Copilot Starthilfe – Onboarding

Lizenz beschaffen und los geht es mit Copilot, an der Seite von Ihnen als Pilot!

Es ist einfach, mit Microsoft 365 Copilot die ersten Meilen hinter sich zu bringen. Aber wer möchte schon mit einem leeren Flugzeug ohne Passagiere durch die Welt jetten? Nur mit dem Tool ist noch kein Onboarding vorgenommen worden und eine langfristige, gewinnbringende Nutzung in die richtige Bahn geleitet.

Willkommen in der Welt der KI

Seitdem die Nutzung von Microsoft 365 Copilot für alle offen steht und einzelne – zwar jährliche – Lizenzen beschafft werden können, haben sich viele User eine oder mehrere Lizenzen für das Unternehmen beschafft, um mal „auszuprobieren“. Allerdings ist es oft beim Ausprobieren geblieben. Auf Nachfrage teilen mir viele Kunden folgendes mit: „Ich habe den Use-Case noch nicht gefunden„, oder „Ich hatte noch keine Zeit„. Dabei soll uns Copilot ja unterstützen, Zeit zu gewinnen. Zeit für Arbeiten, die auch jemand anders – also die KI – für uns erledigen kann. So kann der Fokus ganz auf das Kerngeschäft und jene Arbeiten, die eben eine KI nicht erledigen kann, gelegt werden.

Readiness: Sind die Daten für Copilot bereit?

Microsoft 365 Copilot – der Name ist Programm, da er schon ganz viel aussagt. Copilot greift auf die Daten zu, die in M365 vorhanden sind. Das heisst also auch, dass die Daten in Microsoft 365 sein müssen, um sie für Copilot verfügbar zu machen. Dabei gilt: Je mehr Daten, desto bessere und aussagekräftigere Antworten liefert uns Copilot, wenn wir ihn etwas fragen.

Sind die Daten in M365, u.a. E-Mail (Exchange/Outlook), Teams-Chats und vor allem Dokumente (SharePoint/OneDrive), lässt sich lediglich eine Lizenz beschaffen, ein paar Tage warten, und man kann mit dem Copilot loslegen. Um mit Copilot richtig zusammenzuarbeiten, muss das Verständnis vorhanden sein, welche Daten verwendet werden.

Möglichkeiten von Copilot

Als nächstes muss man sich mit der Funktionsweise, den Möglichkeiten und den Sicherheitsprinzipien von Microsoft 365 Copilot auseinandersetzen.

Was kann „er“, was kann „er“ nicht und wo sind die Limitationen?

Dies sind wichtige Punkte, um ein Verständnis zu schaffen und eine gute Zusammenarbeit mit Copilot in die Wege zu leiten. Einerseits muss das Verständnis geschaffen werden, auf welche Daten Copilot zugreift, aber auch, dass die bestehenden Sicherheitsprinzipien von M365 berücksichtigt werden, d.h. Copilot wird immer im Fokus des Users „abgefragt“, somit findet Copilot innerhalb von M365 auch nur Informationen, auf die der User selbst Zugriff hat. Voraussetzung sind saubere Berechtigungsstrukturen innerhalb von Microsoft Teams sowie SharePoint. Möchte der User nun Informationen aus dem Web erhalten, also nicht innerhalb von M365, kann man die entsprechende Option „Web“ in Copilot setzen, diese ist standardmässig nicht aktiviert, so dass das Bewusstsein der User vorhanden sein muss.

Um die Möglichkeiten der Nutzung von Copilot in der täglichen Arbeit besser zu verstehen, hilft es, konkrete Use-Cases aus der täglichen Arbeit durchzuarbeiten. Ich spreche nicht von „Erstelle mir eine E-Mail“ oder „Erstelle mir einen Teams-Chat“, sondern von den wirklich nützlichen Use-Cases wie „die nötigen Informationen für eine Meeting-Vorbereitung aufbereiten“, „grosse, fremdsprachige Dokumente zusammenfassen“, „Informationen aus langen E-Mail-Threads zusammenfassen“.

Use-Cases definieren

Wer sitzt schon im Flieger und fliegt einfach irgendwohin? Klar, die Vorstellung ist nicht zu verachten 😎, aber mit Copilot soll ein Ziel verfolgt werden, um nachher auch den Einsatz und den Nutzen zu prüfen. Es müssen nicht Hunderte von Use-Cases sein und bis ins letzte Detail beschrieben werden. Es geht um die Idee, sich Gedanken zu machen, was ich Tag für Tag arbeite und was mir Copilot abnehmen könnte.

User beginnen, sich mit dem Thema KI im Business-Umfeld und im Büro-Alltag zu befassen. Auch dies gehört zur Sensibilisierung, neue „Strecken“ zu erkunden. Die Use-Cases werden dokumentiert, sodass man sich daran halten und diese laufend weiterentwickeln kann.

Copilot Onboarding

Die Lizenzen sind aufgeschaltet – Copilot kann genutzt werden. Nun nehmen wir die User an die Hand und führen sie an ihren Platz. Es ist wichtig, die Möglichkeiten, die Funktionsweise, das Verständnis und allen voran die Sicherheitsprinzipien von Microsoft 365 Copilot an die User zu vermitteln. So können ganz viele Fragen und vielleicht auch etwas Unbehagen der User aus der Welt geschaffen werden.

Die mögliche Nutzung und konkrete Use-Cases sollen den Usern in einer Live-Demo aufgezeigt werden, die Hürden und Hemmschwellen sollen für User so tief wie nur möglich sein. Damit vereinfachen wir den Einstieg zur Nutzung des Microsoft 365 Copilot. Nach dem Onboarding sind die User fähig, Copilot an ihrem Arbeitsplatz zu nutzen.

Regelmässiger Austausch

Tipps und Tricks austauschen, Updates rund um Microsoft 365 Copilot, über zielführendes Copilot „Prompting“ zu philosophieren und zu testen: Dies soll gefördert und gefordert werden. Die User sollen die ausprobierten Use-Cases und Prompts dazu teilen – ob in einer Liste oder im regelmässigen Austausch. Wichtig ist, dass die Informationen und Erfahrungen an die weiteren User fliessen.

Ein regelmässiger Austausch hilft dabei, die User zu involvieren und zu beteiligten zu machen. Es soll ein Community-Gedanke entstehen und Wissen rund um Copilot im Unternehmen erarbeitet und geteilt werden – let the prompt begin.

Nutzen und Erfahrungen validieren

Microsoft bietet verschiedene Nutzungs-Reports mit Microsoft 365 Copilot. Diese können von Administratoren genutzt werden, um zu validieren, ob und in welchen M365 Apps die User Copilot nutzen. Diese Informationen können dann u.a. in den regelmässigen Austausch-Meetings genutzt werden.

Einerseits können die Erfahrungen aus den Apps, in denen Copilot schon viel benutzt wird, geteilt und der Austausch gefördert werden.

Andererseits können die Apps, in denen Copilot noch nicht stark genutzt wird, aufgegriffen und einige konkrete Use-Cases und Möglichkeiten aufgezeigt werden, quasi Copilot promoten und beliebter machen.