Was ist Microsoft SharePoint Online?
SharePoint ist eine Basistechnologie von Microsoft, die umfassende Funktionalitäten bietet, um moderne Zusammenarbeitsportale bereitstellen zu können. Neben Technologien für die Kollaboration beinhaltet SharePoint auch Werkzeuge für das Management von Dokumenten, das Verwalten von Content, die Nutzung sozialer Netzwerke und verschiedene weitere Services, die es für die Bereitstellung einer modernen Portallösung braucht.
In der Cloudlösung Office 365 ist SharePoint Online ein zentraler Baustein und die Basis für verschiedene weitere Instrumente wie beispielsweise Groups oder Microsoft Teams.
Weiterentwicklung von SharePoint
Die standardmässige Ansicht entwickelt sich rasant: Es werden laufend Änderungen implementiert und neue Funktionen bereitgestellt. Es ist nicht so, dass mit den laufenden Weiterentwicklungen ganz grundsätzliche Änderungen SharePoint ausgerollt werden – beispielsweise Ansichten plötzlich komplett anders daherkommen oder Funktionen an einem anderen Ort untergebracht sind. Aber – sofern man von den neuen Entwicklungen Kenntnis hat – kann man diese fortlaufend einsetzen und dafür nutzen, dass SharePoint regelmässige Updates erhält und so auch die End User erkennen, dass eine stetige Modernisierung und Optimierung Ihres Portals stattfindet.
Wie oft werden Änderungen ausgerollt?
Mit den kontinuierlichen Updates durch Microsoft werden Änderungen fortlaufend übernommen. Grosse, aufwendige Release-Wechsel oder Updates entfallen somit. Es gibt zwei Release-Zyklen, zwischen denen Sie wählen können: Targeted Release (früher First Release) und Standard Release (auch GA Global Availability genannt).
Targeted Release
Bei der Nutzung des Targeted Release erhalten Sie die Änderungen von Microsoft schon früher, sozusagen in einer Art Pre-Release, ausgespielt. Es empfiehlt sich, dafür einen Test-Tenant zu nutzen. So haben Sie genügend Zeit, um sich auf Änderungen vorzubereiten oder Anpassungen an mehreren Sites strukturiert anzugehen, bevor die Updates auf dem produktiven Tenant wirksam werden.
Standard Release
Standard Release ist die optimale Einstellung für produktive Tenants.
Im Office 365 Message Center oder auf der Microsoft 365 Roadmap wird jeweils angekündigt, ab wann Änderungen im Targeted Release und im Standard Release verfügbar sind. Dabei wird jeweils nicht ein genaues Datum genannt, sondern lediglich ein Zeitraum. Nachfolgend ein konkretes Beispiel:
- We’ll be gradually rolling this out to Targeted Release customers in January, 2020 (previously late December 2019).
- The roll out will be complete by the end of February 2020 (previously January 2020).
Im gleichen Artikel wir auch näher darauf eingegangen, ob es sich lediglich um eine Information handelt, ob etwas gemacht werden muss oder ob gar eine konkrete Aktion notwendig ist.
Ein Blick auf die aktuelle SharePoint online Roadmap zeigt den Umfang an Änderungen auf, die bereits im Rollout sind oder noch anstehen. Einige davon stellen wir nachfolgend vor:
Quelle: Microsoft 365 Roadmap
Welche Änderungen wurden implementiert?
Die Roadmap zeigt, dass einiges in Bewegung ist. Wir haben für Sie eine Auswahl an Änderungs-Highlights getroffen und stellen Ihnen diese nachfolgend vor.
SharePoint Start Page
Die SharePoint Home Page ist die Startseite von SharePoint (https://TENANT.sharepoint.com ). Neu kann nun eine bestehende Communication Site als Startseite gesetzt werden. Dies ermöglicht es, auch bei älteren Tenants endlich ein etwas „modernes Feeling“ auf die Startseite zu bringen.
Eine Communication Site wird neu aufgebaut oder eine bestehende verwendet und diese dann zur Startseite „geswapped“. Die alte Site kann archiviert werden. Falls bereits Links auf die bestehende Site existieren, kann ein Redirect aktiviert werden und alle Links funktionieren auch nach wie vor mit Redirect auf die neue Start Page.
