Während eines halben Jahres habe ich Viva Insights genutzt und stelle hier das Tool und meine Erfahrungen damit im Detail vor. Insights soll Achtsamkeit, Wohlbefinden, Teamarbeit und Produktivität steigern. Einige Funktionen sind wirklich praktisch, andere sind meines Erachtens an den Haaren herbeigezogen. In M365 kann Viva Insights kostenlos genutzt werden, erweiterte Funktionalitäten sind in einer Bezahlversion enthalten.
- Was ist Microsoft Viva Insights?
- Welche Funktionalitäten bietet Microsoft Viva Insights?
- Welche Funktion in Microsoft Viva Insights nützt tatsächlich?
- Wie kommt Viva Insights an diese Daten heran?
- Wo sind die Viva Insights Daten gespeichert?
- Kann Viva Insights auch mit Office 2013, 2016 oder 2019 genutzt werden?
- Wie aktiviere ich Microsoft Viva Insights?
- Welche Microsoft Viva Insights Pläne gibt es und was kosten diese?
- Wie kann ich Microsoft Viva Insights konfigurieren?
- Wie schalte ich Microsoft Viva Insights aus?
- Feldtest: Wie viel meiner Microsoft Viva Insights Aktivitäten sieht mein Vorgesetzter oder der M365-Administrator?
- Wie schützt Microsoft Viva Insights meine persönlichen Daten?
- Fazit zu Microsoft Viva Insights
Was ist Microsoft Viva Insights?
Microsoft Viva Insights ist eine von 6 Anwendungen der Microsoft Viva Plattform. Viva Insights bietet Funktionalitäten, die das eigene Wohlbefinden steigern, die Verbundenheit mit dem Team fördern und die Produktivität erhöhen sollen.
Eine Gesamtübersicht über Microsoft Viva finden Sie hier.
Der Dienst ist als Web-App verfügbar, wie auch als Microsoft Teams App. In Outlook ist es als Add-On verfügbar.
Die Funktionen aus Microsoft My Analytics wurden alle in Microsoft Viva Insights überführt.
Welche Funktionalitäten bietet Microsoft Viva Insights?
Das Tool ist in 4 «Arbeitsbereiche» aufgeteilt:
- Startseite: Ein gemischter Zusammenzug der verschiedenen Insights Funktionalitäten, Inspirationsbibliothek
- Wohlbefinden: Zeitmanagement mit Fokuszeiten, Fokusplänen, Ruhigen Zeiten, Aufzeichnung des Stimmungsverlaufes
- Produktivität: Analyse der Besprechungsgewohnheiten, Vorgeschlagene Aufgaben
- Teamarbeit: Analyse der Zusammenarbeit mit Teamkollegen- und kolleginnen, Analyse der Kommunikationsgewohnheiten
Startseite: Mitarbeitende loben
In Microsoft Viva Insights können Kolleginnen und Kollegen gelobt werden. Das Lob kann via Chat oder einen Teams-Kanal an eine Person gerichtet werden. Es stehen verschiedene Kategorien zur Verfügung wie bspw. «Tolle Leistung», «Herzliche Gratulation», «Dankeschön» oder «Problemlöser». Zusätzlich kann das Lob mit einer persönlichen Nachricht angereichert werden.
Zudem bietet Viva Insights die Möglichkeit, sich regelmässig an das Aussprechen von Lob erinnern zu lassen.
Eine detaillierte Übersicht über alle verschiedenen Möglichkeiten, Mitarbeitende in Microsoft 365 zu loben, finden Sie hier.
Startseite: Inspiration finden in der Inspirationsbibliothek
Die Inspirationsbibliothek enthält Denkanstösse von Branchenexperten, die uns «im Leben und bei der Arbeit inspirieren sollen, um das Beste aus beidem herauszuholen», wie Microsoft es beschreibt.
