Wer den Collaboration Manager von Solutions2Share einsetzt und für die Erstellung eines neuen Arbeitsbereichs Nintex Forms einsetzen möchte, sollte hier unbedingt weiterlesen!
Ausgangslage
Zur vorlagenbasierten Erstellung von Site-Collections ist das bevorzugte Tool der IOZ der Collaboration Manager (CM). Weitere Vorteile dieser Solution sind das Synchronisieren von bestehenden Arbeitsbereichen sowie das Verwalten der Räume in einer SharePoint-Liste.
Problembeschreibung
Bevor ein neuer Arbeitsbereich angelegt werden kann, sind oftmals komplexe Genehmigungsprozesse notwendig. Möchte man zur Gestaltung des Antragsformulars Nintex Forms einsetzen, stellt man fest, dass Personenfelder des CM von den SharePoint-Feldern abweichen. Sie erscheinen nicht in der Spaltenübersicht von Nintex Forms.
Lösungsmöglichkeiten
Um diesen Umstand zu umgehen, hat man die Möglichkeit, eine Hilfsliste anzulegen. Die Anträge würden dann über diese Hilfsliste abgewickelt. Im Falle einer Freigabe erstellt ein Workflow ein neues Listenelement in der Arbeitsbereiche-Liste des Collaboration Managers.
Eine zweite Variante wäre, das Antragsformular und den Genehmigungsprozess direkt auf der Arbeitsbereiche-Liste umzusetzen. Wie man bei der Umsetzung dieses Ansatzes vorgehen muss, wird nachfolgend beschrieben.
Erstellungsprozess
Legen Sie ein neues CM-Template mit allen gewünschten Informationen / Spalten an und wenden Sie den daraus generierten Inhaltstyp auf die Arbeitsbereiche-Liste an. Das detaillierte Vorgehen haben wir hier bereits beschrieben.
Zusätzliche Spalten anlegen
Legen Sie für alle Personen- und Gruppenfelder auf der Arbeitsbereiche-Liste ein Pendant an.
Hintergrundinformation: Nintex Forms unterstützt nur die SharePoint-Spaltendefinitionen. Eigene Spaltendefinitionen wie die «Personenberechtigung» des Collaboration Managers erscheinen in Nintex Forms nicht und können auch nicht verbunden werden.
Gestaltung des Formulars
Nun können Sie das Formular nach Ihren Wünschen gestalten und nach Abschluss der Arbeiten veröffentlichen.
Umwandlung der Personenfelder
Sobald ein neues Element in der Arbeitsbereiche-Liste erstellt wird, soll ein Workflow starten. Die Aufgabe des Workflows ist es, die fehlenden Informationen für das Anlegen einer Site-Collection zu befüllen. Einerseits ist dies die Spalte «Vorlagenversion», andererseits alle Personenfelder im CM-Format (Mapping zwischen SharePoint-Personenspalten und CM-Personenspalten).
Hintergrundinformation: Die Vorlagenversion ist in folgendem Format abzuspeichern.
Hintergrundinformation: Die Personenfelder sind in folgendem Format abzuspeichern.
In den Einstellungen des Collaboration-Managers kann definiert werden, wann die Arbeitsbereichserstellung gestartet werden soll. In diesem Szenario macht es Sinn, dass die Site-Collection erst nach Abschluss des Genehmigungsverfahrens angelegt wird.
Hintergrundinformation: Die Web-Service-Aufruf-Action zur Erstellung des Arbeitsbereichs kann folgendermassen konfiguriert werden. Weitere Informationen sind auch hier nachzulesen.
Übrigens: Whitepaper „BPM in der Unternehmensstrategie verankern“ Mitte April 2017 veröffentlichten wir ein ausführliches Whitepaper, mit dem wir aufzeigen, welche Rolle Business Process Management (BPM) in der Unternehmensstrategie spielt und wie BPM in das „Integrierte Management System“ eingebunden wird.
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Geschrieben von
Raphael Bachmann
Teamleiter Apps & Services und Nintex virtual Technical Evangelist
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