Nintex Platform vs. Microsoft Power Platform (Flow + PowerApps)

Inhalt:

• Einleitung
• Nintex Platform
• Microsoft Power Platform
• Einsatzszenarien
• Empfehlungen
• Weiterführende Informationen

Weshalb dieser Blogbeitrag nicht nach den ersten paar Zeilen endet

Wahrscheinlich wurde ich als Autor dieses Artikels ausgewählt, weil meine Präferenz als Nintex vTE für einen Einsatz der einen Plattform im Voraus schon klar wäre und ein einseitiger Beitrag viel Potenzial für kontroverse Kommentarschlachten bieten würde. Zudem könnte ich im Rahmen einer einseitigen Betrachtung des Themas einen kurzen Abschnitt schreiben und die Sache wäre gegessen.

Doch auch als Nintex vTE muss ich ganz objektiv betrachtet das Engagement von Microsoft rund um die Prozessautomatisierung würdigen.

Dank der Microsofts Power Platform ist mein Lieblingsthema, die Verbesserung und die Automatisierung von Geschäftsabläufen, in aller Munde. Ich bin Microsoft sehr dankbar, dass ineffizienten Prozessen der Kampf angesagt wurde und offensiv für das Automatisieren von Tätigkeiten geworben wird. Ich bin begeistert davon, welche Möglichkeiten Endanwendern heute zur Verfügung stehen. Gleichzeitig finde ich es schade, wenn Unternehmen den Mehrwert von Workflows und elektronischen Formularen nicht erkennen oder es ihren Angestellten verbieten, kontinuierliche Verbesserungen zu leben.

Lassen Sie mich also in diesem Beitrag darlegen, warum Sie die «Microsoft Power Platform» oder die «Nintex Platform» oder am besten sogar beide Plattformen zusammen nutzen sollten.

Als erstes möchte ich Ihnen einen Überblick über die beiden Plattformen geben. Anschliessend führe ich einige typische Szenarien für die eine oder andere Plattform auf und schliesse diesen Beitrag mit Empfehlungen, was Sie bei der Realisierung beachten sollten.

Nintex Platform

Nintex kennen viele SharePoint-Urgesteine als Alternative zu SharePoint Designer Workflows. Nintex Forms ist besonders interessant, seit bekannt ist, dass Microsoft InfoPath nicht weiterentwickelt wird. Heute bietet Nintex aber noch viel mehr und hat das Image des «netten SharePoint Add-ons» abgelegt. Zur Nintex Platform gehören mittlerweile 9 Bereiche.

Process Mapping

Typisches Business Process Management (BPM) beginnt mit dem Aufzeichnen der Unternehmensabläufe. Nintex Promapp ist ein Service, mit welchem Prozesse visualisiert werden können. Das Tool bietet aber noch viel mehr, so dass von «Process Excellence» die Rede ist. Das heisst, dass die Abläufe nicht in Stein gemeisselt sind, sondern die Anwender für ihre Prozesse selbst verantwortlich sind. Über verschiedene Feedback-Möglichkeiten werden die Abläufe stetig weiterentwickelt, so dass viel schneller auf neue Anforderungen und Marktsituationen reagiert werden kann.

Weitere Informationen über Nintex Promapp finden Sie auch in unserem Webinar vom 30.10.2018:

Zudem hielt Samuel Alessandri (Leiter Verkauf und Marketing bei IOZ) am 20.03.2019 ein Referat an der «SharePoint & Office 365 Community». Sein Referat über Nintex Promapp mit dem Titel «Der rasante Wandel fordert rasche und dynamische Prozessanpassungen» wurde von einem Kamera-Team aufgezeichnet:

Advanced Workflow

Sind die Prozesse festgehalten, geht es an die technische Implementierung. Dazu steht der Nintex Workflow Designer zur Verfügung. Mittlerweile gibt es eine Version für On-Premises, Office 365 und/oder SharePoint-fremde Anwender. Liegt der Fokus der On-Premises- und O365-Variante auf der Integration mit SharePoint, bietet Nintex mit der «Nintex Workflow Cloud» einen Service, mit welchem auch Systeme ausserhalb des Microsoft-Ökosystems verbunden werden können.