Die Bibliothek bietet die Möglichkeit, von den Erkenntnissen von Managern und Führungskräften sowie unseren eigenen persönlichen Erkenntnissen zu profitieren und diese umzusetzen. Die Artikel sind thematisch sortiert, beispielsweise nach Wohlbefinden, Kultur, Wirkung und Widerstandsfähigkeit. Zu den Quellen der Artikel zählen renommierte Organisationen wie Microsoft, Harvard Business Review und Thrive.
Wohlbefinden: Zeit mit Viva Insights schützen
Dieser Bereich bietet drei Werkzeuge an:
- Fokuszeit festlegen und einen Fokusplan erstellen
- Ruhige Zeit festlegen
- Virtuelles Pendeln einrichten
Fokuszeiten sind Zeitblöcke, die im Kalender automatisch eingefügt werden. Dadurch werden Zeitfenster freigehalten, um fokussiert an Dingen arbeiten zu können. Mit nur einem Klick können diese in den Kalender eingefügt werden.
Ein Fokusplan ist ein kontinuierliches automatisches Anlegen von Fokuszeiten im eigenen Kalender. Hier lässt sich definieren, wie viele Stunden jeden Tag als Fokuszeit geblockt werden sollen, ob dies am Vormittag oder Nachmittag geschehen soll, etc.
Es kann aktiviert und deaktiviert werden, ob Viva Insights sogenannte Inline-Vorschläge machen soll.
Beim Festlegen von ruhigen Zeiten werden Zeitfenster definiert, in welchen die mobilen Benachrichtigungen für Outlook-E-Mails und für Microsoft Teams stummgeschaltet werden.
Wohlbefinden: Digitales Pendeln
Jeden Abend taucht ein «Virtuelles Pendeln»-Pop up Fenster auf. Darin werde ich gefragt, ob ich bereit sei, meinen Tag abzuschliessen. Das virtuelle Pendeln umfasst vier Schritte:
- Aufgaben für morgen in Microsoft To Do hinzufügen
- Kalendertermine des nächsten Tages (und darüber hinaus) sichten und verwalten
Kalendereinträge können gelöscht oder angenommene Besprechungen abgesagt werden - Stimmungsreflexion am Tagesende festlegen
- Den Tag mit einer geführten Meditation abschliessen
In den Einstellungen lässt sich das digitale Pendeln deaktivieren.
Wohlbefinden: Den eigenen Stimmungsverlauf aufzeichnen
Mittels 5 Emojis kann in Viva Insights die eigene Stimmung festgehalten werden. Fühle ich mich super, klicke ich auf das Smiley-Emoji. Fühle ich mich nicht so gut, wähle ich eines der traurigen Emojis aus. Über die Tage und Wochen hinweg entsteht ein Stimmungsverlauf, welcher in einer visualisierten Grafik eingesehen werden kann.
Auch hier kann eine Erinnerung an das Aufzeichnen des Stimmungsverlaufes eingerichtet werden.
Produktivität: Auswertung der Besprechungsgewohnheiten
Im Tab «Produktivität» weist Microsoft Viva Insights eine Auswertung des eigenen Besprechungsverhaltens der letzten 4 Wochen aus. Diese bietet Einblicke in:
- Dauer der Besprechungen
- Überlappungen mit anderen Besprechnungen
- Multitasking während der Besprechung
- Rechtzeitige Teilnahme
- Pünktliches Beenden
Produktivität: Vorgeschlagene Aufgaben
Microsoft Viva Insights pickt automatisch Nachrichten aus dem Outlook-Postfach heraus, welche Aufgaben-Charakter haben. Diese Nachrichten-Snippets werden angezeigt und als Aufgaben-Vorschläge angeboten. Dabei kann es um einen dieser drei Fälle handeln:
- Verpflichtungen – Etwas, das Sie in einer E-Mail versprochen oder zugesagt haben, für eine andere Person zu tun
- Anforderungen – Etwas, zu dem Sie von einer anderen Person in einer E-Mail aufgefordert wurden
- Nachverfolgungen – Etwas, das Sie von einer anderen Person in einer E-Mail angefordert haben
Gemäss der offiziellen Dokumentation von Microsoft ist es auch möglich, 1:1 Besprechungen direkt aus Microsoft Viva Insights heraus zu planen und sich auch Erinnerungen dafür einzurichten. Im Frühjahr 2023 sind diese Funktionen auf dem Tenant von IOZ aber noch nicht verfügbar.
