Productivity News vom 4.9.2018: OneDrive for Business – Datenzugriff unabhängig von Ort und Endgerät

Was ist OneDrive for Business?

OneDrive for Business ist der Cloudspeicher von Microsoft für Unternehmen und funktioniert ähnlich wie Dropbox, Google Drive oder iCloud. Mit OneDrive for Business kann man persönliche Geschäftsdaten einfach und sicher von allen Endgeräten aus speichern und darauf zugreifen. Folgende Hauptmerkmale besitzt OneDrive for Business:

Sicherer Cloudspeicher

Ihre persönliche Geschäftsablage wird in der Microsoft Cloud gespeichert und ist nur für Sie persönlich zugänglich. OneDrive for Business erlaubt es Ihnen, unabhängig vom Endgerät (Smartphone oder Desktop) und Ort auf Ihre Dateien zuzugreifen und damit zu arbeiten. OneDrive schützt Ihre Dateien durch Verschlüsselung im Rechenzentrum. Zudem unterstützt es Compliance Standards, indem es Ihnen ermöglicht, detaillierte Berichte darüber zu erstellen, wie sich diese Daten geändert haben und wie auf sie zugegriffen wurde.

Collaboration

Sie können mit Kollegen zusammenarbeiten, unabhängig davon, ob sie sich innerhalb oder ausserhalb Ihres Unternehmens befinden. Wichtig ist, dass Sie für Ihre Daten zuständig sind und die Freigabe der Dateien selbst pflegen müssen. OneDrive ist nahtlos in Office 365 integriert, so dass auch der Zugriff von geteilten Dokumenten via Microsoft Teams oder SharePoint möglich ist.

Synchronisation

OneDrive for Business erlaubt es, Dateien aus dem Cloudspeicher auf Ihren Rechner herunterzuladen und diese offline zu nutzen. Wenn Sie beispielsweise viel unterwegs sind und im Zug oder Flugzeug arbeiten, können Sie so auf Ihre Geschäftsdaten zugreifen und diese bearbeiten. Sobald Sie wieder Zugang zum Internet haben, werden dann diese Änderungen automatisch synchronisiert, so dass auf Ihrer OneDrive for Business Ablage stets die aktuellsten Dokumenten-Versionen vorzufinden sind.

 

In welchen Lizenzen ist OneDrive for Business verfügbar?

OneDrive for Business ist in allen Office 365 Abonnementen enthalten (Stand September 2018):

• Office 365 ProPlus
• Office 365 Enterprise E1, E3 und E5
• Office 365 Business Essentials und Business Premium
• Office 365 F1 (Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz wie in Service und Produktion)
• Office 365 Education A1, A3 und A5
• Office 365 Governance E1, E3 und E5
• Office 365 Non-Profit Business Essentials und Business Premium

Wie kann ich auf mein OneDrive zugreifen?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie auf Ihre Daten zugreifen können:

Per Webzugriff

Loggen Sie sich auf https://office.com mit Ihrem Geschäftskonto ein, um auf die Office 365 Startseite zu gelangen. Dort finden Sie eine Übersicht der Anwendungen. Klicken Sie dort auf OneDrive. Alternativ können Sie über den App-Launcher (Kachel links oben) navigieren und dort OneDrive for Business starten.

 

 

Mittels Explorer-Ansicht

Die Explorer-Ansicht wird für Mac und Windows unterstützt. Beachten Sie jedoch, dass Sie zuerst den OneDrive for Business Next Generation Sync Client installieren müssen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Synchronisation.

 

 

Per Mobile

Egal ob iOS, Android, Windows Smartphone oder Tablet – die OneDrive for Business Mobile App ist in allen offiziellen Stores kostenlos verfügbar. Installieren Sie die aktuellste Version der Applikation und melden Sie sich mit dem Geschäftskonto an.

 

Wie viel Speicherplatz erhalte ich?

Der Speicherplatz variiert je nach Lizenzabonnement. Üblicherweise beträgt die Speichergrenze bei den meisten Lizenzen 1 TB pro Benutzer. Bei einer Office 365 Enterprise E5 Lizenz sind theoretisch bis zu 25 TB pro Benutzer möglich. Diese sind jedoch über das Admin Portal und über den Microsoft Support aufzuschalten. Bei den Office 365 F1 Plänen (ehemals Kiosk) sind es lediglich 2 GB pro Benutzer.

