Das papierlose und automatisierte Büro: Mitarbeitende von wiederkehrenden Arbeiten befreien

Wie können wir unsere Mitarbeiter von wiederkehrenden Arbeiten befreien und ihnen dadurch ermöglichen, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren und Zeit für kreative Arbeiten zu schaffen?

Vorgehen

Ein bewährtes Vorgehen, um die grössten Potenziale aufzudecken, sind direkte Gespräche mit involvierten Personen. Das Ziel der Gespräche ist die Identifikation derjenigen Prozess-Kandidaten, welche die grössten Optimierungs- und Automatisierungsansätze aufweisen.

Potenziale in Unterstützungsprozessen

Sehr oft stellt sich heraus, dass viel Potenzial in den Prozessen des Verwaltungsbereichs steckt. Häufig gehören diese Prozesse gemäss Managementsystem in die Prozesskategorie Unterstützungsprozesse. Diese dienen dazu, alle Ressourcen so bereitzustellen, dass die anderen Prozesse bedürfnisgerecht abgewickelt werden können.  Neben den Unterstützungsprozessen gibt es noch weitere Prozesskategorien, beispielsweise die Kernprozesse sowie die Managementprozesse. Kernprozesse (oder auch Ausführungsprozesse genannt), stellen die Produkte und Dienstleistungen für prozessexterne Kunden bereit. Die Managementprozesse (oder auch Steuerungsprozesse bzw. Führungsprozesse genannt), dienen der Koordination von Kern- und Unterstützungsprozessen, sodass deren jeweilig definierte Prozess- und Ergebnisqualität erreicht wird.

Die Unterstützungsprozesse eignen sich einerseits aufgrund der klaren und stabilen Struktur für die Automatisierung, andererseits werden diese meist vielfach durchgeführt. Ideal also, um den Hebel anzusetzen. Klassische Unterstützungsprozesse sind beispielsweise Mitarbeitereintritte, -austritte und -mutation, Spesenabrechnung, Verwaltung der Geräte in einem Unternehmen, diverse Antragstellungen etc. Die Optimierung und die Automatisierung der genannten Prozesse bringen Unternehmen Schritt für Schritt weiter – hin zum «Paperless Office» und zum «Lean-Office».

Unter «Lean-Office» (schlankes Büro) versteht man eine prozessorientierte Arbeitsgestaltung nach japanischem Vorbild durch die Eliminierung der Verschwendung (japanisch Muda). Die Verschwendung liegt in mehreren Bereichen:

• Fehler oder mehrmalige Überprüfung
  • Fehler in den Rechnungen
  • Verlorene Dokumente
  • Mehrmalige Kontrolle der Daten/Dokumente
  • Vergleich der Daten aus unterschiedlichen Systemen
• Überproduktion
  • E-Mails und Nachrichten an alle
  • Kopieren von Dokumenten für «just-in-case»
  • Dokumente gespeichert an mehreren Orten
  • Generierung von Daten/Berichten/Reports, die nicht gelesen werden
• Wartezeiten
  • Warten auf Genehmigungen
  • Lange Antwortzeiten vom System
  • Warten auf Dokumente, die per Post kommen
• Nicht verwendetes Wissen und menschliche Ressourcen
  • Kein Zugang zum Expertenwissen
  • Keine Verfolgung der Wissensträger
  • Keine Speicherung des Wissens
• Weitere Kategorien von Verschwendung
  • Transport
  • Lager
  • Überbearbeitung
  • Bewegung

Prozessautomatisierung

Die Automatisierung der Prozesse kann dazu beitragen, diese Verschwendungen zu minimieren und dadurch die Prozesse zu optimieren.

Folgende Vorteile resultieren für gewöhnlich aus Prozessoptimierungen und Prozessautomatisierungen:

• Digitalisierung und Zentralisierung der Dokumente
• Verkürzung der Durchlaufzeiten
• Erleichterung des Dokumenten-Handlings
• Einhaltung der Prozessvorgaben
• Regelung des Zugriffs auf Dokumente

Unsere Erfahrung zeigt, dass die besten Lösungen für «paperless office» direkt in Zusammenarbeit mit den Fachmitarbeitenden entwickelt werden. Ergebnisse können beispielsweise Plattformen mit Workflow-Lösungen sein. Diese Workflow-Lösungen orchestrieren die folgenden Elemente: Personen, Prozesse und Systeme (Finanz-, Benutzerverwaltungs-, ERP-Systeme).

Szenario: der Spesenprozess

Klassische Unterstützungsprozesse, denen man in der Praxis immer wieder begegnet, sind die Spesenabgabe sowie die -genehmigung. Meist nehmen diese Prozesse sehr viel Zeit in Anspruch und generieren zudem Unmengen von Papier.

In der folgenden Tabelle werden die typischen Hauptanforderungen beschrieben. Zudem wird aufgezeigt, wie man diesen gerecht werden kann. Die meistgenannten Requirements im Zusammenhang mit der Spesenabgabe sind zeitunabhängig, ortunabhängig, immer verfügbar, strukturiert, vollautomatisiert sowie die klaren Verantwortungsbereiche.

Die Lösung in unserem Szenario wird auf Basis der folgenden Technologien beschrieben: SharePoint OnPremise oder SharePoint Online, Nintex Forms, Nintex Workflows and Nintex Mobile. Weitere Komponenten die wir in Betracht ziehen sind: PowerApps, LogicApps und Flow. (Dies kann natürlich von Fall zu Fall verschieden sein – doch nehmen wir nun diese Technologien für unser Szenario.)