Teamarbeit: Bessere Beziehungen aufbauen
In diesem Bereich finden sich drei Funktionalitäten:
- Auswertung zur Zusammenarbeit mit anderen Personen
- Auswertung zu den Kommunikationsgewohnheiten
- Vorschläge für wichtige Kontakte
Hier lassen sich einige spannende Insights gewinnen. Beispielsweise mit welchen Personen findet am meisten Zusammenarbeit ausserhalb der festgelegten Arbeitszeiten statt? Zu welcher Tageszeit werden am meisten E-Mails gelesen oder verschickt?
Die regelmässigen E-Mails «Briefing» und «Digest»
Die Briefing-E-Mail soll helfen, die Kontrolle über den Kalender zu behalten und den Tag bewusst zu gestalten. Binnen zwei Stunden vor Beginn des Arbeitstages wird eine E-Mail mit einigen Punkten verschickt:
- Ausstehende Verpflichtungen, Anfragen und Nachverfolgungen von und zu anderen Mitarbeitern in E-Mails, die vielleicht durch die Maschen gefallen sind
- Dokumente, die mit den heutigen Besprechungen in Zusammenhang stehen
- Vorgeschlagene Fokuszeiten, die hier direkt eingeplant werden können
- Vorschläge für das Aktualisieren der eigenen Arbeitszeiten
- Vorschläge für das Festlegen von ruhigen Zeiten
Die E-Mail sieht jeden Tag ein wenig anders aus. Es sind nicht jeden Tag alle diese Inhaltsblöcke enthalten.
Welche Funktion in Microsoft Viva Insights nützt tatsächlich?
Nun gehe ich die oben vorgestellten Funktionen nochmals durch und ordne aus meiner persönlichen Sicht ein, ob diese wirklich etwas bringen oder unnütze Spielereien sind.
Mitarbeitende loben
PRAKTISCH: Und zwar aus dem Grund, dass sich das spielerische Aussprechen von Lob in Viva Insights positiv auf die Unternehmenskultur auswirkt. Wenn es nicht Teil der Kultur ist, erfordert es Mut, zu loben. Die Hürde, ein Lob via Tool auszusprechen, ist tiefer. Die Lob-Funktion kann darum den Weg dazu ebnen, dass Loben Teil des normalen Arbeitsalltages im Unternehmen wird.
Vorgeschlagene Aufgaben
PRAKTISCH: Diese Funktion ist wirklich praktisch. Regelmässig sind hier Snippets aufgetaucht, die mich an offene Tasks erinnert haben! Vor allem, weil hier auch für mich freigegebene, noch nicht gelesene Dokumente angezeigt werden.
Den eigenen Stimmungsverlauf aufzeichnen
UNNÜTZ: Hier sehe ich keinen Mehrwert. Die Funktion fördert zwar das Selbstbewusstsein in Bezug auf die eigenen Gefühle, aber es fehlen dann die konkreten Handlungsaktionen. Ausserdem sind meine Gefühle etwas sehr Persönliches. Es fühlt sich komisch an, diese in einem Tool im Arbeitsumfeld zu tracken.
Zeit mit Viva Insights schützen
PRAKTISCH: Noch bevor der Kalender mit Terminen und Calls zugepflastert wird, blockt Viva Insights Zeitfenster für die fokussierte Arbeit. Der Anwesenheitsstatus wird auf «nicht stören» gesetzt. Während der ruhigen Zeiten kann ich mich auf das Privatleben konzentrieren und kriege keine Notifications. Beide Funktionen kann ich in den Einstellungen granular steuern.