Gemäss unseren Erfahrungen wird Microsoft den Speicher ständig erhöhen. Falls Ihr Speicher voll ist, gibt es die Möglichkeit, weiteren Speicherplatz zu erwerben.

Collaboration

OneDrive ist für das Zusammenarbeiten mit internen und externen Kollegen ausgelegt. Wie bereits erwähnt, sind Sie als Benutzer für die Daten in Ihrem OneDrive verantwortlich. Somit entscheiden Sie, mit wem Dateien geteilt werden und an welchen Dokumenten mehrere Personen gleichzeitig arbeiten können.

Co-Authoring

Co-Authoring bedeutet, dass mehrere Personen an einem Dokument gleichzeitig arbeiten. Wenn Sie beispielsweise eine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei mit Kollegen teilen, können alle gleichzeitige daran arbeiten. Hier kann es manchmal zu Speicherkonflikte führen. Um dies zu vermeiden, sprechen Sie sich untereinander ab, wer welchen Abschnitt bearbeitet. So können Sie problemlos zusammen kollaborieren.

Outlook Attachments

Wenn Sie in der Webansicht von Outlook eine E-Mail senden, können Sie eine OneDrive for Business Datei als Link anfügen anstatt sie als Anlage zu senden. Beim Anfügen einer Datei als Link, geben Sie den Empfängern automatisch die Berechtigung zum Bearbeiten der Datei. Darüber hinaus sparen Sie Platz im Posteingang und ermöglichen den Kollegen, am Originaldokument zu arbeiten und verhindern zusätzlich mehrere Kopien mit unterschiedlichen Versionen des Dokuments.

Teilen

Sobald Sie Dokumente in Ihrem OneDrive hochladen, können Sie diese Dateien mit Personen teilen. Markieren Sie dazu einen Ordner oder ein beliebiges Dokument in der Webansicht von OneDrive for Business aus und klicken Sie im oberen Register auf „teilen“.

 

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

Jeder

Bei dieser Option erstellen Sie einen Link, welchen jeder für den Zugriff auf die Datei oder den Ordner verwenden kann, auch wenn die Zielpersonen nicht bei Office 365 oder OneDrive angemeldet sind. Beachten Sie, dass jeder mit dem Link auf Ihre Daten zugreifen kann. Der Link kann an Dritte weitergegeben werden und Sie haben keine Kontrolle über den Zugriff Ihrer Datei. Deshalb empfehlen wir Ihnen, nicht diese Aktion zu wählen.

Personen in Ihrer Organisation

Bei dieser Option erstellen Sie einen Link, mit dem Personen in Ihrer Office 365 Organisation bzw. in Ihrem Unternehmen Zugriff erhalten. Ihre Kolleginnen und Kollegen müssen sich bei Office 365 anmelden, um die Dokumente ansehen zu können. Dieser Link kann auch an Personen ausserhalb Ihrer Firma weitergeleitet werden, jedoch wird diesen der Zugriff verweigert, weil die Berechtigung fehlt.

Personen mit Zugriff

Bei dieser Option erstellen Sie einen Link für Personen, welche bereits Zugriff auf das Dokument oder den Ordner haben. Beispielsweise arbeiten Sie mit mehreren Personen am Dokument und der Abgabetermin nähert sich. Sie erstellen diesen Link und informieren Ihre Kollegen per Mail, Groups oder Teams. Alternativ können Sie auch das Dokument oder den Ordner markieren und im Register auf „Link kopieren“ klicken und diesen versenden.

Bestimmte Personen

Bei der letzten Option erstellen Sie einen Link, den nur die von Ihnen angegebenen Personen für den Zugriff auf den Ordner oder die Datei verwenden können. Tragen Sie hier die Mail-Adresse der Zielpersonen ein. Verwenden Sie diese Möglichkeit, um Dokumente nur für bestimmte Personen freizugeben, die sich innerhalb oder ausserhalb Ihrer Office 365 Organisation befinden.

