Microsoft 365 Archiv | Productivity News 1.3.2025

Mit Microsoft 365 Archiv können inaktive SharePoint Sites archiviert werden, um Speicherplatz und Kosten zu sparen. Alle Inhalte, Metadaten und Berechtigungen bleiben erhalten, und die Sites können bei Bedarf wieder aktiviert werden. So behalten Unternehmen die Kontrolle über wachsende Datenmengen, ohne auf wichtige Informationen verzichten zu müssen. Die Archivierung ist Teil der Microsoft Syntex Pay-as-you-go-Dienste und bietet eine flexible, kostengünstige Lösung für die langfristige Aufbewahrung von Inhalten.

Was ist Microsoft 365 Archiv und warum ist es wichtig?

Microsoft 365 Archiv ist eine Funktion, die es Unternehmen ermöglicht, inaktive SharePoint-Inhalte langfristig und kostengünstig zu archivieren. Die Daten werden in einem Cold Storage innerhalb von SharePoint gespeichert, sind somit nicht mehr vollständig aktiv und können via Website nicht mehr erreicht werden. Benutzer haben somit keinen Zugriff auch archivierte Sites, Administratoren können über das SharePoint Admin Center auf archivierte Sites zugreifen oder diese reaktivieren. Dies kann besonders interessant sein, sobald die Speicherkapazität in SharePoint ausgereizt wurde. Anstatt hohe Kosten für zusätzlichen Warm Storage zu tragen, bietet die Lösung die Möglichkeit, die Daten kostengünstiger zu verwalten. Es ist ideal für Unternehmen, die grosse Mengen an Daten generieren, aber nicht auf alle Informationen kontinuierlich zugreifen müssen.

Voraussetzungen für Microsoft 365 Archiv

Um Microsoft 365 Archiv nutzen zu können, müssen einige technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sein. Diese betreffen vor allem die Abrechnung, die erforderlichen Rechte sowie die technische Konfiguration:

Azure-Abonnement
Microsoft 365 Archiv basiert auf dem Pay-as-you-go-Modell von Microsoft Syntex (SharePoint Premium). Dafür wird ein Azure-Abonnement mit nutzungsbasierter Abrechnung benötigt.

Ressourcengruppe
Die Archivierungsfunktion wird über eine Syntex-Ressource bereitgestellt, die einer Ressourcengruppe in Azure zugeordnet werden muss.

Abrechnungs-Setup
Die Abrechnung für die archivierten Sites erfolgt direkt über das verknüpfte Azure-Abonnement. Die korrekte Zuordnung von Ressourcengruppe und Abonnement muss vor der Nutzung eingerichtet werden.

Berechtigungen
Zur Konfiguration und Verwaltung von Microsoft 365 Archiv werden entweder globale Administratorrechte oder die Rolle SharePoint-Administrator benötigt.

Was wird archiviert und was nicht?

Mit dem Microsoft 365 Archiv können nicht alle Inhalte aus SharePoint Sites archiviert werden. Anbei eine Zusammenstellung der Inhalte, welche archiviert werden, und Inhalte oder Funktionen, die nicht unterstützt und somit nicht archiviert werden:

Was wird archiviert?

Bei der Archivierung einer SharePoint-Site werden folgende Inhalte übernommen:

• Dokument-Bibliotheken, Listen und Seiten
• Metadaten (Ersteller, Versionen, Änderungsdatum)
• Vollständige Seiten- und Navigationsstruktur

Was wird nicht archiviert?

Folgende Elemente oder Funktionen werden nicht unterstützt:

• Externe Freigaben – müssen nach Reaktivierung neu erstellt werden
• Workflows & Power Automate Flows – werden nicht automatisch reaktiviert
• Integrationen (z. B. Teams-Verknüpfungen) – gehen verloren
• Interne Links zu anderen Sites – funktionieren bei archivierten Sites nicht

Einrichten von Microsoft 365 Archiv

Um Microsoft Archiv einzurichten, müssen folgende Schritte ausgeführt werden:

Azure-Abonnement erstellen oder verwenden
Sie benötigen ein Azure-Abonnement mit nutzungsbasierter Bezahlung.
Azure-Abonnement mit nutzungsbasierter Bezahlung erstellen
Zu Abonnements wechseln

Ressourcengruppe erstellen oder auswählen
Die Archivierungsdienste werden in Azure als Syntex-Ressource dargestellt, die einer Ressourcengruppe zugewiesen werden muss.
Ressourcengruppe in der Azure-Portal erstellen
Zu Ressourcengruppen wechseln

Abrechnung einrichten
In der Abrechnung werden das gewünschte Abonnement, die Ressourcengruppe und die Region ausgewählt.

