Die neue ISO-Reihe: der PDCA-Regelkreis (Demingkreis)

Teil 2 von 5: Dies ist der zweite Beitrag unserer 5-teiligen Blogserie über die neue ISO-Reihe. Nach dem ersten und einleitenden Fachbeitrag  „ISO-Reihe: praxisnah und modular“  erfahren Sie nun, was ein Regelkreis nach PDCA-Modell (auch Demingkreis genannt) ist und wie dieser im Unternehmen auf verschiedenen Ebenen angewendet wird.

Ergebnisse benötigen Tätigkeiten

Erstrebenswerte Zustände sind gewünschte, erwartete oder gar geforderte Ergebnisse oder anders gesagt SOLL-Ergebnisse und SOLL-Zustände. Um SOLL-Ergebnisse zu erhalten, ist es wiederum notwendig, Wünsche, Erwartungen und Anforderungen durch richtige Vorgänge zu erfüllen. Um den Erfüllungsgrad stetig zu erhöhen, werden Methoden zur kontinuierlichen Verbesserung angewendet.

Eine bestimmte Abfolge von Tätigkeiten, die mehrmals das gleiche Ergebnis erbringen soll, nennt man bekanntlich Prozess. Wo also reproduzierbare Ergebnisse erwartet werden, stehen demnach Prozesse im Einsatz (Anmerkung: werden einmalige Ergebnisse erwartet, spricht man ja eher von Projekten).

Früherkennung

Aus den vorangegangenen Folgerungen ist ersichtlich, dass ein Unternehmen den Ansatz wählt, durch welchen der Erfüllungsgrad von Ergebnissen oder der Grad der Zielerreichung möglichst früh erkennbar ist. Je nach Risiken oder je nach Strenge von Anforderungen müssen die Einflüsse auf die Ergebnisse und Zielerreichung rechtzeitig korrigiert bzw. reguliert werden. Aus diesem Grund schlagen die ISO-Normen nach HLS (High Level Structure) den prozessorientierten Ansatz gemäss PDCA-Modell vor.

Was ist ein Regelkreis?

Der Regelkreis kann mit einer automatischen Heizregelung (R) verglichen werden. Die Heizregelung erhöht oder vermindert die Heizleistung (H) anhand des eingegebenen SOLL-Wertes, beispielsweise 20C°. Ein Sensor (S) misst kontinuierlich die tatsächliche Temperatur im geheizten Raum und meldet diese zurück. Die Heizregelung vergleicht den SOLL-Wert mit dem vom Sensor gemeldeten IST-Wert. Bei Abweichung nähert die Heizregelung mit Erhöhung oder Verminderung der Heizleistung die Raumtemperatur wieder dem SOLL-Wert an. Die Grafik zeigt vereinfacht den Unterschied zwischen dem Prinzip der Steuerung und dem Prinzip der Regelung:

Regelkreis im ISO-Umfeld

Ähnlich wie im Beispiel der automatischen Heizregelung verhält es sich mit dem Regelkreis nach PDCA-Modell. PDCA steht für einen iterativen Prozess-Ablauf mit den Lenkungsschritten (engl.) Plan – Do – Check – Act. Diese vier Lenkungsschritte ergeben einen Regelkreis. Wie im  Kapitel „Früherkennung“ erwähnt, dient ein Regelkreis zur Regulierung von Einflüssen auf Ergebnisse.

PLAN:

Steht für den ersten Lenkungsschritt des Regelkreises. Der Schritt beinhaltet die Bereitstellung aller Vorgaben. Vorgaben sagen aus, was erreicht werden SOLL (SOLL-Zustand).

DO:

Steht für den zweiten Lenkungsschritt des Regelkreises. Der Schritt beinhaltet die Umsetzung anhand der Vorgaben. Die Aufzeichnungen bezüglich Umsetzung sagen aus,
was durch die Vorgänge entstanden IST (IST-Zustand).

CHECK:

Steht für den dritten Lenkungsschritt des Regelkreises. Der Schritt beinhaltet die Prüfung. Diese vergleicht den IST-Zustand mit dem SOLL-Zustand (Vergleich = Messung).

CHECK kann zwei mögliche Resultate ergeben:

A) SOLL und IST stimmen nicht überein (oben, roter Pfeil). Das Ergebnis ist nicht qualifiziert. Folgemassnahme: Siehe ACT – Lenkungsschritt 4.

B) SOLL und IST stimmen überein (oben, grüner Pfeil). Das Ergebnis ist somit qualifiziert.
Folgemassnahme: Qualifikationsnachweis oder Zustand halten.

ACT:

Steht für den vierten Lenkungsschritt des Regelkreises. Der Schritt beinhaltet die Massnahmen zur Behebung von festgestellten Abweichungen. Die Massnahme hat zum Ziel, einen abweichenden IST-Zustand dem SOLL-Zustand anzugleichen.

