Der Prozess des Personalgesprächs sieht heute oft das jährliche Gespräch zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten vor. Klassischerweise wird der Gesprächsbogen vorgängig ausgedruckt, im Gespräch auf Papier ausgefüllt und unterschrieben und dann eingescannt und als PDF via E-Mail verschickt.
Dieses Vorgehen hat viele Nachteile:
- Medienbrüche: Ausdrucken, Einscannen, Ausdrucken, Einscannen…
- Zeit- und Ressourcenintensität: die vielen Arbeitsschritte werden wieder und wieder manuell ausgeführt – das kostet wertvolle Zeit
- Qualitätsverlust: Stetig abnehmende visuelle Qualität aufgrund der Medienbrüche und der manuellen, physischen Handhabung
- Fehleranfälligkeit: Papierprozesse mit vielen manuellen Schritten sind fehleranfällig.
- Fehlende Nachvollziehbarkeit: Wer wann was im Prozess gemacht hat, ist kaum nachvollziehbar. Gerade bei Fehlern ist es nur schwer möglich, die Ursache zu finden
- Intransparenz: Die beteiligten Personen haben keinen Einblick in den aktuellen Status des Prozesses: bei wem liegt das Dokument aktuell zur Freigabe?
Der wichtigste Punkt: Es ist nicht möglich, anhand der Daten aus den Mitarbeitendengesprächen Business Insights gewinnen zu können. Unternehmen laufen Gefahr, wichtige Entwicklungen in der Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu verpassen – damit würden die Gespräche ihren Sinn verpassen. Diese Suppe ist völlig versalzen.
Doch wie könnte man den Prozess und das Erfassen sowie Auswerten der Personalgespräche vereinfachen und digitalisieren? Dazu haben wir ein spannendes Lösungsrezept entwickelt. Gekocht wird es auf der Power Platform und es besteht aus 4 Zutaten.
Das Mise en place: Unterschied von modellgesteuerten Apps und Canvas Apps
Bevor wir loslegen können, ist es wichtig, dass der Unterschied zwischen modellgesteuerten Apps und Canvas Apps klar ist. In unserem kostenlosen E-Book «Was Sie über Power Apps wissen sollten» ist es so beschrieben:
Was sind Canvas-Apps?
Die Canvas-Apps, heute in aller Munde, verfolgen den Pixel-Perfect-Ansatz. Bei der Entwicklung startet man auf einer leeren Fläche, auch Canvas genannt, und platziert dort nach Belieben die nötigen Daten- und Steuerelemente, welche man dank den Konnektoren mit Daten und Aktionen aus verschiedenen Datenquellen verknüpfen kann. Canvas-Apps eignen sich, um für einzelne Prozesse ein einfaches Benutzer-Interface bereitstellen zu können.
Was sind modellgesteuerte Apps?
Bei Model-driven-Apps beginnt die Entwicklung beim Erstellen des nötigen relationalen Datenmodells, welches ebenfalls in Low-Code-Manier im Common Data Service erzeugt und dann via PowerApps mit einer standardisierten
Benutzeroberfläche versehen wird. Model-driven-Apps sind das Mittel der Wahl, wenn noch kein Datenspeicher für die geplante App existiert, Daten mit mehreren Relationen (bspw. Daten, die mit Kunden, Mitarbeitenden und Ansprechpersonen verknüpft sind) abgelegt werden müssen oder hohe Anforderungen an Berechtigungsmöglichkeiten gestellt werden.
Zutat Nr. 1: Eine modellgesteuerte App
Ist das Datenmodell erstmals definiert und vorbereitet, hilft uns eine modellgesteuerte App im Prozess des Personalsgesprächs. Es erlaubt uns, dank intuitiver Navigation und Bedienung das Erfassen und Auswerten der gesammelten Informationen. Die modellgesteurte Variante bietet sich am Anfang und Ende des Prozesses an, da planerische Arbeiten gut an einem stationären PC-System durchgeführt werden. (keine Sorge – auf Smartphones und Tablets wird die modellgesteuerte App «mobile responsive» angezeigt).
