Als erstes Thema widmen wir uns in der ab sofort startenden, monatlich erscheinenden Productivity-News-Reihe dem spannenden Thema Groups.
Was sind eigentlich Groups?
Seit einiger Zeit (Verlauf 2015) sind Microsoft Groups im Rahmen von Office 365 verfügbar. Laufend wurde das Einsatzgebiet erweitert und die Erweiterungen werden auch in Zukunft weitergehen. Viele Anwender fragen sich nun: für was setze ich Groups ein und welche Einschränkungen muss ich beachten? Gerade diese Fragen wollen wir in diesem Beitrag klären und die Welt der Groups und deren Einsatzmöglichkeiten beleuchten. Gerade die zunehmende Vernetzung innerhalb des Office 365 Stacks führt meist zu mehr neuen Fragen als Antworten. Hier sind aktuell Microsoft Teams und Planner sowie Yammer ebenfalls in der Lage, sich mit Groups zu verbinden.
Mittels Groups lassen sich Teilnehmer einladen und innerhalb eines gemeinsamen Raums zusammenarbeiten. Groups liefert dazu eine Sammlung an Ressourcen, die dies ermöglichen. Unter anderem ist dies eine Dokumentenbibliothek, ein OneNote Notizbuch, eine Gruppenmailadresse inkl. Mailbox, einen Outlook-Kalender, einen Planner sowie eine SharePoint Teamsite. Groups stellt ein einfaches Berechtigungssystem zur Verfügung zur Verwaltung der eingeladenen Benutzer. Mitunter ist der Zweck von Groups, bestehende Verteilerlisten und freigegebene Postfächer abzulösen.
Wie sind Groups in Office 365 eingebettet?
Der ganze Office 365 Stack basiert auf Office Graph. Mittels Machine Learning werden Dokumente und Personen verknüpft, so dass die wichtigsten Inhalte für den Endanwender einfacher auffindbar sind. Nebst Office Graph und des Identity Managements bildet Office 365 Groups eine weitere wichtige Querschnittsfunktion im Office 365 Stack.
Die Groups werden im Outlook Web Access (OWA) oder auf dem Outlook Client angezeigt. Über die verschiedenen Register im oberen Bereich gelangen Anwender auf die gruppenzugehörigen Inhalte und können effizient im Team miteinander arbeiten.
Wie funktionieren Groups?
Zum heutigen Stand sind folgende Anwendungen in Groups enthalten:
Konversationen
Hier werden alle E-Mails in der Gruppe nach dem Betreff gegliedert. Wenn Gruppenmitglieder auf die jeweilige E-Mail antworten, werden diese in diesem Posteingang gesammelt. Sie kann als History dienen für Gruppenmitglieder, die später der Gruppe beitreten. So sind alle auf dem aktuellsten Stand.
Kalender
Werden Termine im Gruppenkalender erstellt, so erscheinen diese bei allen Gruppenmitgliedern in ihrem persönlichen Outlook-Kalender. Wiederkehrende Sitzungen wie z.B. wöchentliche Marketingsitzungen können so geplant werden.
Dateien
Dokumente können unter Dateien abgelegt werden. Die Ablage verhält sich gleich wie eine moderne SharePoint Dokumentenbibliothek. Alle Gruppenmitglieder haben standardmässig Editierrechte auf diese Bibliothek.
Notizbuch
Das Gruppen-Notizbuch dient zum Sammeln von Informationen und ist für alle Mitglieder zugänglich.
Planner
Mit dieser Anwendung können Aufgaben verwaltet werden. Besonders geeignet sind Projektaufgaben, da die Aufgaben in verschiedene Buckets verschoben werden können. In den Buckets können z.B. Phasen abgebildet werden. Über das Dashboard haben dann die Anwender eine Übersicht über alle zugewiesenen Aufgaben.
Site
Jede Gruppe erhält eine moderne SharePoint Team-Seite. Diese Seite verhält sich genau gleich wie eine moderne SharePoint-Seite und bietet die neuen WebParts an.
Teams
Teams ist ein weitere Kommunikationskanal in den Groups. Mit dem Instant-Messaging-Dienst können Anwender direkt eine Telefonkonferenz innherlab der Gruppe starten.
