Power Platform Übersicht 2024

Die Power Platform ist ein Zusammenschluss aus den fünf Microsoft-Diensten Power Apps, Power Automate, Power BI, Copilot Studio und Power Pages. Unterstützt werden diese Dienste durch die fünf Features Data Connectors, AI Builder, Dataverse, Power Fx und Managed Environments. Die Power Platform ist ein digitaler Werkzeugkasten, mit welchem sich facettenreiche Geschäftsanwendungen für fast jeden erdenklichen Businesscase bauen lassen. In der Theorie geht das im Low-Code- oder gar No-Code-Verfahren.

Mit der Power Platform lassen sich Geschäftsapplikationen und automatisierte Workflows erstellen, intelligente Chatbots kreieren, Unternehmensdaten visualisieren und nach aussen gerichtete Websites und Webanwendungen erstellen. Der Digitalisierungs-Werkzeugkasten soll ganz gezielt das Citizen Development ermöglichen. Also die Erstellung dieser Applikationen durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, welche in den Business-Abteilungen arbeiten und nicht zum IT-Team des Unternehmens gehören.

Ergänzt wird die Power Platform durch fünf Features: Data Connectors, den AI Builder, Dataverse, Power Fx und Managed Environments.

Power Apps: Business Applikationen erstellen

Mit Power Apps können Nutzerinnen und Nutzer Business Applikationen für Smartphones, Tablets sowie für Desktopgeräte selbst entwickeln. Einerseits steht eine von Microsoft bereitgestellte Palette von Vorlagen für spezifische Anwendungsfälle bereit, welche dann selbst angepasst und erweitert werden kann. Andererseits können die Applikationen aber auch von Grund auf ohne Vorlage erstellt werden.

Das bietet eine Reihe von Vorteilen:  

• Bauen Sie eine App, die genau auf Ihren Prozess und Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist
• Anpassungen und Weiterentwicklungen der Prozesse sind jederzeit möglich 
• Steigerung von Effizienz, Digitalisierung der eigenen Geschäftstätigkeit
• Verwalten Sie Ihre Daten selbst

Bei Power Apps wird zwischen den drei Typen Canvas-Apps, Model-driven-Apps und Power Apps-Portalen unterschieden:

Power Apps Typ «Canvas Apps»

Die Canvas-Apps verfolgen den Pixel-Perfect-Ansatz. Bei der Entwicklung startet man auf einer leeren Fläche, auch Canvas genannt, und platziert dort nach Belieben die nötigen Daten- und Steuerelemente, welche man dank den Konnektoren mit Daten und Aktionen aus verschiedenen Datenquellen verknüpfen kann. Canvas-Apps eignen sich, um für einzelne Prozesse ein einfaches Benutzer-Interface bereitstellen zu können.

Power Apps Typ «model driven Apps»

Bei Model-driven-Apps beginnt die Entwicklung beim Erstellen des nötigen relationalen Datenmodells, welches ebenfalls in Low-Code-Manier im Common Data Service erzeugt und dann via Power Apps mit einer standardisierten Benutzeroberfläche versehen wird. Model-driven-Apps sind das Mittel der Wahl, wenn noch kein Datenspeicher für die geplante App existiert, Daten mit mehreren Relationen (bspw. Daten, die mit Kunden, Mitarbeitenden und Ansprechpersonen verknüpft sind) abgelegt werden müssen
oder hohe Anforderungen an Berechtigungsmöglichkeiten gestellt werden.

Power Apps Typ «Power Apps-Portale»

Zudem gibt es die Power Apps-Portale. Sie erweitern die Model-drivenApps um ein Fenster nach aussen. Via Portale können in Dataverse abgelegte Daten einer externen authentifizierten oder nicht authentifizierten Person via Website bereitgestellt werden.

Hier finden Sie 10 Beispiele von konkret umgesetzten Geschäftsfällen mit Power Apps und Power Automate.

Wie gut sind Power Apps im Praxiseinsatz etabliert?

Power Apps gehören bei der IOZ AG zum täglich Brot. Ihr Einsatz in den KMU ist sehr verbreitet.

Power Automate: Prozesse digitalisieren und automatisieren

Mit Power Automate lassen sich digitale und automatisierte Workflows erstellen. Wiederkehrende, standardisierte Aktionen werden von Flows übernommen, sodass sich die Mitarbeitenden auf ihre Kernaufgaben fokussieren können. Dank einer riesigen Zahl an Konnektoren können problemlos verschiedenste Systeme angebunden werden.

