Was ist Power BI?
Power BI ist ein Cloud-Dienst von Microsoft, welcher Daten aus Office 365 Services und Drittapplikationen zusammenführt und diese dann in visuell ansprechende und interaktive Dashboards verwandelt. Dabei spielt es keine Rolle, wie Ihre Daten aussehen. Es können einfache Excel-Tabellen sein, lokale Datenbanken oder Online-Dienste.
Mittels Power BI können Sie schnelle und einfache Einblicke auf Excel-Daten ermöglichen oder Sie können das Tool für umfassende Modellierungen oder Echtzeitanalysen einsetzen.
Worin besteht der Mehrwert von Power BI?
Anstatt alle externen Daten als CSV ins Excel zu importieren und daraus Diagramme zu erstellen, können Sie einfach Ihre bestehenden Daten direkt mit Power BI über diverse verfügbare Konnektoren einbinden. Damit können Sie persönliche Berichte und Visualisierungen erstellen oder auch teamübergreifende Analysen sowie Möglichkeiten für die Entscheidungsfindung in Projekten oder in der Beschaffungen bereitstellen. Sei dies für einzelne Abteilungen oder für das ganze Unternehmen. Dadurch wird transparent, was im Unternehmen geschieht. Sie erkennen frühzeitig Trends und sehen, wo Sie eingreifen müssen.
Welche Komponenten sind vorhanden?
Power BI besteht aus folgenden Komponenten:
Power BI Desktop
Die Windows-Desktopanwendung ist für Personen geeignet, die täglich Geschäftsberichte erstellen. Zudem dient die Anwendung dem erstmaligen Erstellen der Abfragen, bevor sie dann in den Power BI Dienst importiert werden und online zur Verfügung stehen.
Power BI Dienst
Der Power BI Dienst ist ein Software as a Service Online Dienst (SaaS) und wird hauptsächlich genutzt, wenn Sie einen Internetzugang haben. Hier erstellen Sie Berichte und teilen diese mit Mitarbeitern.
Power BI Apps
Diese Mobile-Applikation kann beispielsweise im Vertrieb eingesetzt werden, um den Status der Absatzquoten zu überwachen.
Wie sieht die Lizenzierung im Office 365 Paket aus?
Power BI Pro ist nur in der Office 365 Enterprise E5 Lizenz enthalten (Stand Oktober 2018).
Gibt es auch andere Möglichkeiten, Power BI zu erwerben?
Natürlich! Power BI bietet wie Flow oder PowerApps ein eigenständiges Lizenzierungsmodell an und ist folgendermassen aufgeteilt:
Power BI Free
Die kostenlose Version ist für Personen geeignet, die Power BI kennenlernen möchten und Berichte für den persönlichen Gebrauch nutzen.
Die Gratisversion beinhaltet folgende Funktionen:
- Verbindung zu unzähligen Datenquellen
- Visualisierung Ihrer Daten
- Analyse und Erstellen von Berichten
- Über den Power BI Dienst publizieren
- In Webseiten einbinden
Power BI Pro
Die Pro Version ist für die Kollaboration im Unternehmen gedacht. So können Sie im Team Berichte erstellen und Erkenntnisse teilen. Zudem stehen Ihnen über 100 Vorlagen von Visualisierungen zur Verfügung.
Diese Version beinhaltet folgende Funktionen:
- Erstellen von Dashboards, die eine 360-Grad-Echtzeitansicht des Unternehmens liefern
- Automatische Aktualisierung der Daten, einschliesslich lokaler Quellen
- Zusammenarbeit bei gemeinsamen Daten
- Audit und Steuerung des Zugriffs der Nutzung von Daten
- Distribution von Inhalten an Benutzer
Power BI Premium
Bei der Premium Version erhalten alle Benutzer im Unternehmen Zugriff auf Power BI, ohne einzelne Lizenzen erwerben zu müssen. Sie profitieren von dedizierten Ressourcen für die Ausführung des Dienstes und erhalten grössere Datenmengen, mehr Leistung und können die Inhalte breiter im Unternehmen streuen.