Digitales Pendeln in Viva Insights
PRAKTISCH: Zwei der insgesamt vier Schritte im digitalen Pendeln sind nützlich, die anderen beiden eher nicht. Das notieren von Tasks für den morgigen Tag ist gut, wie auch das kurze Review der anstehenden Termine.
AN DEN HAAREN HERBEIGEZOGEN: Das Aufzeichnen des Stimmungsverlaufes finde ich nicht nützlich und die abschliessende geführte Meditation im Schritt 4 finde ich völlig fehl am Platz: Am Ende des Arbeitstages will ich ganz bestimmt nicht noch in einem Microsofttool verweilen und darin Meditieren.
Auswertung der Besprechungsgewohnheiten
PRAKTISCH: Spannende Einblicke in das eigene Besprechungsverhalten. Es hilft, eine produktive und respektvolle Besprechungskultur zu etablieren.
Inspirationsbibliothek
UNNÜTZ: Nie, aber auch nie in den 6+ Monaten Feldtest hatte ich das Bedürfnis, hier irgendwas zu lesen. Ich bin zum Arbeiten hier, nicht zum Lesen. Und als ich dann tatsächlich mal was gelesen habe im Rahmen der Recherche für diesen Blog, hat es mir nix gebracht. Ausserdem ist alles Englisch hier.
Wie kommt Viva Insights an diese Daten heran?
Die persönlichen Informationen in der Microsoft Viva Insights App basieren auf den Daten des Exchange Online-Postfachs, wie bspw. E-Mail- und Kalenderdaten. Die Erkenntnisse werden von Daten abgeleitet, die uns allen bereits in unseren Exchange Online-Postfächern zur Verfügung stehen.
Alle die Informationen aus Viva Insights könnte ich theoretisch von Hand sammeln und die Analysen selber machen:
- Mit welchen Personen habe ich zusammengearbeitet?
- Wie oft habe ich pünktlich an Meetings teilgenommen?
- Welche Versprechungen habe ich in E-Mails abgegeben?
Das Tool nimmt lediglich die Automatisierung dieses Prozesses für uns vor.
Wo sind die Viva Insights Daten gespeichert?
Insights erfordert eine Exchange Online-Lizenz und alle Daten werden im Exchange Online-Postfach der Mitarbeitenden gespeichert. Die berechneten Metriken werden an das Postfach angehängt.
Kann Viva Insights auch mit Office 2013, 2016 oder 2019 genutzt werden?
Wie aktiviere ich Microsoft Viva Insights?
Um die Einrichtung zu starten, müssen sie Microsoft-Administrator sein und mit dem entsprechenden User angemeldet sein. Dann gehen sie auf die Microsoft Viva Administratorseite über folgenden Link: Microsoft Viva Administratorseite
Wählen Sie unten auf der Seite das Modul aus, das Sie einrichten möchten. In unserem Fall Viva Insights.
Wählen Sie die Schaltfläche Go to setup guide (Zum Einrichtungshandbuch wechseln) aus, um zum Set-up-Assistenten zu wechseln, der Sie durch den Vorgang führt.
Welche Microsoft Viva Insights Pläne gibt es und was kosten diese?
Aktuell (Frühling 2023) stehen drei Lizenzpläne zur Verfügung:
Die detaillierten Infos zu den Lizenzplänen sind hier zu finden: microsoft.com/de-ch/microsoft-viva/insights?market=ch
Kostenloses Microsoft Viva Insights als Teil von M365
Alle in diesem Blog beschriebenen Funktionalitäten sind in Microsoft 365 enthalten. Ohne zusätzliche Kosten können die Microsoft Viva Insights Teams-App, wie auch die Web-App genutzt werden.