Das Abbilden von Unternehmensprozessen in digitalen Workflows hat verschiedene Vorteile:

Bei Power Automate Workflows wird zwischen Cloud Flows und Desktop Flows unterschieden

Was sind Power Automate Cloud Flows?

Cloud Flows in Power Automate ermöglichen es Benutzern, automatisierte Arbeitsabläufe zu erstellen, die Dienste in der Cloud integrieren. Sie sind besonders nützlich, um Aufgaben zwischen verschiedenen Online-Anwendungen und Diensten zu automatisieren, ohne dass eine direkte Benutzerinteraktion erforderlich ist. Beispiele hierfür sind das Senden automatisierter E-Mails, das Aktualisieren von Datensätzen in einer CRM-Software oder das Auslösen von Aktionen basierend auf Ereignissen wie dem Eingang einer neuen Datei in einem Cloud-Speicher. Cloud Flows sind skalierbar und sicher, da sie auf der robusten Microsoft Cloud-Infrastruktur laufen.

Lesen Sie hier anhand eines konkreten Beispiels, wie sich Antrags- und Freigabeprozesse mittels eines Cloud Flows digitalisieren lassen.

Was sind Power Automate Desktop Flows?

Desktop Flows in Power Automate dienen dazu, Arbeitsabläufe auf einem lokalen Computer zu automatisieren. Hier sprechen wir von Robotic Process Automation RPA. Sie eignen sich ideal, um wiederkehrende Aufgaben auf dem Desktop zu automatisieren, wie das Ausfüllen von Formularen, das Extrahieren von Daten aus Anwendungen oder Webseiten, die keine API-Integration bieten, oder das Kopieren von Dateien zwischen Ordnern auf demselben Computer. Desktop Flows nutzen den Power Automate Desktop, eine separate Anwendung, die es Benutzern ermöglicht, visuelle Skripte zu erstellen, die Benutzerinteraktionen auf ihrem Computer nachahmen können.

Lesen Sie hier ein Beispiel eines konkret umgesetzten Desktop Flows für den Materialeinkauf.

In diesem Video sehen sie einen Power Automate Desktop Flow in Action.

Wie gut ist Power Automate im Praxiseinsatz etabliert?

Auch der Einsatz von Power Automate ist sehr verbreitet in unserem Kundenstamm. Power Apps und Power Automate haben sich im Laufe der vergangenen Jahre fest etabliert.

Power BI: Dank visualisierten Unternehmensdaten besser entscheiden

Power BI hilft Ihnen dabei, Ihre Unternehmensdaten zu strukturieren und verständlich darzustellen. Mit interaktiven Dashboards können Sie Inhalte visualisieren und die wichtigen Aspekte erlebbar machen. Wichtige Trends werden erkennbar und die standardisierten Reports lassen sich mit allen wichtigen Stakeholdern im Unternehmen teilen.

• Verständliche Reports und aussagekräftige Auswertungen
• Erkennen von Trends und Mustern
• Nutzung von Echtzeit-Unternehmensdaten
• Schaffen einer Grundlage für datenbasierte Entscheidungsfindung

Einerseits lassen sich die im Unternehmen vorhandenen Daten mit Power BI nutzbar machen. Das eigentlich wertvolle Asset der Firmendaten wird zugänglich gemacht und beginnt, einen Beitrag zur Wirtschaftlichkeit zu leisten. Andererseits lässt sich viel Zeit einsparen, Daten mühsam in Excel aufzubereiten und in einer möglichst verständlichen Weise Ihren Mitarbeitenden und Vorgesetzten zu präsentieren.

Power BI bietet eine umfangreiche Zahl an Konnektoren und kann die Daten aus unterschiedlichsten Systemen zugänglich und verständlich machen.

Wie gut ist Power BI im Praxiseinsatz etabliert?

Power BI geniesst wie Power Apps und Power Automate eine breite Fan- und Anwenderbasis.

Copilot Studio (ehem. Power Virtual Agents): Anfragen durch Chat-Bots beantworten lassen 

Mit diesem Tool können Chat-Bots erstellt werden, die sich um die Anliegen Ihrer Mitarbeiter und Kunden kümmern. Eine Kundin will die Öffnungszeiten herausfinden? Bringen Sie diese dem Bot bei und er übernimmt die Anfrage für Sie. Mitarbeitende melden sich regelmässig, um sich nach einem Prozess zu erkundigen? Bringen Sie dem Bot bei, den Mitarbeiter zum richtigen Prozessbeschrieb zu führen. 