Die Premium Version beinhaltet folgende Features:
- Dedizierte Kapazität skalieren und kontrollieren
- Verteilung und Einbetten von Inhalten ohne Lizenzierung pro Benutzer
- Veröffentlichung von Berichten On-Premise mit Power BI Report Server
- Mehr Kapazität und höhere Limits für Pro-Benutzer
Weitere Informationen zu Power BI Premium finden Sie in diesem Video (englisch):
Weitere Informationen zur Lizenzierung finden Sie hier.
Übersicht der Hauptbereiche
Starten Sie die Power BI Desktop Applikation. Sie finden auf der linken Seite die drei Hauptbereiche Bericht, Daten und Beziehungen.
Bericht
In diesem Bereich editieren Sie den Bericht. Sie finden nachfolgend eine Übersicht der Hauptfunktionen.
- Im Menüband befinden sich Funktionen zu Berichten und Visualisierungen, ähnlich wie bei den Microsoft Office Programmen
- In diesem Bereich können Sie Visualisierungen erstellen und diese anordnen
- Im Seitenbereich können Sie beliebig Seiten auswählen oder hinzufügen
- Der Visualisierungsbereich ist zuständig für das Look & Feel der Diagramme
- Im Abfragebereich „Felder“ können Sie Abfrageelemente anpassen und Filter setzen
Daten
In diesem Bereich editieren Sie den Bericht. Sie finden nachfolgend eine Übersicht der Hauptfunktionen.
- Im Menüband befinden sich Funktionen zu den Daten, ähnlich wie bei den Microsoft Office Programmen
- Im Hauptfenster sind die Daten in Form einer Tabelle hinterlegt
- Auch in der Datensicht befindet sich der Felderbereich auf der rechten Seite
Abfrageeditor
In diesem Bereich können Abfragen erstellt und Daten transformiert werden.
- Im Menüband befinden sich Funktionen zum Strukturieren und Transformieren der übernommenen Daten
- Im linken Bereich können die Abfragen ausgewählt, angezeigt und strukturiert werden
- Im Hauptbereich finden Sie die Daten aus der ausgewählten Abfrage
- Im rechten Bereich werden die Eigenschaften und Datentransformation aufgelistet
Beziehungen
In dieser Ansicht werden alle Beziehungen der vorhandenen Tabellen und Spalten als Modell aufgezeigt. Diese Sicht ist besonders hilfreich, wenn Sie mit komplexen Beziehungen zwischen vielen Tabellen arbeiten.
- Beziehungsansicht als Hauptregister
- Mit der Maus können Sie die verwendeten Spalten einsehen, mit einem Doppelklick können Sie diese Beziehung bearbeiten
Wie erstelle ich einen Bericht?
Nachfolgend gehen wir kurz darauf ein, wie Sie innert kurzer Zeit einen Bericht erstellen können.
Datenimport
Zu Beginn müssen Sie eine Verbindung zu einer bestehenden Liste herstellen. Dazu klicken Sie beispielsweise in der Desktop-App auf Daten abrufen und wählen dort eine bestehende SharePoint Liste. Beachten Sie, dass Sie sich in Ihrer Office 365 Umgebung befinden müssen, um die Verbindung herstellen zu können. Bevor Sie die Liste wählen, ist es sinnvoll, diese vorher zu bereinigen. Deshalb wählen Sie bearbeiten, um den Abfrageeditor zu starten.
Datenbereinigung
Im Abfrageeditor geht es darum, nicht benötigte Spalten zu entfernen – beispielsweise SharePoint Standard Spalten wie Content Type ID. Markieren Sie dazu eine Spalte und klicken Sie auf Spalten entfernen. Wiederholen Sie diese Schritte für alle Datenquellen, die Sie anbinden.
Datentypbereinigung
Je nach Liste, die Sie importieren, haben Sie verschiedene Datentypen. Dieser Editor erlaubt es, den Datentyp zu ändern, um mit diesen Daten rechnen zu können. Beispielsweise haben Sie in der SharePoint-Liste Tage, welche als Textspalte hinterlegt wurden. Hier können Sie über das Menüband den Datentyp ändern (z.B. auf ganze Zahlen ändern oder das Datumsformat anwenden).
Wenn Sie Ihre Daten bereinigt haben, klicken Sie auf schliessen und übernehmen, um den Abfrageeditor zu schliessen.