Quelle: The intelligent intranet powered by Microsoft 365 – Microsoft Ignite 2019 announcements
Roadmap: seit Ende 2019 verfügbar
SharePoint Home Site
Auf der SharePoint Home Site (https://TENANT.sharepoint.com/_layouts/15/sharepoint.aspx) werden nebst SharePoint News auch Informationen zu gefolgten Sites und als „für später speichern“ markierte Inhalte aufbereitet. Das Layout der Site war bisher isoliert: Es wies keine TopNavigation auf und verfügte lediglich über eine links platzierte Navigation mit Unternehmenslinks darin. Dieses Layout hat sich nun geändert:
Quelle: Set up a home site for your organization
Roadmap: verfügbar ab Ende Februar 2020
HUB Sites
Die Architektur der „Modernen Welt“ von Office 365 besteht aus Sites, sprich Site Collections. Beim Erstellen von neuen Communication Sites oder Team Sites, ob direkt in SharePoint oder über Teams oder Groups, wird immer eine Site angelegt. Mittels HUB Sites kann eine bestehende Site als HUB definiert werden und alle mit diesem HUB assoziierten Sites erben dann die Top Navigation und das Design des HUBs. Zudem bildet SharePoint automatisch einen Such-Scope über den HUB, wie auch über die assoziierten Sites, um Informationen gezielt zu finden. Bereits im Verlaufe des Jahres 2019 wurde diverse Erweiterungen im HUB-Konstrukt vorgenommen:
- MegaMenu für HUB-Navigation
- Limit auf 2000 HUBs
- HUB-Einstellungen im Admin-Center
- Einstellungsmöglichkeiten durch Owner
- Events WebPart Rollup von Events in den HUB Sites
Angekündigte, neue Features von HUB Sites (verfügbar ab ca. Mitte 2020)
- Approval der HUB-Assoziation mittels Power Automate (Flow)
- HUB to HUB-Assoziation
- Zielgesteuerte Navigation
- Vererbung der Berechtigungen
- HUB Analytics
Quelle: Planning your SharePoint hub sites
Branding
Das Branding, also das visuelle Design der SharePoint Site, wurde im letzten Jahr stetig ausgebaut und optimiert. Nebst der Anpassung des Themes kann der Header, die Navigation und auch der Footer angezeigt werden. Über das Theme stehen definierte Farb-Paletten bereit, mit welchen SharePoint die Farbwelt des Unternehmens „verpasst“ werden kann. Falls die gewünschte Unternehmensfarbe fehlt, können zusätzliche Farb-Paletten mittels PowerShell hinzugefügt werden.
Der Header-, wie auch den Navigations-Bereich kann kompakter dargestellt werden, für die Navigation steht gar ein MegaMenu zur Verfügung. Gegen Ende 2019 wurde auch ein Footer ausgerollt, in welchem wichtige Links hinzugefügt werden können.
Bis Mitte 2020 sind weitere Optimierungen für den Header- und Footer-Bereich angekündigt, zudem hält auch das „Microsoft Fluent Design System“ in SharePoint Einzug, welches die Grundlage für ein einheitliches und modernes Design in Office 365 bildet. Die Navigation wird um die zielgruppengesteuerte Anzeige erweitert, um Navigationspunkte gezielt bestimmten Benutzergruppen zu präsentieren.
Im Microsoft Look book sind einige Beispiele von Microsoft aufgeführt, wie die Branding-Optionen mit Content richtig eingesetzt werden, damit SharePoint modern und doch schlicht aussieht: https://lookbook.microsoft.com/
Seitenfunktionen
Zu den Seitenfunktionen gibt es mehrere spannende Ankündigungen, welche bis ca. Mitte 2020 nach und nach eingeführt werden. So ist es heute bereits möglich, Bilder, welche beispielsweise in News hinzugefügt werden, so zuzuschneiden, dass ein aussagekräftiges Bild gestaltet werden kann. Weiter wird es Anpassungen am News WebPart geben, das Yammer WebPart wird quasi in einer Version 2 ausgeliefert und es können neu Stock Images für News verwendet werden.
Zu den Highlights in den Seitenfunktionen zählen aber auch:
- News und Seiten Scheduling ermöglicht es, Inhalten gezielt zu einer bestimmten Zeit zu veröffentlichen.
- SharePoint wird mit Mehrsprachigkeit ausgestattet, mit der Sites und Seiten mehrsprachig erstellt werden können. Die Sprache kann dabei durch die User über die Oberfläche umgeschaltet werden.
