Copilot Nutzungsreports

Werden die vorhandenen Copilot Lizenzen auch wirklich genutzt? Oder sind sie nur als „Ladenhüter“ den Usern zugewiesen, ohne dass Copilot in Verwendung ist? Microsoft bietet verschiedene Nutzungsreports mit Microsoft 365 Copilot für Administratoren. Diese können damit validieren, ob und in welchen M365 Apps die User Microsoft 365 Copilot nutzen.

Microsoft 365 Copilot Lizenz

Die Beschaffung und Zuweisung der Microsoft 365 Copilot Lizenzen kann sehr einfach und schnell vorgenommen werden. Mit aktuell etwas über CHF 300.- pro User und Jahr scheint der Preis auf den ersten Blick – gegenüber von anderen M365 Lizenzen – für eine zusätzliche Copilot Lizenz relativ hoch. Dabei sollte die Lizenz nicht zum „Ladenhüter“ verkommen, sondern aktiv genutzt werden.

Auf den zweiten Blick sind die etwas mehr als CHF 25.- pro User und Monat aber gar nicht so viel, sofern Copilot auch genutzt wird. Nutzen die Anwender beispielsweise Copilot nur einmal in der Woche und „gewinnen“ dadurch eine Stunde Zeit (anstatt etwas mühsam zu suchen oder selbst Informationen zusammenzustellen), ist die Lizenz schnell amortisiert.

Mit den vorhandenen Nutzungsreports kann die Nutzung von Microsoft 365 Copilot geprüft und falls nötig, entsprechende Massnahmen ergriffen werden.

Nutzungsreport in Viva Insights

In Viva Insights kann nebst den datengesteuerten, datengeschützten Erkenntnissen und Empfehlungen zur Verbesserung der Produktivität und des Wohlbefindens auch ein Copilot Dashboard aktiviert werden. Das Microsoft 365 Copilot Dashboard integriert sich nahtlos in die Viva Insights App in Microsoft Teams.

Zum Aktivieren des Dashboards können im M365 Admin Center – unter Viva Insights – jene User berechtigt und zugewiesen werden, die das Copilot Dashboard in Viva Insights angezeigt haben sollen.

Es dauert schliesslich eine Weile (es kann mehrere Stunden dauern), bis das Dashboard in Viva Insights erscheint. Das Dashboard enthält Informationen zur Nutzung in den verschiedenen M365 Apps, in denen Microsoft 365 Copilot verfügbar ist. Zudem sind Aktionen verfügbar, für welche Zwecke Copilot genutzt werden soll.

Nutzungsreports im M365 Admin Center

Im M365 Admin Center – also nur für M365 Administratoren verfügbar – stehen standardmässig Nutzungsreports für Microsoft 365 Copilot zur Verfügung. Im Usage-Report ist ersichtlich, wie viele lizenzierte User aktiv sind. Zudem wird in einer Zusammenfassung angezeigt, in welchen M365 Apps Copilot genutzt wird.

Erfahrungen nutzen und Lücken schliessen

Aufgrund der Reports ist schnell und einfach ersichtlich, in welchen M365 Apps Copilot schon rege genutzt wird. Die dabei gemachten Erfahrungen durch die User können geteilt und der Austausch aktiv gefördert werden. Es lohnt sich, Tipps und Tricks sowie die Prompts, welche genutzt werden, gemeinsam zu besprechen. So können gut funktionierende Prompts geteilt werden. Und die Prompts, bei denen die User noch nicht die gewünschten Ergebnisse erzielen, können gemeinsam optimiert werden.

Bei den M365 Apps, in denen die Copilot-Nutzung noch nicht so umfassend ist, kann den Usern aufgezeigt werden, welche Use-Cases es gibt und wie sie Copilot in der App gewinnbringend einsetzen können. Die vorhandenen Beispiel-Prompts aus der Prompt-Library von Microsoft können dabei helfen. So lassen sich die Know-how-Lücken schliessen und Copilot in der Breite und mit den entsprechenden Möglichkeiten nutzen.