Konnektoren
Microsoft bietet eine grosse Anzahl an Konnektoren zu Diensten an. Hier können z.B. RSS-Feeds abonniert werden, Tweets angezeigt werden und weitere Dienste verwendet werden.
Welche Limitationen gibt es aktuell?
Der aktuelle Stand zu den Limitationen sind im Factsheet zu finden.
Welches sind typischen Anwendungsfälle für Groups?
Anhand einiger Anwendungsfälle erläutern wir, wie Groups effizient eingesetzt werden können.
Anwendungsfall 1: Wissensaustausch
Firma X arbeitet ausschliesslich in Kundenprojekten. Hier fällt eine umfassende Menge an Wissen an, welches intern gesichert und weitervermittelt werden muss. Es fehlen nun geeignete Gefässe, um den Wissensaustauch in Themengruppen zu organisieren, Ergebnisse festzuhalten und Meetings zu organisieren und zu dokumentieren.
Groups ist für den Wissensaustausch speziell gut geeignet. Anhand der Konnektoren können RSS-Feeds eingebunden werden, um Informationen von spezifischen Quellen zu sammeln. Alle Gruppenmitglieder erhalten bei Eingang einer neuen E-Mail eine Benachrichtigung und können sich austauschen. Die relevanten Informationen, Gedanken und Fragen können dann im OneNote festgehalten werden.
Anwendungsfall 2: Datenaustausch mit externen Teilnehmern
Firma Y ist ein grosses Ingenieurbüro, welches mit diversen Partnern zusammenarbeitet (Vermessung, Bauunternehmungen, öffentliche Behörden, Feuerwehr, Polizei usw.). Meist ist der Teilnehmerkreis der externen Personen deutlich grösser als die Anzahl interner Personen. Dies stellt die Unternehmung vor diverse Herausforderungen: Wie stellen wir den Zugriff sicher? Wie sorgen wir intern für einen reibungslosen Zugriff auf die Daten? Wie kann gleichzeitig an Dokumenten gearbeitet werden, ohne dass diese für die Benutzer gesperrt sind? Wie kann die Gruppe die Zugriffe selber verwalten?
Externe Teilnehmer können problemlos eingeladen werden. Alles was sie benötigen, ist eine Live-ID. Treten externe Nutzer bei, erhalten sie automatisch die nötigen Zugriff- und Editierrechte auf Dokumente, OneNote und die moderne Teamseite. Der Planner ist zum heutigen Stand für Externe noch nicht verfügbar. Dies ist aber bei Microsoft in Entwicklung.
Anwendungsfall 3: Teamübergreifende Zusammenarbeit
Firma Z entwickelt und vertreibt Produkte. Die Entwicklung der Produkte wird übergreifend über mehrere Teams sichergestellt (Entwicklung, Produktmanagement, Marketing, Verkauf, Produktion). Die Zusammenarbeit (insbesondere im Bereich Informationsaustausch, Zusammenarbeit an Dokumenten, Sammlung von Arbeitsergebnissen) erfordert effiziente Arbeitsinstrumente. Besonders die Erarbeitung der Dokumente macht es unumgänglich, dass gleichzeitig an einem Dokument gearbeitet werden kann, zudem müssen Sitzungsergebnisse an einem einheitlichen Ablageort erfasst werden und für alle Teilnehmer verfügbar sein.
Auch in diesem Anwendungsfall kann Groups eingesetzt werden. Regelmässige Sitzungen können über den Gruppenkalender verwaltet werden. Der grosse Vorteil hier ist, dass neue Mitarbeiter in diese Gruppe beitreten und alle geplanten Sitzungstermine sind bereits festgelegt. D.h. die Firma Z muss nicht die Distributionsliste der Teams aktualisieren und die neuen Mitarbeiter aufnehmen. Zudem können Informationen gezielt an Teams weitergegeben werden, indem die Gruppen-E-Mail verwendet wird. Dadurch erhalten alle in der jeweiligen Gruppe eine Nachricht und sind up to date. Arbeitet ein Team an einem Word-Dokument, bietet Office 365 das real-time co-authoring an. Zeitgleich werden alle Änderungen von den Autoren angezeigt.