Warum prozessorientiert?

Die ISO spricht beim PDCA-Modell vom prozessorientierten Ansatz. Prozessorientiert heisst, dass sich eine Organisation oder Organisationseinheit am vorgegebenen Prozessablauf orientiert. Daraus wird der Ausdruck Prozessorganisation abgeleitet. Bei einer reinen Prozessorientierung stehen Ziele im Fokus. Die Erzeugung von Ergebnissen wird durch die Prozesse getrieben bzw. durch die einzelnen Prozess-Schritte gelenkt. Die Aufbau-Organisation, wie sie in Organigrammen dargestellt wird, ist „nur“ noch für die Bereitstellung und Koordination der benötigten Ressourcen verantwortlich.

Die Prozessorganisation umfasst die dauerhafte Strukturierung von Arbeitsprozessen unter der Zielsetzung, das geforderte Prozessergebnis möglichst effizient zu erstellen.
(M. Schulte-Zurhausen: Organisation, 3. Aufl., München 2002, S. 57)

Was bedeutet „Lenkung“?

In der Normenwelt spricht man von Lenkung, wenn man bestimmte Absichten mit einem Objekt hat. Beispielsweise gibt es folgende Absichten bei der Entstehung von Dokumenten oder Prozessen (nicht abschliessend):

• Erstellung durch eine bestimmte Person
• Inhaltliche oder formelle Überprüfung durch eine bestimmte Stelle
• Freigabe durch eine bestimmte Person
• Auffindbarkeit an einem bestimmten Ort sicherstellen
• Schulung durch einen zuvor definierten Trainer
• Temporäre Aufbewahrung sicherstellen
• Verteilung der Inhalte an zuvor definierte Zielgruppen
• usw.

Solche Absichten werden als Lenkungs-Schritte festgelegt. Im vorliegenden Blog sind es somit hauptsächlich die vier Lenkungsschritte PLAN – DO – CHECK – ACT. Lenkungsschritte werden im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung von Inhalten vermehrt automatisiert und als Metadaten den Inhalten oder Dokumenten hinterlegt.

Ergebnisorientiertes Denken

Eigentlich sollte man denken, dass sich der prozessorientierte Ansatz und ergebnisorientiertes Denken widersprechen, denn beim ergebnisorientierten Denken rückt der Prozess oftmals in den Hintergrund. Damit Ergebnisse erzielt werden können, müssen oftmals Konventionen und Prozessvorgaben umgangen werden. Dabei wird von Vorgaben abgewichen.

Die neue ISO-Normenreihe schlägt vor, das ergebnisorientierte Denken schon bei der Festlegung von Prozess-Anforderungen und den Einflüssen auf das gewünschte Ergebnis anzuwenden. Anders ausgedrückt: weil Ergebnisse die Wirkungen von Ursachen sind, sollen Ursachen geschaffen werden, die auch tatsächlich die gewünschte Wirkungen erzeugen. Aber wie soll das gehen? Hierzu wird vermehrt der Ansatz vorgeschlagen: Weg vom Problem – hin zum Prozess. Anstatt Probleme mit der retrospektiven Frage „Warum?“ zu analysieren, wird der Blick nicht in die Vergangenheit (Retrospektive) sondern in die Zukunft (Prospektive) gerichtet. Die Frage „wie soll das ideale Ergebnis bzw. der Idealzustand aussehen?“ öffnet den Blick für Entwicklung, Entfaltung und Kompetenzerweiterung. In der Prospektive werden valide Ursachen geschaffen. Also Prozesse, die fähig sind, die erwarteten Ergebnisse und Zustände zu bewirken. Weder der prozessorientierte Ansatz noch das ergebnisorientierte Denken sind ein Allerheilmittel gegen Abweichungen. In vielen Fällen macht es jedoch Sinn, das ergebnisorientierte Denken und der prozessorientierte Ansatz zu kombinieren und es in einem lösungsorientierten Ansatz zu verschmelzen.

Einsatzebenen von PDCA

Der PDCA kann auf verschiedenen Ebenen wirkungsvoll angewendet werden.

Hinweis: Die freizugebenden Massnahmen werden jeweils vom jeweiligen Eigner (Managementsystem, Prozess, Produkt, etc.) vorgeschlagen.

Weitere Blogbeiträge über die neue ISO-Reihe

Dies ist der zweite Beitrag unserer 5-teiligen Blogreihe zum Thema „Neue ISO-Normen“.

1. Beitrag: praxisnah und modular
3. Beitrag: Rollenkonzept mit AKV-Methodik
4. Beitrag: Wissensmanagement als Bestandteil der neuen ISO-Norm
5. Beitrag: Risikobasiertes Denken im Managementsystem implementieren