Editier- und Leserechte

Unter den weiteren Einstellungen sehen Sie eine Checkbox mit „Bearbeitung zulassen“. Das bedeutet, dass Personen dieses Dokument editieren können. Falls Sie aber nur Leseberechtigung vergeben möchten, deaktivieren Sie die Checkbox.

 

Welche Dateien oder Ordner habe ich geteilt?

In der Webansicht sehen Sie die Freigabe-Spalte, welche aufzeigt, ob Sie die Dateien geteilt haben. Bei Klick öffnen Sie die Detail-Ansicht und dort sehen Sie, welche Personen zugreifen können und welche Rechte diese haben (editieren oder lesen).

 

Ich möchte die Explorer Ansicht nutzen. Wie gehe ich vor?

Sie haben die Möglichkeit, den OneDrive for Business Client auf Ihrem Rechner (PC, Laptop, Macbook, etc.) zu installieren und diesen als Explorer Ansicht zu verwenden. Folgendes müssen Sie beachten:

Installation des Clients

Installieren Sie den neuesten Client (= NGSC; Next Generation Sync Client), indem Sie auf diesen Link klicken. Alternativ können Sie auch in SharePoint auf eine Dokumentenbibliothek navigieren und dort auf die Schaltfläche „Synchronisieren“ klicken. Wählen Sie hier „neueste Version herunterladen“.

 

Folgen Sie den Anweisungen und installieren Sie den Client. Beachten Sie, dass Sie den Speicherpfad ändern können. Wir empfehlen jedoch, die Werkseinstellungen nicht zu ändern. Der Grund ist, dass OneDrive for Business eine Verknüpfung der Online Daten herstellt. Der Speicherpfad wird in Ihrem Windows Benutzerprofil hinterlegt. Wenn Sie beispielsweise die Synchronisation beenden, müssen Sie die verknüpften Dateien löschen.

Falls Sie bereits Daten im OneDrive hochgeladen haben, werden diese auf Ihrem Rechner lokal gespeichert. Dies beansprucht den Speicherplatz auf Ihrem lokalen Speicher (z.B. Laufwerk C:). Dies ist notwendig, damit Sie die Daten synchronisieren können.

Explorer Ansicht starten

Nach dem Sie den Client erfolgreich installiert haben, müssen Sie sich mit dem Geschäftskonto einloggen. Geben Sie im Fenster Ihre Daten ein und der Explorer richtet sich automatisch ein.

Um auf Ihre OneDrive Dateien zuzugreifen, befindet sich nun ein neues Wolkensymbol in der unteren rechten Anzeige. Bei einem Klick öffnet sich das OneDrive for Business Fenster. Wählen Sie „Ordner öffnen“, um die Explorer Ansicht zu starten. Alternativ können Sie den Windows Explorer starten. Dort befindet sich nun eine Verknüpfung zu Ihrer OneDrive for Business Ablage.

 

Einstellung der Synchronisation

Wenn Sie auf das OneDrive Symbol klicken und „mehr“ wählen, haben Sie die Möglichkeit, Einstellungen für den OneDrive Client vorzunehmen.

 

Speicher verwalten

Unter „Speicher verwalten“ gelangen Sie zur Übersicht der Speichermetriken. Sie sehen, dass Sie sich auf einer SharePoint Oberfläche befinden, denn Ihre OneDrive Daten werden in Ihrem SharePoint Tenant gespeichert!

Verknüpfung dieses PCs aufheben

Unter dieser Option heben Sie die Verknüpfung Ihrer Explorer Ansicht mit der OneDrive Ablage in der Cloud auf und die Synchronisation wird entsprechend beendet. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre verknüpften Dateien auf Ihrem PC löschen. Gehen Sie zu Ihrem Speicherpfad (OneDrive Ablage) und löschen Sie die Dateien. Ansonsten arbeiten Sie mit Duplikaten – eine Version in der Cloud und eine Version auf Ihrem lokalen Speicher!

Was bedeutet synchronisieren?

Wenn Sie den OneDrive for Business Client nutzen, werden Ihre Daten zusätzlich auf Ihrem Endgerät gespeichert und eine Verknüpfung mit dem Cloudspeicher erstellt. Der Vorteil ist, dass Sie auch offline auf Ihre Dateien zugreifen und damit arbeiten können. Sobald Sie wieder Internetzugang haben, werden die Daten aktualisiert, so dass Sie in Ihrem Cloudpspeicher auch die aktuelle Version der Datei haben.

