Microsoft 365 einfach erklärt

Microsoft 365 ist wie ein digitaler Werkzeugkasten. Jedes Werkzeug darin hat einen bestimmten Einsatzzweck. Die M365-Werkzeuge wie bspw. Teams, Word, Excel, SharePoint, OneNote, usw. ermöglicht es Unternehmen, produktiv zu arbeiten in den Bereichen Kommunikation, Collaboration, Prozesse und Wissen. Alles, was es zu M365 zu wissen gibt, wird in diesem Blog einfach verständlich erklärt.

Gewisse Werkzeuge werden bei jedem Bauvorhaben eingesetzt, gewisse andere aber nur in weniger häufigen Spezialfällen. Was mithilfe der Werkzeuge gebaut wird, ist den Unternehmen selber überlassen. Wichtig ist einzig, dass das Gebaute einen Mehrwert schafft. Die Werkzeuge sind lediglich die Möglichmacher.

Genauso ist es mit den Tools aus Microsoft 365, mit welchen digitale Arbeitsplätze gebaut werden können. Microsoft 365 ist sehr weit verbreitet in der Unternehmenslandschaft und kann als Standard für die Büroarbeit bezeichnet werden.

Welche Werkzeuge sind in Microsoft 365 enthalten?

Die wichtigsten und gängigsten Werkzeuge im M365-Werkzeugkoffer kurz erklärt:

• Teams: Arbeitsplatz-Cockpit für Chats, Videokonferenzen, Intranet, etc
• OneDrive: Persönlicher Cloud-Speicher für die Speicherung und den Zugriff auf Dateien von überall
• SharePoint: Plattform für die Erstellung von Intranets, Collaborationsräumen und Managementsystemen
• OneNote: Digitales Notizbuch für die Erfassung, Organisation und gemeinsame Nutzung von Notizen
• Loop: Erstellung von Notizen und Wissensdokumentationen mittels echtzeit-synchronisierter Inhaltselementen. Einen detaillierten Einblick in Microsoft Loop findet ihr hier
• To Do: Persönliche Aufgabenverwaltungs-App zur Erstellung und Verfolgung von Aufgabenlisten
• Planner: Tool zur Teamaufgaben- und Projektplanung mit Kanban-Boards und Aufgabenverfolgung. Hier haben wir zum Microsoft Planner 2024 ein Tutorial aufgeschaltet
• Word: Textverarbeitungsprogramm für das gemeinsame Erstellen, Bearbeiten und Formatieren von Dokumenten
• Excel: Tabellenkalkulationssoftware zur Datenanalyse und -visualisierung sowie zur Erstellung von Diagrammen
• PowerPoint: Präsentationssoftware zum Erstellen und Abhalten von Folienpräsentationen
• Outlook: E-Mail-Client und Kalenderanwendung zur Verwaltung von E-Mails, Terminen und Kontakten
• Viva Engage (ehem. Yammer): Eine interne Social Plattform, in welcher sich die Leute in Communitites organisieren und Posts absetzen können. Hier haben wir Viva Engage im Detail beschrieben

Dazu kommt, dass in Microsoft 365 noch einige Werkzeuge aus einem anderen Werkzeugkoffer enthalten sind. Dieser andere Koffer heisst «Power Platform» und dient dazu, eigene Applikationen für Geschäftsprozesse zu bauen.

• Power BI: Ein Tool zur Visualisierung von Daten und Erstellung interaktiver Berichte und Dashboards
• Power Apps: Eine Plattform zur Entwicklung benutzerdefinierter Apps ohne tiefgehende Programmierkenntnisse
• Power Automate: Ein Tool zur Automatisierung von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen durch Erstellung automatisierter Workflows
• Copilot Studio (ehemals Power Virtual Agents): Ein Tool zur Erstellung von intelligenten Chatbots ohne Programmieraufwand zur Unterstützung und Automatisierung von Kundeninteraktionen
• Power Pages: Erstellen von Geschäftswebseiten und deren Integration mit Geschäftsdaten für die Interaktion

Wieviel Power Platform in Microsoft 365 enthalten ist, das ist in diesem Blog im Detail dokumentiert.

Wer wissen will, was mit den Tools aus der Power Platform alles gebaut werden kann, der oder die schaue sich diesen Blog an: https://www.ioz.ch/blog/teil-1-10-konkrete-power-platform-praxisbeispiele-von-prozessautomatisierungen-und-business-apps/

Microsoft 365 einfach erklärt: ein digitaler Werkzeugkasten

Microsoft 365 ist wie ein digitaler Werkzeugkasten. Unternehmen setzen die M365-Werkzeuge ein, um Arbeitsplatz-Plattformen zu bauen und damit die Aufgabenbereiche Kommunikation, Zusammenarbeit, Prozesse und Wissensmanagement abzudecken.

Jedes Werkzeug aus dem Kasten hat seinen eigenen Einsatzzweck. Und genau für diesen Zweck ist das Tool geeignet und sollte nicht für anderes eingesetzt werden. Mit einer Zange einen Nagel einschlagen? Das ginge zwar, aber den Hammer dafür zu nutzen ist viel ratsamer.

