Die technische Umsetzung von Wissensmanagement in Microsoft Office 365

Sind die Prozesse für den Umgang mit der Ressource Wissen definiert und die Wissensthemen strukturiert, geht es an die technische Umsetzung. Diesem Thema widmen wird uns in diesem Beitrag, dem dritten und letzten Teil unserer Blog-Serie.

Informations- und Kommunikationssysteme bewirken zwar – isoliert betrachtet – noch keine nachhaltige Veränderung im Umgang mit Wissen, sind aber ein bedeutender «Befähiger» für das Reengineering oder bei der Einführung von Wissensmanagement. Mehrere Studien stufen technische Systeme mit einer geringen Benutzerfreundlichkeit als wesentliche Barriere bei der Einführung von Wissensmanagement ein (Helm, Meckl, & Sodeik, 2007). Die Technologie steht dem Dilemma der schnellen und unkomplizierten Erfassung und der Strukturierung und Auffindbarkeit bei der Wissensnutzung gegenüber.

Die Applikationen und Umsetzungsmöglichkeiten rund um Office 365 sind vielfältig. Alleine in SharePoint existieren verschiedene Apps wie Blog, WIKI, FAQ oder Dokumentenbibliotheken, welche sich gut für den Einsatz im Bereich des Wissensmanagements eignen. Rund um Office 365 sind mit Yammer, Teams und Groups zudem weitere Applikationen verfügbar.

Es gilt bezüglich Struktur und Gültigkeitsdauer das geeignete Instrument zu definieren. Lesebeispiel: Sollen Inhalte möglichst schnell, einfach und unstrukturiert erfasst und geteilt werden können, so eignen sich besonders die Instrumente in Quadrant A und D.

 

Meist wird eine Kombination von verschiedenen Instrumenten eingesetzt, um den verschiedenen Wissensinhalten gerecht zu werden. Ein Verteilraster hilft bei der Auswahl der korrekten Ablage und Kommunikationsart. Dabei soll für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnell und einfach ersichtlich sein, welche Art von Wissen an welchem Ort abgelegt werden soll und ob eine aktive Kommunikation (push oder pull) notwendig ist.

Nachfolgende sehen Sie ein paar möglich Beispiele und Ideen, wie Wissensmanagement mit verschiedenen Applikationen aus Office 365 umgesetzt werden kann.

Einstiegsseite Wissensmanagement

Um den Mitarbeitenden die Navigation innerhalb des Wissensmanagements zu erleichtern, kann mit Visio eine Wissenslandkarte erstellt werden. Diese soll aufzeigen, welche Wissensthemen vorhanden sind und wie diese miteinander in Relation stehen.

Das Visio-File wird mittels Webpart in SharePoint eingebunden und kann als grafische Navigation eingesetzt werden. Die verschiedenen Knoten werden dabei mit einer URL versehen, welche auf eine zentrale Suchseite führt. Diese Verlinkung erfolgt direkt im Visio-File und kann bei Mutationen einfach angepasst werden. Klickt der Benutzer nun auf einen Knoten respektive ein Wissensthema, so wird dieser auf eine zentrale Suchseite weitergeleitet, welche dann alle relevanten Inhalte anzeigt. Somit muss sich der Benutzer keine Gedanken machen, in welcher Applikation er welche Inhalte suchen muss.

 

In verschiedenen Knotenpunkten ist jeweils eine Suchresultatseite hinterlegt, welche die Anzeige der Suchtreffer gemäss dem gewählten Wissensthema anzeigt. Mittels verschiedener Suchwebparts und entsprechenden Abfragen können die Resultate je nach Ablagegefäss gruppiert werden.

 

Zentrale Suchseite

Eine weitere Möglichkeit ist ein zentrales Suchportal, welches alle relevanten Wissensdokumente kategorisiert anzeigt. Bei Bedarf kann zusätzlich mittels Suchbegriff eingegrenzt werden.

