Mobiler Service für den sicheren Datenaustausch zwischen Treuhänder und Mandanten

Sage 50 & Office 365 mit SharePoint Online für Treuhänder

In Zusammenarbeit mit Sage hat die IOZ AG eine Lösung zum Datenaustausch basierend auf SharePoint Online entwickelt.

Dank der Online-Plattform via Office 365 und SharePoint Online sind die Treuhänder direkt mit ihren Mandanten verbunden und können diese jederzeit kompetent und professionell unterstützen. Treuhänder profitieren vom mobilen Service für den sicheren Datenaustausch für alle wichtigen Dossiers und gestalten zukünftig die Zusammenarbeit noch einfacher und sicherer.

Was waren die Ziele?

• Treuhänder sollen aus Sage 50 ihren Mandanten spielend leicht und erst noch sicher Daten (wie z.B. Bilanzen, Abschlussberichte, Geschäftsberichte, etc.) zur Verfügung stellen können. Früher geschah dies oft über Kommunikationskanäle wie E-Mail, Dropbox oder andere eher „unsichere“ Verbindungen. Teils mussten die Daten vor Ort ausgetauscht werden.
• Treuhänder sollen die Möglichkeit haben, mit all ihren Mandanten zu kollaborieren. So soll es einfacher möglich sein, wichtige Dokumente auszutauschen, News des Treuhänders zu publizieren und damit die Mandanten schnell und einfach zu informieren.
• Treuhänder stellen dieses Tool den Mandanten kostenlos zur Verfügung.

Was sind die Vorteile?

• Mobilität und Sicherheit
  • Mobiler und sicherer Datenaustausch
  • Vertrauliche Informationen bleiben vertraulich
  • Wissen, Dokumente und Daten sind geschützt und jederzeit verfügbar
• Effizienz
  • Intuitive Bedienung sorgt für einfache Zusammenarbeit
  • Automatische Benachrichtigungen unterstützen die Prozesse
  • Änderungen sind dank Versionierung rasch und übersichtlich nachvollziehbar
• Kundenbindung
  • Informationssicherheit schafft Vertrauen bei den Kunden und Geschäftspartnern
  • Direkte und sichere Zusammenarbeit erhöht den Marktwert der Leistungen

 Wie funktioniert dieser Datenaustausch?

Um die Datensicherheit zu gewährleisten, hat sich Sage entschieden, die neue Version von Sage 50 an Office 365 anzubinden. Dies wird als Sage Option angeboten. Der Treuhänder erhält einen Office 365 Tenant, mit dem er seinen Kunden den sicheren Zugriff auf seine Daten gewährleisten kann. Mittels einer Authentifizierung aus Sage 50 (hintergründig wird abgefragt, ob man auf den entsprechenden Tenant Zugriff hat) können Daten (z.B. Reports) dem Mandanten zur Verfügung gestellt werden. Die Buchhaltungsdaten (technischen Daten) können hintergründig zwischen dem Treuhänder und den Mandanten ausgetauscht werden. Diese Daten liegen ebenfalls in SharePoint, sind jedoch geschützt.

Die IOZ hat zwei SharePoint Templates (1 für den Treuhänder 1 für den Mandanten) erstellt, welche die Gegebenheiten für den Datenaustausch aus Sage 50 zur Verfügung stellen. Pro Template wird jeweils für den Treuhänder und für jeden Mandanten eine getrennte SiteCollection angelegt.

Warum ist diese Lösung kostengünstig?

Grund: Weil nur Lizenzen für den Treuhänder gelöst werden müssen. Die n-Mandanten können mittels Windows Live-ID auf die Plattform zugreifen, welche direkt vom Treuhänder administriert wird.

Welche Vorteile bringt dieser Datenaustausch mit sich?

• Der mühsame und fehleranfällige Prozess für den Versand der Daten per E-Mail entfällt
• Nähere Kundenbindung für den Treuhänder
• Besserer Unterstützung des Mandanten durch den Treuhänder
• Datensicherheit, da die Daten verschlüsselt an einem sicheren Ort gespeichert werden
• Datenauslieferung der Daten auf Mobile Devices

Gibt es weitere Einsatzmöglichkeiten für diese Plattform?

• Die Office365 Plattform mit SharePoint Online bietet neben den hier beschriebenen Funktionalitäten den kompletten Leistungsumfang von SharePoint.
• So lässt sich beispielsweise ein firmeneigenes Intranet aufbauen oder das Dokumentenmanagement auf SharePoint auslagern. Der sichere Zugriff wird von überall aus gewährleistet.
• Die Möglichkeiten speziell im Bereich Kollaboration sind mit SharePoint fast unbegrenzt.

Für diesen Case wurde die IOZ anlässlich der Microsoft Connection Days in Baden zum „Partner of the Year 2014″ gekürt. Die IOZ erhielt die Prämierung in der Kategorie „Business Productivity“ für den Einsatz einer eigenen Lösung zur automatisierten Auslieferung von Branchen- und Geschäftsanwendungen.

Informationen zu Sage 50 finden Sie hier: http://www.sageschweiz.ch/produkte/buchhaltungssoftware-sage50/treuhand-portal.aspx