Die folgende Grafik visualisiert sehr gut, für welche Zielgruppen sich welche Technologie am besten eignet hinsichtlich deren Dringlichkeit in der Bereitstellung.
Was empfiehlt die IOZ AG?
Aufgrund der bisherigen Erfahrungen mit Groups lassen sich folgende Vorteile und entsprechende Empfehlungen ableiten:
Was sind die wichtigsten Vorteile von Groups?
- Groups sind perfekt geeignet für Ad-Hoc Arbeitsgruppen
- Sehr einfach bedienbar über Self-Service Funktionalitäten
- Vernetzung mit bestehendem Portal (z.B. Intranet) nur über kundenspezifische Erweiterungen (z.B. Office Graph als Datenquelle)
- Einladen von externen Personen
Wir empfehlen Groups, falls…
- einfache Projekträume und Arbeitsgruppen gefordert sind.
- keine Anforderungen an Individualisierung / Gestaltung der Räume bestehen.
- keine Notwendigkeit einer zentralen Projektliste besteht.
- schnell und einfach neue Räume von jedem Benutzer erstellt werden sollen.
Wir empfehlen Groups nicht, falls…
- komplexe Zusammenarbeitsräume mit unterschiedlichen Containern oder zusätzlichen Inhalten/Webparts notwendig sind.
- umfangreiche und granulare Berechtigungen gefordert sind.
- Anforderungen im Bereich des Task Managements bestehen (z.B. Task Erstellung, Zusammenzug usw.).
- unterschiedliche Vorlagen für Räume gefordert sind (z.B. Projektraum, Arbeitsgruppe, Gremium usw.).
- Eine Vernetzung mit anderen SharePoint Inhalten gefordert sind (z. B. QM-Prozesse, Vorlagen, zuletzt verwendete Dokumente usw.).
- ein Genehmigungsverfahren für die Erstellung neuer Räume gefordert ist.
- Vorgaben von Strukturen für die Ablage u.a. Ordner, Metadaten bestehen.
Wie ist das Fazit der IOZ AG?
Groups ist eine hervorragende Chance, die vorhandenen Möglichkeiten von Office 365 zu nutzen, ohne dabei in zusätzliche Features oder Drittlösungen investieren zu müssen. Beim Einsatz von Groups müssen die vorhandenen Anforderungen und Erwartungen geklärt und abgeholt werden. Dies ist notwendig, um eine Entscheidungsgrundlage zu schaffen, die dann für oder gegen Groups spricht. Groups ist zwar schnell einsetzbar und in den E-Lizenzen enthalten, Groups eignet sich aber nicht unbedingt für jeden Anwendungsfall im Bereich der Zusammenarbeit. Hier gilt es den Fokus auf die bestmögliche Lösung zu setzen. Die IOZ AG hilft hier gerne weiter, um gemeinsam nachhaltige, attraktive und innovative Zusammenarbeitslösungen zu gestalten.
Somit gilt: Es spricht nichts gegen den Einsatz von Groups – sofern die Erwartungshaltung mit den Leistungen des Produkts abgestimmt wurde.
Groups passt nicht zu Ihren Anforderungen? Gerne hilft Ihnen die IOZ AG weiter und zeigt Ihnen andere Lösungsvarianten auf, wie Sie z.B. mit dem Modul Projekte & Gruppen Zusammenarbeitsräume nach Ihren eigenen Vorstellungen gestalten und vollautomatisch bereitstellen können.
Gibt es weiterführende Unterlagen?
Im umfangreichen Factsheet finden sich weiterführende Informationen rund um Groups.
Wie sieht die Groups Roadmap aus?
Wie diverse andere Produkte aus dem Office 365 Stack wird auch Groups laufend weiterentwickelt und verbessert. Die folgende Roadmap steht aktuell zur Verfügung:
Eine laufend aktualisierte Roadmap zu den Office 365 Produkten finden sie hier:
http://fasttrack.microsoft.com/roadmap
Die folgenden Features für Groups sind aktuell in Bearbeitung (Stand 01.02.2017)
Im Rollout:
Office 365 Groups: New groups files view in Outlook on the web
Office 365 Groups: search Groups files using Office Delve
In Entwicklung:
Office 365 Groups preservation and deletion policy
Office 365 Groups: deletion recovery
Office 365 Groups: expiring groups
Office 365 Groups: hidden membership support
Office 365 Groups: naming policy in Azure Active Directory
Welche Fragen treffen wir bei unseren Kunden häufig an?