DocGen

DocGen integriert sich in den Workflow Designer und kann verwendet werden, um Informationen aus den Workflows in Dokumenten (Word, Excel, PowerPoint, PDF) festzuhalten. In gewohnter Nintex-Manier geschieht dies sehr einfach und mit Klicks statt Code.

Nintex Sign

Eine neuere Ergänzung der Nintex Platform heisst «Nintex Sign». In Zusammenarbeit mit Adobe bietet dieser Service die Möglichkeit, Dokumente digital unterzeichnen zu lassen.
Die Kombination aus Workflows, DocGen und Sign ermöglicht es, komplexe Genehmigungsszenarien einfach zu implementieren.

Forms

Formulare können zu Beginn eines Prozesses stehen oder als Aufgabenformulare in der Laufzeit des Workflows auftreten. In beiden Fällen harmonieren Nintex Workflows und Nintex Forms ideal. Das modernisierte User Interface deckt alle Bedürfnisse ab, um den Editor auf sämtlichen Geräten nutzen zu können.

Mobile Apps

Um die Prozesse zu den Usern zu bringen, bietet Nintex zwei Möglichkeiten von Apps an. Einerseits kann aus allen gängigen App-Stores die Nintex-App heruntergeladen und mit der Umgebung verbunden werden. Mehr Wiedererkennungseffekt wird durch das Customizing der out-of-the-box-App erreicht. Dazu ist das «AppStudio» zu nutzen. Via Mobile Device Management Software kann die App problemlos im Unternehmen verteilt werden.

Cosima von Kries (technical Evangelist bei Nintex) referierte am 21.11.2018 an der «SharePoint & Office 365 Community» über mobile Arbeitsmodelle. Selbstverständlich spielten Mobile Apps in ihrem Referat eine wichtige Rolle:

Xtensions Framework

Sollten die bestehenden Konnektoren von Nintex Workflow zu Umsystemen nicht ausreichen, können auch eigene Actions programmiert werden. Dabei kommt das «Xtensions Framework» zum Einsatz. Mit Technologien, welche Industriestandards entsprechen, kann ein Drittsystem verbunden werden und damit interagieren.

Process Intelligence

Um den Kreis der stetigen Prozessverbesserung schliessen zu können, lassen sich mit «Hawkeye» die Telemetriedaten von Workflows grafisch aufbereiten. Anwender erhalten schnell einen Überblick, wo Workflows zum Einsatz kommen (Inventar), wie diese performen und wo Bottlenecks bestehen, welche die Abläufe verlangsamen.

Robotic Process Automation

Robotic Process Automation (RPA) definiert eine Art von Prozessautomatisierung, bei welcher Anwender ein Set an aufeinanderfolgenden Eingabeaufforderungen definieren können. Diese werden dann z.B. via Workflow gestartet. Vorteile ergeben sich dadurch bei der Erfassungsanzahl, der Eingabegeschwindigkeit sowie bei der Fehlerreduktion.

Zusammengefasst lässt sich folgendes Bild zeichnen, welches die 9 einzelnen Services vereint:

 

Microsoft Power Platform

Als Microsoft Power Platform bezeichnet man die Kombination aus 3 Services. Der grundlegende Common Data Service speichert die Daten und stellt diese ebenfalls bereit.

PowerApps

Mit PowerApps werden Eingabeformulare gestaltet und/oder ganze Lösungen implementiert. Verwenden Sie Canvas- und modellgesteuerte Apps, um Apps in PowerApps zu erstellen, die geschäftliche Probleme für aufgaben- und rollenspezifische Szenarien lösen.

Tobias Vogel (CRM-Projektleiter bei der IOZ) zeigte live an der «CRM Community Schweiz» vom 24.10.2018, wie mit PowerApps eine App für die Spesenerfassung erstellt werden kann.

Power BI

Für die Präsentation der Daten kommt Power BI zum Einsatz. Der Service kann Verbindungen zu hunderten von Datenquellen herstellen. In verschiedenen Dashboards werden die Resultate grafisch aufbereitet und zur interaktiven Auswertung angeboten.