Die Synchronisation startet automatisch und Sie müssen sich um nichts kümmern. Sie sehen anhand des Symbols, wenn Ihre Daten synchronisiert werden. Wenn alles aktualisiert ist, sehen Sie ein grünes Häckchen.

 

Wie kann ich OneDrive mit SharePoint Daten verbinden?

Sie haben die Möglichkeit, Ihre SharePoint Dokumente mit dem OneDrive Client zu synchronisieren. Dadurch können Sie via Windows Explorer auf Ihre SharePoint Dokumente zugreifen, ohne einen Browser zu verwenden. Zudem können Sie die Funktionen von OneDrive for Business nutzen, wie z.B. die Offline-Verfügbarkeit!

Navigieren Sie zur gewünschten SharePoint Site und gehen Sie zur Dokumentenbibliothek. Klicken Sie im Register auf die Schaltfläche „Synchronisieren“. Nun wird eine Verknüpfung zur SharePoint Dokumentenbibliothek hergestellt. Bitte beachten Sie, dass Sie nur die wichtigsten Dateien und Ordner synchronisieren. Wie bereits erwähnt, wird der Speicherplatz auf Ihrem PC beansprucht.

Nach erfolgreicher Verknüpfung finden Sie im Windows Explorer eine Verknüpfung zu Ihrem SharePoint!

 

Was ist Files on-demand?

Files on-demand wurde mit dem Windows 10 Fall Creators Update ausgerollt. Mit diesem Feature können Sie einstellen, welche Dateien lokal auf Ihrem Rechner gespeichert werden und welche ausschliesslich in der Cloud verfügbar sind. Dadurch können Sie Ihre wichtigsten Dateien aus Ihrem OneDrive oder SharePoint synchronisieren, ohne den ganzen Ordner herunterzuladen. Um dieses Feature zu nutzen, gehen Sie zu den Einstellungen vom OneDrive Client und klicken Sie Speichen bei Bedarf (on-demand).

 

Je nach Einstellungen müssen Sie nun im Windows Explorer die Spalten anpassen und dort die Spalte Status anzeigen. Hier werden die neuen OneDrive Symbole angezeigt.

 

Cloudsymbol (Wolke)

Das Cloudsymbol zeigt an, dass diese Datei nur online verfügbar ist und dass auf Ihrem Computer kein Speicherplatz belegt wird. Sobald Sie die Datei öffnen, wird eine Version auf Ihren Rechner heruntergeladen. Beachten Sie, dass Sie einen Internetzugang benötigen, falls Sie auf diese Dateien zugreifen möchten.

Lokal verfügbare Dateien

Sobald Sie eine Datei öffnen, welche nur online verfügbar ist (Cloudsymbol), wird die Datei heruntergeladen und ist somit lokal verfügbar. Dies wird durch das Symbol „grünes Häckchen auf weissem Hintergrund“ gekennzeichnet. Diese Dateien können Sie auch ohne Internetzugang öffnen. Wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen, können Sie die Datei wieder in „online verfügbar“ ändern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie „Speicherplatz freigeben“ aus.

Immer verfügbare Dateien

Immer verfügbare Dateien sind Dateien, die Sie als „immer auf diesem Gerät speichern“ markieren. Diese Einstellung finden Sie, wenn Sie mit der rechten Maustaste die Datei anwählen. Dieses Symbol ist der grüne Kreis mit einem weissen Häckchen.

 

Multi Geo für OneDrive for Business?

Multi Geo ermöglicht es internationalen Firmen, welche mehrere geografische Standorte haben, die Anforderungen der Datenhaltung zu erfüllen.

Zum jetzigen Zeitpunkt (01.09.2018), sind folgende Geo Locations verfügbar:

• Asia Pacific
• Australia
• Canada
• European Union (EMEA)
• France
• Japan
• United Kingdom
• United States (North America)
• Korea
• planned: India

Bitte beachten Sie, dass die Multi Geo Funktion nicht auf die Optimierung der Leistung ausgelegt ist (Performance), sondern nur darin besteht, die Anforderungen der Datenaufbewahrung zu erfüllen.