F: Wo finde ich einen Überblick über die wichtigsten Funktionen von Groups?
A: Eine übersichtliche Darstellung finden Sie im Factsheet zu Groups
F: Wo finde ich Infos von Microsoft zum Funktionsumfang von Groups?
A: Eine umfangreiche Auflistung ist hier zu finden: https://support.office.com/en-us/article/Learn-about-Office-365-groups-b565caa1-5c40-40ef-9915-60fdb2d97fa2
F: Wie kann ich meine Daten in eine Group migrieren?
A: Manuell bei Erstellung einer Gruppe die Dateien in die Gruppen-Bibliothek verschieben. Microsoft entwickelt zur Zeit eine Lösung, um Dokumente zwischen SharePoint und OneDrive verschieben zu können. Dies unterstützt auch Groups.
F: Kann ich die Erstellung von Groups automatisieren?
A: Ja, eine Automatisierung ist per Power Shell möglich, gerne klären wir Sie über die Möglichkeiten auf.
F: Kann ich meine Groups über ein Backup sichern?
A: Aktuell ist das Sichern und Wiederherstellen von Daten aus Groups nicht möglich. Microsoft kündigt jedoch an, dass hier Entwicklungen im Gange sind.
F: Kann ich das Einladen von externen Teilnehmern verhindern?
A: Ja. In den Einstellungen des Azure Active Directory kann dies angepasst werden. Auch im SharePoint Admin Center kann das Teilen mit Externen unterbunden werden.
F: Kann ich Groups schützen, damit diese nur von den Teilnehmern einsehbar ist?
A: Das Konzept der „Hidden Groups“ ist zur Zeit mit einer PowerShell-Funktion möglich. Dieses Feature ist bei Microsoft in Entwicklung.
F: Kann ich Groups auch für die Organisation von Teams, Bereichen und Abteilungen verwenden?
A: Groups kann problemlos für Teams und Bereiche verwendet werden, da der Team-Kalender für wiederkehrende Sitzungen geeignet ist.
F: Kann ich Groups auch On-Premise nutzen?
A: Nein. Groups steht ausschließlich in der Cloud unter Office 365 zur Verfügung. Es sind keine Pläne bekannt, welche Groups on-Prem verfügbar machen würden.
F: Wie viele Groups kann ich erstellen und welches Datenvolumen kann ich dort ablegen?
A: Jeder Benutzer kann 250 Gruppen erstellen. Der Admin kann bis zu 500’000 Gruppen anlegen. Das Datenvolumen pro Gruppe ist limitiert auf 1 TB + 0.5GB pro lizenziertem User.
F: Kann ich eigene Vorlagen für Groups erstellen?
A: Nein, Groups bzw. die Vorlage für eine neue Group ist fix und kann nicht verändert werden.
F: Was mache ich, wenn der Group-Owner die Firma verlässt?
A: Im Azure oder Admin Portal können neue Gruppenbesitzer zugewiesen werden.
F: Können Gruppen archiviert werden?
A: Zur Zeit noch nicht, ist aber in der Entwicklung.
F: Kann die Navigation innerhalb einer Group angepasst werden?
A: Nein, die Navigation ist fix und kann nicht verändert werden.
F: Können Anwender die Gruppenmail als Absender wählen?
A: Ja. Die Einstellungen sind im Exchange Admin Center verfügbar.
F: Wie bettet man die Groups am besten in ein bestehendes Intranet-Portal ein?
A: Groups können über diverse Wege aufgerufen werden. Entweder man verwendet die Integration in Outlook (sämtliche Groups werden dort aufgelistet) oder man sucht sich die Groups über SharePoint Home (via App Launcher -> SharePoint). Dokumente aus Groups sind zudem über Delve auffindbar. Als weitere Möglichkeit kann das Enterprise Search Center verwendet werden. Dieses findet sowohl die Groups, wie auch die entsprechenden Dokumente.
F: Kann man aus einer Gruppe raus Mails im Namen der Gruppe versenden?
A: ja das geht, eine entsprechende Erläuterung ist hier zu finden
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