Microsoft Flow

Zur Automatisierung von Tätigkeiten bietet Microsoft Flow Verbindungen zu über 200 Services an. Sollen Geschäftsprozesse erweitert werden, verweist Flow auf den grossen Bruder «Azure Logic Apps»: Erstellen Sie leistungsstärkere Flows mit einer einfachen Excel-ähnlichen Ausdruckssprache. Stellen Sie eine Verbindung mit mehreren Systemen her und stellen Sie zusätzliche Kontrolle durch die integrierte Erweiterbarkeit für professionelle Entwickler sicher. Erstellen Sie für eine vollständige Verwaltung Azure Logic Apps anhand Ihrer Automatisierungsworkflows.

Übersicht Microsoft Power Platform

Unter dem Begriff «Microsoft Power Platform» versteht man also folgendes:

 

Überlegungen zu möglichen Einsatzszenarien der beiden Plattformen

Zurück zur Einstiegsfrage, warum dieser Blogbeitrag zu kontroversen Kommentarschlachten führen könnte. Bei meinen Recherchen bin ich auf wenige Fakten gestossen, wann die «Nintex Platform» und wann die «Microsoft Power Platform» einzusetzen ist. Anhand von Diskussionen in den sozialen Medien habe ich vielmehr den Eindruck erhalten, dass es sehr schnell zu einer Glaubensfrage wird, ob man sich für die eine oder andere Platform entscheidet.

 

 

Wann welche Plattform einzusetzen ist, versuche ich mit folgender Gegenüberstellung darzulegen. (Das ist jetzt der kontroverse Teil, bei welchem ich mich über Ihre Erfahrungen und Meinungen freue.)

Microsoft Flow dient primär der Automatisierung persönlicher Aufgaben, welche immer an einen individuellen User gebunden sind. Unternehmensweite Prozesse können mit Azure Logic Apps automatisiert werden.
Nintex eignet sich aufgrund des Lizenzierungsmodells nicht für die Automatisierung von Aufgaben, welche in geringer Quantität oder Komplexität und begrenzt auf eine einzelne Rolle anfallen. Hingegen sind die Tools für das Abbilden von umfangreichen Geschäftsabläufen, welche auch länger als 30 Tage dauern können, bestens gerüstet.

Microsoft Flow bietet Verbindungen zu über 200 Umsystemen out-of-the-box an. Der Funktionsumfang jeder einzelnen Verbindung ist sehr unterschiedlich und teilweise recht begrenzt.
Nintex bietet weniger Konnektoren. Diese sind dafür ausgereifter und werden auch à jour gehalten. Beide Plattformen bieten die Möglichkeit, eigene Konnektoren zu programmieren.

Die Microsoft Power Platform ist eine Neuentwicklung.
Die Nintex Platform profitiert von mehrjähriger Betriebspraxis.

Microsofts Ökosystem spricht Millionen von Endanwendern an. Dutzende MVPs beteiligen sich an einer aktiven Community. Die Produkte werden laufend erweitert und monatlich erscheinen neue technische Konzepte und Möglichkeiten. Die Innovationskraft von Microsoft scheint aktuell schier grenzenlos zu sein. Auch an der «eXtreme 365 Europe» im März 2019 war die Microsoft Power Platform omnipräsent (Netzwoche: Die Microsoft Power Platform im Fokus der «eXtreme 365» in Amsterdam).
Tausende Unternehmen setzen auf die Produktpalette von Nintex. Die Produkte werden im Abstand von 1-3 Monaten verbessert. Neue Services dienen immer dem Ziel, das Portfolio abzurunden und integrieren sich (über kurz oder lang) nahtlos in die bestehenden Tools.

Die Krux mit dem «kostenlos»

Ein grosser Vorteil der Microsoft Power Platform ist sicherlich, dass viele Benutzer bereits über die notwendigen Lizenzen verfügen. Die Einstiegshürden sind sehr tief, kann man die Tools doch «kostenlos» nutzen. Bei Nintex hingegen wird anhand der Anzahl Workflows lizenziert. Ein einzelner User kann nicht «einfach so» drauf los automatisieren. Betrachtet man die Möglichkeiten der kostenlosen Flows etwas detaillierter, fällt auf, dass diese im Vergleich mit den Nintex Workflows weniger Funktionen bieten. Immer dann, wenn es um den Einbezug mehrere Rollen innerhalb eines Prozesses ging, führte fast kein Weg an einer kostenpflichtigen Flow-Lizenz oder einem kostenpflichtigen Premium-Konnektor vorbei. Somit war der «gratis» Vorteil schnell verpufft. Eine Übersicht zum Pricing von Flow ist hier zu finden.

