Die meisten Firmen und Organisationen arbeiten mit Standardvereinbarungen oder Standardverträgen. Diese Standarddokumente haben alle gemeinsam, dass die ursprüngliche Vorlage gleichbleibt, während sich inhaltliche Elemente des Dokuments ändern. Zum Beispiel Kundennamen, Adressen, Telefonnummern oder abweichende Vertragsbedingungen.
Auf grundsätzlicher Ebene gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie solche Standarddokumente mit ändernden Inhalten erstellt werden:
- Das Dokument (bspw. Formular) wird gedruckt und Sie füllen es manuell aus. Dies ist zeitaufwendig, die Handschrift kann schwer lesbar sein oder ein erneutes Ausfüllen des Formulars erfordern. Ausserdem gibt es keine einfache Möglichkeit, die Daten zu extrahieren.
- Sie füllen eine digitale Version in Microsoft Word aus. Dies ist ebenfalls zeitaufwendig und in vielen Fällen kann es schneller sein, das Formular auszudrucken, um es von Hand auszufüllen. Fehler und Auslassungen sind möglich, und wenn die Metadaten an mehr als einer Stelle erscheinen, müssen sie jedes einzelne Mal neu eingegeben werden. Es gibt keinen einfachen Weg, die Daten zu extrahieren.
- Sie verwenden ein editierbares PDF-Formular. Diese sind nützlich für spezifische Zwecke wie einfache Formulare, weniger für gemeinsame Vereinbarungen. Sie sind zeitaufwendig, Fehler und Auslassungen sind möglich und die Metadaten müssen neu eingegeben werden. Es gibt auch hier keinen einfachen Weg, die Daten zu extrahieren.
Alle Varianten sind zeitaufwendig und die Daten sind nur schwer aus dem Formular für weitere Bearbeitungsschritte zu extrahieren.
Eine mögliche Lösung bietet Nintex mit der Funktion zur Generierung von Dokumenten, auch bezeichnet als Nintex Document Generation oder Nintex DocGen. Mit der Funktion zur Generierung von Dokumenten können Sie Metadaten aus einem Workflow und/oder einer Liste als Inhalt in ein Dokument einfügen. Anschliessend haben Sie die Option, mehrere Dokumente zu einem zusammenzuführen und das Dokument in PDF zu konvertieren. Damit lässt sich festhalten, dass Nintex Document Generation die automatisierte Erstellung von einem oder mehreren Vereinbarungen, Verträgen oder anderen Dokumenten unter der Verwendung von Metadaten, Vorlagen, Tabellen oder Bildern ermöglicht.
Im folgenden Beitrag finden Sie Informationen zum erfolgreichen Einsatz von Nintex DocGen und den Voraussetzungen.
Voraussetzungen für die Nutzung von Nintex DocGen
Die Aktion „Document Generation“ ist sowohl in der Nintex Standard-Edition als auch der Enterprise-Edition inbegriffen. Unterschiede gibt es jedoch bei der inbegriffenen Anzahl an generierbaren Dokumenten.
Nintex Document Generation nutzt den Nintex Live Service, um Anfragen zur Dokumentgenerierung zu bearbeiten. Dazu ist eine Verbindung des Servers mit der externen Plattform von Nintex erforderlich. Der Nintex Azure External Start Service fungiert als Proxy für alle Anfragen zwischen SharePoint und Nintex Live. Diese Kommunikation zwischen Nintex Live und SharePoint ist durch eine TLS-Verbindung gesichert. Es werden keine Kundendaten gespeichert, die Daten sind nur für die Dauer der Anfrage im Speicher vorhanden (typischerweise etwa 20 Sekunden, abhängig vom Dokumentenpaket und den Daten). Die generierten Dokumente werden ebenfalls nur für die Zeit aufbewahrt, in der die Workflow-Engine auf die Fertigstellung durch DocGen wartet und die Dateien abruft. Zur Nutzung des Document Generation Dienstes sind entsprechende Konfigurationen in der Nintex Central Administration vorzunehmen.
Verwendung & Konfiguration von Nintex DocGen
Die Stärke von Nintex Document Generation liegt in der automatisierten Erstellung eines Dokuments, das inhaltlich den individuellen Ansprüchen des Endnutzers entspricht. Dazu kommen Vorlagen, Metadaten und Variablen zum Einsatz und ermöglichen einen agilen Aufbau der Dokumente. Ein Dokument setzt sich aus einer oder mehreren Vorlagen zusammen. Die Verwendung der Vorlagen kann an Bedingungen geknüpft werden, was einen flexiblen Einsatz von Vorlagen ermöglicht.
Mit der neuesten Version von Nintex Workflow (Standard- und Enterprise-Versionen) finden Sie die Aktion Dokumentenerstellung unter der Überschrift Bibliotheken und Listen in der Aktionen-Toolbox. Die Aktion kann wie gewohnt in den Workflow gezogen und konfiguriert werden.
Das Erste, was Sie bei der Aktion brauchen, sind eine oder mehrere Dokumentvorlagen, in die Sie Metadaten und Variablen einfügen. Anhand der verschiedenen Vorlagen lassen sich in einem Dokument beispielsweise ein Anschreiben, Hauptinhalt und AGBs zusammengeführt werden.
