Nahtlose Integration von Microsoft Teams in Dynamics 365

Microsoft arbeitet weiter an der Integration von Microsoft Teams und Dynamics 365, um das beste aus beiden Tools zu holen. Dieser Blog stellt drei Integrationen im Detail vor: Telefonieren in D365, Transkription mit künstlicher Intelligenz und die Teams Collaboration in D365.

Teams-Calling direkt in Dynamics 365

Die nahtlose Integration von Microsoft Teams Calling (Teams-Dialer) ermöglicht es Mitarbeitenden, Teams-Anrufe direkt in der Dynamics 365 App zu empfangen und ausgehende Anrufe zu tätigen.

Der Vorteil dabei ist, dass der Anruf so automatisch in Dynamics 365 nachverfolgt wird. Der Mitarbeitende kann während des Anrufs Notizen in der Dynamics 365 App erfassen. Somit sind wichtige Informationen im D365 CRM direkt auf dem Kontakt protokolliert und können von allen Beteiligten eingesehen werden.

Was passiert mit internen Telefonaten? Diese können nach Wunsch in der Dynamics 365 App deaktiviert werden, damit diese nur in der Teams-App klingeln. So werden diese auch nicht weiter nachverfolgt.

Soll jede und jeder aus Dynamics 365 den Teams-Dialer verwenden können? Auch hierzu hat Microsoft eine Lösung entwickelt. Jeder Benutzer der Dynamics 365 App hat eine Sicherheitsrolle zugeordnet, die es dem Benutzer ermöglicht, die Funktionen zu sehen und zu nutzen, welche die jeweilige Sicherheitsrolle erlaubt. Sollte nun die Teams-Dialer Funktion verwendet werden dürfen, kann man dazu einfach die entsprechende Sicherheitsrolle anwählen bzw. abwählen.

Anrufe in D365 transkribieren und automatisch Aufgaben erstellen

Die künstliche Intelligenz kommt immer mehr zum Einsatz. Es besteht die Möglichkeit, die Anrufe aufzuzeichnen, damit diese automatisch transkribiert werden. Es wird in Echtzeit ein Anruftranskript erstellt und wichtige Schlüsselwörter hervorgehoben.

Die künstliche Intelligenz prüft dann, welche Aufgaben aus dem Anruf für den Mitarbeitenden entstehen und schlägt diese dann konkret vor. Die Transkription in Dynamics 365 ist besonders für englisch- und deutschsprachige Unternehmen interessant.

Schweizerdeutsch wird wie so oft nicht unterstützt, obwohl die Sprach-KI in Microsoft Azure die schweizerdeutsche Sprache versteht.

Was kostet das automatische Transkribieren von Anrufen in D365?

Die Recording- und Transcription-Funktion ist eine kostenpflichtige Funktion. Sie ist in der Dynamics 365 Sales Enterprise und der Dynamics 365 Sales Premium Lizenz enthalten.

Limitation: Das automatische Transkribieren ist in der Enterprise Lizenz auf 3 Stunden beschränkt, in der Premium Lizenz auf 10 Stunden.

Wie sieht es rechtlich aus?

Microsoft schaltet vor dem Aktivieren dieser Funktion folgenden Hinweis auf: «You are responsible for using recording and transcription features in compliance with applicable law. Voice data is not used to verify an indivdual’s identity or to distinguish one voice from another.»

Das bedeutet, dass Sie selbst dafür verantwortlich sind, die Aufzeichnungs- und Transkriptionsfunktionen in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht zu nutzen.

Teams Collaboration und Chat

Immer öfter kommunizieren Unternehmen per Teams-Chat mit Kunden oder Lieferanten. Damit diese Informationen nicht isoliert in Microsoft Teams bleiben, besteht der Wunsch, dass diese Chats direkt in Dynamics 365 beim entsprechenden Kunden oder Lieferanten angezeigt wird. So können Kommunikationen zwischen Unternehmen und Kunden transparent von allen Mitarbeitenden eingesehen werden. So wie das bereits heute viele Unternehmen mit E-Mails handhaben.

Das Protokollieren von Teams-Chats in D365 ist nun als Preview verfügbar und bietet die Möglichkeit, dass Team-Chats mit dem Dynamics 365 Datensatz synchronisiert werden. Der Chat wird in der Zeitachse auf dem entsprechenden Datensatz in Dynamics 365 angezeigt. Mehr Informationen zu dieser Preview Funktion sind hier zu lesen: Aktivieren oder Deaktivieren von Teams-Chat in Dynamics 365 | Microsoft Learn

Neu kann man ein Teams Meeting direkt in Dynamics 365 erstellen und von dort aus starten oder daran teilnehmen. Das Meeting wird auch in der Zeitachse angezeigt und der Kontext der Opportunität, einschliesslich Notizen, Aufgaben und anderen relevanten Informationen steht allen Teilnehmern zur Verfügung. So können relevante Informationen während des Meetings direkt in Microsoft Teams notiert werden und diese werden automatisch zurück in die Zeitachse gespeichert.

Während des Meetings steht ein Live-Transkript zur Verfügung (in Englisch oder Deutsch), welches Gesprächsinformationen in Echtzeit verwendet. Wichtige Erkenntnisse, die während des Meetings erwähnt werden, werden hervorgehoben, um den Teilnehmern das Finden interessanter Punkte zu erleichtern.

Folgeaufgaben aus dem Meeting-Gespräch werden automatisch erfasst und auf Anforderung zu den Notizen hinzugefügt. Dynamics 365 unterstützt Mitarbeitende dabei, wichtige Informationen und Aufgaben voranzutreiben.

Fazit zur Integration von Microsoft Teams und Dynamics 365

Abschliessend ist zusagen, dass die Entwicklung der Integration spannende Möglichkeiten bietet. Insbesondere das rapide Voranschreiten der künstlichen Intelligenz wird Auswirkungen in vielen Bereichen der Microsoft-Technologien und generell im täglichen Leben haben.

Das Thema «künstliche Intelligenz» hat auch an der M365 Conference in Las Vegas alles dominiert und Microsoft pusht mit dem Release des KI-Assistenten M365 Copilot mit viel Druck voran.

Es bleibt abzuwarten, wie Microsoft mit den Herausforderungen im Bereich Datenschutz und Ethik umgehen wird, insbesondere mit Blick auf die Verwendung von KI in verschiedenen Anwendungen.