Productivity News 01.04.2021: Was ist Microsoft Viva?

Mit Microsoft Viva wurde eine Plattform angekündigt, welche die Kommunikation, die Steigerung des Wohlbefindens von Mitarbeitenden sowie den Zugang zu Wissen, Lerninhalten und Ressourcen des Unternehmens direkt in die täglichen Arbeitsabläufe einbindet.

UPDATE: Im März 2023 besteht die Viva Suite bereits aus insgesamt 9 Modulen:

• Viva Connections
• Viva Insights (löst MyAnalytics ab)
• Viva Learning
• Viva Topics
• Viva Engage (löst Yammer ab)
• Viva Sales
• Viva Goals
• Viva Amplify
• Viva Pulse

Viva Connections

Viva Connections ist der zentrale Einstiegspunkt zu einem modernen Mitarbeitererlebnis. Es ist personalisiert und in der Microsoft Teams App verfügbar. Viva Connections bietet den Mitarbeitenden ein unternehmenseigenes Erlebnis, das relevante Nachrichten, Unterhaltungen und andere Ressourcen zusammenführt.

Viva Connections bietet eine Möglichkeit für Führungskräfte, die Kultur zu gestalten und Mitarbeitende dazu einzuladen, sich am Aufbau eines integrativen Arbeitsplatzes zu beteiligen, der allen zum Erfolg verhilft.

Mitarbeitende informieren und engagieren

Effektive Kommunikation ist für ein gesundes Unternehmen unerlässlich. Jedoch ist bei so vielen Kommunikationskanälen die Informationsflut ein echtes Problem. Wichtige Informationen und Aktualisierungen können leicht verloren gehen.

Microsoft Viva Connections macht es jedem und jeder leicht, die benötigten Informationen zu finden, sich an Konversationen zu beteiligen und seine einzigartige Perspektive und Expertise zu teilen.

Viva Connections liefert einen einheitlichen, personalisierten Feed, in dem Mitarbeitenden praktisch von überall aus Neuigkeiten entdecken und zur Konversation beitragen können. Mit Viva Connections können Sie Inhalte auf beliebten Microsoft 365 Apps wie SharePoint, Yammer oder Microsoft Stream in einem einzigen Feed veröffentlichen und die externen Nachrichten und Inhalte posten, die Ihre Mitarbeitenden sehen sollten.

Microsoft Viva Connections wird die Verwendung von Audience Targeting ebenfalls unterstützen.

Viva Insights

UPDATE: Im März 2023 haben wir einen detaillierten Blogpost zu Viva Insights publiziert. Darin werden alle Funktionalitäten, die Konfigurationsmöglichkeiten und unsere Erfahrungen nach einem mehrmonatigen Selbsttest vorgestellt.

Mit Viva Insights sollen sich Menschen und Unternehmen mit datengesteuerten und -geschützten Einblicken und Empfehlungen zur Verbesserung des Wohlbefindens und der Produktivitivät weiterentwickeln. Hierfür werden verschiedene Einblicke (Insights) unterschieden:

• Persönliche Einblicke
• Teameinblicke
• Einblicke in die Organisation

Persönliche Einblicke

Die persönlichen Insights sind personalisiert und stehen nur dem Mitarbeitenden zur Verfügung. Dabei schlägt das System nützliche Empfehlungen vor, wie bspw. das Reservieren von Tageszeiten für wichtige und regelmässige Pausen oder Lern- und Arbeitszeiten, die zur Steigerung der Produktivität beitragen.

Teameinblicke

Die Teameinblicke funktionieren erst ab einer Teamgrösse von 10 Personen und ist nur für Vorgesetzte einsehbar. Hierfür muss jedem Mitglied die Workplace Analytics-Lizenz zugewiesen werden. Ebenfalls müssen die Mitarbeitenden in der Berichtshierarchie enthalten sein, welche zu einem oder einer Vorgesetzten führt.

Die Seite «Mein Team» in der Microsoft Viva Insights-App zeigt den Erfahrungsgrad der Mitarbeitenden sowie die Effektivität des Teams.

