Kürzlich habe ich einen spannenden Beitrag zu aktuellen Trends im Bereich der internen Kommunikation (IK) gelesen: «Interne Kommunikation – diese Trends müssen Sie kennen» (Marketing & Kommunikation)
Die im Beitrag beschriebenen Trends unterstreichen, wovon wir schon lange überzeugt sind. E-Mail und Telefon wird mehr und mehr durch Apps und digitale Kollaborationsplattformen abgelöst. In diesem Blogbeitrag greifen wir die Trends aus dem in der M&K erschienen Artikel auf und liefern Antworten, welche Microsoft in der Cloud für Unternehmen bereitstellt.
Trend 1: Analoge Kommunikation
Auch wenn Prozesse und Strukturen immer mehr der Digitalisierung angepasst werden – das Analoge verliert damit nicht an Bedeutung. Ganz bewusst wird derzeit in der IK als Gegenbewegung die analoge Kommunikation forciert. In persönlichen Meetings oder Vier-Augen-Gesprächen manifestiert sich die Wertschätzung für die Mitarbeiter. (Interne Kommunikation: Diese Trends müssen Sie kennen, 7.2.2018, M&K)
Hierbei bietet Microsoft OneNote Unterstützung. Um die analoge Kommunikation in Form von Meetings und Vier-Augen-Gesprächen möglichst effizient zu gestalten, können im Vorfeld die Traktanden von allen Teilnehmenden zentral erfasst werden. Zu Beginn des Meetings sind also bereits alle Teilnehmenden auf dem aktuellen Wissensstand, die Traktanden sind klar geregelt und das Meeting kann effizient durchgeführt werden. OneNote unterstützt somit als digitale Komponente die analoge Kommunikation.
Trend 2: Digital Workplace
2018 erfährt das Social Intranet seine effiziente Weiterentwicklung im Digital Workplace, den die IK maßgeblich forcieren sollte. Diese Plattform stellt Anwendungen, Informationen und Services bereit, die ortsunabhängig über mobile Zugänge erreichbar sind, um Workflow und kollaborative Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen zu fördern. Unternehmensprozesse werden so transparenter und effektiver, Insellösungen einzelner Bereiche überflüssig und der Wissenstransfer erleichtert. (Interne Kommunikation: Diese Trends müssen Sie kennen, 7.2.2018, M&K)
Ganz klar, dass schreit förmlich nach Office 365 mit all seinen Services! Alle genannten Kriterien können im Rahmen von Office 365 erfüllt werden. Und kürzlich wurde bekannt, dass Mircosoft ein Rechencenter in der Schweiz aufbaut, um Office 365 Services – mit Datenstandort Schweiz – bereitzustellen.
Trend 3: Positiv führen
Im Dauerfeuer diverser Transformationen komplexe Projekte und Prozesse zu steuern ist herausfordernd. Die Gefahr: Eine Generation von Führungskräften der Prä- Digital-Ära, die mit der Aufgabe überfordert ist. Was tun? Der Schlüssel liegt nicht im sozialverträglichen Personalabbau durch die HR-Abteilung. Sondern vielmehr in der konsequenten Hinführung zu einem partizipativen Führungsstil mit Anleihen an die Positive-Leadership-Prinzipien durch die Interne Kommunikation. (Interne Kommunikation: Diese Trends müssen Sie kennen, 7.2.2018, M&K)
Cross-funktionale und überwiegend autonom agierende Teams können laut Artikel in der M&K ein Schlüssel zum Erfolg sein, da diese Teams selbst viele Führungsaufgaben übernehmen und so den Chef entlasten können. Dies ermöglicht den Vorgesetzten, die Prozesse motivierend zu begleiten und zu befähigen anstatt einfach nur anzuordnen.
Ein probates Mittel, um die autonom agierenden und cross-funktionalen Teams effizient arbeiten zu lassen, sind modernde Kollaborationsplattformen – siehe Trend 2: Digital Workplace. Hier bieten sich SharePoint Online, Office 365 Groups oder auch Microsoft Teams an. Doch auch die Befähigung der Mitarbeitenden, diese Plattformen effizient nutzen zu können, gehört in den Bereich der Führung.