Hier finden Sie weitere Informationen, wie Sie die Multi Geo Funktion für Ihr Unternehmen einrichten.

Ist OneDrive for Business auch für SharePoint On-Premises verfügbar?

Aktuell können SharePoint On-Premises Umgebungen (Version 2007, 2010, 2013 & 2016) nur mit dem Groove.exe Client synchronisiert werden. Dieser Client wird für alle Synchronisationen zu jeder Dokumentenbibliothek von SharePoint benötigt. Zudem wird die selektive Synchronisation nicht unterstützt. Somit müssen Sie alle Dateien synchronisieren oder gar keine.

SharePoint 2019 bietet neu die OneDrive.exe (Next Generation Sync Client) Kompatibilität an. Somit lassen sich Office 365 (SharePoint Online) und On-Premises Bibliotheken mit dem gleichen Client synchronisieren.

 

Gibt es weitere Einstellungsmöglichkeiten als Administrator?

Nebst den Einstellungen im Microsoft 365 Admin Center (ehemals Admin Portal) finden Sie zusätzlich ein dediziertes Admin Portal für OneDrive.

Verwalten der Freigabe

Hier verwalten Sie die externe Freigabe. Zudem können Sie weitere Einstellungen anpassen zu geteilten Links wie z.B. Gültigkeitsdauer des Links etc.

Synchronisieren

Hier können Sie sicherstellen, dass Dateien nur auf verwalteten Computern synchronisiert werden, die auf betimmte Domänen verbunden sind.

Speicher

Hier können Sie den standardmässigen OneDrive Speicherplatz festlegen. Je nach Lizenzmodell können Sie den Speicher bis zu 5 TB pro Benutzer erhöhen.

Gerätezugriff

Hier können Sie verhindern, dass Benutzer von Geräten ausserhalb von bestimmten Domänen auf OneDrive zugreifen können. Zudem können Sie den Zugriff von verschiedenen Apps blockieren (z.B. von Drittanbietern) und den Zugriff von mobilen Endgeräten verwalten.

Compliance

In den Compliance Einstellungen finden Sie eine Übersicht der unterstützten Compliance Funktionen von Office 365 (DLP, Aufbewahrungsrichtlinien, eDiscovery und Warnmeldungen). Sie können beispielsweise im Audit Log nachschauen, wer welche Dateien eingesehen, editiert oder gelöscht hat.

Benachrichtigungen

Hier finden Sie die Einstellungen zu Benachrichtigungen, wenn z.B. externe Mitarbeiter auf OneDrive zugreifen.

 

Wie lautet das Fazit der IOZ AG?

In der Praxis wird häufig der eklektische Ansatz angewendet. D.h. wenn ich als Mitarbeiter ein Tool benötige, dann suche ich es im Internet, lade es herunter und verwende es, um meine tägliche Arbeit zu erleichtern. Im Bereich Cloudspeicher wird deshalb häufig Dropbox oder Google Drive verwendet. Dies ist jedoch aus Unternehmenssicht katastrophal, denn die Geschäftsdaten sind ausserhalb des Unternehmens abgespeichert. Übrigens kann man das verhindern, in dem man eine Data Loss Prevention Richtlinie (DLP) erstellt! Deshalb sollten die Mitarbeiter mit dem Cloudpspeicher von Microsoft arbeiten, denn hier haben sie mehr Speicherplatz zur Verfügung und natürlich auch mehr Sicherheit (auch für Administratoren). Dokumente und Ordner können sehr einfach mit internen oder externen Kollegen geteilt werden. Zudem besteht die Möglichkeit, die Berechtigung zu steuern (lesen oder bearbeiten).

Nun fragen Sie sich sicherlich, was beim Austritt des Mitarbeiters mit den Daten passiert? Wenn man einen Benutzer in Office 365 löscht, bleiben alle Daten 30 Tage im Papierkorb. Der Administrator hat in diesem Zeitraum die Möglichkeit, auf die Daten zuzugreifen und an einen anderen Ort zu verschieben. Dadurch ist gewährleistet, dass Geschäftsdaten nicht verloren gehen und im Unternehmen bleiben. Datenschutzbestimmungen werden hierbei nicht verletzt, da OneDrive for Business für geschäftliche Zwecke verwendet wird. Man kann es auch vergleichen mit dem persönlichen Netzlaufwerk (z.B. H:).