Vollständiges Viva Insights für CHF 3.90 pro Monat
Für CHF 3.90 pro Benutzer und Monat können die vollumfänglichen Funktionen freigeschaltet werden. Zusätzlich zu den kostenlosen Funktionen kommen die folgenden Features dazu:
- Persönliche Premium-Einblicke: Besprechungskategorien und E-Mail-Öffnungsraten
- Pläne für reibungslose Zusammenarbeit: geplante E-Mails, effektive Besprechungen, wiederkehrende Buchungen, gemeinsame Fokuszeit und besprechungsfreie Tage
- Für Führungskräfte – Erkenntnisse zur Führung starker Teams
- Für Führungskräfte – unternehmensweite Trendeinblicke
- Tools für individuelle und schnelle Analysen
Komplette Microsoft Viva Suite für CHF 8.90 pro Monat
Für CHF 8.90 pro Monat und User kann gleich die gesamte bisher verfügbare Viva Suite lizenziert werden.
Wie kann ich Microsoft Viva Insights konfigurieren?
In der Viva Insights Web-App finden sich die Einstellungen ganz oben rechts über die drei Punkte […]. Hier lässt sich Viva Insights nach eigenem Gusto konfigurieren.
- Arbeitswoche konfigurieren: Hier lässt sich einstellen, welche Wochentage als Arbeitstage gezählt werden und zu welche Uhrzeiten als Arbeitszeiten im Outlook-Kalender angezeigt werden.
- Virtuelles Pendeln konfigurieren: Aktivieren oder deaktivieren Sie hier die Erinnerung, den Arbeitstag mit einem virtuellen Pendeln abzuschliessen. Es können zudem die Wochentage und die genaue Uhrzeit für die Erinnerung eingestellt werden.
- Konfiguration für Zeitfenster blockieren: Hier können die Inlinevorschläge in E-Mails und Besprechungen in Outlook eingestellt werden. Zudem können Fokuszeiten verwaltet und Fokuspläne konfiguriert werden. Auch eine fix geblockte Mittagspause kann hier eingerichtet werden.
- Überlegungen (Reflexionsverlauf) konfigurieren: Die Erinnerung zur Aufzeichnung des Reflexionsverlaufes kann hier gesteuert werden.
- Lob konfigurieren: Die Erinnerung an das Verteilen von Lob kann hier eingerichtet werden, inklusive Festlegen der Wochentage und Uhrzeiten.
- Besprechungen personalisieren: Hier sind zwei Funktionen versteckt. Einerseits kann eingestellt werden, wie stark Outlook die Dauer von Besprechungen automatisch kürzen soll. Alle Besprechungen von unter 60 Minuten können mit diesen Einstellungen beispielsweise automatisch um jeweils 5 Minuten gekürzt werden. Zudem kann hier aktiviert werden, ob Besprechungen immer automatisch ein Teams-Link hinzugefügt werden soll oder nicht.
- Datenschutzeinstellungen vornehmen: Unter diesem Punkt kann Viva Insights das Recht gegeben oder entzogen werden, persönliche Collaborationsdaten aus Microsoft 365 zu verwenden. Mit diesem Schalter lässt sich Viva Insights auf der Ebene des Users deaktivieren.
- Briefing-E-Mails konfigurieren: Hier kann eingestellt werden, wann und wie oft die Briefing- und die Digest-E-Mails geschickt werden sollen.
Wie schalte ich Microsoft Viva Insights aus?
Die Microsoft Viva Insights Briefing E-Mail ausschalten
Die Briefing E-Mail kann in der Viva Insights Web-App oder auch in der Teams-App unter [Einstellungen] – [Briefing] deaktiviert werden. Der Menüpunkt [Einstellungen] ist oben Links auf dem Interface zu finden.
Die Microsoft Viva Insights Digest E-Mail ausschalten
Die Digest E-Mail kann in der Web-App oder auch in der Teams-App unter [Einstellungen] – [Briefing] deaktiviert werden. Der Menüpunkt [Einstellungen] ist oben Links auf dem Interface zu finden.
