Meekan: Termine und Meetings koordinieren mit Hilfe eines Bots

Kannst du für nächste Woche einen Termin für unsere Fachgruppe Collaboration/Communication koordinieren?

Dies ist leichter gesagt als getan. Wie wir alle wissen, sind die Terminkalender für gewöhnlich randvoll und wenn es dann darum geht, einen Termin mit 3 oder mehr Personen zu koordinieren, kann das schnell viel Zeit in Anspruch nehmen. Klar, Outlook bietet mit der Überlagerung von Kalendern eine verbesserte Übersicht, doch ist und bleibt die Terminkoordination mit manuellem Aufwand verbunden. Wer dies vermeiden will und effizienter arbeiten möchte, dem bietet AI Artificial Intelligence (Deutsch KI Künstliche Intelligenz) perfekte Unterstützung!

Microsoft Teams ist eine Cloud-Lösung, welche die Zusammenarbeit allgemein vereinfacht und fördert. Auch die Terminkoordination in Microsoft Teams kann effizienter gestaltet werden, durch die Unterstützung des Bots Meekan.

Meekan by Doodle

Meekan, please arrange an all-hands meeting for tomorrow after…

Genau so kann man mit dem AI scheduling assistent von Meekan by Doodle diese Aufgabe dem Bot übergeben.

Meekan kann mit ein paar einfachen Klicks in Microsoft Teams eingebunden werden und steht somit blitzschnell als Assistent zur Verfügung.

Als Beispiel kann man wie oben erwähnt, die Anfrage für eine Terminkoordination starten. Wichtig ist, dass Meekan auf die nötigen Kalender Zugriff erhält. Nur so kann auch ein Matching der Termine durchgeführt werden. Meekan erlaubt hier sogar das Matching zwischen Exchange Online, Google Calendar und iCloud.

Folgende Aufgaben können an Meekan übergeben werden:

• Termine und Meetings koordinieren
• Umfragen durchführen
• Reminder für Termine verschicken
• Hinweise für Doppelbuchungen geben
• Kalenderübersichten erstellen
• …und vieles mehr…

Look and Feel: Meekan für Microsoft Teams

Die Person, welche einen Termin ansetzen möchte (in unserem Beispiel Samuel Alessandri), kommuniziert via Chatfenster in Microsoft Teams mit Meekan.

Nachdem Meekan von Samuel Alessandri den Auftrag erhalten hat, schickt Meekan die Terminanfrage an den Empfänger (in unserem Beispiel Karin Gut). Sie hat nun die Möglichkeit, den Termin zu akzeptieren, abzulehnen etc.

Wird der Termin akzeptiert, so erscheint der Termin in beiden Kalendern (in unserem Beispiel Outlook) als „bestätigt“.

Hat Meekan Schwächen?

Wir selbst (die IOZ) sind aktuell in allen Bereichen auf Microsoft Teams unterwegs. In unserem Team „Verkauf“ nutzen wir Meekan und haben somit natürlich auch die eine oder andere Schwachstelle entdeckt.

Grundsätzlich macht Meekan seinen Job sehr gut – jedoch gilt auch hier: Nobody is perfect. In Bezug auf die Sprache kann Meekan aktuell nur in Englisch kommunizieren (Stand Ende Februar 2018). Weiter müssen die jeweiligen Begriffe, welche Meekan versteht, eingehalten werden und auch direkt in der ersten Antwort korrekt erfasst werden. Ansonsten muss der Auftrag an Meekan neu gestellt werden.

Nach kurzer Zeit kommt dann auch die gewünschte Effizienzsteigerung. Wenn man sich an die von Meekan geforderten Begriffe gewöhnt hat, funktioniert die Zusammenarbeit ganz gut 🙂

Fazit

Es ist beeindruckend, wie einfach ein solcher Assistent in Microsoft Teams integriert werden kann und welches Potenzial hinter diesen neuen Technologien steckt. Und hey, Meekan für Microsoft Teams ist kostenlos verfügbar!