Trend 4: User-generated Content
Zukunftsorientierte Unternehmen nutzen die Ideen und das Wissen ihrer Mitarbeiter immer häufiger für die Erstellung von Content für Mitarbeiter-relevante Kommunikationskanäle. (…) Im Zuge dieser Entwicklung fällt auch die Zunahme von Bewegtbild ins Auge. (Interne Kommunikation: Diese Trends müssen Sie kennen, 7.2.2018, M&K)
User-generated Content ist ein wichtiger Aspekt im Bereich des Wissensmanagements. Und auch hier bietet die Microsoft Cloud zahlreiche Möglichkeiten. In unserem Blogbeitrag vom Januar 2018 haben wir uns intensiv mit dieser Thematik befasst: Die technische Umsetzung von Wissensmanagement in Microsoft Office 365
Doch weshalb sind gerade die Videos beim User-generated Content so beliebt?
- Ein Text wird nur gelesen (visuelle Wahrnehmung), Videos hingegen werden und gesehen und gehört (visuelle und auditive Wahrnehmung). Dies führt dazu, dass wir im Video übermittelte Informationen besser aufnehmen können.
- Zudem lassen sich in Videos einfach Dinge aufzeigen, welche in Textform mühsam und umständlich beschrieben werden müssten. In Videos können innert 20 Sekunden die wichtigsten Details übermittelt werden. Muss man einen Text mit dem gleichen Informationsgehalt lesen, braucht man deutlich länger dafür.
- Heutzutage ist es für die User sehr einfach, ansprechende und professionelle Videos selbst zu erstellen. Auch die Kosten für eigens erstellte Schulungsvideos etc. sind sehr gering.
Dies sind Gründe dafür, weshalb Videos vermehrt im Bereich der internen Kommunikation eingesetzt werden.
Um Bewegtbild (Videos) im Unternehmen teilen zu können, seien dies Videotutorials, Schulungsvideos oder Meetingaufzeichnungen, bietet sich mit Microsoft Stream eine Video-Plattform an, welche genau zu diesem Zweck geschaffen wurde.
Trend 5: Chatbots
Im Kundenservice bereits etabliert, in der Unternehmenskommunikation noch in den Kinderschuhen, aber klar auf dem Vormarsch: Chatbots finden ihren Einsatz als digitale Assistenten bislang vor allem in standardisierten Prozessen mit klar definierten Kontexten wie Reisekostenabrechnung oder Dokumentenmanagement. (Interne Kommunikation: Diese Trends müssen Sie kennen, 7.2.2018, M&K)
Microsoft Teams verfügt über Chatbots, u.a. Meekan. Mit ein paar einfachen Klicks kann Meekan in Microsoft Teams eingebunden werden und steht somit blitzschnell als Assistent zu Verfügung. Der Bot unterstützt bei der Termin- und Meeting-Koordination.
Trend 6: Zielgruppenrelevanz
Eine Information für alle? Wer im neuen Jahr seine Mitarbeiter adäquat mit wichtigen News versorgen will, sollte auf die entsprechende Zielgruppenrelevanz achten: Es gilt, noch mehr direkte Informationen für die diversen Zielgruppen im Unternehmen bereitzustellen. Dadurch werden Kommunikationsstrategien immer komplexer und müssen viele Variablen beachten. Umso wichtiger, dass die Interne Kommunikation ihre Adressaten vorab ganz klar definiert und ihr Informationsbedürfnis analysiert. (Interne Kommunikation: Diese Trends müssen Sie kennen, 7.2.2018, M&K)
Auch im Bereich der Informationsverteilung liefert die Microsoft Cloud verschiedene Umsetzungsmöglichkeiten. Ob Yammer-Gruppen, Microsoft Teams oder SharePoint Online, Unternehmen haben stets die Möglichkeit, Informationen einzelnen Personen, cross-funktionalen Teams, gesamten Abteilungen oder der kompletten Belegschaft mitzuteilen. Weitere Informationen zum internen News-Verteilung finden Sie hier.
Mein Fazit
Es wird für die Unternehmen immer wichtiger, passende Kommunikationskanäle bereitzustellen und die Zusammenarbeit so effizient wie möglich zu gestalten. Insbesondere in der internen Kommunikation liefert Office 365 für sehr viele Herausforderungen und Trends Antworten, welche die Unternehmen voranbringen.
Nur darf eines nicht ausser Acht gelassen werden: Die Plattform ist das eine, der Nutzer das andere. Bei all den neuen Tools und Plattformen steht nach wie vor der Anwender – der Mensch – im Zentrum. Dieser Anwender muss im Digitalisierungsprozess begleitet, unterstützt und geschult werden.
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