Automatische Fokuszeit im Kalender deaktivieren
Automatische Fokuszeiten können in den Einstellungen von Viva Insights deaktiviert werden. Der Menüpunkt [Einstellungen] ist oben Links auf dem Interface zu finden. Unter [Zeitfenster blockieren] können die Funktion ausgeschaltet werden.
Wie kann Microsoft Viva Insights komplett deaktiviert werden?
Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
- Einzelne User können Viva Insights das Recht entziehen, die persönlichen Daten zu verarbeiten. Dies kann unter [Einstellungen] – [Datenschutz] vorgenommen werden. Wird hier der Schalter umgelegt, wird Microsoft Viva deaktiviert. Die ganzen Tabs mit den vielen Funktionen verschwinden komplett.
- Microsoft 365 Admins können die Nutzung von Viva Insights im Admin Center erlauben oder eben nicht erlauben. Im Detail ist dies in der Microsoft–Dokumentation erklärt.
Feldtest: Wie viel meiner Microsoft Viva Insights Aktivitäten sieht mein Vorgesetzter oder der M365-Administrator?
Absichtlich klicke ich im Stimmungsverlauf über mehr als einen Monat hinweg auf «sehr schlecht». Vorsätzlich fabriziere ich somit einen katastrophalen Stimmungsverlauf, um zu testen, ob dies bei meinem Vorgesetzten in seiner Viva Insights App auftaucht.
Zudem will ich testen, ob der Microsoft 365-Administrator unserer Organisation in irgendeiner Form Zugriff auf diese persönlichen Daten von mir hat.
Entwarnung: Der schlechte Stimmungsverlauf ist in keiner Form in Viva Insights meines Vorgesetzten aufgetaucht. Auch der M365-Admin hat nicht auf diese Informationen zugreifen können.
Etwas anderes habe ich auch nicht erwartet, denn Microsoft schreibt ganz klar, dass «Inhalte von Insights persönlich und privat» und nur von mir einsehbar seien. Niemand anderes in der Organisation könne darauf zugreifen.
Wie schützt Microsoft Viva Insights meine persönlichen Daten?
- Alle Daten in Viva Insights sind persönlich und privat. Niemand anderes kann auf diese zugreifen
- Von Exchange wird eine hohe Datensicherheit bereitgestellt
- Viva Insights ist GDPR compliant
Hier führt Microsoft auf, wie der Datenschutz in Viva Insights sichergestellt wird.
Fazit zu Microsoft Viva Insights
Die Stossrichtung von Viva Insights ist die richtige: Bewusstsein schaffen für die Gewohnheiten im Arbeitsumfeld.
- Es lohnt sich auf jeden Fall, die Viva Insights App in Teams zu integrieren und den Dienst zu nutzen.
- Bereits die kostenlos in M365 enthaltenen Viva Insights Funktionalitäten sind (grösstenteils) spannend und bereichernd.
- Besonders die Funktionen im Zeitmanagement in Viva Insights sind wirklich hilfreich.
- Die Funktionen zur Achtsamkeit finde ich fehl am Platze. Das sind Themen, die für mich nicht ins Arbeitsumfeld gehören sondern in einen langen Spaziergang am See.
- Microsoft scheint die Daten zuverlässig zu schützen.
Danke für diesen „Insight“. 😉 Diese Art von Konklusion wünschte ich mir über Viva Topics. Habt ihr da auch schon vertieftere Erfahrungen?
Hallo Marcel, merci für das Feedback. Wir haben intern eine Fachgruppe, welche Microsoft Viva konstant beobachtet und testet. Stand heute schlägt uns Viva Topics leider nur Themen vor und noch nicht Content für Topics-Seiten. Das bedeutet, du musst dir die Topics-Seiten von Hand zusammenbauen. Das führt zu einem grossen Pflegeaufwand. Wenn sich das ändert und die KI selbstständig Topics-Seiten vorschlägt und befüllt, dann hat Topics das Zeug dazu, ein richtig cooles Tool für das Wissensmanagement zu werden.