Productivity News vom 1.9.2019: Fündig werden dank der Microsoft Search

Was ist die Microsoft Search?

Die Microsoft Search ist nicht einfach eine «Web-Suchmaschine». Sie integriert sich nach und nach immer mehr in das Microsoft-365-Ökosystem und verbindet ein einheitliches Such-Feeling mit personalisierten Ergebnissen. Der Weg vom Suchergebnis zu den relevanten Informationen wird dadurch möglichst gering und dem User werden die wirklich relevanten Informationen angezeigt.

Die Microsoft Search wird zur einheitlichen Suche für die Produktivitäts-Apps von Microsoft. Ziel ist es, dass User in allen Apps die gleichen Suchmöglichkeiten vorfinden. In der Microsoft Search kommt auch künstliche Intelligenz (AI) zum Einsatz. U.a. werden für den User relevante Informationen prominenter angezeigt. Zudem werden bei der Suche überflüssige Ausdrücke entfernt und lediglich nach relevanten Begriffen gesucht.

Mit der Microsoft Search werden Inhalte, die in SharePoint Online oder OneDrive for Business gespeichert sind, Personen aus der globalen Adressliste und Office 365-Gruppen sowie Exchange durchsucht.

Worin besteht der Mehrwert der Microsoft Search?

In den Microsoft Apps wird den Benutzern die Search-Box in der Kopfzeile angezeigt, dies wird in Zukunft auf alle Apps ausgeweitet. In Bing kann die normale Website-Suchbox genutzt werden.

In der Microsoft Search verbergen sich unter anderem folgende Key-Funktionen:

• Das Suchfeld befindet sich in den Apps immer am selben Ort.
• Die Ergebnisse werden Kontext-sensitiv angezeigt. D.h. bei der Suche in OneDrive for Business werden Dateien angezeigt, bei der Suche in SharePoint Dateien, Websites, Personen…
• Die Suchergebnisse werden «security trimmed» angezeigt. Jeder Benutzer sieht nur Ergebnisse, auf die er auch Zugriff hat.
• Beim Klick in das Suchfeld werden dem User automatisch Ergebnisse aufgrund der vorhergehenden Aktivitäten angezeigt.
• In Bing werden Ergebnisse von der Organisation (intern) wie auch vom Internet (extern) angezeigt.
• Die Microsoft Search basiert auf der Bing-Technologie und dem Microsoft Graph.

Wo steht die Microsoft Search zur Verfügung und nach was kann gesucht werden?

Aktuell wird die Microsoft Search bei der Suche in folgenden Apps genutzt und es werden folgende Ergebnisse angezeigt:

• SharePoint Online
  Suche nach: Dateien, Personen, Websites, Websiteseiten, News, Listen und Listenelemente, Bookmarks, Q&A, Apps
• OneDrive for Business
  Suche nach: Dateien
• Outlook Web
  Suche nach: E-Mails, Anhängen, Personen
• Bing
  Suche nach: Dateien, Groups, Personen, Unterhaltungen in Yammer und Teams, SharePoint-Websites, Bookmarks, Q&A, Locations sowie Inhalte aus dem Internet
• Office.com
  Suche nach: Dateien, Personen, SharePoint Websites, Websiteseiten, Listen und Listenelemente, Bookmarks, Q&A, Apps

Wie lässt sich die Microsoft Search konfigurieren?

Für die Microsoft Search steht ein eigenes Admin Center zur Verfügung. In der Microsoft Search können Bookmarks, Q&A sowie Locations konfiguriert werden. Häufig benutzte Informationen lassen sich so für die User prominenter in der Microsoft Search platzieren, so können die Informationen näher an den User herangetragen werden.

Bookmarks

Es lassen sich nützliche Inhalte mit Links einbinden, dabei spielt es keine Rolle, ob es sich dabei um interne oder externe Ressourcen handelt. Weiter kann auch eine PowerApp als Bookmark eingebunden werden, um direkt Aktionen auszuführen oder die PowerApp zu öffnen:

Q&A

Mit Q&A (Question and Answer – Frage und Antwort) können oft gestellte Fragen mit gängigen Suchbegriffen verknüpft und die Fragen somit direkt beantwortet werden. Bei notwendigen weiterführenden Informationen können, wie bei den Bookmarks, Links auf andere Sites hinterlegt werden:

Locations

Die verschiedenen Standorte eines Unternehmens lassen sich mit den Locations direkt in die Suche einbinden. Nebst einer Beschreibung der Location kann mittels Link auch direkt der Kartenausschnitt geöffnet werden:

Wie nutze ich die Microsoft Search in SharePoint und Office.com?