Einblicke in die Organisation

Auf der Seite «Meine Organisation» in Viva Insights sind folgende Ergebnisse dargestellt:

• Ausfallsicherheit der Organisation
• Mitarbeitendeneinsatz
• Verbessern der Flexibilität
• Fördern von Innovation
• Effiziente Manager und Managerinnen
• Betriebliche Effektivität
• Beschleunigen von Änderungen
• Transformieren der Besprechungskultur
• Steigern des Kundenfokus‘

Für weitere Untersuchungen kann eines der Ergebnisse angewählt werden, um mehr Insights zu diesem Thema zu erhalten. Ebenfalls erhält man so die Möglichkeit, bewährte Methoden anzusehen, welches den Output dieses Ergebnisses weiter erhöht.

Viva Insights: Bedenken zur Privatsphäre

Microsoft Viva Insights liefert vorgesetzten Personen Daten zur Produktivität von Mitarbeitenden. Microsoft sichert zum Schutz der Privatsphäre folgende Bedingungen zu:

• Persönliche Arbeitsstatistiken sieht nur die Mitarbeitenden selber
• Chefs sehen nur anonymisierte Daten über das ganz Team.

Durch diese Versprechungen soll die Privatsphäre der Mitarbeitenden geschützt werden. Doch reicht das wirklich? Als einfaches Beispiel: In einem Team arbeiten sechs Personen. Über das gesamte Team errechnet Viva Insights eine Produktivität von 55%. Dann geht eine Person in die Ferien und die Produktivität steigt auf 60% an.

Ohne direkt persönliche Daten dieser Person eingesehen zu haben, lässt sich ein direkter Rückschluss auf die Produktivität dieser Person ziehen.

Viva Learning

Viva Learning ermöglicht es allen, von Unternehmensteams bis hin zu den Mitarbeitenden, Fähigkeiten im Fluss ihrer Arbeit zu entwickeln, sodass Menschen im gesamten Unternehmen lernen und wachsen können.

Die Viva Learning App für Microsoft Teams ist ein zentraler Knotenpunkt für das Lernen, an dem die Mitarbeitenden die besten Inhaltsbibliotheken des Unternehmens entdecken, teilen, zuweisen und lernen können – einschließlich LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Inhalte von Drittanbietern und unternehmenseigene Inhalte, um Teams und Einzelpersonen dabei zu helfen, das Lernen zu einem natürlichen Teil ihres Tages zu machen.

Lernen soll zum festen und natürlichen Teil des Arbeitsalltages werden

Viva Learning erweitert die Funktionen von Microsoft Teams und ermöglicht es, Schulungen in Chats, Kanälen und Tabs zu organisieren und zu teilen, wo Teams täglich zusammenarbeiten. Mitarbeitende können ganz einfach nach Schulungen suchen und diese in einem Chat teilen, so wie sie auch andere Arten von Inhalten teilen würden. Teams und Gruppen von Personen ist es möglich, ihre eigene Lernkartei mit individuellen und relevanten Lerninhalten zu organisieren.

Lernen ist besser, wenn es personalisiert ist. Die Erkenntnisse aus dem Microsoft Graph machen es den Mitarbeitenden leichter, sich jenes Wissen anzueignen, das sie brauchen. Zusätzlich zur Anzeige relevanter Lerninhalte über die Suche, zeigt Viva Learning empfohlene Inhalte in einer personalisierten Ansicht an. Viva Topics, das Inhalte in Themen organisiert, um Mitarbeitende mit Informationen und Fachwissen zu verbinden, wird auch Lernvorschläge innerhalb des Themencenters anbieten, zusammen mit anderen Wissensressourcen.

Überprüfen von Lerninhalten

Vorgesetzte können Mitarbeitenden Lerninhalte zuweisen und deren Fortschritt verfolgen. Dies soll dem Unternehmen ermöglichen, die Wissenslücken zu schliessen und gleichzeitig einen agilen Arbeitsplatz zu schaffen, der Lernen und Wachstum priorisiert.

Den leitenden Personen werden dabei alle Zuweisungen in einem Dashboard angezeigt, inklusive Fälligkeit und der Abschlussstatus eines jeden einzelnen Mitarbeitenden.

Viva Topics

Viva Topics integriert das Wissensmanagement direkt in die Microsoft 365 Umgebung. Dabei baut Viva Topics auf den Microsoft 365-Apps und -Inhalten auf, welche täglich genutzt werden. Mittels KI werden Daten des Unternehmens durchleuchtet. Inhalte und Fachwissen in den Systemen werden dabei automatisch zu verwandten Themen wie bspw. Produkte, Kunden, Prozesse oder Projekten zugeordnet.

