Wenn es darum geht, externe Datenquellen an SharePoint oder Office 365 anzubinden, so kommen häufig Drittanbieter-Tools zum Einsatz. Der Cloud Connector sowie der Business Data List Connector von Layer2 sind geeignete Möglichkeiten, um externe Datenquellen in die Microsoft-Umgebung zu integrieren. In diesem Beitrag widmen wir uns diesen beiden nützlichen Helfern sowie einem weiteren Layer2-Tool – der Knowledge Management Suite.
Cloud Connector (Cloud): Migration, Synchronisation und Backup
Der Layer2 Cloud Connector schliesst zahlreiche Lücken bei Migrationen, bei Synchronisationen oder beim Backup von Dokumenten in Office 365. Auch das Replizieren von Inhalten aus verschiedenen Datenquellen wird unterstützt. Das vielseitige Synchronisationstool kann für SharePoint, Office 365, Exchange, Dynamics 365, SQL Server, lokale Dateien und weitere Dienste wie Dropbox oder Google Drive eingesetzt werden. Ob cloud-to-cloud oder cloud-to-on-premise, eine Verbindung kann innert Minuten hergestellt werden.
Häufig besteht bei Unternehmen das Bedürfnis, lokale Dateien mit SharePoint Online Bibliotheken und OneDrive for Business zu synchronisieren. Zudem besteht das Problem, dass SharePoint Listenschwellwerte besitzt. Da stösst man schnell an seine Grenzen. Hier kommt der Cloud Connector ins Spiel, denn die Synchronisation erfolgt auch zuverlässig über diese Listenschwellwerte hinaus. Das Tool ist einfach zu bedienen und es sind keine Codes oder Installationen in SharePoint erforderlich. Nutzer wählen zwischen uni- oder bi-direktionaler Synchronisation und können Daten flexibel filtern.
Anwendungsfälle
Dynamics 365 und SharePoint Online verbinden
Viele Unternehmen haben den Wunsch, CRM-Kundendaten in SharePoint abbilden zu können. Leider bietet Microsoft keine einfachen Verbindungsmöglichkeiten an. Über Business Connectivity Services ist das zwar möglich, jedoch benötigt man Zeit und Ressourcen, um eine Verbindung herzustellen. Der Cloud Connector kann als Client auf dem PC installiert werden und die beiden Datenquellen innert Minuten direkt anzapfen. Die Kundendaten aus dem CRM können dann in SharePoint dargestellt werden. Die Marketingabteilung pflegt die Daten in Dynamics 365 und stellt sicher, dass die Personendaten auf dem aktuellsten Stand sind. Die restlichen Nutzer arbeiten in SharePoint und haben so Zugriff auf diese Informationen. Das Unternehmen optimiert dadurch die Lizenzkosten, denn nicht alle Mitarbeiter benötigen einen Dynamics 365 Zugang.
Mehrere Datenquellen auf eine SharePoint Liste importieren
Unternehmen, die mehrere Standorte besitzen und eine zentrale Telefonliste in SharePoint verwalten, benötigen mehr als eine externe Datenquelle. Der Cloud Connector kann hier verwendet werden, um diese Verbindungen herzustellen.
Über ein Textfile liest der ODBC Data Provider die Mitarbeiterdaten aus einer nicht flexiblen Datenbank heraus und mappt sie entsprechend in eine SharePoint-Liste. Alle Mitarbeiterdaten inklusive Telefonnummer und Standort sind nun zentral abgelegt und können über benutzerdefinierte Ansichten dargestellt werden. Über einen Timer Job wird die Liste täglich aktualisiert. Wenn nun ein anderer Standort eingebunden wird, kann eine Verbindung zur zweiten externen Datenbank hergestellt werden. Da der Cloud Connector verschiedene Ansichten auf SharePoint-Listen erlaubt, ist dies problemlos möglich.
Produktlink: Cloud Connector
Business Data List Connector (On-Premise): Externe Daten in einer SharePoint-Liste anzeigen
Möchten Sie externe Unternehmensdaten beispielsweise aus SQL-Datenbanken, ERP-/CRM-Systemen oder anderen Anwendungen in SharePoint anzeigen? Mit dem Business Data List Connector (BDLC) können Sie innert wenigen Minuten eine Verbindung aufbauen und externe Datenquellen in SharePoint-Listen (SharePoint 2007/2010/2013/2016) bereitstellen. Sie benötigen im Gegensatz zu den SharePoint Business Connectivity Services (BCS) keine zusätzlichen Tools, Schnittstellenprogrammierung oder SharePoint-Editionen.