Microsoft 365 Archiv aktivieren
Sobald die Voraussetzungen erfüllt sind, kann Microsoft 365 Archive im Microsoft 365 Admin Center aktiviert werden:
Setup > Einstellungen der Organisation > Nutzungsbasierte Dienste > Syntex-Dienste

Funktionsweise von Microsoft 365 Archiv

Die Archivierung erfolgt direkt im SharePoint Admin Center, und die SharePoint Sites können in wenigen Schritten archiviert werden:
1. Im SharePoint Admin Center unter Active Sites die gewünschte Site auswählen
2. Über die Schaltfläche Archive kann die ausgewählte Site archiviert werden
3. Die Site erscheint anschliessend unter Archived Sites mit dem Status „Kürzlich archiviert“

Archivierungsstatus und Reaktivierung:

Kürzlich archiviert (ersten 7 Tage)
Die Site kann innerhalb von 7 Tagen kostenlos und sofort reaktiviert werden.

Archiviert (nach 7 Tagen)
Nach den 7 Tagen wechselt die Site in den Status Archiviert.
Bis zum 31. März 2025 ist die Reaktivierung kostenpflichtig (0,60 USD pro GB).
Ab dem 31. März 2025 entfällt die Reaktivierungsgebühr komplett.

Sperrfrist nach Reaktivierung
Nach einer Reaktivierung kann die Site für 120 Tage nicht erneut archiviert werden. Dies verhindert ständiges Wechseln zwischen aktiv und archiviert.

Endnutzer-Zugriff
Während eine Site archiviert ist, haben Endnutzer keinen direkten Zugriff auf die Inhalte. Die Inhalte bleiben jedoch vollständig erhalten.

Redirect-Funktion
Optional kann ein Redirect eingerichtet werden, welcher die Benutzer automatisch auf eine alternative, aktive Site weiterleitet, wenn sie versuchen, die archivierte Site aufzurufen.

Die Archivierung spart Speicherplatz, bewahrt alle Inhalte und Metadaten, ermöglicht eine flexible Reaktivierung ohne Datenverlust und ist ab dem 31. März 2025 sogar kostenfrei.

Rollen und Sichten: Was können Admins und Benutzer?

Im Microsoft 365 Archiv wird zwischen verschiedenen Rollen unterschieden. Das Archivieren und Reaktivieren ist ausschliesslich den SharePoint Administratoren vorenthalten.

Administratoren können im SharePoint Admin Center:

• Sites archivieren und reaktivieren
• Den Archivierungsstatus einsehen
• Redirects von archivierten Sites zu aktiven Sites einrichten

Benutzer:

• Benutzer haben keinen Zugriff auf archivierte Sites
• Mit Redirects werden sie automatisch auf eine aktive Site weitergeleitet

Status und Kosten

Wie bereits erwähnt sind die folgenden Status relevant:

Status „Kürzlich archiviert“
Nach dem eine Website kürzlich archiviert wurde, kann diese innerhalb von 7 Tag kostenlos wiederhergestellt werden.

Status „Archiviert“
Nach Ablauf der 7 Tage ist der Status der Website dauerhaft auf „Archiviert“.
Bis zum 31. März 2025 kostet die Reaktivierung 0,60 USD pro GB.
Ab dem 31. März 2025 entfällt diese Gebühr vollständig.

Status „Reaktivierung“
Wird eine Archivierte Site wieder aktiviert, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis diese wieder zu den Aktiven Sites gehört.

Aktive Sites kosten 0.20$/GB. Archivierte Sites dagegen liegen noch bei 0.05 USD pro GB. Dies bietet eine flexible und kostengünstige Möglichkeit, um mit wachsenden Datenmengen umzugehen.

Das gesamte Preismodell und einen Preisrechner finden Sie unter Preismodell für Microsoft 365 Archive.

Zukunftsaussichten: Wohin geht die Reise mit Microsoft 365 Archive?

Aktuell können nur komplette SharePoint-Sites archiviert und reaktiviert werden. Microsoft plant jedoch, Microsoft 365 Archive weiter auszubauen. Besonders relevant ist die geplante Archivierung auf Dateiebene, mit der künftig auch einzelne Dateien innerhalb von SharePoint-Bibliotheken archiviert werden können.

Laut aktueller Microsoft 365 Roadmap (ID 477371) befindet sich die Dateiebene-Archivierung derzeit in Entwicklung.

• Preview-Start: Januar 2026
• Geplanter Rollout: Juli 2026
• Verfügbarkeit: Worldwide (Standard Multi-Tenant)

Mit diesen Erweiterungen wird Microsoft 365 Archiv noch flexibler und ermöglicht eine gezielte Archivierung einzelner Inhalte.

Fazit

Microsoft 365 Archiv ist die ideale Lösung für Unternehmen, die nicht mehr aktive SharePoint-Sites langfristig speichern und gleichzeitig Kosten sparen möchten. Mit bis zu 75 % weniger Speicherkosten und der geplanten Unterstützung für die Archivierung einzelner Dateien bietet Microsoft 365 Archiv eine flexible und zukunftssichere Lösung für modernes Datenmanagement.