Mit Viva Learning, Viva Connections, Viva Insights und Viva Topics wurden anfangs 2021 die ersten Tools der neuen Employee Experience Plattform Microsoft Viva lanciert. Inzwischen ist die Viva Family um einiges gewachsen: Viva Engage, Viva Sales, Viva Goals, Viva Amplify und Viva Pulse sind neu dazugekommen. Was diese neuen Tools für einen Zweck haben, darüber berichtet dieser Blog.
Zu den initialen Viva-Tools Learning, Connections, Insights und Topics, welche im 2021 lanciert wurden, habe ich einen eigenen Blogpost verfasst: Productivity News 01.04.2021: Was ist Microsoft Viva?
UPDATE: Mit Stand März 2023 besteht die gesamte Viva Suite aus den folgenden 9 Tools:
- Viva Topics
- Viva Connections
- Viva Insights
- Viva Learning
- Viva Engage
- Viva Sales
- Viva Goals
- Viva Amplify
- Viva Pulse
Was ist Viva Engage?
Viva Engage ist die Ablösung der Teams-App Communities. Das heisst, dass Yammer von Microsoft nun über Viva Engage in Microsoft Teams integriert werden kann. Das Look and Feel wurde hierbei an die neue User Experience angepasst. Es besteht nun ein wesentlicher Unterschied bezüglich der Darstellung von Yammer im Browser und Yammer via Viva Engage. Zudem wurde Viva Engage noch mehr für die Mobile Devices optimiert und kann via die Teams Mobile App aufgerufen werden.
In Viva Engage können User Communities erstellen sowie vorhandenen Communities beitreten. Ebenfalls können Personen gefolgt werden, sodass Benachrichtigungen versendet werden, sofern diese Person etwas postet. Ebenso sind die neuen Storylines zu erwähnen. Diese haben dieselbe Funktionalität wie aus den bekannten Social Media-Plattformen Instagram oder WhatsApp. Somit steht der Mensch und dessen Story im Mittelpunkt. Zudem wurde weiter an der mobile Integration gearbeitet. Es wurde perfekt optimiert und sieht inzwischen wie ein firmeninternes TikTok aus.
Was ist Viva Goals?
Mit Viva Goals, welches zurzeit in Private Preview zur Verfügung steht, will Microsoft eine weitere Mauer durchschlagen. Oft haben Firmen Probleme, die Ziele an die Mitarbeitenden zu streuen. Es ist zwar bekannt, was erreicht werden muss, allerdings können die Unternehmensziele nicht auf das Level der einzelnen Mitarbeitenden hinuntergebrochen und der aktuelle Stand nicht abgeschätzt werden. Viva Goals will anhand der OKR-Methode (Objectives and Key Results) dies ermöglichen.
Hierzu können Ziele verschiedensten Gruppen zur Verfügung gestellt werden und mittels Schlüsselergebnissen (Key Results) oder Projekten ausgewiesen werden. Microsoft verfolgt hierbei, dass Mitarbeiter sich nicht nur stärker mit dem Unternehmen aligniert fühlen, sondern sie selbst den Unterschied ausmachen und dies direkt einsehen können. Via Dashboard erhalten Mitarbeitende und Manager Einsicht auf die Ziele und deren Fortschritt. Mitarbeitende können zusätzlich persönliche OKRs erfassen und verfolgen.
Praxisbeispiel – Neukundengewinnung & Marketingaktivitäten
Das Unternehmen möchte die Ziele in der Marketingabteilung festlegen. Folgendes soll, über einen Zeitraum von einem Jahr, erreicht werden:
- 50 Neukunden gewinnen
- 5 Webinare durchführen
- 4 IOZ Communities durchführen
- an mindestens einer Messe teilnehmen
- 24 Blogbeiträge veröffentlichen
Die Ziele müssen zuerst definiert werden. Da dies im nachfolgenden Beispiel im September für das ganze Jahr erfolgte, sind bei der Erfassung dementsprechend alle Ziele gefährdet. Bei der Erfassung des OKRs kann zusätzlich festgelegt werden, wer diese einsehen und verändern kann.
