Integrierte Managementsysteme (IMS) ersetzen spezifische Insellösungen

Integration der Anforderungen in die täglichen Abläufe

Das konforme Management von Anforderungen stellt zu Beginn sicher, dass festgelegt ist, wer, was, wann, wie, wo und womit tun soll, um die gesetzten Ziele und Anforderungen zu erreichen.

Zusätzlich müssen sich die betroffenen Akteure bewusst sein, worauf sie achten müssen. Seien dies bestehende Rahmenbedingungen (Kontext der Organisation), bindende Verpflichtungen (Gesetze, Normen, Marktregeln) oder kunden- und produktspezifische Anforderungen. Ebenso müssen die Akteure wissen, wonach sie sich bei den Vorgängen richten können, dürfen oder müssen, um die erwarteten Ergebnisse zu erreichen. Dazu stehen für Aspekte wie Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit und weitere anerkannte und akzeptierte Normen unterschiedliche Praktiken zur Verfügung. Nicht beherrschte Vorgänge können Schäden in der ganzen Wertschöpfungskette verursachen und die Ergebnisse (Produkte und Dienstleistungen) während des gesamten Lebenszyklus negativ beeinflussen.

Eine verantwortungsvolle Organisation weiss dies aber mittels eines risikobasierten Denkens vorausschauend zu verhindern bzw. auf ein tragbares Niveau zu mindern. Alle Aspekte werden ausgewogen und angemessen in allen relevanten Vorgängen berücksichtigt und sind somit in einem einzigen Managementsystem und seinen Prozessen integriert.

IMS statt Insellösungen

Während in der Vergangenheit und Gegenwart noch immer spezialisierte aber dadurch auch weitgehend autonome Systeme – Insellösungen – angepriesen werden, sind bei vielen Organisationen die zukunftsweisenden integrierten Systeme (IMS) im Aufbau oder bereits im Einsatz. Der Grund liegt darin, dass Insellösungen das Silo-Denken fördern, solche Lösungen dadurch oft zu wenig transparent sind, in der stets enger vernetzten Arbeitswelt durch zusätzliche Medien- und Systembrüche vielfach zu kurz greifen und häufig auch nicht gelebt werden. Zudem neigt das Silo-Denken zu Doppelspurigkeiten und unnötigen Redundanzen.

IMS lenkt und vereint strategische und operative Ansätzen

Das IMS unterstützt die tägliche Umsetzung von gesetzten Zielen, weil es im Idealfall den obersten Regelkreis nach Planung – Umsetzung – Prüfung und Korrektur (PDCA) einer Organisation darstellt. Der Regelkreis kann beliebig tief, bis auf die Ebene einzelner Prozessschritte modelliert und automatisiert werden (TopDown-Ansatz) und Messungen von Kenngössen umgekehrt von den einzelnen Prozessschritten bis zur strategischen Ebene konsolidiert oder aggregiert werden (BottomUp-Ansatz).

IMS als Herz der Applikationslandschaft

Das IMS wird dadurch zur prozessorientierten Zentrale, zum Herzstück und zum Hirn der gesamten Applikations-Landschaft. Es liefert SOLL-Zustände, misst die IST-Zustände und korrigiert bei Bedarf den abweichenden Kurs oder stellt die Aufrechterhaltung eines erfolgreichen Kurses sicher. Das IMS ist durch Schnittstellen mit den Applikationen verbunden, die alle benötigten Einflussfaktoren der anstehenden Vorgänge (Prozesse, Abläufe, etc.) verwalten. Vermehrt werden Applikationen direkt ins IMS integriert um die Transparenz und Datenintegrität sicherzustellen. Dies kann z.B. auf der Basis der Microsoft Produktlandschaft (Office 365) sichergestellt werden.

IMS im täglichen Einsatz

Für die Akteure einer Organisation sind also jederzeit, auf allen hierarchischen Ebenen, die relevanten und erforderlichen Informationen am digitalen Arbeitsplatz verfügbar, die es für den anstehenden Vorgang benötigt. Auf der strategischen Ebene sind die Informationen so zusammengefasst, dass die Gesamtlage übersichtlich dargestellt wird. Auf Ebene der Management-Aspekte (Qualität, Sicherheit, Umweltschutz, Ressourcenverbrauch, Leistungen etc.) können Compliance, Abweichungen und Stand der laufenden Massnahmen dargestellt werden. Auf der Ebene der operativen Umsetzung sind die Abläufe einfach und bedienerfreundlich dargestellt, um den direkten Zugang zu den Einflussfaktoren und benötigten Hilfsmitteln und Informationen bedürfnisgerecht sicherzustellen. Einflussfaktoren sind somit Befugnisse, Methoden, Anleitungen, Werkzeuge, Vorgaben, Vorlagen, Planungsumfeld, Informationsaustausch, Ablagen, usw.

Kollaborationsplattformen aus der Cloud als Basis für das IMS

Da sich die digitale Vernetzung zwischen den Akteuren, Maschinen und Informationsquellen zunehmend über weite Distanzen erstreckt, wird der Zugriff und die Zusammenarbeit für alle Beteiligten durch Kollaborationsplattformen aus der Cloud vereinfacht. Diese Plattformen können für das IMS als technologische Basis genutzt werden, um ortsunabhängig Daten und Informationen auszutauschen.

Fazit

Ein Managementsystem (z.B. Qualitätsmanagement) sollte heute nicht mehr als isolierte Insellösung aufgebaut werden, sondern muss vielmehr durch den Einsatz modernster Technologien in ein integriertes Managementsystem überführt werden, welches eine möglichst direkte Kommunikation bzw. Kollaboration und effiziente Arbeitsweise zulässt.

Autoren: Pius Renggli (IOZ) und Roger Kenel