Modern Governance für SharePoint Team Sites: 8 Punkte gilt es zu beachten

Eine Modern Governance dient als Guideline und legt Rahmenbedingungen für Nutzung, Weiterentwicklung, Adoption und Training von Office 365 SharePoint Team Sites fest. Diese Team Sites schliessen sowohl SharePoint wie auch Groups und Teams in Office 365 ein. Im Rahmen der Governance werden Empfehlungen und Leitplanken so festgehalten, dass diese von den Benutzern verstanden und angewendet werden können.

Zudem dient die Modern Governance zur Sensibilisierung der Themen im ganzen Unternehmen, denn es ist weder ein Management- noch ein IT-Thema. Office 365 hat Berührungspunkte mit den Benutzern auf allen Ebenen und daher müssen auch Benutzer des ganzen Unternehmens darin involviert sein.

Welche Berechtigungen und Rollen werden bei Ihnen im Unternehmen aktiv genutzt?
Es gibt eine Vielzahl von administrativen Rollen in Office 365, welche einen direkten Impact auf Berechtigungen – u.a. auf SharePoint Team Sites – haben. Die einzelnen Team Sites weisen zudem in sich eigene Berechtigungsrollen auf.

Gilt bei Ihnen auch die Office 365 Standardeinstellung, dass alle Mitarbeitenden neue Sites, Groups und Teams erstellen können?
Ein Unternehmen muss wissen, wie und wo neue Sites entstehen. Der Umgang mit der Self-Service-Erstellung von Sites wird in der Governance definiert und festgehalten.

Weiss Ihr Unternehmen, welche Neuerungen in Office 365 nächsten Monat ausgerollt werden?
In Office 365 werden wöchentlich (…wenn nicht täglich…) Neuerung veröffentlicht, welche einen direkten Einfluss auf die Benutzer haben können. Dabei gibt es immer wieder Neuerung, welche gewisse Arbeitsschritte vereinfachen und ev. bereits bestehende Umwege überflüssig machen.

Dies sind nur ein paar der Themen, welche im Rahmen einer Modern Governance beantwortet werden sollten.

Es soll kein (zu) umfassendes Dokument für eine Modern Governance generiert werden, viel mehr sollen die für das Unternehmen relevanten Informationen enthalten sein und beschrieben werden. Es soll pragmatisch vorgegangen werden und die Governance soll so erstellt werden, dass sie danach als Guideline in der täglichen Arbeit einen Nutzen stiftet und kontinuierlich weiterentwickelt werden kann. Fragen von Benutzern sollen nicht «abgeblockt», sondern aufgegriffen und beantwortet werden. Allenfalls lohnt es sich, diese Inputs allen zur Verfügung zu stellen und so das Verständnis für die Plattform zu fördern.

Nachfolgend wird im Rahmen eines 8-Punkte-Plans erläutert, was alles in einer Modern Governance enthalten sein sollte – oder über welche Themen man zumindest diskutiert haben sollte, wenn man Office 365 und insbesondere die Tools SharePoint, Groups und/oder Teams einsetzt.

Punkt 1: Strategie

Die strategische Position und Verankerung von Office 365 gibt die Stossrichtung vor, für welche Themen Office 365 im Unternehmen überhaupt eingesetzt werden soll. Falls vorhanden, darf auch gerne ein Statement zur Vision von Office 365 notiert werden.

Die übergeordnete IT-Strategie wird hier mit ein paar Sätzen oder Stichworten so beschrieben und abgeleitet, dass das Verständnis für den Einsatz von Office 365 geschaffen wird und den Benutzern bewusst ist, für was Office 365 genutzt wird.

Punkt 2: Berechtigungen / Rollen

Office 365 beinhaltet in sich eine Vielzahl von verschiedenen administrative Rollen, welche in der Nutzung der verschiedenen Office 365 Apps zum Tragen kommen und die Berechtigungen übergeordnet festlegen. Diverse Rollen sind auf Apps bezogen, wiederum andere werden für allgemeine administrative Arbeiten genutzt. Einige Apps haben separate administrative Rollen, welche in der jeweiligen App konfiguriert werden müssen.

Am Beispiel von SharePoint lässt sich gut aufzeigen, wie vielschichtig die Vergabe von Rollen und Berechtigungen sind:
Nebst den Office 365 Rollen «Global Administrator» oder «SharePoint Administrator» gibt es z.B. einen «Termstore Administrator», der die Administration der Managed Metadaten regelt sowie den «SiteCollection Admin», der vollen Zugriff auf eine Site besitzt und diese administrieren kann. Neben den administrativen Rollen gibt es die Rollen, welche die Berechtigungen auf der Site festlegen, dies wären u.a. Besitzer, Mitglieder und Besucher.

