Interne Kommunikation: News-Verteilung im Unternehmen

In Intranet-Projekten wird häufig als Anforderung genannt: «Wir wollen News verteilen können».

Zugegeben, auf den ersten Blick hört sich das doch recht einfach an. Oft kommt erst bei den Gesprächen mit den Unternehmen an die Oberfläche, wie vielschichtig diese vermeintlich simple Anforderung sein kann.

Welche Bedürfnisse sollen über das Thema News-Verteilung abgedeckt werden? Welche Arten von News treffen wir an? Welche Medien werden wozu verwendet? Gibt es verbindliche Richtlinien oder machen es alle nach persönlichem Gutdünken?

News-Themen

Eine Auslegeordnung, welche News denn verteilt werden sollen, kann hier zu Beginn helfen. Nachfolgend eine kleine Auflistung verschiedener Themen, die häufig zu Tage kommen:

• Unternehmens-News (Firmenevents, PR, News finanzieller Natur, organisatorische Informationen, Kunden-Stories, Verkaufserfolge, Projekt-Stati, Informationen zu aktuellen Messen…)
• Störungsmeldungen (IT Systeme, Telefonie, Maschinenpark…)
• Personelles (Eintritte, Austritte, Geburtstage, Geburten…)
• Marktplatz
• Private Aktivitäten innerhalb der Unternehmung (Feierabendsport, Kochgruppe etc.)

Dies ist natürlich keine abschliessende Liste, die Anforderungen variieren je nach Branche, Unternehmensgrösse oder -werten.

Zielpublikum in der internen Kommunikation

Abhängig vom Thema soll natürlich auch ein unterschiedliches Zielpublikum erreicht werden. Wo es bei Unternehmens-News möglichst alle zu erreichen gilt, muss beim Marktplatz oder der Firmensportgruppe nicht die komplette Belegschaft up-to-date sein. Hier kann es sinnvoll sein, diese Themen mit unterschiedlichen News-Kanälen oder Medien abzubilden, um die Benutzer nicht mit unwesentlichen Informationen zu überlasten. Dieser Faktor sollte bei der Ausgestaltung der Lösung eine wichtige Rolle spielen.

Verbindlichkeit

Ebenfalls gilt es, sich über die Verbindlichkeit Gedanken zu machen. Innerhalb der Unternehmung muss ein gemeinsames Verständnis geschaffen werden:

• Welche News haben zwingenden Charakter?
• Dringlichkeit der Information?
• Reine Kenntnisnahme oder Interaktion?

Wer diese Überlegungen auslässt, darf sich nicht wundern, wenn die Mitteilungen bei den Empfängern mit einer anderen Verbindlichkeit konsumiert werden, als der Sender dies eigentlich beabsichtigt hatte.

Welche Kanäle und Medien?

Bisher haben wir uns mit den möglichen Themen, dem Zielpublikum und der gewünschten Verbindlichkeit auseinandergesetzt. Es gibt nun noch eine grosse Anzahl an möglichen Übertragungsmedien und -kanälen. Ob ein klassisches Anschlagbrett, ein Newsportal, «Email an alle» oder mobile Apps, man trifft viele Möglichkeiten an. Genau hinzuhören und die Anforderung wie auch allfällige «Pains» zu verstehen, lohnt sich auch bei der Wahl der Kanäle. Wie wird im Unternehmen gearbeitet? Welcher Kanal passt zum jeweiligen Unternehmen? Welche weiteren Möglichkeiten bieten die Kanäle und Medien? Was für Firma A super fancy ist, ist bei Firma B beispielsweise zum Scheitern verurteilt, weil dort möglicherweise die Akzeptanz fehlt.

Man sollte die verschiedenen Optionen prüfen. Es wäre schade, wenn man die Chance verpasst und bei der Neugestaltung einer «News-Lösung» den Schritt nach vorne nicht wagt.

Tools für die interne News-Verteilung

Neben den organisatorischen Belangen der News-Verteilung gibt es natürlich noch die technische Komponente. Mit Office 365 wird den Unternehmen eine breite Palette an Werkzeugen zur Verfügung gestellt, viele davon sind oft in den verfügbaren Lizenz-Paketen bereits enthalten. Trotzdem ist es für die Unternehmen in der Praxis nicht ganz einfach, das richtige Paket an Tools und Medien zusammenzuschnüren. Auf Basis der oben genannten Inputs gilt herauszufinden, was für das Unternehmen und dessen Anforderungen ideal geeignet ist. Vielleicht ist ja das «unstrukturierte» Yammer das, was dem Unternehmen im Bereich der internen Kommunikation noch fehlt? Oder eine schön gegliederte SharePoint Liste inkl. Autoren-Rechte und Inhaltsgenehmigung? Wie wäre es mit den optisch ansprechenden News aus den Modern Team Sites und Communication Sites? In den Office 365 Groups gäbe es dann ja auch noch die Unterhaltungen im Exchange-Postfach und Microsoft Teams bringt dann ebenfalls noch Unterhaltungen in Chat Form…

Möglichkeiten gibt es viele und per se «falsch» ist nichts davon. Einige Produkte eignen sich jedoch etwas mehr, andere wiederum etwas weniger. So ist es gut möglich, dass man vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sieht und sich das gute alte Anschlagbrett im Personal-Café zurückwünscht. 😊

Weshalb hilft uns nun eine Kommunikationsmatrix weiter?

Der Begriff «Kommunikationsmatrix» hört sich zugegebenermassen etwas hochstehend, starr und stark reglementiert an. Auch ich bin kein grosser Freund von zu starren und detaillierten Vorgaben, denn die Erfahrung zeigt, dass allzu detailliert verfasste Richtlinien nicht gelebt werden.

Dann lockern wir das ein wenig auf und beginnen damit, dass wir es mal «Spielregeln» nennen. Auch in der Form ist man frei, es muss nicht zwingend eine hochstrukturierte Matrix-Darstellung sein. Vielleicht reicht ja auch schon eine A4 Seite mit den wichtigsten Themen und ein paar Piktogrammen?

Oder wie wäre es mit einer kleinen, einfachen Liste? Nachfolgen finden Sie einen möglichen Vorschlag.

Der Mehrwert dieser Spielregeln ist, dass allen klar sein sollte, welche Mittel zur Verfügung stehen und wie der Einsatz angedacht ist. Dies kann insbesondere für neue (aber natürlich auch für bestehende) Mitarbeitende als kleiner Kompass im Informationsdschungel dienen.

Zu guter Letzt

Das allerwichtigste an «schönen» Newsplattformen sind jedoch die Personen, die dahinterstecken, die neue Inhalte bereitstellen und teilen, die Inhalte konsumieren. Diese Personen stellen sicher, dass die Lösung akzeptiert und auch gelebt wird.

Übrigens: Haben Sie die Microsoft Case Study «Zeitnah und zielgruppengerecht: Informationsmanagement bei der migrolino AG» bereits gesehen?