Dokumentenmappen einrichten

Nachdem wir im 1. Blogbeitrag über Dokumentenmappen einige Grundlagen geschildert haben, erklären wir Ihnen nun, wie Sie die Dokumentenmappen auf Ihrer SharePoint Seite einrichten können. Dazu sind zwei Schritte notwendig:

• Konfigurationen auf Ebene Websitesammlung und Website
• Konfiguration auf Ebene Bibliothek

Konfiguration auf Ebene Websitesammlung und Website

1. Aktivierung:
   Aktivieren Sie das Website-Sammlungsfeature Dokumentenmappe. Öffnen Sie dazu die “Websitesammlungsfeatures” oder auf Englisch die “Site Collection Features“ und aktivieren das entsprechende Feature:
   
2. Konfiguration auf Ebene Webseite:
   Um Dokumentenmappen verwenden zu können, erstellen Sie nun einen neuen Inhaltstyp vom Typ „Dokumentenmappe“ und weisen dann die benötigten Spalten hinzu, respektive erstellen Sie diese.
   Unter den Einstellungen können Sie nun die spezifischen Einstellungen für den erstellten Inhaltstyp Dokumentenmappe vornehmen.
   
   Stellen Sie unter „Zulässige Inhaltstypen“ ein, welche Inhaltstypen die Dokumentenmappe verwenden darf.
3. Konfigurationen:  „Standardinhalte“, „Freigegebene Spalten“
   Unter dem Menüpunkt „Standardinhalte“ können beispielsweise Dokumentenvorlagen mitgegeben werden, welche in der Dokumentenmappe immer verfügbar sein sollen. Unter „Freigegebene Spalten“ können speicherortspezifische Metadaten definiert werden. Werden Dokumente in die Dokumentenmappe hochgeladen, erhalten diese automatisch einen definierten Wert zugewiesen.
   
   Unter dem Menüpunkt „Willkommensseite“ kann der Aufbau der Dokumentenmappe angepasst werden.

Konfiguration auf Ebene Bibliothek

Um Dokumentenmappen auf einer Bibliothek verwenden zu können, müssen Sie zuerst den neuen Inhaltstyp zuweisen. Wechseln Sie hierfür in die Einstellung der Bibliothek und wählen Sie „Erweiterte Einstellungen“. Aktivieren Sie dort die Funktion „Verwaltung von Inhaltstypen zulassen“

Wechseln Sie wieder in die Einstellungen und weisen Sie nun den Inhaltstyp „Dokumentenmappe“ zu.

Nachdem Sie den neuen Inhaltstyp auf die entsprechende Bibliothek zugwiesen haben, steht die Funktion „neue Dokumentmappe“ zur Verfügung.