Leider sehen wir es oft, dass M365-Tools zweckentfremdet werden:

Microsoft 365 einfach erklärt: DOs und DONTs

Hier sind die 6 typischen Anwendungsfälle mit dem dazu passenden M365-Tool erklärt:

• Microsoft Teams wird von den Mitarbeitenden als Zentrale des Arbeitsplatzes verwendet: Hier sind die verschiedenen Unternehmensteams zu finden, das Intranet oder das Managementsystem ist eingebunden und es kann direkt in das Taskmanagement abgetaucht werden
• OneNote oder Microsoft Loop werden für das Notizenmachen verwendet
• In Microsoft Planner werden Teamaufgaben verwaltet und koordiniert (-> MSFT Planner 2024 Tutorial)
• In der To Do-App werden alle persönlichen Tasks verwaltet, die aus Planner-Plänen oder von geflaggten E-Mails herkommen
• In Outlook werden E-Mails empfangen, geschrieben und organisiert, sowie der Kalender geführt
• Mit SharePoint Online wird das Firmenintranet erstellt, in welchem alle Abteilungen ihre News kommunizieren können und die Unternehmensprozesse dokumentiert sind
• In OneDrive werden die persönlichen Dateien abgespeichert und organisiert

Was mit M365 nicht gemacht werden sollte

Die am weitesten verbreitete M365-Sünde ist das Zweckentfremden der Werkzeuge. Hier einige Beispiele:

• ❌ Excel wird als Aufgabenliste gebraucht
• ❌ Gesprächsnotizen werden in Word-Dokumenten geführt
• ❌ Anträge werden mittels PDF-Formularen und manuellen E-Mails abgewickelt
• ❌ Team- und Firmendokumente werden im persönlichen OneDrive abgespeichert
• ❌ OneNote wird als Taskmanagement-Tool eingesetzt

In einem einzelnen Extremfall verwendete ein Unternehmen ein riesiges Excel-File, um darin eine grosse Menge an Dateien zu klassifizieren und die Zugriffsberechtigungen je Datei zu dokumentieren. Genau dafür ist SharePoint Online da: Dateien können mit Metadaten vertaggt werden und die Zugriffe darauf mittels eines Rollen- und Berechtigungskonzeptes granular gesteuert werden.

Wie wird mit Microsoft 365 korrekt gestartet?

Wenn Firmen ganz frisch mit M365 starten wollen (oder es schon haben, aber noch professionalisieren wollen), dann führen wir mit diesen Unternehmen ein M365 Assessment durch.

• Welche Anwendungsfälle sollen mit welchen Tools abgebildet werden?
• Wo besteht heute der grösste Handlungsbedarf?
• Wo liegen die Dateien und Dokumente?
• Wie sorgen wir für Ordnung und Struktur?

Genau diese Fragen klären wir im M365 Assessment. Als Resultat erhalten die Unternehmen einen Assessment-Bericht, der genau aufzeigt, wie die identifizierten Anwendungsfälle abgedeckt werden können und was wichtig ist und was nicht.

Ganz wichtig ist es, klare Regeln und Prozesse für die Arbeit mit Microsoft Teams festgelegt zu haben. Der Fachausdruck hierfür ist «Microsoft Teams Governance».

Denn ohne fehlende Prozesse und Strukturen wird in Teams nach Lust und Laune gewerkelt. Das führt zu diversen Problemen:

• Alle möglichen Teams werden von x-beliebigen Personen eröffnet
• Teams tragen unterschiedlichste Namen
• Alte und nicht mehr gebrauchte Teams geistern umher
• Keine Übersicht über Berechtigungen

Klare Regeln und Prozesse für Microsoft Teams werden in einem 4-Schritte-Verfahren erarbeitet. Am Ende des Prozesses können sich die Mitarbeitenden eines Unternehmens die nötigen Teams-Ressourcen im Self-Service provisionieren lassen.

Da es für dieses Management leider kein geeignetes Werkzeug im Microsoft 365-Werkzeugkoffer gibt, muss dazu ein externes Werkzeug zu Hilfe gezogen werden. In diesem Video wird im Detail aufgezeigt, wie mit ProvisionPoint eine saubere Teams Governance gestaltet und umgesetzt werden kann.

Was kostet Microsoft 365?

Microsoft 365 gibt es für private Nutzerinnen und Nutzer und für Unternehmen. Da sich das Pricing ständig ändert, finden Sie hier direkt die Links auf die Originalseiten von Microsoft:

• Microsoft 365 Single
• Microsoft 365 Familiy
• Microsoft 365 Business-Pläne
• Microsoft 365 Enterprise-Pläne

Was ist Office 365 und was ist der Unterschied zu Microsoft 365?

«Office 365» ist der alte Name, heute heisst es «Microsoft 365».

