Intranet aufbauen: Das sind die 7 häufigsten Fehler

Seit Jahren dürfen wir Unternehmen beim Aufbau von Intranets begleiten. Wir helfen beim Klären der Bedürfnisse, skizzieren den Aufbau und mögliche Roadmaps, bauen die Lösung und implementieren sie, schulen die Mitarbeitenden, nehmen den Support wahr und entwickeln die Plattformen stetig weiter.

Der Blogbeitrag zeigt die 7 häufigsten Fehler auf, denen wir in all diesen Intranet-Projekten immer wieder begegnet sind – und die Sie tunlichst vermeiden sollten!

Fehler Nr. 1: «Wir lösen unser altes Intranet 1:1 ab»

Diese Aussage wird quasi im selben Atemzug mit «früher haben wir das so gemacht…» genannt. Ein altes Intranet – ich nenne die auch gerne «90-er Jahre Intranets» – unterscheidet sich grundlegend von einem modernen Intranet, welches in Symbiose mit dem persönlichen Digital Workplace funktioniert. Waren frühere Intranets hauptsächlich für die Einbahn-Kommunikation ausgelegt (das simple Verteilen von Informationen über eine zentrale Stelle, gesendet von wenigen Autoren an viele Leser), ist die Kommunikation heute omnipräsent und immer bidirektional, sie verschmilzt mit der Kollaboration und sie geht Hand in Hand mit den Prozessen und dem Know-how eines Unternehmens. Den alten Karren 1:1 auf der neuen Technologie abbilden zu wollen, ist sinnlos.

Ein Intranet bildet den Einstieg der User, auf dem aktuelle Inhalte aus dem Unternehmen aufbereitet sind, auf welchem auf die am meisten genutzten Collaboration-Sites zugegriffen werden kann und auf dem viel benutzte Services und Prozesse (bspw. Formulare) aufgerufen werden.

Es ist also nicht mehr eine reine Konsumation, sondern die Inhalte kommen direkt aus den verschiedenen Fachbereichen – von dort, wo die Information zu Hause ist und die Prozesseigner und Wissensträger sitzen. Dadurch sind die Infos immer aktuell und relevant und können auf der Startseite (oder einem anderen Bereich) im Intranet aggregiert werden.

Tipp: Ein modernes Intranet muss User-Zentriert gebaut werden. Was für die externen Anspruchsgruppen gilt, gilt mindestens so stark auch für die interne Anspruchsgruppe! Ein modernes Intranet enthält aktuelle Informationen aus verschiedenen Bereichen, die Services sind ohne lange Klick-Wege und mühsames Suchen auffindbar. Die Zusammenarbeit und Kommunikation verschmilzt in den jeweiligen Teams (Teams sind Gruppen von Personen, die ein gemeinsames Ziel verfolgen).

Fehler Nr. 2: «Wir sind nur das Projektteam, die Entscheidungen trifft jemand anderes»

Entscheidungsträger gehören immer in ein Projektteam. Das müssen nicht immer Personen aus dem Management sein, aber die besagten Personen müssen auf jeden Fall die nötige Entscheidungsautorität haben. Sind Entscheidungswege zu lang und träge, führt dies in der Regel zu Projektverzögerungen und erhöhten Kosten. Zudem kann sich ein ineffizientes Vorankommen negativ auf die Motivation des Projektteams auswirken.

Die wichtigen Stakeholder müssen in einem Projektteam vertreten sein. So können diese mit den nötigen Entscheidungskompetenzen ausgestattet werden. Ein Projektteam, welches Entscheidungen treffen kann und so das Projekt in seinen eigenen Händen trägt und es prägt, ist Feuer und Flamme für das neue Intranet und brennt für die erfolgreiche Einführung.

Tipp: Entscheidungskompetenz und Vertrauen sind wichtige Grundlagen, um in einem Projekt mit dem nötigen Tempo vorwärtszukommen und Ressourcen zu schonen. Zudem erhöht dies das «wir» Gefühl im Projekt und motiviert das Projektteam. Im Extremfall, wenn Zweifel am Vertrauen bestehen und der Verdacht da ist, dass zwar die erfolgreiche Umsetzung an das Projektteam ausgelagert ist, die Entscheidungskompetenz aber bewusst zurückgehalten wird, muss die rote Warnleuchte angehen. Dann steht es sehr kritisch um das Projekt.

