Dokumentenmappen

Dokumentenmappen –
der bessere Ordner?

Um Dokumente zu strukturieren oder Berechtigungen innerhalb einer Bibliothek aufzubrechen, kann der Einsatz von Ordnern sinnvoll sein. Diese Ordner weisen jedoch einige Nachteile auf. Viele Defizite der Ordner werden durch die Dokumentenmappen eliminiert. Die Dokumentenmappen gehen noch viel weiter: Dokumente, die in einem gemeinsamen inhaltlichen Kontext stehen, werden logisch zusammengefasst.

Vor- & Nachteile

Vorteile von Dokumentenmappen

• Vergabe von Metadaten innerhalb der Dokumentenmappe, Dokumente erben diese dann automatisch
• Unterschiedliche Ansichten pro Dokumentenmappe möglich
• Informationen und sogar Webparts können pro Dokumentenmappe hinzugefügt werden

Nachteile

• Sobald Register, Unterordner oder geschachtelte Teilakten als Anforderung festgelegt werden, sind SharePoint-Dokumentenmappen aufgrund des einfachen Datenmodells kaum geeignet.

Einsatz

Im aufgeführten Beispiel wird eine Dokumentenmappe anstelle von Ordnern eingesetzt. Sobald ein Dokument in die entsprechende Dokumentenmappe hochgeladen wird, weist SharePoint als Metadaten den Standort Attribut Alterszentrum 1 (respektive Alterszentrum 2) zu.

Öffnet man eine Dokumentenmappe, so beinhaltet diese Informationen sowie eine eigene Ansicht, welche sich von der übergeordneten Bibliothek unterscheidet.

Sie möchten wissen, wie man die Dokumentenmappen auf Ihrer SharePoint Umgebung einrichtet? Die Antworten finden Sie im nachfolgenden Blogbeitrag: Link