Das alte Office konnte man noch im Einmalkauf erwerben und lokal auf dem eigenen PC und den eigenen Unternehmens-Servern im Keller installieren. Office wurde in grossen 3-Jahres-Zyklen aktualisiert: Office 2013, Office 2016, Office 2019.

Das neue Microsoft 365 gibt es nur noch im Abo-Modell. Lokale Installationen sind nur noch bei einigen Apps u.a. Word, Excel, Teams, PowerPoint möglich, denn grosse Teile der Funktionalität von M365 wird aus der «Cloud» bereitgestellt.

Am besten wird dies anhand der Power Platform sichtbar: Das Werkzeug kann nicht lokal installiert werden und wird nur aus der Cloud angeboten.

Microsoft 365 wird laufend aktualisiert. Kleine und grosse Updates werden von Microsoft ausgespielt. Am besten wird dies in Microsoft Teams sichtbar: Mehrfach pro Jahr tauchen neue Funktionen in Teams auf und die Benutzeroberfläche verändert sich etwas.

Was kann ich mit Microsoft 365 alles machen?

Die Bandbreite an Einsatzmöglichkeiten ist riesig:

• Onlinemeetings abhalten und dokumentieren
• Teams organisieren und produktiv zusammen arbeiten
• Dokumente, Berechnungstabellen und Präsentationen erstellen
• Daten miteinander teilen und in Echtzeit miteinander daran arbeiten
• Wissen dokumentieren und organisieren (wie bspw. die Aceon AG)
• Persönliche Tasks und Teamaufgaben dokumentieren und managen
• Firmenintranets erstellen und die Unternehmenskommunikation darüber abwickeln
• Ganze Qualitäts- und Prozessmanagementsysteme bauen
• Formulare, Umfragen und Quizzes erstellen
• Apps für spezifische Geschäftsfälle bauen
• Prozesse automatisieren

Was sind die Vorteile von Microsoft 365?

• Grosse Palette an sehr nützlichen Apps und Funktionen
• Quasi-Standard für die Produktivität am Arbeitsplatz, Dateiformate wie Word, Excel, etc. sind seit Jahrzehnten etabliert
• Kontinuierliche Updates und Erweiterungen der Apps
• Abdecken von vielen Geschäftsfällen mit Standardfunktionen ohne teure Individualentwicklungen
• Viele Unternehmen haben die Lizenzen bereits, nutzen aber nur einen Bruchteil der Möglichkeiten

Was sind die Nachteile von Microsoft 365?

• Grosse, chaotisch wirkende Welt aus Tools, Namen, Funktionen, etc.
• Kontinuierliche Veränderung: was heute gilt ist morgen bereits wieder anders
• 80/20-Prinzip: Gewisse individuelle Anpassungen sind gar nicht möglich
• Microsoft ist quasi eine Gelddruckmaschine und verfolgt seine monetären Interessen
• Microsoft hat Marktmacht und rollt Veränderungen erst nach enormen öffentlichen Druck zurück

Wo speichert M365 die Daten?

Bereitgestellt werden die M365-Services aus weltweit über 200 physischen Rechenzentren. Dort werden auch die Daten gespeichert. Microsoft betreibt auch in der Schweiz zwei Datacenter: Switzerland North mit Standort Zürich Flughafen und Switzerland West mit Standort Genf.

In welcher dieser weltweiten Regionen die eigenen Daten gespeichert werden sollen, kann im eigenen M365-Tenant definiert werden.

Was ist der Unterschied zwischen SharePoint und OneDrive?

SharePoint und OneDrive sind beides Cloud-Speicherdienste von Microsoft, unterscheiden sich jedoch in ihrem Fokus und Anwendungsbereich.

SharePoint ist für die Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmensteams konzipiert und bietet erweiterte Funktionen zur Verwaltung und Freigabe von Dateien in grossen Benutzergruppen. SharePoint unterstützt auch die Erstellung von Team- und Kommunikationswebsites.

OneDrive hingegen ist primär für den persönlichen Gebrauch gedacht, wobei Dateien hauptsächlich für den individuellen Zugriff oder die Freigabe an wenige Nutzer bestimmt sind.

SharePoint Online	Microsoft OneDrive
Erleichtert die Dateiverwaltung und fördert die Zusammenarbeit in grossen Teams.	Unterstützt die Dateiverwaltung für den persönlichen Gebrauch und die Freigabe an kleine Nutzergruppen.
Schützt Daten durch verschiedene Berechtigungsstufen für Benutzergruppen.	Gewährleistet Datensicherheit durch den Zugriff für ausgewählte Einzelbenutzer.
Ermöglicht die Erstellung von Websites zur Veröffentlichung und Verbreitung von Inhalten.	Ermöglicht Diskussionen innerhalb von Dateien und die Einladung von Nutzern ohne Microsoft 365-Konten.
Organisiert Dateien in Bibliotheken, die nach Ordnern oder Metadaten sortiert werden können.	Speichert Dateien in Ordnern, die mit einem bestimmten Microsoft 365-Konto verknüpft sind.