Sobald Microsoft Viva Themen ermittelt hat, sind diese im konfigurierten Themencenter ersichtlich. Durch Microsoft Graph API werden empfohlene Inhalte KI basiert vorgeschlagen. Diese basieren auf Themen, denen Sie folgen bzw. an denen Sie arbeiten, Dokumente welche in Teams bzw. SharePoint abgelegt worden sind oder auf Personen, mit welchen der entsprechende User oder die Userin häufig zusammen arbeiten.

Natürlich unterliegen die vorgeschlagenen Inhalte und Themen der Datenschutzkontrolle und der Sicherheit. Man kann nur Inhalte sehen, auf welche man auch tatsächlich Zugriff hat.

Viva Topics ist grundsätzlich sehr schnell eingerichtet. Sobald das Topic Center eingerichtet ist, können User die Topics erstellen. Für jedes Topic wird eine einzelne Site Page erstellt. Auf dieser Page können eine kurze Beschreibung, eine alternative Bezeichnung hinzugefügt werden. Ebenso können Personen oder Files sowie weitere Sites verlinkt werden. In der letzten Option können die Topics miteinander in Relation gestellt werden.

Sobald die Topics konfiguriert sind, können diese bei Inhalten auf den Websites verwendet werden. Ist dies der Fall, so werden die Topics entsprechend hervorgehoben. Mit einem Mouse-Hover wird ein PopUp eingeblendet, mit welchem ebenfalls direkt auf die Topic-Site abgetaucht werden kann.

Wie wird Microsoft Viva lizenziert?

Für Microsoft Viva gibt es unterschiedliche Lizenzvoraussetzungen:

• Viva Connections, steht allen Usern von Microsoft 365 zur Verfügung
• Viva Insights benötigt eine Exchange Online Lizenz
• Viva Learning – noch keine Details bekannt
• Viva Topics, ist für 4.90 CHF pro User im Monat erhältlich

Wie lautet das Fazit der IOZ AG?

Viva ist eine bedeutende Neulancierung. Durch die aktuelle Situation wurde die Entwicklung in Richtung von ortsunabhängiger und digitaler Arbeit von Office-Workern stark beschleunigt. Dies hat natürlich grosse Auswirkungen auf das Onboarding von neuen Mitarbeitenden. Angesichts dieser Änderungen steigt bei Organisationen den Bedarf an Lösungen, welche beispielsweise den Zugang zu Wissen vereinfachen sollen. Mit Microsoft Viva will Microsoft den Anforderungen der neuen Arbeitswelt nicht nur gerecht werden, sondern sie aktiv mitgestalten.

Im Buch «The future computed – die gesellschaftliche Bedeutung von künstlicher Intelligenz» führt Microsoft aus, dass der konstanten Bildung und dem stetigen Lernen in Zukunft eine immer grössere Bedeutung zukommen wird. Microsoft Viva ist stimmig mit dieser Aussage.

Mit Viva Topics wurde schon ein solider Grundbaustein zur Verfügung gestellt. Die weiteren Module von Microsoft Viva sind nächstens zugänglich und werden ausgerollt. Die weiteren Entwicklungen von Microsoft Viva werden wir genau verfolgen.

Wie sieht die Roadmap aus

Nachfolgend einige wichtige Eckdaten zu den jeweiligen Produkten:

Viva Connections

• Microsoft Viva Connections Teams App – März 2021
• Microsoft Viva Connections Mobile App – Q3 2021
• Microsoft Viva Connections Release 2 – 2022

Viva Insights

• Microsoft Viva Insights Preview Version Release – Februar 2021
• Microsoft Viva Insights: Insights über Produktivität und Wohlbefinden für Manager und Führungskräfte – Q1/Q2 2021
• Microsoft Viva Insights: Insights in die persönliche Produktivität in Microsoft Teams – Q1/Q2 2021
• Microsoft Viva Insights: Insights in das persönliche Wohlbefinden in Microsoft Teams – Q2 2021

Viva Learning

• Microsoft Viva Learning private Preview für Partner – Februar 2021
• Microsoft Viva Learning öffentliche Preview – April 2021
• Microsoft Viva Learning allgemeine Verfügbarkeit – Q2/Q3 2021

Viva Topics

• Microsoft Viva Topics allgemeine Verfügbarkeit – Februar 2021
• Microsoft Viva Topics API – Q4 2021