Die persönliche Arbeitseffizienz mit Timeboxing steigern

Timeboxing ist eine Projektmanagement-Technik, bei der ein bestimmter Zeitrahmen für die Durchführung einer Aufgabe oder eines Projekts festgelegt wird. Dies hilft, den Fokus auf die Prioritäten zu legen, die Produktivität zu steigern und Verzögerungen zu minimieren. Dieser Artikel zeigt, wie Timeboxing mit der Unterstützung von Outlook durchgeführt werden kann.

Wer kennt das nicht: Aufgaben werden angefangen, aber nicht abgeschlossen oder kontinuierlich vor sich hergeschoben. Oder man springt noch vor dem Abschluss der Aufgabe bereits zum nächsten Task und arbeitet daran weiter. Die unzähligen offenen Tasks führen dazu, dass eigens oder von anderen vorgegebene Deadlines nicht eingehalten werden…

Auch ist in der Praxis das Taskmanagement bei vielen oft nicht gerade übersichtlich. Es gibt Aufgaben im Planner oder in einer SharePoint-Liste, zudem sind noch Aufgaben aus dem letzten Meeting entstanden, welche im OneNote-Protokoll abgelegt sind. Zu guter Letzt hat man im persönlichen Outlook auch noch einige ToDo’s aufgeschrieben. Und wo genau war nochmals der gelbe Notizzettel mit einer dringenden Bitte eines Kollegen?

Worauf muss man bei der Aufgabenverwaltung achten?

Wichtig ist bei der Erfassung der Aufgaben, dass alle Tasks an einem zentralen Ort zu finden sind. Egal, ob die Aufgaben nur wenige Minuten dauern oder ob mehrere Stunden Zeit beansprucht werden. Zudem sollten sich Aufgaben gleich zeitlich – mit Bearbeitungszeit und Termin – einplanen lassen.

Die Timeboxing-Methode hilft dabei, die Zeit besser einzuteilen und so in der gleichen Arbeitszeit mehr zu erreichen und somit produktiver zu sein. Die Idee und das Konzept hinter Timeboxing sind verblüffend einfach und die Vorteile vielfältig und durchaus überzeugend. Es braucht allerdings die nötige Disziplin, um sich wirklich an die Zeitfenster zu halten und Timeboxing auch langfristig umzusetzen.

Passend dazu: In diesem Beitrag stellen wir die Taskmanagement-App ToDo im Detail vor.

Was ist Timeboxing?

Timeboxing ist ein Verfahren, welches mehrheitlich im Projektmanagement anzutreffen ist – insbesondere im agilen Projektmanagement. Allerdings kann es auch einzeln betrachtet werden und von jedermann im persönlichen Zeitmanagement bzw. zur persönlichen Produktivitätssteigerung eingesetzt werden. Der Grundgedanke besteht darin, klar definierte und festgelegte Zeitfenster – also timeboxes – für die eigenen Aufgaben und Projekte zu erstellen. Statt einfach loszulegen und mit der Arbeit zu beginnen, wird durch das Timeboxing eine klare Planung und Struktur erstellt. Diese zeigt, wann genau und in welcher Zeit ein Aufgabe erledigt wird.

Outlook als Hilfsmittel für Timeboxing

Outlook bietet sich hier als technische Unterstützung von Timeboxing an:

• Zentrale Erfassung aller Aufgaben
• Zugriff von überall aus möglich
• Es können Kategorien erstellt werden
• Zeitliche Planung der Aufgaben ist möglich

Die erste Timebox ist in unserem Beispiel die Mailbearbeitung am Montagvormittag. Die nächste Timebox folgt gleich danach: Besprechung inkl. Nachbearbeitung. Anschliessend ist das Meeting mit der Fachgruppe SPO an der Reihe. Die letzte Timebox vor dem Mittagessen ist dann erneut die Bearbeitung der E-Mails.

Die Timeboxes für die Mailbearbeitung sind inbesondere dann zwingend, wenn man den Ansatz «Inbox Zero» verfolgt.

