Im Microsoft-Cloud-Ökosystem wird SharePoint für das Dokumentenmanagement und die Dokumentenlenkung genutzt. Wer in SharePoint Online seine Dateien als PDF archivieren möchte, beispielsweise damit Dokumente nicht durch Mitarbeitende weiterbearbeitet werden können, dem bieten sich verschiedene Möglichkeiten:
- eine manuelle PDF-Erzeugung und die manuelle Ablage des PDF
- eine automatische PDF-Konvertierung und Ablage mittels Microsoft Flow
- der Einsatz von Drittanbieter-Tools
In diesem Beitrag erläutern wir diese drei Möglichkeiten und stellen Ihnen zudem in einer Infografik eine Übersicht verschiedener Drittanbieter-Lösungen bereit.
Der Fokus des Beitrags liegt ausschliesslich auf SharePoint Online (Cloud).
Manuell PDF-Dateien erzeugen
Mittels Puzzlepart kann die Funktionalität «Download as PDF» hinzugefügt werden. Der Nutzer wählt beispielsweise ein Word-File in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek an und lädt dieses dann als PDF herunter. Dieser Ansatz ist kein Bestandteil eines Workflows, sondern eine Aktion, welche manuell ausgeführt werden muss.
Mehr über die Applikation Puzzlepart finden Sie hier.
Einsatz von Microsoft Flow zur PDF-Generierung
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Dokumente in Prozesse integriert werden können. Eine Möglichkeit in der Microsoft-Cloud-Umgebung ist Microsoft Flow.
Über die Action «Convert Word Document to PDF» können mittels eines Flows Dokumente automatisch in ein PDF umgewandelt und an einem entsprechenden Ort abgelegt werden. Für die Verwendung der Action «Convert Word Document to PDF» wird eine höhere Lizenz benötigt, da die Microsoft Flow «Free» Lizenz dafür nicht ausreicht (Premium Connector). Zudem gib es hier aktuell auch die Limitation, dass nur Extended Files (.docx) als Eingabedokument verwendet werden können (Stand September 2019).
Drittanbieter (Infografik)
Es gibt verschiedene Drittanbieter, die Lösungen zur manuellen oder workflowgesteuerten Dokumentenkonvertierung anbieten. Diese unterscheiden sich beispielsweise in puncto Anzahl Dokumente pro Monat, Dateitypen, Dateigrössen und Preis…
Wir haben die vier Lösungen Encodian Document Converter SPO, Muhimbi PDF Converter, Plumsail und Nintex Document Generation unter die Lupe genommen. Unsere Infografik mit den Angeboten zur PDF-Konvertierung soll Ihnen einen Überblick geben:
Infografik: PDF-Konverter für SharePoint Online (PDF)
Teilweise können sogar Schnittstellen von eigenen Applikationen als REST API genutzt werden. Anzumerken ist, dass es sicherlich noch diverse andere Anbieter auf dem Markt gibt und die Funktionalitäten sich je nach Kundenbedarf massiv unterscheiden können.
Limitationen: Auf welche Grenzen sollte man achten?
Wie in der Infografik ersichtlich ist, sind bei den meisten ersichtlichen Produkten die Anzahl Operationen (Dokumentenkonvertierung) sowie das maximale Datenvolumen limitierend. Zudem ist bei den jeweiligen Lösungen zu prüfen, welche Dateitypen konvertiert werden können. Anzumerken ist ebenfalls, dass die Produktanbieter noch mehr Angebote haben, als in der Grafik ersichtlich ist.
Welchen Mehrwert bietet die Automatisierung?
Die Automatisierung ermöglicht es, Dokumente aus Benutzereingaben und auch aus Prozessen (wie beispielsweise der Genehmigung eines Dokuments) heraus automatisch zu erstellen und abzulegen. Daraus resultieren Zeitersparnis, eine tiefere Fehleranfälligkeit im Prozess und Transparenz. Dies führt schlussendlich zu einer Effizienzsteigerung.
Vor allem auch in grösseren Unternehmen, bei denen die IT-Compliance von grosser Bedeutung ist, sind PDF Dokumente, welche schreibgeschützt abgelegt werden können (auch als PDF/A*), nicht mehr wegzudenken.
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