Postfach Migration von einem beliebigen Provider nach Office 365

Ausgangslage

Ein Kunde hatte bei einem Provider ein Konto. Die Domäne wurde jedoch nicht von demselben verwaltet. Aus servertechnischen Gründen musste nun die E-Mail-Adresse gewechselt werden.

Komponenten

Für eine erfolgreiche Migration werden folgende Komponenten benötigt:

• Eine neue Domäne
• O365 Tenant (in unserem Fall O365 E1 Lizenz für Emailversand)
• Lizenzen für MigrationWiz des Drittanbieters BitTitan
• Public-DNS-Server

Vorgehen bei der Migration

1) Neue Domäne

Als erstes musste eine neue Domäne bestellt werden, da die alte Domäne noch aus historischen Gründen weiterverwendet wurde. Hierbei musste zuerst kontrolliert werden, ob die Domäne bereits vergeben ist. Dies kann unter folgender URL kontrolliert werden: https://www.nic.ch/reg/en/ds03/whois/index . Eine Domäne kann bei verschiedenen Anbietern gekauft werden. Dies dauert dann eine gewisse Zeit, bis die Domäne verfügbar ist.

2) O365 Tenant einrichten

Der nächste Schritt ist die Erstellung eines Tenants. Ein Tenant ist nichts anderes als eine Umgebung, welche Ihnen Funktionen zur Verfügung stellt.

Sie haben hier eine Übersicht aller Lizenzen. Melden Sie sich einfach mit einer Live ID an und geben Sie die gewünschten Informationen (Rechnungsadresse, Personendaten) an. Achtung, die Benutzer-ID ist eindeutig und im Nachhinein nicht mehr änderbar!

3) Domäne einrichten

Sie haben nun erfolgreich Ihren Tenant eröffnet. Nachfolgend muss im Office 365 Portal (portal.office.com) die Domäne hinzugefügt werden, damit Sie die Domäne verwenden können. Der Wizard wird Sie sehr einfach durch die Einrichtung führen. Sie werden dann aufgefordert, in dem Public-DNS die angegebenen Einträge zu machen. Aufgrund des Mailversands musste dies in diesem Fall so eingerichtet werden. Bei anderen Tenants kann dies abweichen. WICHTIG: Melden Sie sich mit dem admin@XXX.onmicrosoft.com an und ändern Sie das Passwort, sodass dieses nicht mehr temporär ist. Ansonsten wird der folgende Test fehlschlagen. Anschliessend kann auf folgender URL die Verbindung getestet werden: https://testconnectivity.microsoft.com/ . Geben Sie die E-Mail Adresse Ihres Administrators an (admin@xxx.onmicrosoft.com ) an und dessen Passwort.

4) Benutzer erstellen

Im Office-Portal (portal.office.com) können Sie sich mit dem Administrator anmelden und neue Benutzer erstellen. Dies finden Sie unter Benutzer à Aktive Benutzer.

5) Postfach-Migration zu O365

Es gibt verschiedene Methoden, um ein Postfach zu migrieren. Dies wären die möglichen Methoden:

• IMAP Migration
• Cutover Migration (Übernahmemigration)
• Staged Migration (Mehrstufige Migration)
• Hybrid Migration (Hybrid Bereitstellung)
• 3rd Party Migration (Migration mit Drittanbieter)

Wir wählen hierbei die 3rd Party Migration, da es sich bei dem bestehenden Postfach um ein Hosted-Exchange-Konto handelte. Deshalb war kein administrativer Zugriff auf den Exchange Server vorhanden. Die Umsetzung mit einem 3rd Party Tool war deshalb die einfachste Möglichkeit einer Migration. Mit dem Tool MigrationWiz kann man Postfächer von Exchange-Servern in O365 migrieren. Mit MigrationWiz kann man E-Mails, Kontakte, Kalender, Aufgaben und vieles mehr migrieren.

1. Erstellen Sie ein neues Projekt
2. Wählen Sie Mailbox Projekt
3. Definieren Sie einen Projektnamen
4. Von wo sollen die Informationen geholt werden? Geben Sie das System an
5. Geben Sie an, wohin das Postfach migriert werden soll
6. Indem Sie auf Add à Quick Add Item klicken, können Sie die Postfächer (E-Mail-Adressen) angeben, welche migriert werden sollen
7. Danach können Sie die Credentials prüfen (siehe Bild oben)
8. Falls die Credentials richtig waren, kann mit der Pre-Stage Migration fortgefahren werden
9. DNS-MX-Eintrag ändern: Dies ist jedoch erst nach einer erfolgreichen Pre-Stage-Migration notwendig. Dem Endbenutzer muss klar sein, dass bei einer Änderung des MX-Eintrags keine E-Mails mehr auf dem alten Postfach eingehen werden, da nun alle E-Mails alle an den neuen E-Mail Server gehen (O365). Nach Änderung des MX-Eintrages kann noch die Full-Migration erfolgen, da keine E-Mails mehr dazukommen werden. Zur Kontrolle, ob die Anpassung des MX-Eintrages übernommen wurden, können Sie dies online überprüfen mittels MXToolbox:
10. http://mxtoolbox.com/.
11. Nun kann die Full Migration durchgeführt werden
12. Dies kann mehrere Stunden dauern, je nachdem wie viele Postfächer zu migrieren sind und wie viel zu migrieren ist.

6) Einrichtung des neuen Postfachs beim Client

Damit nun das neue Postfach verwendet werden kann, kann das aktuelle Postfach gelöscht werden oder man fügt ein neues Postfach hinzu.

1. Systemsteuerung (Control Panel) öffnen
2. Wählen Sie kleine/grosse Symbole als Ansicht
3. Mail (32-bit)
4. Show Profiles
   
5. Hinzufügen oder Entfernen eines Postfachs
6. Definieren Sie einen Profil-Namen
7. Geben Sie die neue Email-Adresse und den Namen an
8. Weiter
9. Bestätigen

Sie haben nun erfolgreich ein neues Postfachkonto hinzugefügt.