Im Rahmen der Berechtigungen und Rollen muss unbedingt definiert werden, welche Berechtigungen für Gäste, also Personen, welche nicht im Unternehmen angestellt sind jedoch Zugriff auf Ressourcen erhalten, gewährt werden.

Punkt 3: Governance Board

Das Governance Board (= Gremium) legt die Leitplanken für Office 365 und insbesondere die darin enthaltenen Collaboration Tools SharePoint, Teams und Groups fest. Es beschäftigt sich mit Grundsatzentscheiden und verfolgt die Strategie.

Anforderungen von Management, Ownern und Business Usern werden auf einen Nenner gebracht und eine gesamtheitliche Betrachtung der Anforderungen für die Implementierung vorgenommen.

Punkt 4: Business Services

Unter den Business Services werden einerseits die genutzt Office 365 Apps sowie die SharePoint Sites aufgeführt. Der jeweilige Verwendungszweck wird dabei umschrieben. Wichtig ist, dass man festlegt, wer Owner des entsprechenden Business Services ist. Dabei werden u.a. folgende Punkte pro Business Service festgelegt:

• Welchen Charakter hat der Service?
• Wer sind die Anspruchsgruppen?
• Wer ist der Owner?
• Welche Berechtigungen / Rollen sind definiert?
• Sind Gäste erlaubt?
• Wie entstehen neue Sites?
• Welche Features sind aktiv?

In SharePoint kann die nachfolgende Grafik und Informationsarchitektur als Hinweis dienen, in welchen Bereichen eine Governance nötig und sinnvoll ist:

Punkt 5: Site Governance

Die Erstellung von SharePoint Team Sites kann auf verschiedenen Ebenen erfolgen, vom Admin bis hin zum Benutzer. Die folgenden Modelle stehen für die Site Creation in Office 365 zur Verfügung:

Die folgenden Möglichkeiten stehen ab einer «Azure P1» Lizenzierung zusätzlich zur Verfügung und dienen dazu, die Governance in Bezug auf die erstellten Sites zu erhöhen, v.a. bei der Nutzung von Self Creation bezüglich Groups/Teams:

• Benennungsrichtlinien
• Klassifizierung
• Erstellung eingrenzen mittels Sicherheitsgruppen

Punkt 6: Site Usage Guidelines

Die Site Owner werden befähigt, die Site, auf der sie die Ownership besitzen, so zu gestalten, dass einerseits Vorgaben eingehalten werden und sie andererseits genügend Informationen besitzen, um für die Benutzer einen Mehrwert zu generieren. U.a. müssen die Site Owner über folgende Informationen «aufgeklärt» werden:

• Wie sie den Zugriff auf die eigene Website kontrollieren können, indem sie Mitglieder hinzufügen und entfernen, wenn es erforderlich ist
• Ablauf für die Beantragung von neuen Sites
• Möglichkeiten von zentralen Metadaten
• Rollen in Office 365 inkl. Ownership – es ist klar, wer welche Rolle besitzt
• Was bedeutet es, Teil eines Hubs zu sein?
• Möglichkeiten zur Gestaltung der Site

Punkt 7: Adoption und Training

Das Bewusstsein soll bei den Benutzern geschaffen und ein Training durchgeführt werden. Die Benutzer sollen befähigt werden, die Tools richtig zu nutzen. Die Informationen aus der Governance sollen den Benutzer kommuniziert und der Einsatz der Tools mittels Use Cases aufgezeigt werden.

Mittels Business Scenarios (= Use Cases) kann den Benutzern der Nutzen transparent aufgezeigt werden. So können zudem Ideen geteilt und die Akzeptanz der ganzen Plattform gefördert werden. In Trainings kann so konkret aufgezeigt werden, wie «andere» ihre Herausforderungen bewältigen und welche Ideen in der Lösungsfindung stecken.

Dem Benutzer soll die Informationsarchitektur aufgezeigt werden, so dass ein Verständnis für die verschiedenen Tools und deren Möglichkeiten geschaffen wird. U.a. soll der Benutzer über folgende Themen «aufgeklärt» werden:

• Wo finde ich für mich relevante Informationen?
• Wie navigiere ich in Office 365?
• Wer sind die Site Owner und wie erreiche ich diese?
• Wie verbinden sich SharePoint und Office (u.a. Site Following)?

Punkt 8: Stay on top – Office 365 Changes

Mit Office 365 werden neue Produktaktualisierungen und –funktionen ausgerollt, sobald diese verfügbar sind. Administratoren und Benutzer erhalten dadurch regelmässig Neuerungen und Verbesserungen in Office 365. Die Herausforderung bei einem solchen Modell besteht darin, mit den Änderungen und Aktualisierungen Schritt zu halten. Im Folgenden sind einige Möglichkeiten aufgeführt, um den Überblick über die Office 365 Changes im Unternehmen zu behalten:

• Message Center
• Targeted release
• Roadmap
• Blogs und Communities