Die geniale Technologie dahinter namens Power Apps ermöglicht das Ganze. Dank Power Apps kann man mittels zuvor definiertem Datenmodell eine modellgesteuerte App bauen. Nachfolgend schauen wir uns eine solche Personalgesprächs-App im Detail an.
Das Personalgespräch wird mittels App erfasst. Nach Auswahl der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters, der vorgesetzten Person und dem Durchführungsdatum wählt man den gewünschten Fragebogen aus. Diese Fragen müssen zuvor natürlich erstellt werden.
Die Frage selber, ihre Nummer sowie eine thematische Einordnung der Frage ergeben einen ersten Frage-Eintrag. Nach einmaligem Erfassen der Fragen können diese dem gewünschten Fragebogen zugewiesen werden. Möchte man im Nachhinein eine Frage abändern oder löschen, ist das problemlos möglich. Fehlt eine Frage bei einem bestehenden Fragebogen, kann man einfach eine neue Frage erstellen und diese dem entsprechenden Fragebogen zuweisen. Stellt man später fest, dass bestimmte Informationen zur besseren Auswertung der Frage fehlen, können diese entsprechend im Datenmodell ergänzt werden.
Zutat Nr. 2: Let the work flow
Mit der Prozessautomatisierungs-Engine Power Automate automatisieren wir wiederkehrende Arbeiten innerhalb des Prozesses im Handumdrehen. In unserer Lösung unterstützt uns der Workflow beispielsweise beim automatischen Erinnern des Massnahmenverantwortlichen. Oder der Workflow kopiert eine Fragebogenvorlage in eine neue, leere Vorlage, in welche später die Antworten fliessen.
Wozu alles mühsam selber und wiederkehrend machen, wenn dies auch automatisch geht?
Zutat Nr. 3: Canvas App
Eine Canvas App bietet uns als dritte Zutat in unserem «Personalgespräch-Rezept» viele Gestaltungsfreiheiten und bringt die gewünschte Würze in die Lösung. Da wir in unserer Lösung den Höhepunkt des Prozesses, nämlich die Durchführung des Personalgesprächs mittels Tablet machen und uns eine mobileoptimierte, sowie eine auf das wesentliche beschränkte Darstellung (nämlich den Fragebogen) wünschen, verwenden wir für diesen Teil der Lösung eine selbstgebaute Canvas App.
Die App deckt im Wesentlichen die Befragung der Mitarbeitenden durch den Vorgesetzten und das Erfassen möglicher daraus resultierenden Massnahmen ab. Diese gesammelten Informationen fliessen dann wiederum – Dataverse sei Dank – zurück in die modellgesteuerte («Cockpit-») App. Bedeutet im konkreten Fall, während das Gespräch im Meetingzimmer stattfindet, können die Informationen in Echtzeit im Cockpit der Modellgesteuerten App angezeigt werden.
Zusätzlich nebst dem Erfassen der Fragen ist es möglich, einen bereits bestehenden ausgefüllten Fragebogen der entsprechenden Person auszuwählen. So kann man auf die damalige Antwort Bezug nehmen.
Tipp: Eine Canvas App lässt sich problemlos in einer modellgesteuereten App einbetten.
Zutat Nr. 4: Dashboards
«Data is King» – nun sitzt man da auf dem Datenhaufen, doch was nun daraus machen? Die gesammelten Informationen können durch die modellgesteuerte App schnell und simpel in einfach verdauliche Diagramm-Häppchen geformt werden. Die Diagramme zeigen in grafischer Visualisierung auf eine verständliche Art und Weise, wie es um die Mitarbeitenden steht, welche Tendenzen in der Zufriedenheit zu erkennen sind und wo möglicherweise Handlungsbedarf besteht. Das Ganze ist natürlich so weit auswertbar, wie man Ideen für Fragen hat.
Die Auswertungen helfen Unternehmen, wichtige Trends zu erkennen und auf Daten abgestützte Entscheidungen treffen zu können.
Das Beste kommt zum Schluss. Dieses Prinzip kann fast beliebig erweitert werden, so können nebst Personalgesprächen bspw. auch Kundenbefragungen im Aussendienst durchgeführt werden. Die Möglichkeiten zur Prozessdigitalisierung in Unternehmen sind sehr vielfältig:
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Geschrieben von
Marco Jost
Projektleiter
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