Über die Spalte «Besitzer» können die einzelnen Schlüsselergebnisse einer Person zugeteilt werden. Die jeweilige Person sieht schlussendlich Ihre Schlüsselergebnisse, welche zu erreichen sind.
Die Mitarbeitenden können immer wieder die Schlüsselergebnisse mit entsprechenden Daten aktualisieren, diese können auch aus externen Quellen automatisch verarbeitet werden. Viva Goals rechnet hierbei vor, welche Werte für den aktuellen Zeitpunkt erreicht werden müssten, damit das Ziel On Track bleibt.
Der Manager (OKR-Besitzer) sieht hierbei den gesamten Fortschritt über alle Ziele und des entsprechenden OKRs.
Fazit zu Viva Goals
Mit Viva Goals lassen sich die Unternehmensziele transparent auf die jeweiligen Personen herunterbrechen. Gemeinsam kann der geleistete Fortschritt verfolgt werden. Die direkten Vorgaben von Viva Goals bezüglich der nötigen Werte der Erreichung sehen wir als Motivation für die jeweiligen Personengruppen, um möglichst immer mit den Zielen On Track zu bleiben.
Was ist Viva Sales?
Ein weiteres, derzeit noch in Preview stehendes Tool ist Viva Sales, mit welchem der Zugriff auf die CRM-Welt vereinfacht wird. Die Anbindung des Dynamics 365 CRM & Salesforce CRM an Outlook und Teams soll hierbei die Brücke schaffen. Mit neuen Möglichkeiten, um direkt in den beiden Applikationen Daten vom CRM abzurufen, zu bearbeiten und zu teilen, soll der Salesprozess noch einfacher und effizienter gestaltet werden. Folgende Möglichkeiten zur erleichterten Bearbeitung von CRM-Daten sind aktuell geboten:
- Erstellung und Anpassung von Kontakten
- Einsicht in Firmendaten, wie z.B. offene Opportunities und Accountinfos
- Teilen von Kontakten und Firmen mit Livedaten
- Einsicht in verlinkte Mails der Kontakten und Firmen
- Erstellung privater Notizen für Kontakte
- Öffnung des CRM direkt aus Outlook
Doch Viva Sales ist noch viel mehr. Die Erweiterung in Teams bietet weitaus mehr als nur Daten des CRM zu sichten und zu bearbeiten. Die Implementierung in Teams kann während Meetings und in Channels eingeschaltet werden, um Daten der Konversation zu analysieren, zu strukturieren und wiederzugeben.
Mit der Transkription von Meetings bietet Viva Sales ganz neue Möglichkeiten. Auf eigene Gesprächsnotizen kann nun verzichtet werden. Viva Sales transkribiert die gesprochenen Worte direkt während des Meetings und stellt nach dem Meeting eine Zusammenfassung bereit, mit welcher direkt weitergearbeitet werden kann. Folgende Informationen werden berücksichtigt:
- Liste der Meeting-Teilnehmer
- Statistik über die Gesprächsbeteiligung pro Teilnehmer
- Gesprochene Worte/Sätze mit Zeitstempel versehen
- Key-Wörter gruppiert nach Thema und Häufigkeit der Verwendung
- Follow-ups und To-Dos, welche im Meeting besprochen wurden
Der Vorteil liegt auf der Hand: Mit wenigen Klicks können die Systemadministratoren die neuen Funktionen von Viva Sales in Teams und Outlook implementieren und den Endusern den Einstieg und die Verwendung des CRM erleichtern.
Was ist Viva Amplify?
Viva Amplify unterstützt die Verbesserung der internen Kommunikation. Als eine Art News-Zentrale kann die Kommunikation über Kampagnen aus einem HUB heraus verwaltet und veröffentlicht werden. Beispielsweise können die Mitteilungen in mehreren Kanälen geteilt werden. Zur stetigen Optimierung der eigenen Kommunikation stehen kontinuierliche Metriken zur Verfügung, welche die Grundlage für die Ableitungen von Massnahmen bieten. Viva Amplify wird 2023 zur Verfügung stehen.