Was tun, wenn die Lösung wächst?

Weitere Unterschiede sehe ich bei der Verwaltung des Lebenszyklus einer Applikation. Aus einer einfachen Tätigkeiten-Automatisierung kann schnell eine komplexe Business-Anwendung werden. Nicht beide Plattformen sind für diese Skalierbarkeit gleich gerüstet.

In seinem Blogbeitrag beschreibt Raphael Köllner, MVP für Office Apps und Services, sehr gut, worauf zu achten ist, wenn eine Flow-Lösung plötzlich businesskritischen Charakter annimmt. Doch wie man erkennt, dass eine Anwendung kritisch ist? Dies lässt sich folgendermassen beschreiben:

• Verarbeitung personenbezogener Daten
• Verarbeitung von sensiblen Daten
• Zielgruppe: Unternehmen, für sensible Bereiche des Unternehmens (Produktion, Geschäftsführung)
• grosse Zielgruppe
• zentraler Workflow und nicht «bloss für mich»

Erfüllt eine Applikation mindestens eines der Kriterein, gilt es folgende Herausforderungen zu meistern:

• Lizenzen
• Dokumentation
• Redundanz
• Überwachung und Analyse
• Kommunikation mit der IT Abteilung
• Risikomanagement
• Datenschutzbereich (z.B. Verfahrensverzeichnis/Verarbeitungsverzeichnis)

Bei dieser Auflistung fällt auf, dass diese Themen bei der Nintex Platform durch Einstellungsmöglichkeiten oder separate Workflow Actions / Services bereits berücksichtigt sind.

Das empfiehlt die IOZ (mein Fazit)

In einer idealen Welt vereinfachen sich Endanwender ihre täglichen, repetitiven Arbeiten mit Microsoft Flow. Ein Kernteam entwickelt Applikationen (basierend auf PowerApps). Diese können einzelnen Units oder der ganzen Unternehmung angeboten werden. Unternehmensabläufe sind mit Nintex Promapp dokumentiert. Mit Hilfe der Nintex Platform sind jene Prozesse automatisiert, welche mehrere Rollen betreffen und Ansprüche an Verfolgbarkeit, Berechtigungen, Governance stellen und zumindest potenziell geschäftskritisch sein können.

Ressourcen

Nintex Platform

• Workflow: https://www.nintex.com/workflow-automation/
• Process Mapping: https://www.nintex.com/workflow-automation/process-mapping/
• Advanced Workflow: https://www.nintex.com/workflow-automation/advanced-workflow/
• DocGen: https://www.nintex.com/workflow-automation/document-generation/
• E-Signatur: https://www.nintex.com/workflow-automation/e-signature/
• Modern Forms: https://www.nintex.com/workflow-automation/modern-forms/
• Mobile Apps: https://www.nintex.com/workflow-automation/mobile-apps/
• Konnektoren: https://www.nintex.com/workflow-automation/connectors/
• Process Intelligence: https://www.nintex.com/workflow-automation/process-intelligence/

Power Platform

• Power Platform: https://dynamics.microsoft.com/de-ch/microsoft-power-platform/
• PowerApps: https://powerapps.microsoft.com/de-de/build-powerapps/
• Power BI: https://powerbi.microsoft.com/de-de/power-bi-pro/
• Prozessautomatisierung: https://powerapps.microsoft.com/de-de/automate-processes/
• Logic Apps: https://azure.microsoft.com/de-de/services/logic-apps/
• Flow Pricing: https://flow.microsoft.com/de-de/pricing/
• Microsoft PowerApps and Microsoft Flow Licensing Guide: https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=2085130
• Einführung Flow: https://docs.microsoft.com/en-us/learn/modules/get-started-with-flow/1-introduction

Weiterführende Links

• Microsoft Flow und PowerApps – Umgang mit für das Business kritischen Anwendungen: http://www.office365hero.de/2019/02/26/microsoft-flow-und-powerapps-business-kritische-anwendungen/