Bis zum Frühjahr 2024 hiess dieser Service Power Virtual Agents und wurde dann in Copilot Studio umbenannt. Die Hauptänderung besteht darin, dass neu sogenannte «Generative Actions» zur Verfügung stehen, um Chatverläufe mit KI-Fähigkeiten ausstatten zu können.

Wie das in der Praxis funktioniert, lesen Sie im Blogbeitrag «Intelligente Chatbots erstellen mit dem Copilot Studio (ehem. Power Virtual Agents) | Productivity News vom 01.04.2024»

Wie gut ist Copilot Studio im Praxiseinsatz etabliert?

Nach unserer Erfahrung wird Power Virtual Agents/Copilot Studio nur selten eingesetzt. In den vergangenen Jahren haben wir hie und da in Kundenprojekten über die Tools gesprochen und sogar mal einen kleinen Proof of Concept gebaut, es ist jedoch nie zu einer „professionellen Implementierung“ gekommen.

Power Pages: Nach aussen gerichtete Websites und Webanwendungen erstellen

An der Microsoft Build Konferenz im Mai 2022 kamen Power Pages als neustes Mitglied zur Power Platform dazu. Kurz gesagt handelt es sich hier um ein Rebranding der Power Apps-Portale.

Mit Power Pages werden professionelle Businesswebseiten und datengesteuerte Webapplikationen schnell und einfach erstellt. Über das Designerstudio können die einzelnen Komponenten in einem WYSIWYG-Editor (what you see is what you get) in Power Platform-typischer Low-Code Manier beliebig angeordnet und mit Daten verknüpft werden. Wer schon einmal eine SharePoint Site gebaut hat, wird auch mit dem Aufbau kein Problem haben, denn die Komponenten in den ein- bis dreispaltigen Layouts werden ähnlich wie in SharePoint hinzugefügt und bearbeitet. Als Datengrundlage dient Dataverse.

Power Pages eignen sich, um beispielsweise ein Kundenportal aufzubauen. Am Beispiel eines Pumpenherstellers: Kundinnen und Kunden können über ein Portal, welches mit Power Pages erstellt wurde, auf die eigene Auftragshistory und die dazugehörenden Daten zugreifen. Über das Kundenportal können Garantiefälle angemeldet oder die anstehenden Maschinenwartungen verwaltet werden.

Im Productivity News Beitrag vom 01.08.2022 hat sich Andrea Furrer mit der Frage «Was sind Power Pages» beschäftigt und ausführlich darüber geschrieben.

Wie gut sind Power Pages im Praxiseinsatz etabliert?

In umserem täglichen Business kommen Power Pages nur selten vor und spielen eine untergeordnete Rolle.

Power Fx: Eine standardisierte Programmiersprache für die ganze Power Platform

Microsoft hat an der Ignite 2021 angekündigt, dass die Programmiersprache für Power Apps nun einen offiziellen Namen erhält: Power Fx. Im Grunde ist Power Fx gar nicht Neues, sondern es ist die Programmiersprache, welche seit Jahr und Tag für die Entwicklung Canvas Apps in der Power Apps Umgebung verwendet wird.

Die Syntax von Power Fx ist sehr stark an Excel-Formeln angelehnt, es gibt dutzende Formeln, welche in Excel und Power Fx identisch funktionieren. Dies kann eine enorme Erleichterung für einen Neueinsteiger oder eine Neueinsteigerin in die Entwicklung von Canvas App bringen, da man bereits bekannte Konzepte & Formeln aus der Excel-Welt wiederverwenden kann.

Der Einsatz von Power Fx soll auf die ganze Power Platform ausgeweitet werden. Ehrlicherweise muss man sagen, dass Power Fx bis heute keine wichtige Stellung in der Power Platform Entwicklung eingenommen hat.

Lesen Sie hier die Productivity News zu Power Fx und erfahren Sie, was genau der Unterschied zwischen No Code, Low Code und Pro Code ist.

Features der Power Plattform

Um die Komponenten möglichst effizient zu nutzen, hat Microsoft folgende Features ergänzend zur Power Platform entwickelt: 

14 konkrete Power Platform Beispiele

Seit der Lancierung der Power Platform hat IOZ mehrere Hundert kleine und grosse Power Platform Lösungen entworfen und implementiert.

