Die Power Plattform bietet seit Februar 2021 eine Dokumentenautomatisierungs-Lösung an. Diese besteht aus dem AI-Builder, welcher die Informationen aus dem Dokument extrahiert, Power Automate, welches den ganzen Prozess im Hintergrund automatisiert, Power Apps als Interface für die Überprüfung und Genehmigung und schliesslich Dataverse (ehemals Common Data Service), um die Dokumentenwarteschlangen zu verwalten und Dateien zu speichern.
Diese Lösung nutzt viele der in der Power Platform vorhandenen Fähigkeiten – sie ist ein gutes Beispiel dafür, wie sich mit der Low- und No-Code Platform die Digitalisierung in Unternehmen und Organisationen vorantreiben lässt.
Die Installation
Das Applikationspaket umfasst mehrere Power Automate-Flows, eine Power App und mehrere Dataverse-Datentabellen. Es lässt sich installieren und ist binnen weniger Minuten einsatzbereit.
In der Lösung wird folgender Prozess abgebildet:
- Empfangen von Dokumenten aus einer Service-Mailbox
- Automatisches Extrahieren von Daten aus diesen Dokumenten
- Exportieren der Ergebnisse in ein Zielsystem wie Buchhaltung, HR oder CRM
Der grosse Vorteil der Lösung ist, dass man sie auf die eigenen Bedürfnisse anpassen kann.
Die Komponenten
Document Automation E-Mail Importer Flow
Dieser Flow ist der Ausgangspunkt des Prozesses. Das Postfach wird definiert und es können weitere Filter gesetzt werden wie zum Beispiel, dass der Flow nur startet, wenn das E-Mail einen bestimmten Betreff hat.
Wenn eine E-Mail eintrifft, welche die definierten Bedinungen erfüllt, wird der Flow gestartet. Er nimmt den E-Mail-Anhang und speichert das Dokument in Dataverse ab. Anschliessend wird es in die Warteschlage für das Auslesen der Informationen durch den AI Builder gesetzt.
Document Processor Flow
Dieser extrahiert mithilfe eines AI-Builder-Modells die Daten aus dem Dokument.
KI-Modell erstellen
Um die Daten aus den Dokument lesen zu können, muss man ein mit dem AI Builder ein Modell erstellen. Der AI Builder ist Teil der Power Platform und soll normalen IT-Anwendern ohne Entwicklungskenntnisse die Nutzung von künstlicher Intelligenz im Business-Alltag ermöglichen.
Das Erstellen des KI-Modelles erfolgt in drei Schritten:
- Definition der Werte und Tabellen, welche aus dem Dokument gelesen werden sollen
- Pro Layout von Dokumenten muss man eine Sammlung definieren
Für jedes Layout müssen mindestes fünf verschiedene Dokumente hochgeladen werden. Der AI Builder analysiert nun diese Dokumente - Taggen der Felder. Hier wird auf den Vorlagen dem Modell gesagt, wo die Informationen stehen
Eine ausführliche Anleitung zum Erstellen von KI-Modellen finden sie unter: Erstellen eines AI-Modells.
Document Automation Validator Flow
In diesem Flow können Geschäftsregeln definiert werden. Beispielsweise, dass wenn der Rechnungsbetrag kleiner 100 ist, die Rechnung automatisch genehmigt wird. Ist der Betrag hingegen 100 oder grösser, wird die Rechnung der verantwortlichen Person zur manuellen Genehmigung zugewiesen.
Document Automation Application
Diese Canvas Power App ist das Interface für das Genehmigen und die Freigabe der Dokumente, welche sich in der Pipeline befinden. Für den Zugriff müssen den Usern die Rolle «Document Automation Reviewer» zugewiesen werden. Nutzerinnen und Nutzern stehen dann die folgenden Funktionen zur Verfügung:
- Alle zu überprüfenden Dokumente auflisten
- Dokument öffnen und mit den extrahierten Daten vergleichen
- Anpassungen an den extrahierten Daten vornehmen
- Das Dokument genehmigen
Nach der Genehmigung kann das Dokument in ein Zielsystem abgelegt werden.
Für den Prozess-Owner kann in der Applikation unter «Configuration» bei mehreren AI-Models auch das AI-Modell ausgewählt werden.
Die Voraussetzungen
Um diese Lösung verwenden zu können, benötigen Sie die folgenden Lizenzen:
- Eine Power Automate-Lizenz für die Flows
- Eine Power Apps Lizenz für jeden User/in, der oder die Dokumente manuell überprüfen und genehmigen muss. Je nach Microsoft 365 Lizenz ist diese Lizenz nicht zusätzlich nötig
- Eine Power Apps Lizenz für den Prozesseigentümer zur Konfiguration der Prozesse
- AI Builder-Kapazität basierend auf dem Volumen der pro Monat verarbeiteten Dokumente. Das kleinste Paket kostet 492.10 CHF im Monat und beinhaltet 1600 Dokumente
Businesscase-Beispiel: Spesen- und Kreditkarten-Rechungen
Kreditkartenrechnungen liessen sich mit der Lösung automatisiert zur Genehmigung und Zahlung verarbeiten – jedoch nicht nur das.
Im Weiteren könnten die einzelnen Positionen auf der Rechnung ausgelesen und in eine Tabelle geschrieben werden. Da jeder Anbieter sein eigenes Rechnungslayout hat, müsste pro Anbieter jeweils ein eigenes KI-Modell erstellt werden. Die verschiedenen Modelle aggregieren die ausgelesenen Daten jedoch alle am gleichen Ort. Dadurch würde es möglich, Aussagen über das Ausgabeverhalten machen zu können. Für welche Güter- oder Dienstleistungsklassen werden am meisten Ausgaben generiert?
In Kombination mit Power BI liessen sich standardisierte und visualisierte Reportings dazu erstellen. Beispielsweise für das Risikomanagement könnte dies eine wichtige neue Quelle für das frühzeitige Erkennen von Red Flags sein.
Fazit
Die Lösung kann nach der Konfiguration von den Flows und dem Erstellen eines AI-Modells sofort verwendet werden. Weiter hat man eine gute Vorlage, welche aus Ausgangslage für die unternehmensspezifischen Anpassung genutzt werden kann. Da es sich um ein neues Tool handelt, wird es spannend sein zu beobachten, wie es weiterentwickelt wird. Bereits jetzt könnte es für gewisse Prozesse eine alternative zu einem DMS (Dokumentenmanagementsystem) werden.
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Geschrieben von
Tobias Vogel
Projektleiter
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