Der OneDrive for Business Client ist sehr hilfreich, wenn man viel unterwegs ist und im Zug oder Flugzeug arbeitet. Dank der Offline-Funktionlität kann man jederzeit und überall an Dokumenten arbeiten. Sobald man wieder Internetzugang hat, werden die Anpassungen automatisch synchronisiert. Die Dateien sind auf dem aktuellsten Stand und es gibt nur eine gültige Version.

Leider funktioniert die Synchronisation in SharePoint On-Premises Umgebungen nicht optimal. Der Groove Client ist manchmal fehlerhaft und nicht sehr zuverlässig. Deshalb arbeitet Microsoft am Next Generation Sync Client (NGSC) für SharePoint 2019, welcher für Office 365 bereits im Einsatz ist und kaum Probleme verursacht.

Die IOZ empfiehlt, OneDrive for Business in jedem Unternehmen einzuführen. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter auch geschult werden, damit sie die Funktionen kennen, um ihre tägliche Arbeit zu vereinfachen.

Wie sieht die Roadmap aus?

Gegen Jahresende dürfen wir noch einige Updates erwarten. Es wird eine neue Dateiansicht implementiert, welche Vorschläge zu relevanten Dateien aufzeigt. Zudem wird es möglich sein, relevante Inhalte auf Basis von Informationen aus Outlook-Kalendern mit Sitzungsteilnehmern zu teilen. Benutzer erhalten eine Aufforderung, Präsentationen und Dokumente, die in Meetings besprochen werden, nach Abschluss der Sitzung auszutauschen.

Microsoft plant, die Karteikarte mit weiteren Informationen hinzuzufügen. Diese bietet Zugriffsstatistiken für Dateien, die in OneDrive und SharePoint gespeichert sind und ermöglicht Benutzern zu sehen, wer eine Datei angesehen hat und was in dem Dokument bearbeitet wurde. Microsoft plant zudem, einen „Inside Look“ zu implementieren. Dies zeigt zusätzliche Informationen an wie z.B. die Dauer zum Lesen des Dokuments und wichtige Punkte aus dem Dokument. So kann der Benutzer entscheiden, ob er es jetzt lesen möchte oder erst zu einem späteren Zeitpunkt.

 

 

Laut Roadmap werden aktuell 11 Features ausgerollt, welche mit OneDrive in Verbindung stehen. Zudem stehen 22 weitere Features in der Pipeline.

Hier sind weitere wichtige Updates aufgeführt:

• Passwortgeschützte OneDrive Links
• Versionierungslimite erhöhen
• Verschieben von OneDrive Daten in SharePoint mit den Metadaten und der Versionierung
• Herunterladen blockieren, damit das File nur über den Browser angezeigt wird
• Verbesserte Scan Funktion der Mobile App von OneDrive for Business

Ansonsten gibt es die üblichen Angaben in der offiziellen Roadmap unter https://products.office.com/en-us/business/office-365-roadmap.

Welche Fragen treffen wir bei unseren Kunden häufig an?

F: Wie viel Speicher habe ich?
A: Je nach Lizenzmodell ist der Speicherplatz unterschiedlich. Häufig erhalten Sie jedoch ein Terrabyte Speicher (1024 GB).

F: Kann ich OneDrive for Business auch offline nutzen?
A: Ja, das ist möglich mit dem OneDrive for Business Client.

F: Können andere Personen auf meine Daten zugreifen?
A: Sofern Sie das wünschen, ja! Das Teilen mit Externen muss jedoch explizit erfolgen.

F: Kann ich mit jedem Endgerät und von überall auf meine OneDrive Daten zugreifen?
A: Ja, sofern der Administrator dies erlaubt.

F: Wird die Synchronisation von SharePoint On-Premises Umgebungen unterstützt?
A: Ja, das ist möglich. Für die SharePoint Server Versionen bis 2016 ist der Groove Client verfügbar. Der neue Client (NGSC) wird erst ab SharePoint 2019 zur Verfügung stehen.