14 konkrete Beispiele aus diesem Erfahrungspool beschreiben wir in unserem Power Platform E-Book:

• Monatliche Arbeitszeiten abfragen – Seite 7
• Investitionsanträge stellen und abwickeln – Seite 8
• Qualitätskontrollen und Abnahme-Checklisten durchlaufen – Seite 9
• Onboarding von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – Seite 10
• Befragung von Mitarbeitenden – Seite 11
• Arbeitszeugnisse erstellen – Seite 12
• Inhalte aus Prozessdokumenten systematisch schulen und an Mitarbeitende vermitteln – Seite 13
• Besuche verwalten und automatisiert abwickeln – Seite 14
• Schadenfälle erfassen und managen – Seite 15
• Wohnungen dank einer App strukturiert und systematisch abnehmen – Seite 16
• Retouren- und Garantiefall-Prozesse digitalisieren – Seite 17
• Softwareroboter für automatischen Einkauf von Elektrobauteilen – Seite 18
• Künstliche Intelligenz verteilt automatisch 800 Belege pro Woche – Seite 19
• Einen Chatbot erstellen zur Beantwortung von häufig gestellten Fragen (am Beispiel Onboarding) – Seite 20

Das E-Book wurde im Januar 2022 erstveröffentlicht und bereits 3 Mal aktualisiert und erweitert. Es hat bereits 900 Downloads erzielt.

Verwaltung und Power Platform Governance

Die Adoption der Power Platform wächst zurzeit wie verrückt. Oder um es in den Worten der Power Platform Entwicklerin und Microsoft MVP Luise Freese auszudrücken: «Ich kann mich vor Aufträgen kaum retten».

Unternehmen müssen sich jetzt mit dem Thema der Power Platform Governance zu beschäftigen beginnen. Tun sie es nicht, wird es unweigerlich zu Wildwuchs kommen.

Die drei grundlegenden Fragen, welche man sich zur Power Platform Governance stellen sollte

Im Blogpost «Productivity News vom 01.12.2022: Wo geht die Reise mit der Power Platform hin?» legt Raphael Bachmann die drei zentralen Fragen aus, welche sich Unternehmer jetzt zur Power Platform Governance stellen müssen:

• Wer baut? 
• Wer supportet? 
• Wer entscheidet? 

Diese drei zentralen Fragen hat er sich nicht einfach so aus den Fingern gesogen. Sie lassen sich ableiten aus den neusten Ankündigungen und der strategischen Stossrichtung, in welche Microsoft die Power Platform weiterentwickelt.

Diese drei Fragen sind die Leitplanken bei der Erarbeitung einer Power Platform Governance.

Das Power Platform Center of Excellence Starter Kit

Das Center of Excellence Starter Kit ist ein Verwaltungs-Cockpit, mit welchem IT-Verantwortliche die Citizen Development-Aktivitäten in Unternehmen strukturieren, verwalten und stimulieren können. Das Cockpit verschafft eine Übersicht über erstellte Apps und Flows, gibt Einsicht in deren Beschaffenheit und Nutzungsintensität und lässt erkennen, welche User besonders aktive Citizen Developers sind und welche nicht. Es soll Unternehmen helfen, eine Strategie für die Anwendung und Verwaltung der Power Platform entwickeln zu können.

Im Blogpost «Das Center of Excellence Starter Kit» finden Sie alle detaillierten Informationen.

In Microsoft 365 enthaltene Power Platform Funktionalitäten

In Microsoft 365 sind sehr viele Power Platform Funktionalitäten enthalten. Mit den enthaltenen Funktionen lassen sich durchaus leistungsfähige, Tenant-weit funktionierende Lösungen im Unternehmen erstellen. Es ist überhaupt nicht so, dass die in M365 enthaltenen Power Platform-Funktionalitäten nur für «kleine Digitalisierungen am eigenen Arbeitsplatz» reichen würden. Selbstverständlich sind die tatsächlich benötigten Lizenzen von jeweiligen Projektanforderungen abhängig.

Fazit 

Die Power Platform ist ein «Digitalisierungs-Werkzeugkasten», mit welchem sich Anforderungen und Problemstellungen aus dem täglichen Geschäft mit digitalen Lösungen anpacken und umsetzen lassen. Die Anwendung ist auf Mitarbeitende aus den Business-Abteilungen ausgelegt. Obwohl diese nicht über Kenntnisse in professionellen Programmiersprachen verfügen, können sie als Citizen Developers im Low Code Verfahren trotzdem selber Applikationen und Prozesse erstellen.

Wichtig ist jedoch, sich jetzt mit der Verwaltung und der Governance der Power Platform zu beschäftigen. Genau wie im Microsoft 365-Bereich wird es auch bei der Power Platform zu Wildwuchs kommen, wenn dies vernachlässigt wird.

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