Die Microsoft Search wird nur bei modernen Sites genutzt, was jedoch bei Office 365 state-of-the-art ist (Hinweis: Wie Sie in SharePoint Online Ihr «Classic Intranet» in ein «Modern Intranet» verwandeln können). Beim Benutzen der Suche auf der SharePoint-Startseite sowie in Office.com durchsucht die Microsoft Search die Inhalte des Unternehmens in SharePoint und OneDrive for Business – quasi ein Global Search Scope.

Wird die Suchbox in SharePoint, Sites oder Listen und Bibliotheken genutzt, wird Kontext-sensitiv, also im jeweiligen Ort, gesucht. Der User kann dann jeweils über den Breadcrumb oder bei Listen und Bibliothek über die Fusszeile auf den globalen Search Scope (= Organization) wechseln und über alles hinweg suchen.

Auf der Such-Ergebnis-Seite stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. In der nachfolgenden Grafik sind die aktuellen Funktionen ersichtlich:

Integration der Microsoft Search in Bing

Bei der Suche in Bing wird die vorhandene Website-Suchbox verwendet. Bereits da werden dem User relevante Vorschläge aus der Microsoft Search angezeigt, dies nebst den Suchvorschlägen aus dem Internet.

Die Organisationsergebnisse werden vor den Ergebnissen aus dem Internet angezeigt. Dabei werden nebst den im Microsoft Search Admin Center konfigurierten Informationen wie Bookmarks, Q&A und Locations auch Ergebnisse aus SharePoint, OneDrive for Business und die Konversationen aus Yammer und Teams angezeigt. Zudem erscheinen auch Groups wie auch Sites der Organisation. Findet man das gewünschte Ergebnis nicht direkt in Bing, kann mittels Klick in die Organisationssuche auf Office.com gewechselt werden.

Wie lautet das Fazit der IOZ AG?

Das einheitliche Search-Feeling über die Microsoft Apps sowie die Möglichkeit, mehrere Quellen zu durchsuchen, ist sehr interessant und birgt ein riesiges Potential (Stichwort: «eine Suche für alles»). Die Ergebnisse sind schlicht und einfach dargestellt, enthalten aber die notwendigen Informationen. Mit etlichen Funktionalitäten können die Ergebnisse direkt geöffnet, als Preview angezeigt oder der Search Scope über einen Klick eingeschränkt werden.

Mit der Modernen Erfahrung (Modern Experience) hat Microsoft die Search entsprechend integriert. Die meisten User nutzen diese bereits und haben ungeachtet davon profitiert. Das Suchverhalten durch die intelligente Anzeige hat sich dadurch generell verändert, die User müssen nicht mehr unbedingt wissen, wo die Informationen abgelegt sind, um diese zu finden. Zudem muss man nicht dauernd die App wechseln um etwas zu suchen.

Die Microsoft Search kann aktuell noch nicht auf die Benutzerbedürfnisse angepasst werden. Möglichkeiten dafür sind jedoch angekündigt, dies haben auch Gespräche mit den Mitarbeitenden von Microsoft gezeigt. Ein Customizing der Search ist ihnen wichtig und hat eine hohe Priorität. Wer nicht auf WebParts und Customizing warten kann, kann auf GitHub entsprechende Solutions nutzen.

Wie sieht die Roadmap aus?

Bis Ende Jahr – und bestimmt darüber hinaus – werden nach und nach Erweiterungen für die Microsoft Search vorgenommen und die Vision einer intelligenten Suche über die Microsoft-Produktivitäts-Apps weiter verfolgt. Zudem wird mit Konnektoren und API die Möglichkeiten geboten, weitere Quellen in der Microsoft Search bereitzustellen.

FAQ – Welche Fragen treffen wir bei unseren Kunden häufig an?

F: Kann die Ergebnisseite der Microsoft Search angepasst werden?
A: Aktuell nicht, ein entsprechender Roadmap-Eintrag zeigt an, dass es Anpassungen geben wird.

F: Kann Dynamics 365 in die Microsoft Search integriert werden?
A: Mit Konnektoren oder API wird dies möglich sein.

F: Stehen die Search WebParts für Modern Sites zur Verfügung?
A: Mittels open-source WebParts können Search Szenarien abgebildet werden.

F: Kann ich auch meine SharePoint 2019 Umgebung (On-Premises) mit der Microsoft Search durchsuchen?
A: Dies ist unter der Voraussetzung eines «hybrid deployment» möglich.

Weiterführende Links und Quellen

• Microsoft Docs: Overview of Microsoft Search
• Usage Guide: Getting started with Microsoft Search