Administratoren können in wenigen Schritten die Konfigurierung selbst vornehmen, um externe Daten in SharePoint-Listen abzubilden. Nahezu alle beliebigen Datenquellen werden von Layer2 unterstützt. Dank der optionalen bi-direktionalen Verbindung können Änderungen in SharePoint die externen Daten direkt überschreiben. Ein Datenabgleich kann per Timer Job oder manuell erfolgen. Der BDLC unterstützt auch Workflows (z.B. SharePoint Designer oder Nintex). Sobald sich die externen Daten ändern, werden Geschäftsprozesse angestossen. Eine hohe Performance wird auch dann gewährleistet, wenn über 100’000 Listeneinträge synchronisiert werden, denn nur die aktuellen Änderungen werden ausgeführt.
Anwendungsfall
Der BDLC ist bei einigen IOZ-Kunden im Einsatz. Beim Kreisspital für das Freiamt Muri beispielsweise wurde der Business Data List Connector verwendet, um eine Verbindung zu Microsoft Dynamics NAV herzustellen. Der Kunde nutzt SharePoint als umfassendes, zentrales Einstiegsportal für Mitarbeiter-Neuigkeiten, für Veranstaltungen, zur Bereitstellung von Links zu Applikationen, für Kurse & Events, als Ticket-System bei Informatik- oder Technik-Problemen sowie als Projekt- und QM-Portal.
Mittels BDLC werden notwendige Informationen aus verschiedenen Stammdaten aus dem ERP in einer konfigurierten Abfrage zusammengefasst und auf einer SharePoint-Liste abgebildet. Im Hintergrund läuft ein Timer, welcher alle 60 Minuten die Liste aktualisiert und nur die Änderungen überträgt. Mit den Filterfunktionen sehen so die Mitarbeiter genau die relevanten Informationen, die sie benötigen.
Produktlink: Business Data List Connector
Knowledge Management Suite: Wissensmanagement in SharePoint
Der Umgang mit dem Wissen und den Informationen ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Wissen erwerben, weiterentwickeln, weitergeben, zusammentragen der Erkenntnisse und Umsetzung in der Praxis sind nur einige Beispiele, die im Rahmen des Wissensmanagements zu bewältigen sind.
Die Knowledge Management Suite für SharePoint erleichtert den Mitarbeitenden, Taxonomien zentral zu verwalten, Inhalte mit verwalteten Metadaten zu klassifizieren sowie Metadaten für die Navigation und Suche zu verwenden. Die Suite besteht aus Werkzeugen, die das Wissensmanagement für Unternehmen vereinfacht.
Der Taxonomy Manager bietet verbesserte Möglichkeiten, Metadaten im Term Store (Terminologiespeicher) zu verwalten. Wer eine Simple Knowledge Organization System Datei (.skos) hat, kann diese direkt mit dem Tool in SharePoint importieren. Standardmässig bietet der Terminologiespeicher nur CSV-Dateien als Import an, welche weder Synonyme noch Mehrsprachigkeit unterstützen.
Mittels Tag Suggester erhalten Nutzer Terminologie-Vorschläge, dies vereinfacht die manuelle Klassifizierung von Inhalten mit Metadaten. Um die Klassifizierung von Listenelementen und Dokumenten automatisieren zu können, bietet sich der Auto Tagger an. Dieser basiert auf den zugeordneten Term-Sets.
Das Tag Navigation Web Part erlaubt es, die Baumstruktur der Metadaten im Term Store als Navigation zu verwenden. Dadurch lassen sich Strukturen hierarchisch nach Organisationseinheiten, Abteilungen, Produkten und Leistungen abbilden.
Ein Schlagwortverzeichnis kann mittels Tag Directory Web Part erstellt werden. Ein automatischer A-Z Index oder Glossar lässt sich so bequem in SharePoint abbilden. Dieses WebPart unterstützt den Business Data List Connector, um externe Datenquellen anzuzeigen.
Um verwandte Inhalte darzustellen, kann das Related Content Web Part genutzt werden. Hier werden ähnliche Inhalte angezeigt, wie z.B. Ansprechpersonen, Dokumentationen oder weiterführende Links. Auch dieses WebPart unterstützt den Business Data List Connector, um externe Datenquellen anzuzeigen.
Hier noch ein kurzes Video über den Layer2 Taxonomy Manager:
Produktlink: Knowledge Management Suite
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