 

Metadaten

Egal welches Instrument nun definiert wird, um die Suche zu erleichtern, es sollte unbedingt mit Metadaten oder Hashtags gearbeitet werden. Metadaten geben dem Inhalt bzw. Dokument die nötigen Attribute mit sowie eine Struktur, um diese Information später durch die Benutzer wieder finden zu können. Folgen Sie beim Festlegen der Attribute dem Grundsatz «so wenig wie möglich – so viel wie nötig». Im Wissensmanagement eignen sich hierbei die Attribute Wissensdomäne und Wissensthema (gemäss Wissenslandkarte) sowie das Revisionsdatum (zeigt an, ob die Inhalte aktuell sind).

Um das «Tagging» zu erleichtern, können in den Bibliotheken sowie pro Ordner Standardspaltenwerte gesetzt werden. Somit erhalten Dokumente aufgrund des Speicherortes automatisch Attribute zugewiesen.

 

Nebst den vordefinierten Attributen können in SharePoint zudem Unternehmensstichwörter (Folksonomy) aktiviert werden. Diese Funktion erlaubt es, eigene Stichwörter einzusetzen, welche dann bei der Suche mitberücksichtigt werden.

Yellow Pages mit Delve

Mitarbeitende tragen ihre Projekte und Kenntnisse auf der Profilseite von Delve ein. Dabei werden wiederum die Wissensthemen aus der Wissensmatrix verwendet. Mittels der Personensuche in SharePoint können so einfach und unkompliziert Spezialisten zu einem Fachthema oder Produkt gefunden werden.

 

Microsoft Teams

Als Wissensdatenbank kann nebst der klassischen Dokumentenablage in Microsoft SharePoint auch Microsoft Teams verwendet werden. Unterhaltungen lassen sich pro Themengebiet führen und entsprechende Antworten mittels Suche einfach auffinden. Teams hat einen kollaborativen Charakter und ist somit geeignet, wenn Wissen von mehreren Personen erarbeitet und die Resultate schnell und einfach abgelegt werden sollen. So verfügt Teams auch über eine Dokumentenablage, welche sich auch in SharePoint öffnen lässt und mit Metadaten versehen werden kann. Bei Bedarf können Wissensinhalte mit dem integrierten WIKI schnell und strukturiert abgelegt werden. Zudem sind Mobile Apps für Android, IOS und Windows Phone erhältlich, um auch von unterwegs auf Wissensinhalte zugreifen zu können.

 

Die Suchmöglichkeiten sind ebenfalls sehr umfassend gestaltet und lassen sich nach Teams, Kanälen und Dateitypen zusätzlich eingrenzen.

Microsoft Teams kann für die unternehmensweite Kommunikation mittels Konnektoren mit Yammer verbunden werden.

 

Yammer

Das Firmennetzwerk Yammer wird für alle Informationen und News als Kommunikationsportal eingesetzt. Auch lassen sich neue Erkenntnisse und Wissensinhalte aus SharePoint oder Teams proaktiv im ganzen Unternehmen verbreiten. Als strukturierte Ablage ist Yammer nur bedingt geeignet, da keine Metadaten verwendet und als Suchunterstützung lediglich Hashtags verwendet werden können.

 

Die Informationstechnologie spielt bei der Einführung von Wissensmanagement immer eine Rolle. Die eingesetzten technologischen Instrumente wirken als Barrieren, wenn die Inhalte nicht aktuell, nicht relevant, unstrukturiert und nicht schnell gefunden werden können. Wenn das System rege genutzt wird, steigt die Datenqualität und das Vertrauen in die Ablage. Wird es hingegen wenig genutzt, nimmt die Datenqualität ab, was dazu führt, dass das Vertrauen in die Ablage sinkt – „Das System stirbt“ (Probst, Raub, & Romhardt, 2012).

Dies ist der dritte Teil unserer Blog-Serie zum Thema Wissensmanagement. Die weiteren Beiträge finden Sie hier:

• Teil 1: Wie ein Unternehmen den Umgang mit der Ressource Wissen optimieren kann
• Teil 2: Organisation von Wissensthemen und Prozessgestaltung im Wissensmanagement

Literaturverzeichnis

• Helm, R., Meckl, R., & Sodeik, N. (2007). Systematisierung der Erfolgsfaktoren von Wissensmanagement auf Basis der bisherigen empirischen Forschung. Zeitrschrift für Betriebswirtschaft(2), S. 211–241.
• Probst, G., Raub, S., & Romhardt, K. (2012). Wissen managen. Genf: Springer Gabler.