Fehler Nr. 3: Die 80/20-Regel vergessen – «Das kann man jetzt sicher noch schnell umsetzen»

Bei der Nutzung von Standard-Funktionalitäten (auch OOTB = Out-of-the-Box) werden Ergebnisse innerhalb von kurzer Zeit erzielt, dies mit relativ geringem Aufwand. Das Paretoprinzip (80/20 Regel) kann auch hier angewendet werden, denn möchte man 100% an Funktionalität, die man sich wünscht, dann ist auch mit erheblich mehr Aufwand und längeren Durchlaufzeiten zu rechnen. Mit den Standard-Funktionalitäten von SharePoint lässt sich ein Intranet mit vielen Funktionen und Möglichkeiten umsetzen. Funktionen wie Social-Interaktion (liken, kommentieren), Informationen zielgruppenspezifisch ausspielen, visuelle Elemente, Berechtigungen, einfaches Content Management, Co-Authoring, Genehmigungen, Mehrsprachigkeit und vieles mehr, stehen zur Verfügung.

Tipp: Wichtig ist die Fokussierung auf das Ganze und auf echte Bedürfnisse. Die Abbildung jener User-Stories mit grosser Relevanz für das Unternehmen und grosser Reichweite helfen dabei sehr. Dies ist in der Priorisierung der User Stories zu berücksichtigen, denn so entscheidet das Projektteam gemeinsam, welche Punkte einen Nutzen für das Unternehmen stiften und somit priorisiert werden.

Fehler Nr. 4: «Wir führen ein neues Tool ein»

Aller Liebe zur Technik und Microsoft 365 zum Trotz: Ein Intranet muss konkrete UseCases widerspiegeln. Es sollen nicht nur Tools eingeführt werden, sondern es muss einen echten Mehrwert stiften, die Effizienz und die Produktivität steigern. Nur so sehen auch die Anwenderinnen und Anwender einen Nutzen darin. Mittels User Stories werden Anforderungen vom Business beschrieben und realisiert. User Stories beschreiben, wer etwas macht, was gemacht werden soll und was das Ziel ist, also welcher Nutzen für das Unternehmen (nicht einzelner Personen) erzielt wird. Mehr zu den User Stories finden Sie in unserem E-Book «Microsoft Teams Excellence» im Abschnitt Best Practices.

Tipp: Nicht schon zu Beginn in Tools denken, sondern unbedingt zuerst die Anforderungen festlegen. Was muss das neue Intranet können? Welche Prozesse sind wichtig? Wie kommunizieren wir in unserer Unternehmung? Aus den Anforderungen heraus ergibt sich, welche Tools sich am besten für den Einsatz eignen, um auch eine möglichst hohe Integration der M365-Tools zu erlangen. Und genau jetzt ist der Zeitpunkt, um mithilfe von Tools ein Intranet einzuführen.

Fehler Nr. 5: «Bitte für die Site-Struktur das Organigramm als Vorlage nehmen»

Es ist nicht nötig, beim Aufbau eines neuen Intranets tiefe Hierarchie-Stufen einer Organisation zu definieren und diese abzubilden zu versuchen. Gerade die Microsoft 365-Welt ist «flach» aufgebaut – Die Logik basiert auf Sites und Sites sind keine Hierarchien – alle Sites werden auf gleicher Ebene «nebeneinander» angelegt. Dies betrifft jegliche Sites, die in M365 angelegt werden. Es spielt dabei keine Rolle, ob dies über Teams, Groups, Yammer oder SharePoint vorgenommen wird.

Auf Strukturen muss selbstverständlich nicht verzichtet werden. Strukturen können mittels Verbindungen, sogenannten HUB-Sites, gebildet werden, so kann eine Globale Navigation und ein Such-Scope, sowie das Design und Berechtigungen über assoziierte Sites vererbt werden. Ganz wichtig ist jedoch, dass diese Strukturen sinnvoll sind und nicht einfach historisch gewachsene Hierarchien abbilden.