Was ist Viva Pulse?
Mit Viva Pulse wird für Unternehmensverantwortliche und Teamleitende eine neue Plattform geschaffen, in welcher sie Feedback direkt von Mitarbeitenden einholen können. Die in Teams integrierte App bietet Vorlagen, welche Mitarbeitenden fundierte Fragen stellt, um so gezieltes Feedback an die Führungsmitarbeitenden zu ermöglichen. Microsoft bezeichnet Viva Pulse als Ergänzung zu umfangreichen Tools wie Glint, welches 2023 Teil der Viva-Plattform werden soll. Viva Pulse wird ebenfalls 2023 zur Verfügung stehen.
Weiterentwicklungen der bestehenden Viva Tools
Im Book of News der Microsoft Ignite 2022 wurden etliche Weiterentwicklungen der bestehenden Viva Tool angekündigt, welche nachfolgend zusammengefasst sind:
Viva Insights
- Findet ein Meeting mit mehr als fünf Personen statt, so können die Teilnehmenden am Ende der Teams-Besprechung eine Umfrage zur Besprechungseffektivität ausfüllen. Meeting-Organisatoren mit entsprechenden Abonnements können die Resultate mit forschungsgestützten Empfehlungen zur Förderung von Meeting-Gewohnheiten einsehen.
- Wenn ein Benutzer einen 1:1 Chat ausserhalb der Arbeitszeit des Empfängers verfasst, so werden ihm automatisch optimale Sendevorschläge angezeigt. Der Sender kann mit nur einem Klick den Versand der Nachricht für den Beginn der Arbeitszeit des Empfängers planen.
- Neuer Fokusmodus für effizienteres arbeiten.
- Über Ruhezeit Einstellungen lassen sich neu Zeitfenster definieren, in welchem Benachrichtigungen beispielsweise nach Feierabend stumm geschaltet werden können. Benutzer können diese Einstellungen für sich vornehmen, IT-Administratoren können jedoch auch globale Richtlinien konfigurieren.
Mehr zum Update finden Sie hier.
Viva Learning
- Admins und Wissensmanager können Lernpfade zu beliebigen Themen erstellen. Diese beinhalten aufeinander aufbauende Gruppen von Schulungen oder anderen Lerninhalten. Die Lernpfade werden anschliessend den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt und können gesucht, empfohlen und geteilt werden.
- Mit Lernsammlungen lassen sich persönliche Sammlungen von Lerninhalten erstellen, die auf Interessen und Lernziele abgestimmt sind. Die Lernsammlungen können von jeder Person erstellt werden. Ob sie anschliessend privat gehalten werden oder in Viva Learning auffindbar sind, liegt in der Entscheidung des Erstellers.
- Mit erweiterten Berechtigungen kann sichergestellt werden, dass Benutzer nur jene Inhalte sehen, auf die sie Zugriff haben.
Ein kritischer Blick auf die Adoption bei den Endanwendern
Die Microsoft Viva Palette wächst und wächst. Als Enduser verliert man schnell die Übersicht über alle neuen Tools – wenn man es denn überhaupt mitgekriegt hat. Wir sind gespannt, wie Microsoft die Adoption bei den Endanwendern gewähren will. Dass alle Tools in einem KMU in vollem Umfang eingesetzt werden ist kaum vorstellbar. Wir gehen davon aus, dass es einzelne Komponenten aus der Viva-Familiy in die tägliche Anwendung bei den Unternehmen schaffen werden. Insbesondere Viva Goals und Viva Sales haben ein vielversprechendes Potential
Was steht noch auf der Roadmap?
Mit inzwischen neun Microsoft Viva Tools, wächst auch die Roadmap immer weiter. Folgendes wurde bereits veröffentlicht:
- Viva Engage – 93409 (GA August 2022)
- Viva Goals – 82188 (GA Juli 2022)
- Viva Sales – 98147 (GA Oktober 2022)
- Viva Connections Feed – 98108 (GA Oktober 2022)
Nachfolgend die wichtigsten Punkte in naher Zukunft:
Beitrag teilen