Quelle: The intelligent intranet powered by Microsoft 365 – Microsoft Ignite 2019 announcements
- Mit der Page Difference Visualization können moderne Seiten verglichen werden. Differenzen in den Seiteneigenschaften werden angezeigt und Unterschiede am Seiteninhalt werden direkt in den Inhalten hervorgehoben (Roadmap Ende Februar 2020).
Quelle: The intelligent intranet powered by Microsoft 365 – Microsoft Ignite 2019 announcements
WebPart Connections
Nebst zahlreichen Optimierungen und Erweiterung von Einstellungen in einzelnen WebParts, sind die WebPart Connections eine gewichtige und besonders erwähnenswerte Erweiterung an den modernen WebParts, welche im 2019 dazu kam.
Mittels WebPart Connections lassen sich WebParts miteinander verbinden, damit Werte von einem WebPart ans andere übergeben werden können. So ist es beispielsweise möglich, aufgrund der Markierung eines Dokumentes in einer Bibliothek in weiteren WebParts automatisch die Metadaten, das Dokument in der Vorschau, sowie einen Kartenausschnitt darzustellen – Und dies nur durch die Auswahl eines einzige Eintrages.
Search in SharePoint
In den Office 365 Applikationen SharePoint, OneDrive und Office.com wird bis Ende Februar 2020 die Search-Box im Header ausgerollt. Die Search-Box durchsucht Inhalte aus OneDrive und SharePoint. Bisher konnte die Ergebnisseite weder spezifisch für SharePoint noch für Office 365 generell angepasst werden.
Customizing an den bestehenden Suchergebnisseiten wird nun nach und nach implementiert und auch ausgebaut. Dabei erhält auch die Microsoft Search in Bing for Business immer wieder Erweiterungen.
Weitere Informationen zur Search finden Sie in unserem Blogbeitrag Productivity News vom 1.9.2019: Fündig werden dank der Microsoft Search.
Seit Januar ist es möglich, eine Custom Search-Seite zu erstellen und diese in der Microsoft Search-Box in SharePoint zu hinterlegen. Dadurch werden die User auf ein SharePoint Unternehmens-Suchcenter geleitet, in welchem die Ergebnisse, Filterungen und auch die Scopes angepasst werden. Dabei können PnP Search WebParts verwendet werden, mit welchen das Customizing vorgenommen wird.
Quelle: PnP Modern Search solution
SharePoint Admin Center
Das Microsoft-, wie auch das SharePoint Admin Center erfahren immer wieder kleine Änderungen. Die Navigationspunkte werden anders organisiert, thematisch neu angeordnet und die Organisations-Einstellungen beispielsweise verschwinden kurzum in einem Unterpunkt. Das ganze Jahr über stehen immer wieder kleine Änderungen an.
Eine gewichtige Anpassung ist sicherlich, dass der Term Store für das zentrale Verwalten von Metadaten zeitnah ein neues Gewand erhalten und auch im modernen User Interface erscheinen wird. Zudem wird der Term Store mit einem Terms Analytics Dashboard erweitert, so dass die Terms analysiert werden können (Roadmap Ende Februar 2020).
Quelle: Ignite Präsentationen 2019
Welche Funktionen kommen auf uns zu?
Ankündigungen an der MS Ignite vom 4. November 2019:
Guten Tag. Ich bin auf der Roadmap von Microsoft auf den Eintrag „Multilingual page publishing for Modern SharePoint.“ gestossen. Das wird hier auch kurz beschrieben.
Was mich interssieren würde ist, ob sich die URL anpasst. Also ob Beispielsweise auf eine Seite in DE oder EN verlinken lässt? Haben Sie da mehr Informationen?
Gruess Simon
Guten Tag,
da das Feature noch nicht ausgerollt ist, haben wir leider aktuell auch noch keine weiteren Informationen dazu.
Beste Grüsse
Hallo Simon,
in der Zwischenzeit ist das Feature auf den Target Release Tenants ausgerollt.
Die übersetzten Seiten der alternativen Sprachen werden pro Ordner, in der Websiteseiten Bibliothek, abgelegt. Da es eigene Seiten sind lassen sie sich auch einzeln verlinken, oder für die Differenzierung pro Sprache kann der Ordner-Pfad genutzt werden.
Beste Grüsse
Pingback: Productivity News vom 1.2.2020: Die neusten Änderungen in SharePoint Online