Tipp: Eine Informationsarchitektur, die die Anwenderinnen und Anwender im Zentrum trägt, ist essenziell. So soll sich ein User nicht überlegen müssen, wo er oder sie welche Informationen findet. Die Navigation ist im besten Fall so aufgebaut, dass sie ganz intuitiv verständlich und anwendbar ist.

Fehler Nr. 6: «Never Touch a running System»

Diesen Satz hat wohl jeder «IT-ler» schon mal im Mund gehabt 🙂 Das kenne ich allzu gut – lieber mal ein System laufen lassen und es ja nicht anfassen, es läuft ja.

Dies trifft allerdings überhaupt nicht mehr zu. Microsoft 365 bekommt fast tägliche Updates, Änderungen sind also unsere ständigen Begleiter und wir müssen wissen, welche Auswirkungen diese haben und wie wir sie nutzen. Dies birgt auch Risiken und Herausforderungen im Projekt: Es ist wichtig, die aktuellen Änderungen von M365 im Blick zu halten und die Roadmap im Hinterkopf, um auf Anforderungen reagieren zu können.

Ein Intranet lebt auch nach der Einführung weiter, es muss auf Neuerungen reagiert werden und neue Funktionen bringen oftmals einen Mehrwert in der Nutzung. Diese müssen aber den Usern auch entsprechend bekannt gemacht werden. Vonseiten IOZ leben wir viel Wert darauf, mit Blogposts und im Speziellen auch mit unseren Community-Events stetig auf Neuerungen aufmerksam zu machen. Ein Beispiel ist SharePoint Syntex – Plötzlich kann ihr SharePoint-Intranet verstehen, ob ein hochgeladenes Dokument bspw. ein Vertrag oder eine Rechnung ist.

Tipp: Lange Phasen für Anforderungsdefinitionen und Konzepten entsprechen nicht dem konstanten Change- und Innovations-Rythmus, mit welchem M365 laufend verbessert wird. Ein agiles Vorgehen und Prototyping hingegen schon. Diese modernen Herangehensweisen haben sich in den Projekten etabliert.

Stay on top – nach dem Go-Live muss das Intranet weiterentwickelt werden, neue Features zeigen den Usern, dass es sich lohnt, das Intranet zu nutzen, da die Funktionalitäten ausgebaut werden.

Fehler Nr. 7: «Wir sind ja jetzt auf der Zielgeraden»

Das Ende des Projektes steht für den Anfang Ihres neuen Intranets! Ein strukturiertes Projektvorgehen und eine frühzeitige Planungen helfen, um auch gegen Ende das Projekt im Griff zu behalten und nichts zu vergessen. Es ist ausreichend Zeit für das Einpflegen von Content einzurechnen, dies wird oftmals unterschätzt. Das Beschaffen von aktuellem Content, also Texten und auch Bildern, muss rechtzeitig initialisiert werden. Um den Content selbst einzupflegen, müssen die Autorinnen und Autoren befähigt und trainiert werden.

Ein Go-Live soll gebührend inszeniert werden, die User müssen rechtzeitig wissen, dass es ein neues Intranet gibt und die Lust auf das neue Intranet soll geweckt werden.

Tipp: Eine frühzeitige Planung zu Content-Pflege, Autoren-Schulung und Go-Live Termin unterstützen das Projektteam, die Kontrolle zu behalten. Zum Go-Live ist es wichtig, dass aktueller Content aufgeschaltet ist, die zur Verfügung stehenden Funktionen sind aktiv zu nutzen, sodass die User bei ihrem ersten Besuch ein gutes Gefühl für das neue Intranet entwickeln und dass Interesse nach neuem und aktuellem Content geweckt wird.

Einige der 7 Punkte werden Ihnen wohl bekannt vorkommen, einige werden Sie wohl auch schon etwas «näher» kennengelernt haben, aber…aus Fehlern lernt man!