:

Part II – Erstellungsprozess
Part III – Berechtigungen
Part IV – Funktionen und Features

Video zum Thema Collaboration Manager:

Projekträume effizient erstellen und verwalten