Verbesserung des Datenmodells
Als nächsten Schritt müssen wir die Datenmodellierung genauer betrachten. Hier passen wir die Beziehung zwischen Tabellen an, können Datumstabellen und weitere Spalten hinzufügen, um Berechnungen (z.B. Werktage oder Zahlen) auszuführen.
Um die Beziehung zweier Tabellen zu verwalten, wählen Sie die Datensicht. Wählen Sie im Menüband das Register Modellieren und klicken Sie auf Beziehungen verwalten. Als Beispiel erstellen wir eine Beziehung zweier Tabellen anhand der Spalte ID.
Berechnungstabellen
Um Ihre Berechnungen zu erleichtern, können Sie weitere Tabellen erstellen und Formeln anhand der Data Analysis Expressions (DAX) hinterlegen. Als Beispiel können Sie eine Datumstabelle erstellen, welche die Werktage ausliest und auch die Differenz in Werktagen zwischen geplanten Meilensteinen ausgibt. Sie können die einzelnen Formeln in bestehende Tabellen einfügen, indem Sie auf neue Spalte klicken und dort die Formel einfügen.
Weiter Informationen zu DAX finden Sie hier.
Visualisierungen erstellen
Im nächsten Schritt, geht es noch darum, die gesammelten Daten in einer Visualisierung (Bericht) darzustellen.
Im Berichtsbereich kann nun eine der vorhandenen Visualisierungen angewählt werden, diese wird dann direkt im Bericht eingefügt. Mittels Drag & Drop werden dann im rechten Bereich die gewünschten Werte mit dem Diagramm verbunden, so z.B. die Achsen und die Werte eines Charts.
Weiter können auch die Filter-Spalten direkt in den entsprechenden Bereich gezogen werden, um die Auswahlen noch einzuschränken.
Und schon nach wenigen Klicks hat man sich den Chart zusammengestellt:
Mit den Symbolen am oberen Rand des Charts stehen dem Benutzer sogenannte Drilldown-Funktionen zur Verfügung. Diese ermöglicht es, innerhalb der Daten zu navigieren (von Detaildatensätzen zurück zur obersten Ebene und umgekehrt).
Um den Bericht mit weiteren Charts oder auch Tabellen anzureichern, können diese Schritte beliebig oft wiederholt werden. Die fertige Seite könnte dann zum Beispiel wie folgt aussehen:
Wie geht es weiter?
Nachdem die Daten in Power BI importiert und modelliert wurden und anschliessend in einem Bericht angezeigt werden, kann der Inhalt in die Power BI-Cloud hochgeladen werden. Dies ermöglicht dann den Zugriff auf die Daten von überall her und man benötigt die Power BI Desktop Applikation nicht mehr.
Sofern die Daten von extern verfügbar sind (Cloudspeicher, DataGateways), können diese automatisch nun in der Online Version auf Wunsch periodisch aktualisiert werden.
Wie lautet das Fazit der IOZ AG?
Mit Power BI stellt Microsoft ein umfassendes Tool zur Verfügung, welches mächtige Datenaufbereitungen und -visualisierungen unterstützt. Wer zudem Erfahrung mit den Excel-Funktionen für die Erstellung von Charts hat, findet sich in den Einstellungen für die Power BI-Visuals schon bald zurecht. Auch die Datenabfrage in Excel (PowerQuery) ist gleich aufgebaut und erfahrene Benutzer fühlen sich auch hier rasch mit der Bedienung vertraut.
Neben dem Tool gibt es aber auch noch organisatorische Aspekte, welche es zu beachten gilt. Möchte man z.B. auf Basis einer SharePoint Liste einige Kennzahlen präsentieren, geht das relativ schnell von der Hand und man sieht schon rasch Ergebnisse. Doch: nur weil man ein Tool hat, welches Daten schön darstellt, bedeutet das nicht, dass auch die verfügbare Datengrundlage „schön“ ist. Möchte man umfangreiche Reportings mit umfassenden Unternehmenskennzahlen erstellen, bedeutet es oft sehr viel Arbeit, diese Daten entsprechend bereitzustellen und zu bereinigen. Muss zudem noch die Historisierung der Daten sichergestellt werden, geht es dann schon sehr bald in Richtung eines Datawarehouse (DWH) Projekts und die Visualisierung ist dann nur noch die abschliessende Kür.
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Geschrieben von
Martin Achermann
Content Services Developer
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