Die Planung der einzelnen Aufgaben ist in verschiedener Hinsicht sinnvoll:

• Sämtliche Tätigkeiten sind eingeplant und an einem zentralen Ort ersichtlich, nichts geht vergessen.
• Für jede Aufgabe ist ein Zeitblock geplant und man sieht, wie lange welche Aufgabe dauern wird.
• Bei ungeplanten dringenden Aufgaben kann geschaut werden, welche Aufgabe vielleicht nicht dringend ist und durch eine dringendere ersetzt werden könnte.
• Alle Informationen, welche zur Bearbeitung der Aufgabe benötigt werden, können in Outlook gleich in der Timebox verlinkt werden. Man hat somit alle für die Bearbeitung der Aufgabe relevanten Informationen griffbereit.

Timeboxing-Tipps für Einsteiger

In der Umsetzung ist das Timeboxing einfacher als viele andere Zeitmanagement-Methoden. Es gibt keine komplizierten Abläufe, für die es wochenlange Übung braucht, um sie zu verinnerlichen. Somit sind die Zeitfenster wirklich für jeden geeignet.

Damit Sie das Verfahren des Timeboxings auch wirklich optimal für sich nutzen können, haben wir noch einige Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen können, das Maximum aus den einzelnen Timeboxes herauszuholen:

Tipp 1: Regeln Sie alles in Timeboxes

Nutzen Sie das Timeboxing-Prinzip nicht nur für einzelne Tätigkeiten, sondern planen Sie Ihren ganzen Tag, die ganze Woche und den ganzen Monat nach dieser Methode. Berücksichtigen Sie aber, dass Sie höchstens 80% der verfügbaren Zeit pro Tag verplanen sollten. Sonst besteht die Gefahr, dass es zu Engpässen kommen kann, wenn unvorhergesehene Tätigkeiten hinzukommen.

Tipp 2: Frühzeitige Planung

Zeitblöcke sind relativ schnell erstellt, jedoch ist es sinnvoll und enorm wichtig, dass Sie die zeitlichen Blocker bereits im Vorfeld planen und nicht erst dann, wenn Sie die Tätigkeiten angehen möchten. Planen Sie so gut wie möglich im Voraus (Wochen oder sogar Monate). So können Sie sich wirklich auf die einzelnen Aufgaben innerhalb der Zeitfenster konzentrieren und sich nicht mehr mit der Erstellung weiterer Zeitblöcke beschäftigen.

Tipp 3: Disziplin ist alles

Die grösste Schwierigkeit beim Timeboxing liegt in der Disziplin. Planen Sie die Zeitblöcke und halten Sie sich daran, ohne die Aufgabe wieder nach hinten zu schieben. Wenn Sie sich dabei erwischen, dass Sie eine Aufgabe 2-3x nach hinten schieben, dann überlegen Sie sich kurz, ob diese Aufgabe wirklich nötig ist – ist dies nicht der Fall, löschen Sie diese aus dem Kalender.

Tipp 4: Planen Sie möglichst konkret und zu Beginn mit dem Faktor 1.25

Am Anfang kann es noch schwierig sein, Aufgaben zu planen und die voraussichtliche Bearbeitungszeit abzuschätzen. Nachteilhaft ist vor allem, wenn Sie zu wenig Zeit einplanen und danach bei jeder Aufgabe «hinterherrennen» müssen. Eine gute Möglichkeit ist für Timeboxing-Beginner, die Timeboxes mit dem Faktor 1.25 zu berechnen. Beispiel: Sie schätzen für die Aufgabe 1 Stunde dann setzen Sie die Timebox mit 75 Minuten in den Kalender. Eine Aufgabe von voraussichtlich 15 Minuten wird mit ca. 20 Minuten eingeplant. Mit der Zeit werden Sie immer besser beim Abschätzen der benötigten Zeit und es gelingt ihnen, die Timeboxes präzise zu planen. Dann können Sie beispielweise mit dem Faktor 1.1 planen usw.