Folgende Formate stehen für die Dokumentgenerierung zur Verfügung:
- Einfache PDF-Datei: Generiert und fügt alle Dokumentvorlagen in einer einzigen PDF-Datei zusammen, unabhängig vom ursprünglichen Vorlagenformat. Unterstützt maximal 20 Vorlagen. Dies ist die Standardeinstellung.
- Separate PDF-Dateien: Erzeugt separate PDF-Dokumente auf der Grundlage des ausgewählten Zusammenführungstyps. Unterstützt maximal 5 Vorlagen, was 5 Ausgabedateien entspricht.
- Original-Dateitypen: Erzeugt Dokumente basierend auf dem Dateityp der Originaldokumentvorlage. Wenn das Vorlagenformat beispielsweise .docx ist, wird das generierte Dokument .docx sein. Unterstützt maximal 5 Vorlagen, was 5 Ausgabedateien entspricht. Die folgenden Dokumentausgabeformate werden unterstützt: .docx, .pptx, .xlsx und .pdf.
Nachdem die Dokumentvorlagen hinzugefügt wurden, können diese innerhalb des Konfigurationsfensters geöffnet und die Metadaten und Variablen in die Dokumentvorlage eingefügt werden (siehe Bild unten: «Open and tag»).
Für die Ausgabedatei ist ein Name zu definieren (siehe Bild oben «Output file name»). Dies kann wie im Beispiel eine Variable sein, die den Namen des generierten Dokuments vorgibt.
Die generierten Dokumente können entweder in einer Dokumentenbibliothek oder unter einer definierten URL gespeichert werden (siehe Bild oben «Output location»). Die letztere Option speichert generierte Dokumente unter einer URL. Sie können den Wert manuell angeben oder den Wert dynamisch zur Laufzeit via (Referenz einfügen) aufbauen. Als dritte Option lassen sich die Dokumente an das aktuelle Element anhängen. Damit fügt diese Option die generierten Dokumente dem Listenelement hinzu, auf dem der Workflow läuft.
Die URL-Positionen der erzeugten Dokumente werden in einer Variablen gespeichert (siehe Bild oben «Output file URL»). Der erforderliche Variablentyp hängt von der Anzahl der zu generierenden Dokumente ab. Eine Textvariable ist für ein einzelnes Dokument erforderlich, während eine Sammelvariable für mehrere Dokumente erforderlich ist.
Erweiterte Konfiguration der Vorlagen
Über eine erweiterte Konfiguration der einzelnen Vorlagen können diese miteinander kombiniert oder an bestimmte Bedingen geknüpft werden (siehe Bild zur Konfiguration der Dokumentvorlage).
Sie haben die Option die Vorlage immer einzubinden oder Sie legen fest, dass die Vorlage basierend auf einer Bedingung einbezogen werden soll. In diesem Fall wird die Vorlage nur Teil des generierten Dokuments, wenn die Bedingung erfüllt ist. Im Beispiel (siehe Bild zur Konfiguration der Dokumentvorlage) wird die Verwendung der Vorlage von der Sprache abhängig gemacht. Das heisst, die Vorlage findet ausschliesslich Verwendung, wenn der Vertragsentwurf in französischer Sprache erstellt werden soll und demnach der Wert der Sprache dem entspricht.
Für die Kombination von Microsoft Word Vorlagen stehen diverse Optionen bereit. Somit findet standardmässig keine Zusammenführung statt. Die Vorlagen werden einzeln ausgegeben. Es besteht jedoch auch die Option, die Vorlagen ohne Unterbrechung zwischen den Dokumenten zusammenzuführen. Ausserdem können Vorlagen u.a. mit einem Seitenumbruch, Abschnittsumbruch oder Zeilenumbruch zusammengeführt werden, der die einzelnen Dokumente voneinander trennt. Letztendlich kann die Reihenfolge festgelegt werden, in der die Vorlagen zusammengeführt werden sollen.
Fazit
Abschliessend kann festgehalten werden, dass Nintex DocGen ein effektives Instrument zur Erstellung von Standardvereinbarungen oder -verträgen ist. Der Einsatz von standardisierten Vorlagen mit Variablen Inhalten bietet viele Möglichkeiten, den kundenspezifischen Anforderungen gerecht zu werden. Gleichzeitig werden mit Nintex die Vertragsdaten mittels eines Formulars digital erfasst. Der resultierende Datensatz kann automatisiert mit Nintex DocGen in die Vorlage übernommen werden. Dieser Vorgang spart Zeit und liefert zuverlässige Ergebnisse.
Quellen:
- https://community.nintex.com/t5/Community-Blogs/New-Feature-Document-Generation-On-Premises/ba-p/80654
- https://help.nintex.com/en-us/nintex2016/#sp2016/Workflow/SPDocGen/DocumentGeneration.htm%3FTocPath%3DWork%2520with%2520the%2520basics%7CActions%2520and%2520controls%7CCore%2520actions%7C_____42
- https://community.nintex.com/t5/Best-Practices/How-Does-The-Document-Generation-Action-Process-Requests-Within/ta-p/90371
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